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财务审计部管理文件doc
财务审计部管理文件
一、财务审计部岗位设置及内部架构
二、财务审计部各岗位说明书
(一)财务审计部经理(1名)
在总经理领导下负责组织本公司下列工作:
1、编制和执行预算、财务收支计划、资金预算计划,合理安排、有效使用资金;
2、进行成本费用预测计划控制、核算、分析和考核,督促本公司有关部门降低消耗、节约费用,提高经济效益;
3、建立健全会计核算制度,利用财务资料进行分析;
4、参与公司经营决策,积极为公司经营管理服务;
5、认真贯彻国家有关的会计法规、税务法规、财经制度;
6、合理分配公司收入,及时完成需要上缴的税收及管理费用;
7、对有关政府机构及财政、税务、银行部门了解、检查财务工作,主动提供有关资料;
8、完成公司交给的其他工作。
(二)会计主管(1名)
主要工作职责是:
1、按照国家会计制度的规定记账、对账、报账,做到手续完备、数字准确、账目清楚;
2、按照会计核算原则,定期检查、分析公司收入、成本和利润完成情况,挖掘公司潜力,考核资金使用效果,及时向公司提出合理化建议;
3、按规定时间编制公司财务报表,并向有关部门报送;
4、正确计算公司交纳的税金,并及时向税务机关报税;
5、妥善保管好公司会计档案;
6、完成财务审计部交给的其他工作。
(三)审计主管(1名)
主要岗位职责是:
1、认真贯彻有关审计制度;
2、监督公司财务计划的执行、财务收支有关情况、各项经济活动及其经济效益;
3、定期进行财务审计,每季度对公司经营情况进行一次常规审计;根据公司安排进行专项审计,审计人根据审计事项进行审计,并做出审计报告,报送总经理;
4、日常财务内部凭证稽核工作,纠正财务工作中的差错弊端,规范公司经济行为;
5、根据国家有关规定、公司相关制度条例对审计中发现的违规行为做出处理建议,经征询各部门意见、报送总经理批准后,做出处理决定;
6、完成财务审计部交给的其他工作。
(四)收款员(1名—汉口营业部)
1、接受财务审计部业务指导;
2、按照公司有关规定,收取客户款项后,及时送达公司财务部点收;
3、根据客户交款情况编制收款统计表,并及时向财务审计部报送;
4、负责定期向客户对账;
5、财务审计部交办其他工作。
(五)出纳(1名)
主要岗位职责是:
1、认真执行现金管理制度;
2、严格执行库存现金限额,超过部分及时送存银行,不坐支现金,不得用白条抵库;
3、建立健全现金、银行账目,严格审核收付凭证,处理日常报销工作;
4、严格执行支票管理制度;
5、积极配合银行做好对账工作;
6、配合会计做好帐务处理工作;
7、完成财务审计部交办其他工作。
三、财务部相关管理制度(附后)
1、财务工作管理制度----------------------------------------------------------------------------
2、会计基础工作规范----------------------------------------------------------------------------
3、流动资金管理制度----------------------------------------------------------------------------
4、财务收支管理制度----------------------------------------------------------------------------
5、个人借支管理制度----------------------------------------------------------------------------
6、应收账款管理制度----------------------------------------------------------------------------
7、固定资产管理制度----------------------------------------------------------------------------
