合同管理流程工作范文.docx
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合同管理流程工作范文.docx
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合同管理流程工作范文
合同管理流程
篇一:
图
合同评审表
合同管理要点
篇二:
公司合同管理工作流程
公司合同管理工作流程
一、总则
1.目的
为加强、完善公司流程管理工作,对合同的履行实施有效监控,特制定本合同流程管理规则。
2.适用范围
公司与其他法人、其他组织、个人之间签订的经济合同、技术合同等。
公司各类合同的签订、履行、变更、监督、检查、归档等程序。
3.合同编制要求
合同应当按照法律要求编制而成,主要条款齐全,双方当事人在交易中的权利、义务和法律责任明确具体,无有损双方利益或者违反法律、行政法规的条款。
二、合同的审核和签订
1.签订合同前的准备工作
签订合同前,签约人应详细了解合同文本条款,签约金额较大的,合同文本后应附:
项目可行性分析报告。
报告包括的内容有:
项目名称、合作方名称、项目内容介绍、目标市场分析、盈亏分析、风险分析、其他注意的方面及项目可行性建议等。
如合同执行还如合同执行还需第三方来制作完成,应附:
制作方名称、制作内容、所需费用等。
2.合同的审核和签订程序
经办人员签订合同时,应向主管领导提出申请,报请批准。
主管领导对合同进行审核,对合同的可行性和执行合同采取的风险措施等提出建议,然后将合同退还经办人员,由经办人员报请财务审核。
合同中凡有关对外付款、往来支付包括垫款等条款,须经财务部成本核算预测。
财务审核通过后,经办人员将合同审批
表、成本预算表及合同原件和可行性研究分析报告,转报主管负责人。
主管负责人签署意见后,由财务人员核实后加盖合同专用章,此时,合同正式生效。
经办人员完成对方单位盖章手续,盖章手续履行完后,须将业务资料交合同管理人员归档保存。
三、合同履行
1.合同生效后,主管部门应按照合同约定履行或安排相关项目人员履行;并随时跟踪合同履行情况,确保合同目的的实现及保护公司合法权益。
2.履行合同前,主办部门相关人员要仔细阅读合同条款,确保合同履行的有效性。
3.履行过程中发现主体名称不一致、合同权利义务转让及履行延迟等特殊情况,主办人员应及时通知公司相关负责人,以便及时处理。
4.主办部门应妥善收集、留存于合同履行有关的传真、信函、电子邮件、发票、验收证明、收发货单等证据材料,并妥善保管归档。
四、合同的修改、变更
合同需要变更修改的,主办部门应尽快形成相关补充协议,按照本流程规定的程序签署、执行。
五、合同的登记、归档
1.合同签署后,主办部门应在合同文本上标注合同编号,以便查找及监督履行。
2.主办部门要建立完整的合同记录表(附件参考格式),表格中应记录合同编号、签署日期、合同名称、合同金额、履行情况等。
3.合同正本由合同管理人员存档;合同副本根据需求确定份数,发放给相关协办部门,其中经济类合同需将副本或复印件报财务部备案。
4.合同履行完毕后,需及时将合同原件、合同附件、补充协议及相关履行材料分类归档保管。
六、合同监督、检查
1.合同所涉及的相关部门应积极配合及监督主办部门依照合同的约定履行合同,确保合同目的实现,防范纠纷。
2.部门负责人定期检查合同记录表,监督合同履行。
合同审批表
合同记录表
合同记录表
篇三:
业务图
篇四:
目录
一、目的...........................................................3二、范围及定义.....................................................3三、职责...........................................................3四、一般规定.......................................................4五、合同的订立.....................................................5六、合同履行......................................................13七、合同的管理....................................................15八、其他规定......................................................16
