文件信息系统管理流程.docx
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文件信息系统管理流程.docx
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文件信息系统管理流程
文件修订记录
修订日期
版本
修订章节
修订内容摘要
修订者
文件评审审批栏
营销部
/
技术中心
/
品保部
/
企管中心
/
项目部
/
重庆基地
/
采购部
/
开发部
/
注塑部
/
经营管理部
/
工艺工程部
/
三角牌部
/
人力行政部
/
质保中心
/
总装部
/
计划物流部
/
品管部
/
财务部
/
拟定/编制
审核
批准
李在胜
1、概述
本流程对文件信息系统管理的全过程进行了描述,涉及从内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录、审批、编号、发放、执行及日常管理、归档管理、过期销毁及过期保留、更改借阅、设计与优化、培训与推行、评估与生命管理周期的内容。
2、目的
通过规范文件信息系统管理的全过程的内容,以期为全公司文件信息系统管理活动提供参考标准,促进文件信息系统管理活动在公司的有序推行。
3、术语
名称
定义
无
4、流程范围
流程起点
内部文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求的记录
流程终点
数据库
输入
文件编制及表单设计更新、外来文件接收及顾客要求
输出
文件、表单记录
5、流程绩效指标
活动
编码
活动名称
绩效指标
备注
-
文件信息系统管理
文件受控率
文件记录清单更新
顾客文件及时评审率
顾客文件传送时间管控
-
-
记录填写抽查符合率
所有部门执行情况
6、角色与职责
角色名称
职责
总经理、董事长
1)负责手册、程序文件的批准,文件记录的销毁或保留批准。
所有部门
1)负责除手册、程序文件以外的其它文件、表单审批;
2)负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件;
3)负责日常运行的执行及管理;
4)负责不适合实际情况的文件修改申请提出;
5)负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出。
经营管理部
1)负责手册、程序文件的主导编制及审批;
2)负责经手的外来文件审批及是否转化内部文件;
3)负责日常运行的执行及管理监督检查;
4)负责不适合实际情况的文件修改申请审批;
5)负责本部门保管的过期文件、记录的销毁或保留提出及各部门的提出审批;
6)文件记录的归档。
7、流程图
8、流程说明
活动编码
活动名称
活动内容
角色
输入
输出
01
内部文件编制及表单设计更新
体系办组织人员编写《质量手册》、《程序文件》及相关记录表单;
各部门组织人员编制第三层次文件及相关记录表单。
所有部门
标准、客户要求、法律法规、自身要求
《质量手册》
《程序文件》及表单
三层次文件及表单
02
外来文件接收及顾客要求的记录
外来文件由文件对口管理部门接收并填写《外来文件登记表》。
所有部门
标准、客户要求、法律法规、自身要求
《外来文件一览表》
03
编号
各部门负责第三层次文件及相关记录表单的编号,手册、程序文件及相关记录表单由经营管理部编号。
经营管理部主导、所有部门参与
文件、表单
编号的文件、表单
04
是否转化
外来文件由分管领导决定是否转化为本公司文件。
各部门负责人、总经理、董事长
外来文件
外来文件或转化的内部文件
05
审批
手册、程序文件由经营管理部审核,总经理或董事长批准;其它文件、表单由分管负责人审批;外来文件由分管负责人审批及是否转化内部文件。
各部门负责人、总经理、董事长
各类文件、表单
文件、表单记录
06
发放
文件的发放由文控按文件发放范围发放,发放范围应确保每个使用场所都能得到适用文件的有关版本。
经营管理部、技术中心
各类文件、表单
文件发放回收记录表
07
执行日常管理
文件表单的培训、运行、监督。
经营管理部主导、所有相关部门参与
文件、表单
相关记录
08
记录表单保存
记录由各主管部门的管理人员进行收集,按记录的分类进行编目,按产生的顺序整理成册并加封面,封面上注明记录内容,如名称代号、日期、保存期限等。
所有部门
表单记录
记录一览表
09
归档管理
发放接收后,发放接收部门应将受控文件列入记录;
