供应链项目技术方案.docx
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供应链项目技术方案
中电科风华信息装备股份有限公司
供应链项目技术方案
浪潮软件集团有限公司
2017年05月
阅读提示4
文档类别4
使用对象4
第一章需求分析5
1.1项目背景5
1.2信息化现状5
1.3总体需求5
第二章总体规划6
2.1总体目标6
2.2详细目标7
2.3项目范围7
第三章建设内容8
3.1系统概述8
3.1.1基础资料管理8
3.2供应链管理14
3.2.1采购管理14
系统概述14
系统流程图14
功能介绍14
3.2.2合同管理18
系统概述18
系统流程图19
功能介绍19
系统概述21
系统流程图22
功能介绍22
3.2.4销售管理24
系统概述24
系统流程图24
功能介绍24
3.2.5应收管理30
系统概述30
系统流程图31
功能介绍31
3.2.6库存管理34
系统流程图34
功能介绍35
3.2.7存货核算39
系统概述39
系统流程图40
功能介绍40
3.3财务与业务一体化42
3.3.1供应链与财务一体化43
3.3.2供应链与合同一体化43
3.4系统上线标准44
第四章项目实施方案45
4.1浪潮项目实施方法论45
4.1.1项目实施策略45
4.1.2实施路线图46
4.1.3实施工具47
4.1.4技术支持48
4.1.5保证项目成功的原则48
4.2项目实施计划49
4.2.1实施范围49
4.2.3主要交付物50
4.3项目组织51
4.3.1项目组织机构51
4.3.2项目组职能划分52
4.4培训方案55
4.4.1培训安排55
4.4.2培训实施56
4.5实施内容56
4.5.1现场调研和规划57
4.5.2现场安装调试57
4.5.3静态基础数据的初始化指导57
4.5.4现场培训57
4.5.5系统上线运行问题处理57
4.5.6系统验收57
阅读提示
文档类别
本方案是专为中电科风华信息装备股份有限公司制作的信息化建设方案,既是技术文档,也是商业机密。
使用对象
该文档使用人员包括:
中电科风华信息装备股份有限公司领导及负责本次项目的相关人员;;
浪潮软件集团有限公司参与本次项目的相关人员;
第一章需求分析
1
1.1项目背景
在数字化时代,企业的创新、发展离不开信息化的支撑。
中国电科集团为实现面向“推动转型升级、实现二次腾飞”,打造“国内卓越、国际一流”战略目标,对所属单位也提出了更高、更深层次的管理要求和信息化建设要求。
中电科风华信息装备股份有限公司从战略的角度出发,需要一个完整的信息体系作为强有力的支撑。
以业务系统为源头,以财务系统为核心,实现财务业务一体化管理的目标,实现精细化管理,提高企业管理水平,从而形成一个完整的信息化整体规划,既符合中电集团信息化管理的要求,也满足中电科风华信息装备股份有限公司业务发展的需要。
1.2信息化现状
目前财务需要实施推广浪潮GS财务管理软件,物资使用的是金算盘,物资系统独立使用,没有和其他部门系统打通,并且只用了基本功能,物资部门的一些业务需求系统已无法满足,并且与浪潮财务不能实现无缝对接,大量凭证需要手工填报。
1.3总体需求
要求满足物资申请全过程管理、采购订单全过程管理、采购合同全过程管理,主要包括:
物资管理流程设置、物资申请全过程跟踪、采购订单全过程跟踪、采购合同全过程跟踪、统计查询功能。
1)物资管理流程设置:
要求按照采购物资申请管理、采购订单管理、采购合同管理定义物资管理流程,根据实际情况对不同部门的审批管理职责进行设置,不同人员、不同事业部有不同的物资管理操作权限,实现业务处理的分工执行。
