文件档案管理制度四篇.docx
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文件档案管理制度四篇.docx
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文件档案管理制度四篇
文件档案管理制度四篇
篇一:
文件档案管理制度
1目的
为规范安全管理体系文件的管理,对包括职业健康安全在内的管理体系运行中使用的各类文件实施有效控制,以确保各过程、环节/场所使用的文件具有统一性、完整性、正确性和有效性,与体系运行相关的部门均使用有效的现行版本文件,防止误用作废文件。
对安全记录档案进行有效控制,以证实符合规定要求,为安全管理体系有效运行提供客观证据,在必要时实现可追溯性。
2范围
本程序包含了文件的编写、审批、发放、使用、更改及作废等子过程。
规定了各过程负责人的职责,适用于各过程管理体系文件的控制。
本程序包括记录的填写、收集、保管、处置等子过程。
适用于公司各部门的综合管理体系运行中形成的所有记录的控制。
3职责
3.1各过程管理部门职责:
3.1.1负责确定所管理的过程的文件需求。
3.1.2负责对所需的文件进行策划并安排专人编写。
3.1.3负责过程管理文件的(程序、规定、制度、表格)组织编制。
3.1.4负责严格执行过程管理文件的规定,并按规定的表格做好相应的记录。
3.1.5负责文件更改内容等。
3.2生产部职责:
3.2.1负责管理手册的编制。
3.2.2负责体系的认证和日常维护管理工作。
3.3各部门负责本部门各过程文件的编制、评审和批准。
3.4各部门负责本部门记录的建立与管理。
4程序内容
4.1确定文件种类
4.1.1为便于文件管理,根据不同的管理方式将综合管理体系文件分为外来文件、综合管理体系文件。
4.1.2外来文件:
外来文件系指国家、地方政府部门发布的法律、法规、条例和标准(见法律法规的识别与评价程序);上级部门下发的通知、要求、规定和办法;相关方的期望和要求。
4.1.3综合管理体系文件
a.方针、目标和指标;
b.实现方针、目标和指标的策划;
c.控制各业务过程的程序、规定、指导书、表格。
4.1.4资料和记录
相关的资料包括但不限于:
a.各类分析/评价/统计数据(如OSHA统计分析数据);
b.特种设备(如压力容器等)及其附件的安全技术监察(检测)资料;
c.建设(工程)项目可行性研究报告、HSE预评价报告、设计方案和图纸、HSE专篇、竣工验收报告及相关审查结论和批复意见;
d.各类检查、教育培训、演习及其他活动记录;
e.专项风险评价、环境因素识别及环境影响评价报告;
f.化学危险品安全标签、安全技术说明书、储存、使用防护指南;
g.危化品应建立一栏三卡(职业危害公告栏、毒物周知卡、安全操作卡、异常工况处置卡)
h.设施的设计、运行技术资料;
i.供应商和承包商档案;
j.作业许可证等;
k.其他资料。
4.2提出文件的编制和修改需求
4.2.1公司所有人员都有提出编制和修改文件的权利,但是必须向过程负责人提出申请。
4.2.2过程负责人确定所管理的过程的文件需求。
4.3指定编写人
4.3.1如需要编制或修改,对所需的文件进行策划并安排专人编写。
4.3.2管理手册由生产部负责编制;部门各过程管理类文件(管理过程的程序、规定、表格)由过程负责人负责组织编制;
4.4进行编写
4.4.1按照体系文件编写的格式要求进行文件编写。
文件格式基本内容:
a.目的:
明确编制本文件要达到的目的
b.范围:
本文件使用的范围,包括活动范围、职能范围和管理范围
c.定义:
需要对使用人解释的术语或词汇
d.职责:
本文件中的主要职责划分,包括本文件的责任部门e.程序/规定内容:
针对各项活动提出具体的要求、职责、时限
f.相关文件:
编制本文件所依据的文件或引用的文件
