物资供应管理制度.docx
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物资供应管理制度.docx
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物资供应管理制度
物资供应管理制度
第一章总则
第一条为了规范公司(以下简称“公司”)物资管理工作,加强物资采购、使用及储备行为的计划、组织和控制,推进管理思维、管理组织和管理手段现代化,结合公司实际,依据集团公司《物资管理办法》等相关规定,特制定本管理制度。
第二条本制度规定了公司物资供应的管理职责、审批程序和过程管控;本制度所称物资是指公司生产经营、检修抢修、技改技措、项目建设所需的原材料、燃料、设备、备品备件、工具、劳保等。
第二章管理职责
第三条物资采供部职责
(一)贯彻落实集团公司物资管理制度,制定本公司物资管理制度并监督执行;负责公司物资采供体系各项制度和业务流程、工作标准的编制和报表上报,并肩负监督执行、考核管理的职责;
(二)负责编制公司年度(季度)、月度物资需求和资金计划;按时上报集团公司统一采购的物资计划;
(三)负责平衡汇总、利用代用库存物资,编制物资需求计划的采购方案(方式);
(四)负责审核低值易耗品需求计划;
(五)负责紧急物资采购的询比价和市场询价采购;
(六)负责物资采购合同的签约、履约、监造和货物催交催运工作,配合法律事务部协调解决物资采购过程中发生的商务纠纷;
(七)负责组织进口物资的清关、减免税、商检、国内运输等工作;
(八)负责组织到货物资的接运、验收工作;
(九)负责仓储管理,负责物资的出入库、系统账务处理、苫盖码垛、维护保养及物资盘点等工作;
(一十)负责物资货款结算及向集团公司报送物资报表;
(一十一)负责组织公司内部闲置积压物资的利用代用工作,参与集团内闲置积压物资的调剂利用工作;
(一十二)建立供应商网络,对合格供应商进行评审和管理;
(一十三)负责公司废旧物资的变卖、处置工作;
(一十四)建立储备体系,优化物资管理系统,强化物资编码工作;
(一十五)组织物资系统业务人员的培训工作;
第四条招标办职责
(一)负责物资采购的招标、竞价、单一来源谈判;
(二)负责采购方案(方式)的审核;
(三)负责招标、竞价期间供应商的资质审查;
(四)负责采购方案的汇总,提交招标领导小组会议审议。
第五条设备部负责设备、电气仪表、备品备件、工器具、润滑油(脂)等物资的需求计划的审核;参与本部门所管物资在采购过程中的技术谈判及技术协议的签订。
第六条技术部负责催化剂、药剂、试剂、溶液等物资的需求计划的审核;负责本部门所管物资在采购过程中的技术谈判及技术协议的签订。
第七条生产部负责生产原料、燃料(煤、天然气、渣油、甲醇)等物资的需求计划的审核。
第八条综合管理部负责办公用品、办公家具、办公设备等物资的需求计划的审核,并编制需求计划;负责本部门所管物资在采购过程中的技术谈判及技术协议的签订。
第九条工程部负责技改技措、零星工程设备、材料等需求计划的审核,并编制需求计划;负责本部门所管物资在采购过程中的技术谈判及技术协议的签订。
第十条安环部负责制定并发布劳保发放标准,审核劳保用品、安全防护用品、安全环保监测器材等,并编制需求计划。
第十一条保卫部负责消防器材、防汛物资等需求计划的审核,并编制需求计划。
第十二条财务部负责采购物资的付款结算及物资出、入库稽核。
第十三条财务部(预算)负责生产经营物资采购费用预算;负责物资市场价格查询,提供市场价格信息。
第十四条法律事务部负责采购合同的审核;负责处理合同商务纠纷。
第十五条各职能部门须参与管理范围内物资的进厂验收工作。
第十六条其他部门(中心)职责
(一)负责本部门所需物资的技术、质量、安全、环保等执行标准的确定和审定,或技术要求的编制及审核;
(二)负责本部门所需物资在采购过程中的技术谈判及技术协议的签订工作;
(三)负责本部门领用物资的实物管理。
第三章物资采购的原则
第十七条物资采购应遵循以下原则
(一)安全供应第一,及时供应第二,经济供应第三;性价比最优,全生命周期总成本最低;
(二)合作共赢,物资储备从占有资源向控制资源转变,推进标准化、信息化管理;
(三)发挥规模化采购优势,对大宗、通用、重要物资,全面推进集中采购、战略采购,实现规模采购效益;
(四)按照比质比价、公开透明、就地就近、及时快捷的原则货比三家,择优选购;
(五)严格按照需求计划采购,遵循厉行节约、经济合理、实事求是、调剂余缺、综合平衡的原则;
(六)杜绝无计划采购,坚持有库存、有积压不采购,质量技术要求不清不采购,材质规格型号不明不采购;
(七)采购项目按物资类别、属性归类汇总。
几个计划中的同类物资应由一个批次采购。
决不允许将可一次采购的同一物资划分为几个批次(化整为零)采购,规避招标。
第四章计划管理
第十八条需求计划实行归口管理,由需求部门申报,需求部门主管领导审核、归口职能部门审批。
第十九条需求计划应及时、准确,且应有前瞻性,在保障科学合理库存的前提下,应考虑经济批量,同时优先利用、代用闲置物资。
第二十条需求计划内容
