文件控制程序.docx
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文件控制程序.docx
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文件控制程序
受控状态:
注册号:
Q/KMHWQP4-01-2011
文件控制程序
(第A版)
2011―05―06发布2011―05―11实施
程序文件
编号:
Q/KMHWQP4-01-2011
版次:
第A版
标题:
文件控制程序
更改:
第0次
编制者:
2011年4月26日
批准者:
2011年4月29日
页数:
共7页
1范围
本文件规定了与质量管理体系有关的文件和资料的控制程序和要求,规定了文件的批准、修改、发放、回收、编写格式、编号和标识等控制方式及文件的编号规定,以确保质量管理体系的过程得到有效运作和实施。
本规定适用于本公司质量管理体系文件的控制。
2相关文件
Q/KMHWQP4-02-2011《质量记录控制程序》
3术语
本程序采用GB/T19001-2008《质量管理体系基础和术语》及Q/KMHWQMS2011质量手册中的术语和定义。
4职责
管理者代表对文件控制进行总体管理,负责组织质量管理体系文件的编写和修改,审核质量手册。
对文件管理和控制进行监督。
质检部负责文件的归口管理。
负责质量体系文件的编写、标识、发放、归档和更改实施的控制,负责组织对现有体系文件的定期评审。
负责技术标准文件的控制及测绘技术设计书的发放。
生产经营部负责法律、法规、外购资料及顾客提供的文件的标识、发放和管理;负责测绘资料的管理。
各个相关职能部门、生产单位文件管理员负责本部门与质量管理体系有关的文件的收集、整理和归档等。
5控制程序
5.1文件的类型
我公司质量管理体系文件类型有:
1
a)质量手册;
b)程序文件;
c)作业层文件包括:
——作业指导书(各种管理制度等);
——管理标准、技术标准(国家标准、行业标准、企业标准)、工作标准(岗位责任制和任职要求等);
——其他质量文件:
如技术设计书、技术总结、检查报告等。
d)报告和记录。
5.2文件的编号规定
5.2.1总则
本公司的质量管理体系文件均按规定进行编号。
为使不同层次质量体系的文件在公司质量体系范围构成整体,要求在以下规定的文件编号之前加上统一标识符“Q/KMHW”。
注:
质量记录的编号不加统一标识符“Q/KMHW”。
5.2.2编号规定
5.2.2.1质量管理体系文件的编号
a)质量手册的编号
质量手册的编号由两部分组成,规定如下:
Q/KMHW××××××
发布年份
文件属性代码
第一部分的文件属性代码用英文字母“QM”进行标识;
第二部分的发布年份用四位数字标识。
b)质量管理体系程序文件、作业层文件的编号
编号由四部分组成,规定如下:
2
Q/KMHW××××-××-××××
发布年份
文件序号
标准章号
文件类型代号
文件类型代号用英文字母进行标识
——“QP”为程序文件;
——“QW”为作业指导书;
——“QA”为管理制度。
注:
本公司的作业层文件清单见附录A
5.2.2.2其它质量文件的编号
Q/KMHW××××-××××
审批年份
文件序号
文件类型代号
文件类型代号用汉语拼音缩写进行标识。
——“TK”为踏勘报告;
——“JS”为技术设计;
——“JZ”为技术总结;
——“JC”为检查报告。
5.2.2.3表格的编号按Q/KMHWQP4-02-2011《质量记录控制程序》中的规定执行。
5.3文件的编写、审核、批准和发布
公司成立质量管理体系文件编写小组,对质量手册、程序文件和作业层文件分工进行编制。
文件发布前,由主管领导审核批准,确保其文件是充分与适宜的。
a)质量手册由管理者代表审核,上报总经理批准后发布;
b)程序文件由主管领导审核,管理者代表批准后发布;
3
c)作业层文件(作业指导书、管理办法、技术标准、工作制度、表格和报告等)由部门负责人负责审核,主管领导批准后发布;
d)技术文件由总工程师批准后发布。
必要时对文件进行评审与更新,并再次批准。
5.4文件更改
a)文件的评审
——文件需要更新时,有关部门和人员提出要求,并填写《文件更改申请及评审报告》,说明更改原因,对重要的更改(如技术参数)还应附有充分的证据。