2)物资申请全过程跟踪:
实现从物资申请的视角,跟踪记录从申请提出开始,到各环节审批、采购分配、生成订单、询比价(线下比价、线上比价相结合模式)、合同签订、物资到货、检验结果记录、入库,最后领取的全部过程,以及后续退换货、质量投诉等。
能够从物资申请的角度,清晰明了的展示出每项申请在各个环节的状态,基于该项申请当前所处的状态,正确提示下一步工作内容,对于特殊状态应给与及时告警。
3)采购订单全过程跟踪:
实现从采购订单的视角,跟踪记录从订单寻价、审价、订单生成、物资到货、检验、入库的全部过程。
能够从采购订单的角度,清晰明了的展示出每项采购订单在各个环节的状态,正确提示下一步工作内容。
4)采购合同全过程跟踪:
实现从采购合同的视角,跟踪记录从合同生成、审批、收付款计划、合同履约执行、合同付款的全部过程。
能够从采购合同的角度,清晰明了的展示出每份采购合同在各个环节的状态,正确指示下一步工作内容。
4)统计查询:
能够对物资申请信息、采购订单信息、采购合同信息、合同收付款信息、应付合同款/应付票款/应付货款等多维度进行综合统计分析,基于课题项目的全过程进度跟踪等;能够正确导出各项统计数据,为采购信息分析、采购合同审批提供正确、详细的数据依据;能够对申请课题、申请部门、申请人员、申请物资、采购时间信息分类查询。
第二章总体规划
中电科风华信息装备股份有限公司供应链管理系统总体规划是为了在信息化建设中有效的规避风险,在不同发展阶段都要定期在战略规划的指导下,运用信息化规划手段来确定未来3-5年信息系统的建设目标、发展阶段、建设重点、所需资源和推进计划。
信息化规划具有非常现实的意义。
通过制订信息化总体规划,可以围绕信息共享和供应协同为目标,消除内部应用系统间信息孤岛,规避重复投资和分散投资的风险,从而提升核心竞争力。
2
2.1总体目标
借助、融合中电科风华信息装备股份有限公司已有的供应链经验,以项目号为主线,以采购管理、仓库管理、存货核算、合同管理为手段,为中电科风华信息装备股份有限公司构建一个数据共享、业务协同、科学合理的供应链管理系统,面向未来供应链需求,统一标准、规范流程,实现物资供应链过程精细化、动态化管理。
为财务业务一体化提供了必要的基础。
本期目标,主要包含以下内容:
●实现基础数据集中管理,基础数据定义规范化、标准化,以便于逐步提高基础数据管理质量;
●建立供应链系统,实现业务过程精细化管理;梳理并规范企业供应链业务流程,建立一个合理、高效的物流管理体系,建设统一高效协同的供应链工作平台;
●强化各系统的统计查询的功能,为领导层决策支持提供依据;
●实现财务与业务的信息集成,消除信息孤岛,提高工作效率;
●实现合同与业务一体化,加强资金风险控制,提升管控能力
●管理系统建设需具备先进的技术架构体系,设计基于平台化,稳定性、可扩展性强,易于维护,当企业管理、业务变化时产品能够灵活的调整。
科研物资的建设目标:
规范科研物资业务流程,提高管理水平,整体提升科研物资保障供应的能力和效率,加强服务。
通用物资的建设目标:
利用供应链系统,提升通用物资的供应服务能力。
2.2详细目标
健全存货管理制度,规范存货管理工作程序
建立健全存货管理制度,梳理规范的存货管理工作程序,通过信息化手段固化工作流程,实现信息透明公开,配合行政监督考核,减少存货舞弊、浪费等现象
实现财务处与事业部门库房存货的即时对账,提高存货核算的及时性和准确性
通过进销存系统的对事业部实际的出入库操作进行记录,辅助行政手段监督查处物资领而不用、库外大量堆放物资等现象,保证存货数据准确,并可通过信息化系统即时对账
减少存货积压造成的损失
采购计划到采购部门后,先看库房是否有未锁定的同种存货,并进行调拨管理,减少存货积压损失