一、目的
为规范公司房地产项目的合同管理,规避风险、规范管理流程、维护公司权益,制定本管理办法。
二、范围及定义
范围:
本管理办法适用于公司房地产开发项目中所涉及的包括工程类、技术服务类、材料(设备)采购类、策划营销类合同的管理。
定义:
1、工程类合同:
指项目开发过程中签订的总承包施工、消防工程、机电安装工程、暖通工程、装饰、景观、市政工程等合同或协议。
2、技术服务类合同:
设计、勘察、监理、检测、造价咨询等服务类合同或协议。
3、材料(设备)采购类合同:
主要指项目开发工程中签订的甲供、自购的材料、设备类合同或协议;
4、营销策划类合同:
指项目开发过程中签订的市场调研、广告制做、广告设计、媒体、营销现场包装、印刷品、销售代理等合同或协议。
三、职责
合同采购部:
负责工程类、技术服务类、材料(设备)采购类、策划营销类合同的统一归口管理;
负责组织合同文本的草拟、审核;负责组织对合同的修订、解释;
负责组织重大工程合同的交底;(重大工程合同:
如总承包施工、消防工程、机电安装工程、暖通工程、装饰、景观、市政工程等金额较大的合同)
负责并跟踪合同履履约、执行情况,定期组织合同的履约评价和供应商履约评价;
成本管理部:
参与工程类合同主要经济条款以及相应附件的草拟;参与各类合同审核、修订、解释;参与工程类合同的交底;
参与工程类合同的履约评价和供应商履约评价;
设计部:
参与设计、勘察合同主要条款的草拟;
参与工程、材料(设备)类合同主要技术标准条款的草拟;
参与设计、勘察以及部分工程、材料设备采购类合同(主要涉及观感效果的合同)审核、修订;
参与设计、勘察以及部分工程、材料设备采购类合同(主要涉及观感效果的合同)的交底;
参与设计、勘察以及部分工程、材料设备采购类合同(主要涉及观感效果的合同)履约评价和供应商履约评价;
项目部:
参与工程类合同中工期、技术质量要求、施工组织方案等条款及技术交底等相应附件的草拟;
参与工程类、材料(设备)采购类合同审核、修订、解释;参与工程类、重大材料(设备)采购类合同的交底;
参与工程类、重大材料(设备)采购类合同的履约评价和供应商履约评价;审计中心:
参与合同的会签
参与合同执行、履约全过程监督法务
负责标准合同规本的审核、以及无规范范本或突破规范范本合同的会签。
负责对各类合同条款进行法律风险、法律关系进行审核并提出意见。
负责审定标准格式合同;
负责乙方合同违约的经济赔偿办理;负责合同经济法律纠纷的处理。
四、一般规定
1、本管理办法适用于直接构成发包单位项目开发成本且需要承包单位通过工程施工形成实体产品(如土建、安装、装饰、园林环境等)的合同;土地、材料设备采购、设计、勘测、监理、造价咨询委托类合同参照本管理办法执行。
2、房地产项目的合同管理必须遵循以下原则:
合法性原则:
合同管理必须全面符合有关法律法规及行业规定,使得公司的
权益能够依法受到保护。
合同协议书原则:
总承包工程必须正式签署合同协议书以明确双方的权利、义务和责任。
事前签订原则:
工程合同应在经济事项发生前签署,禁止工程类业务未签署合同即先行施工。
利益明晰原则:
合同应清楚地界定、描述各方的权利和义务,以杜绝模糊、歧义、推诿、扯皮现象;合同中尤其应有明确的、可以界定清楚的合同价款、结算办法及付款方式;如果合同价款可能调整,则应明确调整依据、调整方式(如何计价、总价如何最后确定等),并就设计变更与现场签证的有效性、可控性作出明确规定。
五、合同的订立
(一)、合同订立流程1、严格审查签约主体的资格
签约主体的审查主要是除招标流程中已实施投标人资格审查环节之外的审查,对于签约人的营业执照及年检情况,主体的合法性、经营范围、资质条件等进行严格的审查,以保证签约后能够顺利的履行合同。
2、确定合同类型
根据公司业务范围,合同的类型主要有工程类、技术服务类、材料(设备)采购类、策划营销类合同,合同类型的选择主要应根据合同标的物的属性进行选择,如工程实体的建设应签订工程类合同,材料、设备、物资的采购,即应签订材料(设备)采购类合同。
3、标准合同范本的采用
合同草拟首先应从公司《标准合同范本清单库》中调取匹配的标准合同范本,如无匹配的标准合同范本,至少应选择类似的合同范本,既无匹配的又无类似的,应立即草拟标准合同范本,并按照相应审批流程进行审批。
4、合同条款的拟定
合同条款的拟定根据相关部门的职责,进行专业分工:
、合同采购部:
合同标准文本(主要是标准条款)由合同采购部起草,、成本管理部:
工程类合同中的计价条款以及附件中的工程量清单或预算书由成本管理部进行起草;
篇五:
销售
销售
操作要点:
1、销售类型(按照产品项)分为五种:
车体改装销售
机加产品销售多媒体商品销售材料销售系统集成销售
重点提示:
根据销售统计和核算的需要,在销售订单的表头栏目内必须选择对应的销售类型,从以上五种分类中进行选择。
2、销售业务类型(按照结算情况界定)为三种:
普通销售业务:
无论赊销、现销,当月完成发货后(含多次发货)当月结算完毕(含
多次结算)的销售业务,在增加销售订单时选择业务类型为普通销售业务。
具体操作见普通销售业务处理流程
分期收款业务:
当月完成发货后(含多次发货),需分次、跨月进行结算、开发票。
分批结转收入成本的销售业务,在增加销售订单时选择业务类型为:
分期收款。
具体操作见分期收款业务处理流程。
直运销售:
销售的商品不经过公司库房,直接将商品从供应商处发送到客户方的销售
业务(例如:
商品代购业务),在增加销售订单时选择业务类型为:
直运销售。
具体操作见直运销售业务处理流程。
重点提示:
根据销售统计和核算的需要,在销售订单的表头栏目内必须选择对应的业务类型,从以上三种分类中进行选择。
因为三种业务的核算处理方式不同,所以在增加销售订单时一定要区分清楚。
篇六:
合同管理制度及流程(草案)
第一章总则
第一条为了促进公司合同管理的制度化、规范化,预防和减少经济纠纷,维护公司的合法权益,根据《中华人民共和国合同法》及有关法律、法规,并结合公司的实际情况,制定公司《合同管理制度》(以下简称“本制度”)。
第二条本制度所称的合同是指在日常经营管理中,公司、经公司授权的各部门依法与其他自然人、法人、组织之间采取书面形式订立的,为明确各方的权利义务,具有法律约束力的合同、协议、备忘录及有关修改前述文件的文书、图表、传真等各类合同文件,以及具有合同性质的意向书、协议书等其他书面文件。
第三条本制度所称的合同管理是指公司合同管理机构有权对上述第二条所指书面文件进行审查、监督、管理,包括法律咨询、资信调查、意向接触、商务谈判、合同的签订、履行、变更与解除及纠纷处理等过程和环节。
第二章合同的管理机构及人员职责
第四条公司合同管理采取分级负责和专职管理相结合的形式。
合同管理的机构和人员包括:
副总经理、合同预算部经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等。
合同预算部是本公司各类合同的管理部门。
合同体系(详附件)由合同预算部建立。
第五条副总经理、合同经办部门/人员、法律顾问及相关职能部门等在其职责范围内和公司总经理授权范围内做好合同管理工作。
第六条合同管理机构及人员的职责包括但不限于:
1、合同预算部负责组织起草公司经济类合同的标准文本;负责公司经济类合同管理(包括合同审核、合同发放、合同付款审核、合同变更审核、合同结算办法、监督合同执行等),合同由合同预算部专人管理,建立公司合同台帐,将各合同与项目成本费用唯一对应,进行合同动态管理。
2、法律顾问负责公司合同的日常审核管理工作,并指导合同预算部组织起草经济类合同文本。
3、财务部从财务角度审核公司经济类合同、监督合同执行、办理合同付款。
4、合同经办部门负责组织拟订本部门经办的合同,及时提请有关部门(人员)审查其经办合同,并监督、跟踪有关合同的执行,及时向有关部门反馈合同实际履行情况、发生的问题并提出初步解决问题的建议。
必要时向有关部门做合同交底。
保管其经办的合同文本资料及与履行、变更、解除该合同有关的资料(包
括信函、电报、电话记录、视听资料、会议谈判签名笔录等),并及时在所在部门归档存查。
第七条凡公司合同的签订、变更、撤销、解除都应该经公司法律顾问审查并履行必要的会审程序,按管理权限进行审批。
第三章合同的签署、履行及反馈
第八条签订合同,必须遵守国家法律、法规,坚持“平等互利、协商一致、等价有偿、诚实信用”的原则,依法维护本公司的利益。
第九条凡进行经济协作类活动都必须签订书面合同,并必须采用统一的经济合同文本,使双方在履行中都有合法依据。
重大合同除书面签订外,视具体情况进行法律公证或鉴定。
第十条当事人协商一致同意的有关修改合同的文书、图表、传真等是合同的组成部分。
第十一条签订合同必须符合下列程序:
1、前期调查。
签约人在签订经济合同之前,必须认真了解对方当事人的情况。
包括:
对方单位是否具有法人资格、有否经营权、有否履约能力及其资信情况,对方签约人是否法定代表人或法人委托人及其代理权限。
