01发及文档管理办法.docx
- 文档编号:12320117
- 上传时间:2023-06-05
- 格式:DOCX
- 页数:10
- 大小:21.03KB
01发及文档管理办法.docx
《01发及文档管理办法.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《01发及文档管理办法.docx(10页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
01发及文档管理办法
文件、档案资料管理规定
文件管理制度
一、总则
1、为使公司文件管理工作制度化、规范化、科学化,提高办文速度和发文质量,充分发挥文件在各项工作中的指导作用,根据公文的有关规定,结合我公司实际,特制定本制度。
2、文件管理内容:
党政机关、上级行业主管部门来文;同级单位来文;本单位上报下发的各种文件、资料。
3、本单位的各类文件统一由行政部归口管理。
二、收文的管理
1、公文的签收
1.1签收文件时,要检查收文单位或收件人姓名无误后再进行签收。
1.2签收文件时,要对文件的份数、标题等内容逐份清查核对,如发现其中一项不对口,应及时报告主管领导。
1.3签收文件应签写姓名并注明时间。
2、文件的登记编号:
对收到的文件,要分类逐件在收文登记表上详细登记。
登记项目包括:
收到日期、顺序编号、来文单位、发文字号、文件标题。
3、公司领导及有关部门派员参加各类会议时收到的文件应移交给行政部。
各部门收到自己所属范围内的各类文件时,应在第一时间内将其移交行政部,个人不得存放。
4、文件的阅批与分转
4.1凡正式文件应附上“文件传阅单”,由行政部领导根据文件内容和性质阅签后,由行政部工作人员分送领导和承办部门阅办,重要文件或急件应立刻呈送领导(或分管领导)阅批后分送承办部门阅办。
为避免文件积压误事,应在当天阅签完。
4.2为加速文件运转,行政部工作人员应在当天或第二天将文件送到领导和承办部门,如关系到两个以上部门,应按批示次序依次传阅,最迟不得超过两天(特殊情况例外)。
5、文件的传阅
5.1传阅文件应严格遵守传阅范围和详细规定,不得将有密级的文件带回家里阅读或随身携带到公共场所,也不得将文件转借其他人阅看。
5.2阅读文件应抓紧时间,当天阅完后应在下班前将文件交回行政部,阅批文件一般不得超过两天,阅后应签名以示负责,如有领导“批示”、“拟办意见”,行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和领导批示办理有关事宜。
5.3公司所属各部门、单位可根据需要向档案室查阅文件。
5.4行政人员需经常与上级主管部门联系以及时取回各种文件资料。
5.5文件阅完后,应交回行政部,切忌横传。
三发文的管理
1、行政部负责文件的上报下发,各部门和公司下属机构一律不得自行向上、向下发送正式文件。
2、发文的范围:
凡是以公司名义上报、下发的各种文件均属发文范围。
3、发文的程序
3.1各职能部门需要发文,应事先提出申请,填写发文签呈单经各主管领导批准,交由行政部。
3.2行政部同意发文后,由职能部门草拟文稿。
拟稿人应填写发文签呈,详细写明文件标题、发送范围、印刷份数、拟稿单位与拟稿人。
3.3部门负责人核稿并签字。
3.4由行政部提交公司主管领导签发,需要时应根据各主管领导的签发意见送达公司其他领导和部门会签。
3.5经领导批准签发后的文稿交由行政部统一编号打印,行政部领导进行审核。
3.6文件稿的首页需用统一格式的公司红头文件纸。
3.7公司所出台的文件有严格规定,主标题为黑体二号,副标题为黑体三号,正文为宋体四号;各种类型文件按相关格式出台;
3.8文件打印完毕后加盖公司公章。
对于公司内部发文,可以采用内部电子邮件系统,将文件分别发送至公司领导和各部门,并将相关的发送记录打印作为档案保存。
重要发文采用发文登记表登记签收,将复印件发放于各个部门。
3.9行政部在发文登记薄上,详细地、分门别类地登记文件的具体信息如文件名、文件编号、发文日期及主送、抄送、抄报单位。
公司任何发文都必须登记在册,该登记薄作为归档资料应妥善保存不得遗失。
3.10对每一号文件行政人员须将文件原稿、文件签发单、两份文件原件及文件发放记录按照文件编号顺序完整保存并定期整理移交给公司行政管理档案室以便及时归档。
3.11公司行政人员及公司打印室有对公司有关文件保密的义务和职责。
3.12文件打完后,由工作人员向领导请示是否需要在公司网站公布,如果需要,则上传文件。
四文件的借阅和清退
1、文件的借阅
1.1需要留用的文件,需要向行政部办理借阅手续,明确责任人借阅时间和归还时间,并在借阅登记表上签字确认。