提高材料采购价格透明度
系统提供存货的历史价格查询、退货记录查询,可以作为事业部在制定采购计划时的价格和质量参考,提高透明度
提高采购计划准确性
通过比较采购计划和实际领用情况、预计保修期备品备件等,可通过信息系统辅助对项目结束后的剩余物资进行考核
确保发票及时报账
通过发票管理模块的管理和预警功能,确保发票及时报销,减少人工失误
提高到货及时率
通过实施采购进销存的计划、合同、预算、付款、到货、检验、入库、出库等环节业务流程再造,实现全流程信息化管控,减少人工的繁琐操作,提高工作效率,采购信息各方共享,可使得采购人员将更多的精力放在合同质量、到货跟踪等实际业务中,使得事业部人员可以随时了解物资采购情况,并提出相应的意见建议。
提高供应商管理水平
通过实施供应商基础信息管理信息化管理,对供应商的各类数据进行综合统计分析,辅助完成供应商考评,提高供货质量和合作效果。
提高采购预算水平
通过信息化系统辅助进行采购预算编制,并进行采购预算执行情况跟踪,督促采购预算水平的逐步提高,提高资金利用效率
提高信息准确度
实现与浪潮财务系统的全面集成,减少人工导入导出干扰,提高数据可信度
2.3项目范围
组织范围
采供部、财务部、生产部
业务范围
采购管理、库存管理、存货核算、合同管理、应收管理、应付管理、销售管理
第三章建设内容
3
3.1系统概述
根据多年来在大型制造型企业信息化的实施经验,结合浪潮ERP针对行业特点和传统ERP存在的问题,突破一些传统概念,进行了技术创新,引进项目(化)管理思想,专门推出面向装备制造企业信息化解决方案,即浪潮ERP制造业解决方案。
浪潮ERP制造业解决方案基本思想是:
融合项目管理、并行工程、成组技术和MRP、TOC等先进管理思想,以主数据管理为基础,打通上游PDM设计数据与车间制造现场管理数据,以物料管理、计划管理和成本控制为重点,通过有效的作业调度实现企业的有序高效生产,是一个集物流、资金流、工作流和信息流为一体化的制造行业高级管理信息化解决方案。
系统彻底解决了复杂机械制造企业实施以MRP为核心的信息化系统,数据准备工作量大、生产制造过程变化大系统失去指导作用、实施难度大失败率高的问题。
3.1.1基础资料管理
Ø定义机构信息
业务部门和员工信息是制作单据的必要信息,也是公司组织架构的体现。
Ø定义操作人员和业务权限
定义每个公司业务人员以及其相应的业务权限、数据权限,通过权限管理界定每个人的工作职责。
可以通过权限设置物资基础信息的新增或修改。
Ø物资分类和编码
物资分类和编码是物资管理的基础,企业应当根据国标、行标和企业标准制定编码规则,为企业编制统一的易于辨识的企业物资分类和编码,并规范物资名称,一物一码,不允许出现物资多名现象。
系统支持为物资划分不同的物资类别,各种类别具有分别的编码区间,用户可以自定义某类物资的编码长度。
Ø定义物资卡片
物资卡片的内容包括:
物资编码、物资名称、计量单位、采购参考价格、最高限价、ABC分类、最高储备、最低储备、失效期、批次管理、采购提前期、计价方法等,通过物资卡片定义将物资的全部属性描述出来,在业务处理中,受其属性的约束,如参考价可以在采购申请时带出作为参考,控制价可以对采购起限制上下限的作用。
Ø计量单位定义
定义各物资所使用的计量单位以及计量单位之间的换算关系,系统支持主计量单位、辅助计量单位、生产计量单位、采购计量单位、销售计量单位等多种单位组合。
Ø仓库和货位定义
定义公司的仓库和货位的编码和名称,并可以建立货位与物资之间的对应关系
Ø往来单位(客户、供应商)档案管理
定义往来单位的分类、地区和基本信息:
名称、地址、联系人、开户银行、税号、重要性等级等内容。