8、低值易耗品管理制度-------------------------------------------------------------------------
9、财产清查管理制度----------------------------------------------------------------------------
10、税金管理制度----------------------------------------------------------------------------------
11、利润及利润分配管理制度-------------------------------------------------------------------
四、财务审计部相关证、表及使用方法
●借支单:
公司员工借支时使用,借支人填写日期、金额、事项报部门主管、总经理签批后,由财务支付借支款项;
●支出证明单:
公司员工报销时使用,由报销人根据经办事项发票填写金额、事项、日期、领款人,经证明人、部门主管、总经理签字后,由财务审计部支付报销款项;
●对账表:
供公司与客户对账时使用,填表人根据客户合同及交款情况详细填列,并及时与客户对账;
●入库单:
仓库收进货品后,验收人须填写入库单,注明物品名称、规格、数量、金额、入库日期、经办人、验收人;
●领用单:
仓库发出货物时,由领用人填写领用单,注明领用物品名称、规格、数量、金额、领用人、保管人;
●缴款通知单:
由收款人收到客户款项后填写,并向财务审计部交款的凭据;
●其他证、表暂不做说明。
湖北名佳装饰设计工程有限公司财务制度
一、总则
第1条为加强公司财务工作,发挥财务在公司经营管理和提高经济效益中的作用,特制定本制度。
二、财务工作管理
第2条会计年度自一月一日起至十二月三十一日止。
第3条会计凭证、会计帐簿、会计报表和其他会计资料必须真实、准确、完整,并符合会计制度的规定。
第4条财务工作人员办理会计事项须填制或取得原始凭证,并根据审核的原始凭证编制记账凭证。
会计、出纳员记账,都必须在记账凭证上签字。
第5条财务工作人员应当会同总经理办公室专人定期进行财务清查,保证账簿记录与实物、款项相符。
第6条财务工作人员应根据账簿记录编制会计表上报总经理,并报送有关部门。
会计报表每月由会计编制并上报一次。
会计报表必须经过会计签名或盖章。
第7条制定年度、季度、月度经营计划,并对年度、季度、月度经营情况进行财务分析。
第8条参与公司经营决策,积极为公司经营服务。
第9条财务工作人员对本公司实行会计监督。
第10条财务工作人员发现账簿记录与实物、款项不符时,应及时向总经理书面报告,并请求查明原因,做出处理。
第11条财务工作应当建立内部稽核制度,并做好内部审计。
出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、费用、债权和债务账目的登记工作。
第12条财务审计每季一次。
审计人员根据审计事项实行审计,并做出审计报告,报送总经理。
第13条财务工作人员调动工作或离职,必须与接管人员办清交接手续。
财务工作人员接手续,由总经理办公室主任监交。
三、会计基础工作规范(已另出)
四、流动资金管理
(一)现金管理
第14条严格控制现金的使用范围。
现金一般用于支付工资、零星报销等以及转帐起点以下的付款,超过范围一律转帐付款,特殊情况需要支付现金的由总经理批准,现金使用范围如下:
●职工工资;
●个人劳务报酬;
●出差人员必须携带的差旅费;
●结算起点以下的零星开支;
●总经理批准的其他开支。
第15条现金的支付,由出纳凭《支出证明单》、《借支单》付款,《支出证明单》填制必须合规合法,要附有统一发票、收据或自制原始凭证,涉及到有形实物必须另附验收入库单,每一份《支出证明单》须经领款人、证明人、相关部门负责人签字、会计审核、总经理批准的程序。
第16条公司备用金实行定额管理制度。
出纳库存备用金核定为3000元,对于需经常经常性开支的人员,实行备用金定额制度。
备用金定额由财务部根据需要核定,使用人员按定额将备用金领出,以后按实际开支审批报销,月底将备用金退回财务部冲帐。
第17条严格控制现金的收支,对于现金收入,要及时开具现金收据或现金缴款单入帐,并将现金存入银行。
不得坐支现金。