g.相关记录:
本文件涉及到的文件、表格和记录
h.修改记录:
本文件每次修改的主要概要的记录
i.文件概要/流程:
规定类文件的概要及程序文件的流程图
4.4.2文件的编号按如下要求:
□□—□□—□□□□/□□
记录编号
文件顺序号文件层别号文件类别(AQ)
公司代号JP
其中:
序号为阿拉伯数字,如:
01,02,03„„„等;
文件类别为:
管理手册用01标识,程序文件用02标识,公司级管理性制度用03标识,部门自有的安全管理制度用部门拼音首字母组合标识,如生产部用QG标识。
例子:
文件编号:
JP-AQ-0201《法律法规标准规范管理程序》
表格编号:
编号JPL-AQ-0201/01(适用法律法规标准和其他要求清单),其中01表示对应程序的第一张记录。
所有文件(包括表格)必须有版本标识,如有文件更新,版本随之更新。
4.5评审和审批
4.5.1文件评审。
文件由编制人在文件原件编制人栏中签字,交部门主管审核同意,再送交相关部门主管审阅会签(由部门主管确定会签部门的数量),并由4.5.2文件批准人应对文件进行仔细审核后,如果同意在批准栏签字;如果不同意将文件返回文件编写人(或部门),待修改完毕后再批准。
4.5.3文件审批权限。
a.质量、环境、职业健康安全方针、总目标、管理手册、管理评审计划及报告、最高管理层职责、公司各部门的主要负责人职责由管理者代表审核,总经理批准。
b.过程管理文件(程序、规定、制度、表格)由过程负责部门主管审核,安全生产负责人批准。
c.技术类工艺操作规程、工艺指标等、产品标准由技质部主管审批。
d.各部门内部适用的文件由本部门负责人批准。
4.6发放控制
4.6.1生产部发布综合管理体系文件,建立外发文件清单,该清单内容包括:
文件名称、编号、版本、发放日期、数量、发至、接收人等。
该文件清单在修改、增加/删减文件过程中应保持最新状态。
。
4.6.2各过程负责人将所编写的文件经授权批准人批准后,将书面文件及电子版文件一同送交生产部,生产部保存文件原件。
4.6.3各部门需建立《文件控制清单》,在发布/修改文件的同时,文件与文件清单保持一致。
4.7使用控制
4.7.1生产部组织负责更新管理体系有关文件,保证体系文件始终保持最新有效状态;每季度备份一次电子版文件。
4.7.2管理体系相关的文件必须妥善保存;各部门负责保管本部门相关文件;不得在文件上乱涂画改,不准私自外借,确保文件的清晰、易于识别和检索。
4.8文件更新
4.8.1文件更改时,由过程管理部门持原批准人批准的文件(原件一份、电子一份)、填写《文件更改通知单》,到办公室登记备案后。
同时更新《文件控制清单》,生产部保存批准的文件原件。
同时各部门下发的综合管理体系受控书面文件应立即回收并更新,填写《文件与回收记录》,防止作废文件非预期使用。
4.8.2当文件在实施过程中因组织结构、产品、工作流程、法律法规、标准等发生变化时,原文件编写单位负责组织对文件进行评审。
如果需要进行修改,由原文件编写单位负责提出文件更改申请后组织对文件进行编写并按原文件的审批程序进行审批。
4.9安全记录管理
4.9.1建立记录清单
安环部制订安全记录台帐,使用统一表格。
内容包括:
记录名称、保管人、收集方法、保存年限、索引、介质、处置、类别等。
4.9.2安全记录的使用
按规定的项目填写,所有记录应及时、真实,字迹整洁、清楚,不得随意涂改,不能使用铅笔填写。
4.9.3收集
定期对安全记录进行收集并整理记录,放到指定的地点保存或交档案室存档。
4.9.4储存、保护
4.9.4.1记录可以是纸质或电子媒体,对于电子媒体形式的记录,必须保证所保存的记录不被非记录人员或计算机病毒干扰,应留有备份。
4.9.4.2记录保存要做到防潮、防火、防蛀虫鼠害、防止丢失、防磁等,同时还要做好标识。
4.9.4.3保存期限依据“安全记录台帐”中保存的期限规定。