系统提供供应商信誉记录(评测指标体系),由企业自行定义指标以及指标评价标准,根据评价体系对供应商做出评价,分综合指标和分项指标排名和评价。
系统提供客户/供应商证照信息资料维护,满足对往来单位的资质记录及审查,以及业务控制。
系统还提供了供应商合伙人功能,从而可以支持当供应商为一个集团企业时与其下属的多个公司进行采购以及结算等业务处理;
Ø审批流程定义
可以根据业务(计划、订单、付款等)的流程过程,在审批点上定义审批流,系统可以定义审批步骤、审批条件、审批权限、审批通过判断等。
Ø界面调整
可满足企业对单据个性化的内容定制,字段的扩展,保存规则,启用附件等平台开发功能。
Ø其他定义
包括:
订单类别、入出库类别、结算方式、采购员、仓管员、计量单位及换算等内容。
3.2供应链管理
3.2.1采购管理
采购管理能够帮助企业采购部门控制并完成采购物料从需求计划——>采购计划——>比质比价——>订单下达——>到货接收——〉检验入库——>发票核销的全部采购过程。
可以有效地监控采购计划的执行、采购价格的比较以及供应商交货履约情况,从而帮助采购部门选择最佳的供应商和订货策略,提高采购工作质量和工作效率,降低采购成本。
本系统与生产、项目、质量、设备、库存、销售、应付管理子系统均有良好的接口。
系统入口从生产、库存等其他部门下达的需求计划开始,相关联的业务单据都支持合并生成或参考功能,许多信息可以自动形成,方便用户灵活使用,加强了业务的关联,最大限度的实现了系统内部数据共享。
采购物品收货后可以直接转到库存管理子系统进行处理,并同时登记采购计划、采购订单、采购到货单。
采购发票可以结转到应付系统,同付款单核销,采购发票与付款单支持多币种采购,支持国际采购业务。
根据自定义生成凭证规则,能够自动生成记账凭证,无需财务人员重复录入。
系统流程图
⏹货源清单
在货源清单中,定义了每个物料的供应商、报价以及一些在业务中用到的重要数据。
主要字段有:
物料编号、供应商编号、优先级别、报价单号、价格类别、各数量段价格,采购比例,允差,唯一供应商还是多选供应商,是否免检,起止日期、供应商供方物料代码、审核等等。
通过货源清单中的信息,收集了各个供应商的报价,这样就可以在采购计划和价格审批环节找到最合适的供应商,并且可以按照采购比例将采购任务分摊。
在收货环节,通过采购允差设置确定供应商供货的数量是否符合要求。
⏹余额初始
为了方便企业对期初余额的处理,系统的初始都是利用单据进行初始,这样大大方便了企业的使用,期初单据的数据都记到初始期间的前一个期间。
⏹多维账本
应付账款是企业管理工作的重要内容,也是采购管理工作的重要组成部分。
随着管理工作的细化,企业越来越希望随时掌握应付账款的情况,借以加强现金流的管理。
企业不但希望知道自己与其他单位之间的应付账款有多少,更要求知道这些应付账款是由哪些部门、哪些人员的业务形成的。
以往单一按照供应商统计的应付账款已经不能满足企业的管理需求。
本系统的应付账款的统计查询提供以供应商、采购部门、采购员三者的任意组合为统计依据账本。
企业通过多维账本不仅能够了解应该付给哪个供应商多少钱,更能清晰地了解到是哪个部门或者业务员形成的应付账款。
⏹审批流程
审批是企业加强各项工作管理的重要手段。
尤其是重要的工作,不但需要审批,而且可能需要多级、多人的联合审批。
为了满足审批工作形式多样化的需求,系统提供审批流程定义功能,操作人员可以自己定义审批流程,以满足本企业审批工作的需要。
每个单据的明细内容可以分配权限,在审批的过程中可以修改某些内容,系统能够将所有修改的痕迹保留下来以加强对企业业务发生过程的管理与控制。
⏹采购请购单
采购作业的第一步就是需求,需求确定了企业要买些什么?
买多少?
什么时候买?