现金支出要由总经理审批,不得以“白条”入帐。
第18条对不符合财务制度的开支,财务部有权拒绝执行。
第19条财务人员需补充备用金,应填写《现金领用单》,并写明用途和金额,报总经理批准后提取。
第20条出纳员应建立健全现金账目,逐笔记载现金支付,账目应当日清日结,每日结算,定期进行现金的清查核对,并和会计总分类帐核对。
保证帐实相符,对长款或短款应查明原因及时处理。
第21条应实行钱、帐、物分开管理。
财务印章应分开存放,分开管理。
第22条加强现金安全保卫工作,下班前出纳应将剩余的现金及其支票锁入保险柜,剩余现金额度不得超过200元,超过部分要赶紧进银行,否则后果自负。
(二)银行存款管理
第23条银行帐户的开户、销户,须由总经理审批后方能办理。
任何人不得擅自开立帐户。
第24条公司不得将本司帐号出租、出借或转让给他人使用
第25条支票由出纳员保管,支票使用时须有《支票领用单》,以总经理批准签字,将批准金额封头,加盖印章、填写日期、用途、登记号码,领用人在《支票领用登记簿》上签字备查。
第26条支票付款后,领用人未及时办理销账手续,财务人员凭《支票领用单》转领用人借支;领用人销账时,凭支票存根联、发票、验收入库单填制《支出证明单》,经部门主管、证明人、会计审核、总经理签字后,主管会计办理支票领用人销账手续。
第27条对于报销时领用人短缺金额,财务人员要及时催办,否则从领用人发放的工资中扣还,直至扣完为止。
第28条作废支票应盖注销章,并剪掉支票角,同时在《支票领用登记簿》上注明。
第29条严格控制内部银帐分管。
定期盘点,做到帐实相符,帐帐相符。
出纳应随时了解本月帐户存款的收支及结余情况,严禁开空头支票。
第30条出纳每月逐笔登记银行存款日记帐,并将公司帐与银行帐核对,编制余额调节表。
对未达帐项应及时催促当事人办理。
对未及时处理并超过两个月的未达帐项,分别给予出纳及当事人各以未达帐项总金额0.3%—0.5%的违纪处罚。
第31条正确使用各种结算方式。
票据的填制、签章、背书应严格按银行有关规定办事。
(三)资金的计划管理
第32条公司的资金使用实行计划管理,由财务部统筹安排。
各用款部门应在每期末将下期用款项目、金额、急缓程度列出使用计划表,报财务部审核后,转总经理审批执行。
无计划用款,财务部不予安排。
第33条对付出款项,需填制《支出证明单》,并附上合同及有效凭证,经财务部审核报总经理审批后,方能办理。
第34条加速资金周转,加快销售资金回笼。
五、财务收支管理
(一)收入管理
第35条公司收入包括向客户收取的设计费、装饰费、加盟公司管理费等等。
第36条根据合同公司指定专人收取客户款项,并填写三联缴款单送达公司财务部点收,财务部点收后,在缴款单上签字,并将第三联交还给缴款人。
第37条对客户交来现金、银行票据收款人要认真辨别真假,否则造成损失后果自负。
第38条对不是一次交清合同款项的客户,财务部按客户名称建立预收账款明细账,待客户款项结清后,凭工程竣工验收单转入营业收入帐。
(二)费用支出管理
第39条公司开支须本着节约,合理原则,各种费用开支必须由总经理一支笔审批。
费用发生后,由经办人在单据背后注明原因、用途,发票须为税务正式发票。
白条、非税务正式收据严禁入帐。
第40条招待费开支原则为先申请、后开支,开支前,填制招待费申请单,总经理同意后方能开支,如无事先申请手续,一律不予报销。
招待费核销由经办人在发票背后签字,注明开支事由,作陪人数,交总经理审批方能报销。
第41条严格控制开支范围和开支标准。
的士费一律不予报销。
对不符合财务制度的开支,财务部门拒绝支付。
第42条办公费的开支,由总经理办公室统一安排。
办公费原则上实行定额包干制。
各部门将所需办公用品计划报总经理办公室,由财务部核定标准报经理办公会批准后实施。
第43条差旅费开支标准由总经理办公室、财务部制定报办公会批准后实施。
差旅费借款,回公司后一星期内报销。
第44条其他各项费用开支均由总经理审核、批准后方能开支。
第45条定期公布费用执行情况。
六、个人借支管理
第46条公司员工办理公事需向公司借款,无论金额多少必须报请总经理同意,1000元以下借支,需要口头通知,1000元以上借支必须出具交办事项备忘录,经批准后,借支人方能办理手续,借支人先填写借支单,经部门主管、总经理签字后,财务部办理付款手续。