做到既要考虑本方的经济效益,又要考虑对方的条件和实际能力,防止上当受骗,防止签订无效经济合同,确保所签合同有效、有利。
2、前期谈判工作。
合同的前期谈判工作由该合同的主办部门和合同承办人员负责,公司法律顾问可酌情参与谈判工作,重大合同可由公司分管副总经理主持谈判,并可根据实际情况聘请相关中介机构参与对签约对象的资信调查及评估工作。
3、草拟合同文本。
由合同承办人员将草拟合同文本经所在部门初审后转送相关部门进行会审。
公司的工程部、预算部、总工办、财务部、总经理或授权人、法律顾问是公司一切对外合同的必经会审部门/人员,公司专业部门根据需要参与相关合同的会审工作。
会审后报公司分管副总经理审批后报总经理审定。
合同主办部门和承办人员应按照公司制订规定履行合同会审程序(会审表详附件)。
4、签署合同。
合同审批通过后,由合同主办部门负责组织与乙方签订正式合同,并报合同预算部。
其中由项目部执行的合同,还需要由合同主办部门组织向项目部进行合同交底。
第十二条对特别重大或有争议的合同,应经公司总经理批准并指定有关部门对该合同进行合理性和效益性审查。
第十三条合同需要公证、签证的,经审查后,由公司法律顾问安排向法定机关申请办理。
第十四条经济合同依法成立,即具有法律约束力,必须严格遵守,全面履行经济合同规定的条款,未经合法程序,任何人不得擅自变更或解除。
第十五条合同依法签订生效后,公司有关部门、人员根据本制度的规定及时检查跟踪了解履行情况。
发生问题应及时提出解决方案,并快速处理。
第十六条合同经办部门应根据合同履行的具体情况建立合同预警机制,将合同划分为履行完毕;正常履行;橙色预警;红色预警等四类进行管理。
其中,履行完毕类合同指该合同已如约履行完毕,合同各方无争议;正常履行类合同指该合同签署后处于如约履行状态;橙色预警类合同指该合同履行中合同各方已存在争议,或合同已存在违约情形;红色预警类合同指该合同履行中已出现严重违约,或双方存在较为严重的争议,可能需通过法律途径解决争议。
第十七条合同执行部门在合同履行过程中应注意:
涉及工期、造价、质量的决定应以书面形式记录和确认。
涉及双方往来函件的,如以公司名义发出时,应以法律规定的有效方式发送,并要求对方工作人员签收并保留发出的凭证,如对方拒收应立即改为特快专递方式重发,填写邮政特快专递时在备注中写明函件的简要内容,并将发送凭证报合同管理员存档;如接收对方文件时,则应为文本原件并有对方的签字盖章确认。
第十八条在合同执行过程中,合同预算部应及时对合同的履行情况进行监督检查、并定期对合同执行情况进行分析。
第四章合同的变更和解除
第十九条合同变更、转让及解除必须采用书面形式,区分不同情况按下列规定审批。
变更合同范围和付款条件、转让合同义务、解除合同的,应采用补充合同的形式,按合同起草和审批的相关规定审批。
工程类合同可采用设计变更和现场签证方式进行合同变更,按《设计变更管理流程》或《工程签证管理流程》的规定执行。
合同变更、转让或解除后合同执行部门应在10日内完成修改、存档和通知。
方式和范围同合同存档、备案的相关规定。
各部门应对原合同文本进行标识,以免错误地执行原合同。
第五章合同的付款
第二十条根据合同条款具备付款条件后,由合同执行部门根据公司《付款管理流程》提出付款申请并办理相关手续。
第六章合同的归档及借阅
第二十一条合同预算部负责公司所有合同的归档管理。
公司所有对外签署的合同均应至少在合同预算部存档原件一份(含合同附件),同时该合同所有会签审查的会签审批单及各部门修改意见的原件也应同时在合同预算部存档。
合同经办部门签完合同后,应准确、及时地将合同原件交至合同预算部。
由合同预算部统一编号下发财务部,工程部如需合同由合同预算部负责人批准将商务部分或相关部分复印交工程部。
有关合同的保密管理,按公司的规定执行。
如法律规定或实际需要,合同必须呈报上级主管部门见证,批准或报工商管理部门鉴定,公证处公证,招投标等,相关人员必须在合同预算部办理有关手续。
对于履行完毕类合同正常归档备查;对于正常履行类合同将合同的主要内容建立电子信息档案,以便随时查阅并监控合同的履约;对于橙色预警类合同应加强防范,可根据情况邀请公司法律顾问参与采取预防措施;对于红色预警类合同应由法律顾问参与处理,并积极搜集证据防范可能产生的法律纠纷。
第七章合同的违约及纠纷处理
第二十二条合同签订后进入执行阶段,各职能部门经办人员应随时跟踪合同的履行情况,发现合同对方可能发生违约、不能履约或延迟履约等行为的,或企业自身可能无法履行或延迟履行合同的,应及时报告领导处理。