采购系统有三方面的需求来源,分别是:
生产的建议采购计划、库存量不足的补库采购计划、其他采购需求。
在确定了这三方面的需求后,通过合并下达功能,系统将一段时期内的需求汇总,并按照系统中定义的物料与采购员的关系,生成责任到人的采购计划。
通过系统自动的形成,可以将数据串联起来,系统提供需求领用对比分析的功能,使企业中的请购行为得到有效的管理与控制。
采购请购单可以归集存在于企业内的项目物资的请购要求,并且可以对项目物资的后续业务一跟到底,以确保对项目的独立核算与监控。
⏹采购计划
采购计划是请购单合并下达的结果,通过采购计划,可以对企业将要进行的采购有个全局的了解,这一点与需求归集阶段是不同的。
采购计划还用于在采购收货时对无计划采购的约束,如果企业将物料的属性定义为计划控制,则在收货时如果该物料没有采购计划是不允许的。
在采购系统中,采购计划既可以来源于一项或多项需求计划,也可以通过系统设置决定是否可以手工录入。
对于企业的紧急采购计划,系统提供直接手工录入采购计划的功能,一般这样的计划要设置审批流程来加强管理。
⏹比质比价
比质比价这个环节对企业在采购某些金额或数量比重比较大的物料时尤为重要,可以通过物料卡片中的物料控制属性进入这个环节。
审批者可以根据业务员提供的单价,以及物料不同来源的价格比较(指:
标准价,最高限价,最低限价,其他供应商报价以及其他渠道收集的价格信息),历史价格情况,供应商信息,供应商资信信息,对采购活动进行批准;货比三家,系统价格审批单支持按比例配额分配供应商。
为了提高企业应用的效率,系统将比质比价这个属性付给物料,也就是说哪些物料需要比价采购是企业根据实际情况指定给物料的,而不是作用于所有的物料,这样就极大地提高了企业采购的效率,也有效的控制了重要物资的采购。
⏹采购订单
采购订单是企业与供应商的业务依据。
采购订单可来源于采购合同,作为采购合同标的的执行依据;即使双方不签订合同,企业输入并保存采购订单也很有意义,可以通过采购订单对供应商供货情况进行分析、跟踪。
采购订单可以来源于价格审批单的审批结果,也可以参照一条或多条采购计划生成,一条采购计划也可以生成多条采购订单;同样地,通过系统设置也可以决定采购订单是否可以手工录入。
系统提供了普通订单、寄存订单、设备订单三种业务单据,普通订单可以处理一般的采购业务以及项目物资的采购业务;而寄存订单专门处理寄存物资的采购业务;设备订单主要是处理不使用设备模块情况下的设备采购,相当于设备物料的普通采购,此处设备采购是不做入库处理的,到货、质检完成后直接开票、付款,这样一来采购业务就更加的清晰了。
⏹采购到货单
采购到货单是企业在收到货后的,没有质检入库前的单据。
采购到货单可以来源于采购订单,也可以参照一条或多条采购计划生成。
一条采购计划或采购订单也可以生成多条采购到货单。
采购到货单同质检系统有良好的接口,可以直接生成请验单,质检系统检验完成后会形成企业规定的检验报告,并且可以反馈回到货单上;在得到检验报告后,系统提供退货、降低标准、换货等功能,企业可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资。
⏹采购入库单
采购的理想结果就是按时收到货物。
企业可能对有些物料定义为计划控制,对这些物料收货时,必须按计划收货,如果没有,可以不允许录入。
货物到达后,系统可以判断货物是否要经过质检,依据是是否免检的供应商(供应商档案上),此物资是否需要质检(物料卡片上);如果需要检验,那么在收货环节系统提供自动提交请验单的功能,然后到质检系统检验。
质检系统检验完成后会形成企业规定的检验报告,并且可以反馈回收货单上;在得到检验报告后,系统提供退货、降低标准、换货等功能,企业可以根据当时的具体情况采取相应的措施来处理此次到达的物资。
如果系统使用采购到货单,如果采购到货单已经进行了质检流程,那么采购入库单不必再执行质检流程。
⏹采购费用
企业在采购的过程中往往要发生一些费用,采购系统对费用的处理提供了两种方式:
一、分摊到某一笔采购物资上;二、分摊到存货总成本上;可以说这两种方式各有千秋,第一种方式可以得到每一笔物资的真实入库成本;第二种情况可以处理大宗的不间断的物资的采购业务。