需归档的文件交文件管理员填写《受控文件清单》,并分类编目加以标识归档保存。
光盘或软盘贮存的文件也应进行标识。
所有相关部门
文件名录
《受控文件清单》
10
文件借阅
记录表单查阅、借用
由查阅人向记录管理人员说明理由,查阅人在记录存放点进行查阅。
在合同有要求时,记录可提供给顾客及其代理人查阅。
经文件管理员同意后,方可借用。
所有相关部门
文件借阅登记表
文件借阅登记表
11
更改申请
文件需要更改时,由申请人填写《文件更改申请/通知单》。
所有相关部门
《文件更改申请/通知单》及需要更改的文件
《文件更改申请/通知单》
12
审批
由原文件批准人/部门审批,若原文件批准人/部门职能转移或撤消,由现在主管该项职能的领导/部门批准。
各部门负责人、总经理、董事长
文件、表单更改申请/通知单
审批同意的更改申请/通知单及修改后的文件
13
实施文件更改
需划改的文件,由文件管理员在原文件上直接进行划改,并注明更改标记。
经营管理部主导、所有相关部门参与
需要修改的文件、表单
文件更改台账及更改后的文件
14
文件作废与销毁
作废文件由文控按《文件发放回收记录表》的发放范围,从现场收回作废文件,并加盖“作废”章以防误用。
所有部门
过期的文件记录清单
文件制订更改/废除申请通知单
15
审批
每隔三年对文件记录进行一次清理核销,由文件管理员提出过期文件名单,由原文件审批部门或分管领导审批。
各部门负责人、总经理、董事长
过期的文件记录清单
文件/记录销毁(批复)申请单
16
作废销毁
需销毁的作废文件,统一销毁。
文档管控人员
需销毁的作废文件
销毁记录
17
作废保留
需保留的作废文件,应在《文件(记录)作废销毁申请单》注明,由文件管理员加盖“保留”章方可留用。
(或原版留存一年后销毁)
文档管控人员
需保留的作废文件
注明的《文件(记录)作废销毁申请单》及保留文件
9、支持文件
序号
文件名称
文件编号
1
文件记录控制程序
无
10、相关流程及接口
上层流程
无
前端流程
无
后端流程
无
11、记录的保存
记录名称
移交责任人
保存责任人
保存场所
归档时间
保存期限
到期处理方式
文件受控申请表
体系办
档案室
3年
更新
受控文件清单
体系办
档案室
质量记录一览表
体系办
档案室
外来文件一览表
体系办
档案室
文件制订更改/废除申请通知单
体系办
档案室
文件发放回收记录表
体系办
档案室
文件/记录销毁(批复)申请单
体系办
档案室
文件增补申请单
体系办
档案室
文件借阅/复制记录
体系办
档案室
文件更改台账
体系办
档案室
联络函
体系办
档案室
质量记录表单样册
体系办
档案室
12、补充与说明
无
13、附件
13.1文件编码规则:
13.1.1公文分类:
ZD:
规章制度简称;CW:
呈文简称;JY:
会议纪要简称;BW:
部门文件简称;RM:
任命书。
如:
MY-RM-08001-2017任命书为:
鸣洋任命书2017年8月份001号。
13.1.2公司代码:
MY:
公司简称;CQMY:
重庆鸣洋;DZMY:
定州鸣洋;NJMC:
南京鸣创;涿州鸣洋ZZMY。
13.1.3公司部门代码:
序号
大部门
子部门
代码
英文全称
序号
大部门
子部门
代码
英文全称
1
董事长
CHD
Chairman
20
重庆生产基础
注塑车间
IMW
Injectionmoldingworkshop
2
审计监察部
ASD
Auditandsupervision
21
三角牌车间
TWD
Triangleworkshop
3
总经理
GMD
Generalmanager
22
总装车间
AWD
Assemblyworkshop
4
常务副总
DMD
Deputymanagingdirector
23
南京生产基地
NJMY
NanjingMY
5
营销部
MAD
MarketingDepartment
24
南京生产基地
生产设备科
NJMY-PED
Productionequipmentdepartment
6
企管中心
EMC
Enterprisemanagementcenter
25
技术质量科
NJMY-TQD
Technicalqualitydivision
7
企管中心
计划物流部
PLD
Planninglogisticsdepartment
26
销售物流科
NJMY-SLD
Saleslogisticsdivision
8
采购部
PUD
Purchasingdepartment