第47条财务部支出款项后,按借支人姓名建立其他应收款明细分类账,并负责向借款人催收解之款项。
第48条借支人办完交办事项后,一周内必须到财务部办理冲账手续,逾期未办理者,从借支人当月工资中扣还,对于恶意拖欠公司钱款(超过三个月)者,视挪用公款处理,除归还公司款项外,另按员工奖惩条例追加处罚。
七、应收账款管理
第49条严把合同关,公司装饰设计必须与客户签订合同,签订合同应严格按经济合同法有关规定办理,合同的签订需经有关部门审核。
第50条严格履行合同,保证按合同规定办妥一切手续,根据合同工程队进场或按工程进度,客户需向公司交纳进度款,工程部向财务部提供详细工程进展情况,由财务部及时与客户联系,并催交进度款。
第51条财务部应定期与客户核对工程款项,按装饰合同金额、客户交款金额制定详细对账单,确保财务部账面数与客户数据一致。
八、固定资产管理
第52条固定资产的购置应事先提出购置计划,避免盲目购入,造成资金积压。
购置固定资产由使用部门提出申请报告,详细注明用途、金额,报总经理批准。
其中单位价值1万元以上的应报董事会审批。
未列入计划或未被批准,财务部不得付款。
第53条建立健全固定资产的收发保管和使用责任制度,及时反映固定资产的变动、结存保管和使用情况,保护财产的安全、完整及合理使用。
固定资产应按使用部门由专人管理,如发生意外,追究保管员责任。
第54条对固定资产进行合理分类,正确计提折旧,以确保固定资产在回收期内回收。
建立健全固定资产维修制度,反映和监督固定资产的改良、修理情况,保证固定资产的正常营运能力。
如发生修理费用应将详细修理项目配件列出清单,核对无误后,由办公司提出申请,财务部审核,最后报总经理批准,方能付款。
第55条固定资产的清理报废应谨慎处理,必须报请董事会批准。
九、低值易耗品的管理
第56条办公用品、劳保用品由办公司统一购买,每月末申报购买计划,经财务部审核总经理批准方能购买,并及时清点入库。
第57条办公用品、劳保用品实行领用制,领用人必须填写领料单,经过财务部审核总经理批准方能领用,办公室应设置办公用品、劳保用品备查帐。
十、财产清查管理
第58条公司财务部会同办公室定期对公司财产进行清查。
第59条进行清查时,需指定盘点人、监盘人,对清查结果要填写《财产分类盘点表》,写明财产名称、型号、存放地点、保管人员、数量、金额、盘点日期、盘点人和监盘人。
第60条汇总盘点表并与保管台帐、财务帐进行核对,如有差异,要出具书面报告,属记账错误,记账人员应视情节轻重予以申诫处分,情况严重者,应呈报总经理处理,属保管责任的,由保管人照价赔偿,并按员工奖惩条例追加处罚。
十一、税金管理
第61条认真履行纳税申报手续。
第62条严格执行税金的纳税期限,及时、足额缴纳税款。
第63条遵守税法规定的纳税范围、计税率。
不偷税、漏税。
第64条接受纳税检查,并维护自身合法权益,可根据有关法令,减免税款。
十二、利润及利润分配管理
第65条根据公司的实际情况和发展要求,依据科学和可行性措施,并与销售目标、成本目标相衔接,制订合理利润计划。
第66条将利润计划分解到每一个具体的项目,并提出具体措施,组织落实。
第67条及时了解具体项目计划执行情况,提出问题、分析原因,并进行适当的修正、调整。
第68条定期检查利润完成情况。
第69条合理确定利润总额,保证利润分配真实性。
第70条严格执行公司章程,公司当年税后利润按下列顺序分配。
第71条补上一年度亏损。
第72条提取法定公积金(10%)。
第73条提取法定公益金(5%—10%)。
第74条由股东会决定提取任意公积金。
第75条分配剩余利润。
第76条公司的公积金用于弥补公司的亏损,扩大公司经营规模或转增资本金,公益金用于本公司职工的集体福利,前提是股东会决议通过。
十三、附则
第77条本制度解释权归财务部。
第78条本制度经总经理办公会批准后实施。
签发人
签名
财务部门:
现将《财务制度》抄发你部,请严格执行。
总经理:
日期:
执行负责人签名
总经理:
兹收到《财务制度》,本人明白制度的详细内容,并保证在本部门严格贯彻。
执行人:
日期:
编制/日期
审核/日期
批准/日期
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