企业可以根据不同的物资采取不同的分摊方式,在系统中这两种方式不是互斥的,对某一物资,企业可以这次采用第一种方式,下次可以采用第二种方式;但是对一次采购的物资只能采取一种分摊方式。
⏹采购发票
采购发票业务是采购管理中比较重要的一个环节,主要完成采购发票的输入、采购费用的分摊以及发票结转到应付的过程。
采购发票的来源应该说是采购入库单,这一点可以在发票与入库单核销时体现出来,如果系统定义为发票记账的条件为核销后才能记账,则如果发票不对应入库单是永远无法记账的,企业可以通过这些设置,利用计算机非人性化的特点来加强对企业的管理。
发票在整个采购业务链中起到承上启下的作用,承上与采购入库单进行核对到货数量、单价等信息,是采购业务中物的流动的终结;启下是采购资金往来的开始,是形成应付的依据,将来要与应付系统中的付款单进行核销,是付款的一个重要的控制点。
⏹采购发票结转
采购发票结转是采购同应付系统的一个接口,只有当采购发票结转到应付后,采购发票才能够在应付系统中,记账登记账本,计算账龄等一系列的资金的往来控制。
当采购发票结转应付后,将不能修改。
但不影响与采购入库单核销和费用分摊的过程。
⏹合作伙伴的管理
针对第三方结算的情况,采购系统提供了合作伙伴的管理,系统提供对订单接受方的合作伙伴进行管理,合作伙伴包括:
原料制造商、货物提供方、开票方、收款方,并且可以允许对不同的合作伙伴类型设置多个伙伴。
⏹主要报表
★应付款余额查询
★暂估应付款余额查询
★应付款明细查询
★采购请购单查询、跟踪
★采购计划查询、跟踪、回溯
★价格审批单查询、跟踪、回溯
★采购询价单查询
★采购报价单查询
★采购订单查询、跟踪、回溯
★采购到货单查询、跟踪、回溯
★采购入库单查询、跟踪、回溯
★采购发票查询、跟踪、回溯
★采购资金计划查询
★采购付款计划查询
★供应商基本信息查询
★供应商信誉查询
★供应商货源查询
★逾期未到货物查询
★货到票未到查询
★在途物料查询
★在检验物料查询
★应付款账龄分析
★采购计划完成情况统计
★采购订单完成情况统计
★物料价格对比
★物料价格波动
★采购比重分析
★原始单据统计
★任意汇总查询
......
3.2.2合同管理
合同管理处于企业供应链中的最上游模块,帮助处理企业中的日常、采购、销售、应收、应付以及其他类型的合同,保证企业业务按照合同执行,方便企业对合同的管理查询操作,提供企业查询各合同当前的执行情况,为企业的决策提供有效的数据证据。
本模块主要包括基础字典维护、参数设置、分类编码设置、期初合同录入、期初结算单录入、日常合同维护、合同结算、合同方面的查询分析等功能,通过一系列完整管理,提供给企业一个强大的、有效的合同管理平台。
⏹日常合同维护
维护日常合同信息,根据合同性质划分本系统处理五种性质的合同:
1、采购合同
采购合同是合同管理系统和采购系统的接口,采购合同可以参照采购系统中的采购计划生成,在采购系统中采购订单可以参照采购合同生成。
采购订单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息。
2、销售合同
销售合同是合同管理系统和销售系统的接口,在销售系统中销售订单可以参照销售合同生成。
销售订单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息。
3、应收合同
应收合同在合同管理系统中生成结算单。
结算单保存时更新合同的执行数量和执行金额信息。
4、应付合同
应付合同在合同管理中生成合同结算单。
结算单保存时更新合同的执行主量和执行金额信息。
5、其他合同
其他合同没有后续业务,只是进行保存到系统中,供查询、打印用。
⏹变更合同
完成对已经审核完成或者在执行的合同的修改,变更内容包括合同概要信息、标的信息、条款信息。
合同的其他信息不需变更,可以在原合同的基础上进行修改。
⏹应收合同结算单维护
参照合同类型为”应收合同
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