4.9.5处置
记录保存人按照“安全记录台帐”中规定的处置要求在保存期满后进行处置,包括销毁或归档。
5相关文件
篇二:
文件档案管理制度
文件档案管理制度
为保证本厂文件的完整,便于查找利用,做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的完整和安全,特制定本制度。
一、设立文件档案管理专员,切实做好文件档案的收集、分类、整理、立卷、归档工作,保证文件档案资料的齐全完整,提高案卷质量,使文件档案管理工作达到标准化、制度化、规范化的要求。
二、凡是在工作中形成的文件和具有查考利用价值的各类资料、原始记录、出版物、各种图表薄册、照片以及与本厂生产经营活动相关的上级文件等都要齐全完整地收集、整理、立卷、保管。
三、档案管理员要做好员工人事档案的收集、整理、立卷、管理工作,确保资料完整。
四、档案管理员要对本厂安全生产相关文件资料专门建档。
进行管理。
五、立卷应根据其相互联系、保存价值分类整理立卷,保证档案的齐全、完整,能反映本厂的主要情况,以便于保管和利用。
六、文件资料档案的保管、查阅。
1、所有档案必须入框上架,科学排列,便于查找,避免暴露或捆扎堆放。
2、文件柜、档案室要保持整洁卫生,认真做好文件档案“八防”工作,特别是档案室防火、防鼠、防湿、防盗工作要常抓不懈,要定期检查、经常核对文件档案资料,发现问题及时处理、报告并做好相关记录,确保文件档案资料的完整与安全。
七、本厂内部员工因工作需要查阅档案资料,须报请分管领导批准,外单位人员要查阅、复印档案,必须持单位介绍信并经本厂分管领导批准后,方可查阅;所有档案一律不允许外借。
不论是谁查阅、复印档案,档案管理员都必须如实进行登记,注清查阅时间、查阅内容、查阅人姓名、批准领导、是否复印等相关内容。
八、对于本厂机密文件及档案的管理,要有专柜存放并单独保存,无关人员不准接触,工作人员要严守机密。
九、本制度从二〇XX年三月一日起执行。
篇三:
文件档案管理制度
********有限公司文件资料管理制度
1目的
为了使企业内部文件管理的规范化、标准化、科学化,同时也便于企业内部各环节的交流与协作,特制定本制度。
2适用范围
适用于企业各各部门、工段、处室所有文件资料的管理。
3文件的换版说明
本制度为20XX年第一版文件。
4规范性引用文件
GB/T1.1-20XX《标准化工作导则第1部分:
标准的结构和编写规则》;
GB/T13017-19XX《企业标准体系表编制指南》GB/T15496-20XX《企业标准体系要求》
GB/T15497-20XX《企业标准体系技术标准体系》
GB/T15498-20XX《企业标准体系管理标准和工作标准体系》
GB/T19001-20XX《质量管理体系要求》
GB/T24001-20XX《环境管理体系标准及使用指南》
GB/T28001-20XX《职业健康安全管理体系规范》
GB/T220XX-20XX《食品安全管理体系要求》
5文件管理流程
图1:
文件资料管理流程图
6文件层次架构及文件类别定义
6.1文件层次架构
图2:
企业文件框架
6.2文件类别定义
程序:
为进行某项活动或过程所规定的途径,当“程序”形成书面文件时,常称“程序文件”。
程序文件是指导三级文件起草的依据。
技术性文件:
对产品、工艺、设备、采购物资等做出技术要求的文件称为技术性文件,技术性文件也称对“物”的全方位管理。
管理性文件:
主要针对如何实现技术性文件要求而制定的操作性文件,常见的作业指导书、各项规章制度等,管理性文件也称对“事”的全方位管理。
工作标准:
针对岗位,对于本岗位人员应遵守的管理性文件和技术性文件的要求。
工作标准也称对“人”的管理。
7文件起草的基本原则
符合国家的法律法规、公司企业文化和经营管理基本准则的精神。
观点明确,表述准确,结构严谨,条理清楚,文字简练,词字规范,标点正确,篇幅力求简短。