27
综合科
NJMY-GDD
Generaldepartment
9
经营管理部
OSD
Operatingsystemdepartment
28
定州生产基地
DZMY
DingzhouMY
10
人力行政部
HAD
Humanadministrativedepartment
29
定州生产基地
生产设备科
DZMY-PED
Productionequipmentdepartment
11
技术中心
TCD
Technologycenter
30
技术质量科
DZMY-TQD
Technicalqualitydivision
12
技术中心
项目部
PDD
Projectdepartment
31
销售物流科
DZMY-SLD
Saleslogisticsdivision
13
开发部
R&D
Researchanddevelopment
32
综合科
DZMY-GDD
Generaldepartment
14
工艺工程部
PED
Processengineering
33
涿州生产基地
ZZMY
ZhuozhouMY
15
质保中心
QAC
Qualityassurancecenter
34
涿州生产基地
生产设备科
ZZMY-PED
Productionequipmentdepartment
16
质保中心
品管部
QCD
Qualitycontroldepartment
35
技术质量科
ZZMY-TQD
Technicalqualitydivision
17
品保部
QAD
Qualityassurancedepartment
36
销售物流科
ZZMY-SLD
Saleslogisticsdivision
18
财务部
FID
Financedept
37
综合科
ZZMY-GDD
Generaldepartment
19
重庆生产基础
CQMY
ChongqingMY
13.1.4体系文件的编码规则:
体系文件的编码说明
序号
名称
编号格式
说明
1
管理手册
MY-QM-01
MY:
表示鸣洋,QM:
表示管理手册;本公司管理手册整合了,质量、环境等管理一体化手册
2
流程程序文件
MY-QP-001
流程程序文件编号:
公司简称-QPXX-流水号
QP01:
一级流程;QP02:
二级流程;QP03:
三级流程;
3
指导性文件
MY-WI-001
MY-ZD-001
指导类文件分为:
ZD:
规章制度简称;WI:
管理办法或规定;管理制度参照公文编号分类;技术类参考第5项要求
4
记录表格
MY-QP-01-F1A0
记录表格的格式编号由生成文件应记录的原文件编号后加加“-”加“F序号”及版本号组成。
如文件“MY-QP-01”产生的第1个记录表格编号为“MY-QP-01-F1A0”
技术/规范类文件的分类与编写规则
序号
文件编码方式
1
工程图纸
产品图
零件/模具号为编号
BOM
零件号为编号
装配图
零件号为编号
2
标准
工程/技术标准
MY-TS-XXX
质量标准
MY-QS-XXX
3
成型工艺参数
XXX(项目)-模号-机台号-XXX
4
CP控制计划
XXX(项目)-CP-XXX
5
过程流程图
XXX(项目)--FC-XXX
6
D/FMEA(失效模式分析)
XXX(项目)-DFMEA-XXX
XXX(项目)-PFMEA-XXX
7
作业指导书
生产操作
XXX(项目)-WI-XXX
检验操作
XXX(项目)--QC-XXX
包装方案
XXX(项目)--PA-XXX
仪器设备
WI-WP-XXX
机械操作
WI-WM-XXX
设备保养
WI-PM-XXX
8
岗位职务说明书
部门代号-PS-XXX
9
组织架构图
OF-公司代码或部门代码
13.1.5文件审批权:
序号
文件类别或名称
编制/拟定
审核
批准
1
质量/环境管理体系手册
经管部/体系办
总经理
董事长
2
程序/流程文件
程序流程归口部门
经管部/体系办
总经理
3
质量记录/表单
程序运行归口部门
经管部/体系办
经管部长
4
部门管理类文件
部门管理人员
部门负责人
经管部长
5
公司行政管理类文件
人力行政部
部门负责人
企管中心负责人
6
技术类文件
技术中心工程师
部门负责人
技术中心负责人
7
质量标准/规范类文件
质保中心工程师
部门负责人
质保中心负责人
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- 文件 信息 系统管理 流程