1.2借阅人必须做好保密工作,不得翻印和复印,不能转借他人,绝密文件在指定地点阅读。
2、文件的清退
2.1行政部应定期对事情已经办妥的本单位文件和上级要求限期清退的文件,进行收缴清退工作。
如发现文件丢失,必须及时查明原因和责任者,并如实向领导报告。
五文件的立卷归档
1、文件归档工作依照《档案法》和公司档案管理制度及时整理(立卷)、归档。
2、联合办理的文件,原件由主办部门整理(立卷)、归档,其他部门保存复印件和其他形式的文件副本。
3、存档时,要求把文件的批复、正本、底稿、主件、附件收集齐全,保持文件、材料的完整性。
4、要坚持平时立卷与年终立卷归档相结合的原则,重要工作、重要会议形成的文件材料,要及时立卷归档。
六文件的销毁
对已不具备归档和存查价值的文件应填写《档案销毁清单》,经行政副总裁审核批准后,可以销毁。
销毁秘密文件应到指定场所,由两人以上监销,保证不丢失、不漏销。
下发至各部门、下属机构的无密级文件由其自行销毁,并向行政部上报销毁清单。
对于违反文件管理制度并造成影响和损失的人员,视情节轻重,给予行政处罚和经济处罚,由行政部拿出具体处理意见,经领导批示后进行处罚。
档案管理制度
档案是企业在经营活动中产生和形成的文献资料,是企业宝贵的资产。
为了使本部门系统完整的收集归档,使此类资源正常使用,更好的服务公司工作,依据《中华人民共和国档案法》,结合公司实际情况,特制订本制度。
一、档案管理人员职责
1、档案管理人员须忠于职守,严守公司机密,遵纪守法,爱岗敬业,对档案工作尽职尽责。
2、认真执行公司有关档案工作的各项政策和规定,制定并遵守档案的各项规章制度。
3、积极做好档案的收集、整理、立卷、保管、鉴定、统计和提供利用等各项工作。
4、熟悉并掌握库藏档案的内容,注意收集反馈信息,不断提高档案管理水平。
5、定期进行档案清理工作,核对帐物,不随意堆放,并按年度做好归档、立卷以及库存数据统计工作。
二、档案管理基本要求
1、档案是指公司各级部门及员工从事业务、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录。
2、档案工作实行统一领导,集中管理与分散管理相结合、以集中管理为主的原则。
公司档案由总经理统一领导、行政部集中统一管理,由行政部负责接收、收集、整理、立卷、保管,并监督各部门、各下属子公司的档案工作。
各部门指定专人负责本部门的档案管理工作,定期或不定期将已积累成形的档案移交公司档案室,由档案室进行网络化管理。
3、行政部应逐步完善档案管理制度,确保档案安全和方便利用,采用电子管理手段,实现档案管理现代化。
三、档案管理制度
各部门要有专人负责搞好文件、材料的形成、积累、归档管理等工作。
1、各部门存档的资料应及时上报档案室,各类合同、协议在执行完后必须统一归档,严禁出现个人保存和扣押现象。
在签定各类合同、协议时如遇公司保留原件只有两份以下时,复印一份给档案室存档,在合同、协议执行完后将原件统一归档。
2、档案资料如出现被丢失、损坏、缺页等情况,当事人应立即向档案管理员和公司分管领导报告,分管领导应立即补齐缺失的资料文件,并查清责任,依严重程度做出处理,对隐瞒不报者,分管领导应作严肃处理。
3、各部门经理应监督本部门资料归档工作,对于应纳入公司档案库的文件要主动交入档案室,档案递交情况作为部门考核的一部分,对于违反的部门依情节轻重作以相应处罚。
4、档案管理员应根据档案管理要求的规定,对所有文件材料进行收集、整理、立卷等工作,严防霉变、鼠咬、虫害等造成档案的残缺。
5、归档的文件材料的密级,公司按照公司有关规定确定。
对绝密类档案单独入柜保管,严防失、泄密事件的发生。
6、有下列行为之一,据情节轻重,给予50-500元扣薪处理,若构成犯罪者依法追究其刑事责任:
①毁损、丢失或擅自销毁公司档案者;
②擅自向外界提供、抄摘公司档案者;
③擅自涂改、伪造公司档案者;
④未按手续就借阅、外带者或越级查阅者。
四、查(借)阅制度
1、所属各部门借阅本部门业务范围以内的档案时,可直接到档案室填写《档案借阅登记表》后即可借阅;
2、所属各部门借阅非本部门有关的档案资料时,须经查阅部门领导批准,方可查阅;
3、外单位来本公司查阅档案,须持有单位介绍信或说明原因,经文件资料所属部门领导签字批准;属秘密以上的文件资料一律不得借(查)阅;
4、借阅时间一般不超过七天,到期仍需使用时可办理续借手续;
5、需复印、摘抄一般卷内文件内容时,须在借阅登记表上登记并写明利用目的,需要复印、摘抄卷内秘密以上文件材料内容时,须经此文件材料所属部门领导签字方可批准;