如需要人名、地点、数字、引文准确,结构层次一致。
必须使用国家法定的计量单位。
缩略语的使用要慎重,只有在文件中随后多次使用某缩略语时,才能规定缩略语。
文件第一次使用缩略语时,应在该缩略语后给出其完整的词或词组,并加上圆括号。
8文件资料各要素的基本要求
文件资料是由封面、目录、正文名称、目的、适用范围、换版说明、规范性引用文件、术语和定义、工作流程、正文等基本要素组成。
文件分汇编本文件及单份文件两种形式:
(1)汇编本文件:
由一个文件框架代码下的多个子文件组成,其中每一个子文件有其单独的文件编号。
汇编本文件可以包括两种形式:
——统编式(页码连贯式):
即汇编本内的所有子文件按编号次序依次编排页码。
此种文件编排形式适用于页码较少的的汇编本文件(≤50页)。
汇编本内的所有子文件“实施日期”必须与封面上的“实施日期”保持一致,在其中某份子文件更新时,整个汇编本全部进行换版;
——分编式(页码独立式):
如果汇编本文件的总页数>50页,或者所辖子文件个数>10个,文件起草部门可根据实际情况采用“分编式”的文件编排式。
即:
其中的每一个子文件可以不进行页码连贯编排,按单份文件编排页码。
文件存档时,可以将同一个文件框架代码下的多个子文件放置在一个文件夹下,并设置封面和目录。
其封面不体现“实施日期”以便于子文件换版。
(2)单份制度:
对单一的工作事项或一个文件框架下多个工作事项做规定,一份制度仅有一个编号。
8.1封面
汇编本的文件必须设置封面。
“封面”要体现唐山市丰润区XX塑料制品有限公司、文件编号、文件名称、起草人、审批人、文件实施日期(“分编式”结构编排的汇编本文件,其封面不体现“实施日期”)、发布部门。
单份文件可根据实际需要可设置封皮也可不设置封皮。
8.2目录
目录为可选项,但是汇编本的文件必须要设置目录。
目录所列的内容和顺序如下:
(1)前言(为可选要素)
(2)章
(3)代有标题的条(为可选要素)
(4)附件
8.3正文名称
为必备要素,名称力求简练,并应明确表示出文件的主题,并能与其他文件区分,名称不应涉及不必要的细节。
任何其他必要的说明都应在“适用范围”中描述。
8.4目的
为必备要素,它应置于文件正文的起始位置,语言应简练。
8.5适用范围
“适用范围”为必备要素,应明确表明文件所涉及的对象及各个方面,同时还应体现文件适用的部门,必要时也可指出文件不适用的界限。
范围不能包含要求。
8.6文件换版说明
“文件换版说明”为可选要素,当文件换版时必须体现文件换版说明,具体内容如下:
(1)管理性文件体现的内容为文件编号、文件名称、更改的内容、作废信息;
(2)技术性文件换版内容除了满足管理性文件的内容要求,文件在第二次换版时还应体现该文件的历次更改信息,可通过如下表格体现:
编号
文件名称
文件实施日期
更改内容
8.7规范性引用文件
“规范性引用文件”为可选要素,根据实际情况设置即可。
引用文件应注明编号和文件名称,文件名称用“《》”括起来。
“规范性引用文件”顺序为国家标准、行业标准、地方标准、其他相关要求(不包括企业内部制度)。
8.8术语和定义
为可选要素,用于对文件中专业术语或名词做解释。
8.9流程要求
8.9.1工作流程
见《XX塑料制品有限公司规章制度运行管理制度》中5要求执行。
8.9.2工艺流程图
“工艺流程图”以MicrosoftOfficeVisio格式体现。
Visio工艺流程图作图要求如下:
(1)工艺流程流向把握,自上而下,自左向右原则;
(2)每一图标大小不要改变,图标之间的间隔保持相同(两格);
(3)线与线之间尽量避免交叉;
8.9.3岗位工作流程图
“岗位工作流程图”以MicrosoftOfficeVisio格式体现。
Visio岗位流程图作图要求如下:
(1)岗位工作流程应以“角色”来定义,一个岗位可能由一个或多个角色来定义,而一个角色不能由多个岗位构成,必须通过一个岗位来实现;
(2)具体执行标准化体系“工作标准”的要求。
9正文各要素层次
层次
正文编号
要求
篇
汇编中每份制度或部分如需明确则称之为“篇”,如汇编中的第三份制度可体现为“第三篇”
章
3
每一章都应有标题,写在阿拉伯数字“1、2、3……”的后面;编号与标题之间空一个字的间隙。
条
3.1
条是对章的细分,凡是章以下的编号层次均称为条,条最多可分为五层,每一层次的条应有标题。
必须有两个以上才可设条,如无4.2就无需设4.1。
条
3.1.1
段
无编号
段是章或条的细分,段没有编号。
列项
(1)、
(2)、(3);“——”或“●”
在引出列项的句子的末尾要加上冒号“:
”第一层次的列项序号为
(1)、
(2)、(3)等;第二层次的列项序号为“——”;第三层次的列项为“●”,列项的内容只在最后一个列项末尾用句号,其余用分号。
附件
附件1
(1)制度汇编中每份子文件的附件附带在子文件的后面即可;
(2)单份文件的附件统一附带在文件的最后。
注:
记录表单的编写,以制度或标准的附件形式体现。
表1:
文件正文层次
10文件格式
10.1文件字体、字号要求
文件内容
字体
字号
位置
封面
第一行公司名称
黑体
一号
居中
文件编号
黑体
四号
处于公司名称的下方,并与公司名称右对齐,前体现“编号”二字
编号下划线
与编号之间无空格,居中
文件名称
黑体
一号
居中
起草、审核、审批、实施日期、发文单位
黑体
四号
位于封皮最下端
标题
黑体
小二
居中
内容
仿宋体
三号
左对齐,前无空格
正文名称
黑体
小二
居中
文件编号
汇编本的文件编号在封面体现,见“封面”的字体、字号格式要求。
单份文件或汇编本中子文件的编号体现在文件名称下方
仿宋体
三号
居中
编号前要体现“编号”二字
正文
章、条
黑体
三号
左对齐
正文内容
仿宋体
三号
首行空两格
两端对齐
流程
(VISIO中的字体要求)
仿宋体
10-12号
居中加粗
列项
每条列项首行前空两格
图、表
(1)其图、表内容根据实际情况调整字体及字号
(2)图、表下方必须有标注,图的下方标准“图1××”;表的下方标注“表1××”,字体为黑体,字号为小四。
(3)单份文件中图、表的标注顺序顺次排列;汇编本中每份子文件的图、表标注以一份子文件为准,顺次排列即可。
附件
/
仿宋
三号
“附件”二字与上文空一行,本行前空两格。
多个附件表示为
附件:
1.******
2.******
落款
(单份文件设置)
发文单位
仿宋
三号
处于“实施日期”上方居中的位置
实施日期
仿宋
三号
签发时,只写“实施日期”具体日期待签发后输入或填写。
起草人、审批人
仿宋
三号
至于文件末页最下方
表2:
文件字体、字号要求
10.2文件资料版式要求
文件资料版式一般采用国际标准A4型(210㎜×297㎜),左侧装订。
页边距设置要求:
上边距37mm,下边距35mm,左边距28mm,右边距26mm。
“行距”设置成“单倍行距”,或可根据实际情况调整“固定值”。
纸张页面方向的设置要求,正文需设置为“纵向”排版;图、表、附件可根据实际需求设置成“纵向”或“横向”排版。
纸张大小的设置要求为标准A4打印纸。
10.3文件资料页码的要求
文件资料需插入页码,并体现在文件下边距居中的位置。
首页不显示页码。
汇编本的技术性文件。
如:
子文件不是同汇编本同时发放时,可单独设置页码。
其它类型文件页码必须连贯。
10.4征求意见稿的特殊要求
管理性文件应在审核、标化前征求相关执行部门意见。
征求意见稿不可以体现文件编号。
征求意见稿的文件必须在文件名称后标注“征求意见稿”字样。
征求执行单位意见的文件,起草部门至少给执行部门3个工作日进行反馈。
针对反馈意见是否采纳或不采纳的理由,起草部门必须通过书面或口头电话的形式通知到相关反馈单位、部门或人员处。