由该文件原审批部门对实施中的文件进行评审,确定是否需要修改更新。
——若指定其他部门审批时,该部门应得到审批依据的背景资料。
b)文件的更新:
——文件更改要考虑所有需要更改的有关受控文件和对质量体系、产品服务和程序的影响。
——经审批后,授权人按更改要求更改文件,XX,不得任意更改。
c)对修改更新后的文件需再次审核批准。
d)修改更新后的文件,若修改内容少,由文件管理员填发《文件更改通知》,通知文件持有者及时更改有关内容;若修改内容多,则由文件管理员按文件发放登记表的名单,逐一回收更换有关内容或整个文件。
e)重大更改须经管理评审决定和总经理批准。
5.5文件的更改和现行修订状态的识别
各责任部门负责编制有关《受控文件修订状态目录清单》,确保对文件的更改和现行修订状态加以识别。
a)文件的受控状态
本公司与GB/T19001:
2008(idtIS09001:
2008)《质量管理体系要求》标准要求有关的文件,分为受控和非受控两大类。
受控文件包括:
——质量手册、程序文件、作业层文件、质量计划和质量记录清单;
4
——本公司的技术规程、技术报告、图像、信息及其他管理或技术文件;
——国家和行业标准、法规、外购资料和顾客提供的产品、信息等。
受控文件在文件封面左上角盖“受控”字样印章,并在右上角有注册号,便于追溯。
封面无“受控”印章的文件均为非受控文件。
b)对有特殊要求需保留的作废文件的标识
——为法律或积累知识的目的所保留任何已作废的文件和资料,都应加盖“作废”和“留用”字样印章。
5.6文件的分发和收回
a)文件保持清晰、易于识别和检索。
b)文件发放部门办理登记和签收手续,使文件得到控制,以确保在使用处可
获得适用文件的有效版本。
——文件领用人在《文件发放回收登记表》上签名领取。
——任何人不得借用他人的受控文件私自复印后使用,一经发现,立即由文件管理人员负责收回、销毁并追查有关责任人。
——当文件使用人的文件破坏严重,影响使用时,应到质检部办理更换手续,以旧换新,其分发号仍沿用原文件分发号,破坏文件销毁。
——当文件使用人将文件丢失后,应办理申请领用手续,并在领用申请中做出说明(附有本人检讨),必要时应追究当事人责任。
对于丢失后补发的文件给予新的分发号,并注明丢失文件的分发号作废,同时将作废文件的分发号通知各部门,防止误用。
c)及时收回失效和作废的文件,防止作废文件的非预期使用。
5.7文件的换版、作废和销毁
a)文件经多次更改后应换页或换版,重新发放,收回原页或原有版本。
b)作废文件由文件管理员按《文件发放回收登记表》收回并记录,作废文
件加盖“作废”印章。
c)对要销毁的作废文件,文件管理员填写《文件记录销毁申请及执行表》,经质量检验处负责人批准后统一销毁。
5
d)当某种原因需作资料保留的作废文件,由申请人填写《文件留用申请及审批表》,经质量检验处批准后,由文件管理人员加盖“作废”和“留用”印章,方可保留。
5.8文件归档管理
a)文件经制定审批后,由文件管理人员填写“文件归档登记表”,装入文件袋或装订成册,存入档案室,分类填写案卷号和案卷名称备查。
b)其他拷贝或电子信息软件也应进行标识归档登记。
5.9文件的借阅
a)本公司需借阅文件的员工,应填“文件借阅登记表”,经质检部负责人批准后方可借阅,借阅者应按指定日期归还。
b)原版文件一律不外借,防止丢失、损坏或泄密。
5.10文件的复制
a)复制与质量管理体系有关的文件,应填写《文件复制登记表》,由质检部批准后,办公室进行复制并进行登记。
b)复制的受控文件必须由文件管理员登记编号。
c)未经批准,任何人不得随意进行复制。
5.11外来文件的控制
a)收到外来文件的部门,需识别其适用性,并控制分发以确保其有效性。
b)质检部负责收集国家、行业标准的最新版本,由总工程师审批后,统一编号加盖“受控”印章,分发到相关部门使用。
文件的发放和管理按5.6条规定执行。
c)顾客提供的技术文件,由生产副总审批其适用性后,交公司资料室保管使用时,需在资料室办理借阅手续。
5.12在每次内部审核前,文件管理人员应全面检查各类在用文件的有效性,核查各使用者手中的文件,发现问题及时处理。
6报告和记录