6、借阅者要对档案妥善保管,不得转借、勾划、涂改、污损、折叠、抠除、折卷、撕页、调换文件,要保证案卷的完整与安全;
7、借阅档案时,必须认真填写借阅登记表,并严格履行签字手续。
归还档案时,档案管理人员对所还档案核对无误后,方可办理注销手续。
五、归档
归档的文书包括:
1、公司与有关单位的来往信件、各种协议书、合同等。
2、公司会议原始记录、纪要和决定(包括发布的通知、通报、机构调整、任免、奖惩以及全公司的规章制度)。
3、公司制定的计划、统计、预决算、工作总结。
4、公司主持召开的各种专业会议形成的领导讲话、文件和会议总结纪要。
5、国际交流和合资企业来往文件、协议、报告和会谈纪要等资料。
6、公司各部门的发文。
7、其他具有保存价值的文件资料、重要的工作经验材料。
8、外单位直接发送给公司各部门的抄送信件。
六、档案分类、编排制度
档案密级分类为:
绝密、机密、保密、普通。
保存、借(查)阅时应根据公司规定要求进行归档和办理借(查)阅手续。
以下为密级划分制度的规定:
1)各部门资料统一归档时应将档案密级度分排好,规定借(查)阅限度,由档案管理员负责登记标注。
2)公司文件资料的密级度由公司副总或总经理划分,档案员负责登记标注。
1、档案分类
1.1科学技术类(科研类、产品类、基本建设类、设备仪器类)
科学技术文件材料一般归档1份,重要和使用频繁的文件材料应适当增加数套副本(如初步设计、可行性研究报告等)归档2份。
科学技术文件材料的归档时间可视项目周期长短而定,周期短的项目可在科技文件材料全部形成后一次归档。
周期较长的项目可以按阶段分批归档。
1.2文书归档(行政管理类、经营管理类、生产技术管理类)
文书档案材料应按年度归档,一般应在第二年度上半年内归档,一般归2份(其中1份为原件)。
考勤档案应在年度终了后,由行政部考勤员将全年的考勤表整理好,向档案室移交。
会计档案根据各个年度的当年的会计档案材料,按归档要求,在会计年度终了后,由公司财务部整理立卷和装订成册,先自行存管三年;存管到期的要造好册,在来年的五月底之前,向档案室全部移交完毕。
1.3声像、实物类
声像、实物类档案可随时送交档案室
2、档案编号编排原则
档号是存取档案的代号,排架的依据,它反映集团公司档案的分类体系和物理位置,必须符合物理位置,必须符合唯一性、合理性和稳定性要求,并能适应计算机管理。
2.1档号结构
公司档号由公司代码、分类号、年度号和案卷号组成。
2.2分类号的编制方法
分类号是档号的主体,由一、二级类目代号组成。
一级类目是根据公司档案产生的领域范畴,结合档案记述的内容性质确定的,一级类目采用类目名称主词的汉语拼音的第一字母进行标识;二级类目是对一级类目的细分,细分的标准是根据各类档案的形成规律和特点,结合档案记述和反映的内容性质,进行设置,二级类目的标识,采用阿拉伯数字的“双位制”。
2.3年度号的编制方法
年度号由四位阿拉伯数字组成代表文件材料形成的年度。
2.4案卷号的编制方法
案卷号按所选择的分类号中最下位类顺序编号,用阿拉伯数字1、2、3等。
2.5会计档案编排原则
会计档案编号原则由财务部自身进行编排,在移交档案室时需双方交接清楚,并登记造册、存档。
七、档案移交与统计制度
1、接收档案资料时,移交单位或个人要签写归档目录和交接清单,接收双方签字留存备查。
2、接收的档案资料要及时登录、建档管理。
对移出或销毁的档案资料应及时注销,并注明原因和去向。
八、档案有效期限
文件保存期限除政府有关法令或本企业其他规章特定者外,依下列规定办理:
1、永久保存:
①公司章程;②股东名册;③组织规程及办事细则;④董事会及股东会纪录;⑤财务报表;⑥政府机关核准文件;⑦不动产所有权及其他债权凭证;⑧工程设计图;⑨其他经核定须永久保存的文书。
2、10年保存:
①预算、决算书类;②会计凭证;③事业计划资料;④其他经核定须保存10年的文书。
3、5年保存:
①期满或解除之公约;②其他经核定须保存5年的文书。
4、1年保存:
结案后无长期保存必要者。
5、经核定后,档案管理员负责将文书之有效期限标注在案卷封面上。
九、档案鉴定与销毁制度
1、根据各类档案材料保管期限,档案管理人员应定期对档案资料进行鉴定,进一步正确区分档案价值,并将已失去保存价值的档案,剔出处理。
2、档案鉴定应本着“保存从宽、销毁从严”的精神进行,对鉴定剔出销毁的档案资料进行登记造册,报送总裁和相关上级批准后方可销毁。
销毁档案资料时应由两人监销,并在销毁册上签字,销毁注册应归档保存。
XXXXX公司
2019年4月1日
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 01 文档 管理办法