11文件编号
11.1企业文件编号的组成
“企业标准编号”由公司代码、部门或处室代码、文件类别代码、文件框架代码、文件顺序号、发布年份号和版本号组成。
汇编本文件封皮的编号中不需要体现文件版本号,且汇编本中所有子文件必须设置编号,其子文件编号内容由汇编本的编号和子文件在汇编本中的顺序号以及版本号组成。
作废的文件编号不能重复使用。
11.1.1代码解释
单位名称
代码
单位名称
代码
唐山市丰润区XX塑料制品有限公司
Q/YJ
物流
WL
总经办(行政中心)
JB
生产
SC
设备
SB
仓储
CC
表3:
代码解释
11.1.2文件类别代码
文件和资料类别
类别代码
文件和资料类别
类别代码
企业经营管理基本准则
SC
程序文件
CX
管理性文件
GL
流程
LC
技术性文件
JS
记录表单
JL
表4:
文件类别代码
11.1.3文件框架代码
1企业基础标准
2企业经营管理基本准则
3企业项目推进
4企业行政管理
4.1企业公寓管理
4.2企业餐厅管理
4.3企业车辆管理
4.4企业物业管理
5工作标准
5.1决策层工作标准
5.2管理层工作标准
5.3操作层工作标准
6企业其他行政管理
7人力资源管理
7.1招聘管理
7.2人事管理
7.3薪酬福利待遇管理
7.4培训管理
8.基础设施管理
8.1生产设备管理
8.2能源设备管理
8.3计量、检验设备管理
9信息化管理
10自然资源和环境管理
10.1企业环境管理
10.2企业安全管理
11财务管理
11.1资金管理
11.2财务体系管理
11.3财务会计作业管理
11.4.项目投资预算管理
12营销管理
12.1产品管理
12.2销售计划与订单管理
12.3客户服务与客户管理
13产品标准
13.1原辅料质量标准
13.2产品内控标准
13.3产品交付标准
14仓储管理
14.1采购管理
14.2供应管理
14.3供应商管理
14.4产成品管理
14.5运输管理
备注:
可根据公司实际情况添减模块
图4:
文件框架代码
11.2文件编号基本格式
单份文件编号组成部分:
公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-版本号代码。
汇编本文件编号组成部分:
公司代码-部门或处室代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号
子文件编号组成部分:
公司代码-单位代码-文件类别代码-模块代码-文件顺序号-发布年份号-子文件在汇编本中的顺序号-版本号。
其它:
记录表单执行时间小于或等于半年的,可不予以编号。
(1)公司各部门或处室文件编号格式如下:
(5)汇编本文件编号如下:
(6)汇编本子文件编号如下:
12文件资料的审批
文件资料在发布前必须得到审批,起草部门保留签字文件存档。
现场出现的没有审批的文件视为无效文件。
公司或企业内部适用的文件由公司第一负责人审批。
13文件的发放
文件的发放可分为纸版和电子版两种形式。
文件的发放范围需要在文件的“适用范围”中说明。
文件在发放过程中填写《文件发放记录》,换版时须要将旧版文件收回,并填写《文件回收记录》。
文件需要在实施日期的前两日下发到使用部门或处室。
下发的文件必须为纸板文件,电子版文件格式为PDF或是word的只读模式,电子版文件只允许行政中心及及总经办电脑保存,公司内部不得传阅电子版文件。
14文件的更改、作废及销毁
14.1文件的更改
14.1.1文件不同类别的更改要求
汇编本文件的更改满足如下要求:
(1)汇编本中子文件更改时必须签发《文件更改(作废)单》。
(见附件1);
(2)汇编本文件只修改子文件时,《文件更改(作废)单》下发时需将更
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