6.1QR4.2.3-01-2011《质量管理体系文件总目录》
6
6.2QR4.2.3-02-2011《公司质量记录目录清单》
6.3QR4.2.3-03-2011《文件会签表》
6.4QR4.2.3-04-2011《文件领用审批表》
6.5QR4.2.3-05-2011《受控文件发放、回收登记表》
6.6QR4.2.3-06-2011《文件发放登记表》
6.7QR4.2.3-09-2011《文件更改申请及评审报告》
6.8QR4.2.3-08-2011《文件复制登记表》
6.9QR4.2.3-10-2011《受控文件修订状态清单》
6.10QR4.2.3-11-2011《文件借阅登记表》
6.11QR4.2.3-12-2011《文件、记录销毁申请及执行表》
6.12QR4.2.3-13-2011《文件留用申请及审批表》
6.13QR4.2.3-14-2011《文件归档登记表》
6.14QR4.2.3-15-2011《文件发放审批表》
6.15QR4.2.3-16-2011《文件发放回收登记表》
6.16QR4.2.3-17-2011《文件接收登记表》
7
作业层文件清单
序号
文件编号
文件名称
章条号
1
Q/KMHWQA5-01-2011
职能部门及生产单位质量目标
5.4.1
2
Q/KMHWQA5-02-2011
公司岗位责任制度
5.5.1
3
Q/KMHWQA6-01-2011
设备管理办法
6.3、7.6
4
Q/KMHWQA6-02-2011
作业环境规定
6.4
5
Q/KMHWQA6-03-2011
生产、技术岗位人员任职条件
6.2
6
Q/KMHWQA7-01-2011
合同评审及管理办法
7.2
7
Q/KMHWQA7-02-2011
标识和可追溯性控制规定
7.5.3
8
Q/KMHWQA7-03-2011
生产计划管理办法
7.5
9
Q/KMHWQA7-04-2011
生产和服务管理办法
7.5.1
10
Q/KMHWQA7-05-2011
进货检验和试验办法
7.4
11
Q/KMHWQA7-06-2011
项目实施方案编制要求及有关规定
7.6
12
Q/KMHWQA8-01-2011
测绘产品质量评定办法
8.2.4
13
Q/KMHWQA8-02-2011
数据分析方法
8.4
14
Q/KMHWQA8-03-2011
检查验收办法
8.2.4
15
Q/KMHWQA8-04-2011
顾客满意调查办法
8.2.1
16
Q/KMHWQW7-01-2011
GPS控制测量作业指导书
7.1
17
Q/KMHWQW7-03-2011
一、二级导线测量作业指导书
7.1
18
Q/KMHWQW7-06-2011
地形图测绘作业指导书
7.1
19
Q/KMHWQW7-07-2011
数字化测图作业指导书
7.1
20
Q/KMHWQW7-09-2011
地图编制作业指导书
7.1
21
Q/KMHWQW7-10-2011
测绘技术设计书编写作业指导书
7.1
22
Q/KMHWQW7-11-2011
测绘技术总结编写作业指导书
7.1
23
Q/KMHWQW7-13-2011
徕卡GPS1230RTK作业指导书
7.1
24
Q/KMHWQW8-01-2011
测绘产品检查报告编写作业指导书
8.2
程序文件目录
序号
文件名称
文件编号
1
文件控制程序
Q/KMHWQP4-01-2011
2
质量记录控制程序
Q/KMHWQP4-02-2011
3
管理评审控制程序
Q/KMHWQP5-01-2011
4
人员培训和资格鉴定控制程序
Q/KMHWQP6-01-2011
5
质量计划编制程序
Q/KMHWQP7-01-2011
6
设计和开发控制程序
Q/KMHWQP7-02-2011
7
采购活动控制程序
Q/KMHWQP7-03-2011
8
内部审核控制程序
Q/KMHWQP8-01-2011
9
不合格品控制程序
Q/KMHWQP8-02-2011
10
纠正措施控制程序
Q/KMHWQP8-03-2011
11
预防措施控制程序
Q/KMHWQP8-04-2011
文件控制程序修改信息表
文件名称
条款
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