第二十三条针对合同对方违约的情形,可采取以下措施处理。
1.要求合同对方继续履行合同。
继续履行合同是违约对方必须承担的法律义务,也是本企业享有的法定权利。
不论违约对方是否情愿,只要存在继续履行的可能性,本企业就有权要求违约对方继续履行原合同约定的义务。
2.要求合同对方支付违约金。
合同对方违约的,本企业可按照合同约定要求违约对方支付违约金。
3.要求定金担保。
合同对方违约,本企业可按照合同约定及《中华人民共和国担保法》向对方收取定金作为债权的担保。
违约对方履行债务后,可将定金抵作价款或者收回,违约对方不履行约定债务的,无权要求返还定金。
4.要求赔偿损失。
合同对方因不履行合同义务或者履行合同义务不符合约定,给本企业造成损失的,本企业有权提出索赔,具体赔偿金额可由业务经办部门会同法律顾问与合同对方协商确定。
第5条企业自身违约的,业务经办部门或人员应与合同对方协商解决办法,将解决办法以书面形式上报总经理,经批准后承担相应责任、履行有关义务。
第二十四条合同纠纷处理:
1、合同履行过程中发生纠纷的,业务经办人员应在规定时效内与合同对方协商谈判,并及时报告主管领导。
2、经双方协商达成一致意见的,双方签订书面补充协议,由双方法定代表人或其授权人签章并加盖单位印章后生效。
3、合同纠纷经协商无法解决的,应依合同约定选择仲裁或诉讼方式解决。
4、企业法律顾问会同相关部门研究仲裁或诉讼方案,报总经理批准后实施。
5、纠纷处理过程中,企业任何部门或个人XX,不得向合同对方做出实质性答复或承诺。
第八章附则
第二十五条公司合同专用章由专人管理,在加盖合同专用印章前检查合同流转程序是否完备,以督促合同流程程序的落实,并防控法律风险。
第二十六条除公司授权的人员外,其他人员无权代表本企业对外签订各类合同。
第二十七条本制度不适用于商品房买卖合同的签订与管理。
第二十八条本制度由公司董事会修订并解释。
第二十九条本制度自董事会通过之日起生效,自20XX年月日起执行。
附件:
、工程合同交底表、合同会审表、合同体系
20XX年2月1日
篇七:
建筑工程
编制审核批准
日期日期日期
修订记录
1流程图示
2流程目的
健全公司合同管理规范,规范公司合同管理程序,控制公司经营风险,提高合同审批效率。
3适用范围
适用于公司项目开发涉及的经济技术合同(不包含银行贷款合同、其他融资合同、房屋销售合同、商业租赁合同、人事合同等)的管理工作。
4流程责任人
经营部负责人。
5术语和定义
合同经办部门:
是合同起草、报审、签订的主责部门。
1)工程类合同——工程部/经营部2)设计类合同——总工室/经营部3)营销类合同——经营部4)商业类合同——经营部
合同执行部门:
是合同具体实施的执行部门,通常与合同经办部门相同,工程战略采购类合同除
外。
6工作程序
合同标准文本的编制
1)根据合约规划,经营部负责编制各类合同标准模板,经营部组织各经办部门核实职责范围内的合
同标准文本。
合同经办部门拟制完成后填写《宣城市大唐万安置业有限公司合同评审会签表》,交审计部、法务部和财务部会签,分管副总审核,执行董事审批,总经理审批。
2)经办部门根据审核部门的审核意见对合同标准文本进行修订,修订完成的合同标准文本由相应部
门分管副总裁审批。
3)批准后的合同标准文本由经营部保留正本并公布使用。
4)根据合同履行情况、政府法规政策调整、案例分析等结论,应持续及时修改合同标准文本,合同
标准文本修改同编制程序。
合同拟定及签署1)合同拟定及洽谈
a)同除即时结清者外,应当采用书面形式。
b)合同的起草工作应争取由我方或以我方为主承担。
合同经办部门拟定合同文本(包括电子版)。
已制订并实施合同标准文本的,应采用标准文本。
采用合同标准文本的,经双方协商,可对标准条款进行修改,也可增加补充条款。
c)政府有关部门有强制性规定,可采用政府有关部门要求的合同文本。
d)公司尚未制定或不宜采用合同标准文本的业务,应参照以往相类似的合同标准文本或合同示范
文本另行拟定合同。
e)合同所有条款都必须具体、明确、完整,用词准确,责任清晰,不能含糊不清、模棱两可。
手
写部分字体要工整、认真,不得随意涂改。
f)
当通过招投标或其它合法途径确定合同谈判单位后,合同经办部门应在谈判前对合同谈判对象的主体资格、资信状况、履行能力、经营状况、市场需
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