(一)物资需求计划应明确物资类别,便于归口职能部门审核;
(二)物资需求计划编制应明确项目属性:
如生产、技改、项目、大修、维修等;
(三)物资需求计划应明确物资名称、规格型号、需求数量、质量标准、使用去向、到货时间、厂商或品牌、服务要求等,必要时应附技术规格书,以满足采购及验收需要;
(四)生产原料、化工材料等需求计划应明确需求数量、质量指标、验收标准、供货周期及分阶段供货要求等。
第二十一条年度物资需求计划是全年物资采购的预测计划,应依据历年物资消耗规律、储备均额和年度项目投资额度编制,年度计划应在每年10月30日前报物资采供部。
第二十二条季度物资需求计划是指根据生产、检维修等需要,对采购周期较长的物资按季度申报,每季度末月25日报下一季度物资需求计划。
第二十三条月度物资需求计划是物资采购的实施计划,应依据生产经营、项目建设任务、投资计划、财务预算、供货周期等进行编制;年度(季度)计划中不易实施的采购计划由月度计划补充,其它批量小的物资以月度计划为主,每月25日报下月物资需求计划。
第二十四条采购计划
(一)采购计划由采购员根据需求计划平衡库存,编制年度(季度)、月度采购计划;
(二)采购计划由物资采供部经理审核、物资采供主管领导审批;
(三)采购计划审批完成后提交财务部(预算)进行费用控制,财务部(预算)在采购项目开标前向招标办或物资采供部(询比价项目)提供书面预算通知;
(四)物资采供部根据采购计划的估算金额拟定采购方式,并通过易采购系统报招标办实施采购,采购结果以招标领导小组会议纪要为准签订采购合同;
(五)物资需求部门需对物资计划进行调整时,对未实施的物资采购应立即停止;对已签订合同,不能终止的由申报单位承担责任;对已采购到货的物资,按合同约定进行验收;
(六)项目建设自采设备、材料,由公司项目部根据项目建设进度和设计图纸的需要提出需求计划,财务部根据项目建设预算费用进行审核,报送物资采供部采购。
第二十五条对于未纳入年度计划的采购项目,原则上不予采购,如需采购应上报公司审批并补充年度计划;
第二十六条用于控制突发事件或者防灾、救灾、安全、抢险、工程应急等急需的物资,可预先采购、储备,保障最低安全库存。
对突发事件所需物资应通过最便利、及时的方式调运或采购。
第二十七条影响生产运行、生产安全等紧急需求物资由需求部门申报紧急需求计划,经主管领导、职能部门审批后,根据物资金额由物资采供部经理审批(壹万元以内)、物资采供主管领导审批(叁拾万元以内)、总经理审批(叁拾万元及以上),物资采供部根据物资金额市场询价采购、询比价采购、竞价采购,紧急需求计划审批完成后不再另做采购方式审批。
第二十八条对于列入集团公司一级物资采购目录的物资需上报集团公司审批,由集团公司授权或批准后按公司程序采购。
第五章供应商管理
第二十九条供应商管理执行公司《供应商管理办法》。
第六章采购方式及适用范围
第三十条公司物资采购方式分为招标采购、竞价采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、续签合同、询比价采购、市场询价采购、委托采购八种方式,其适用范围为:
(一)招标采购、竞价采购、单一来源采购、竞争性谈判采购、续签合同采购按照公司《招标管理办法》执行;
(二)询比价采购是指从公司合格供应商库中选择推荐三家以上厂商,并提供电子密封报价,通过比质比价确定供货厂商的采购方式;询比价采购由物资采供部组织实施,批次总价在三十万元以下,且紧急需求时可采取询比价方式采购;
(三)市场询价采购是指以现金或支票在超市、商店、品牌专卖店直接购买的物资,并用发票报销的采购方式,该方式适用于金额在一万元以内的物资;市场询价采购由物资采供部经理审批,采购员负责询价采购,预算部提供预算控制价格,采购价格不得超过预算询价;
(四)委托采购是指根据项目建设需要,在项目总承包中可委托总包单位采购关键设备的两年备件,或委托施工承包商采购零星工程用材料,委托采购按照委托协议规定对采购物资进行验收、付款结算。
第七章询比价采购
第三十一条询比价采购、入围厂家比价采购由物资采供部按照本制度组织实施。
(一)询比价采购
1.批次总价在叁十万元以下,且紧急需求时可采取询比价方式,采购业务人员应根据市场调研,确定采购项目的价格构成和评定成交标准等;
2.比价小组成员单位由物资需求部门、物资采供部、招标办、财务部、审计部组成;
3.比价小组成员单位从合格供应商库中选择推荐供应商,但推荐供应商不多于两家,推荐表由推荐人签字并加盖部门公章;
4.采购业务人员根据比价小组成员推荐的合格供应商发送询价文件,参与比价的供应商不少于三家;
5.供应商报价一般包括主辅原料费、制造费用、管理费、销售费、税金、利润等;
6.采购业务人员组织比价小组成员对供应商进行评审,依据评定标准、质量、服务相同且报价最低的原则进行比较分析,在满足使用要求和质量要求的前提下,以综合报价最低的价格为采购价格,经评审后由比价小组推荐预成交供应商;
7.比价结果经物资采供主管领导确认后,由物资采供部向确定成交单位发出供货确认通知书,同时签订采购合同;
8.采购价格应控制在预算控制价格范围内,且不应与历史价格发生严重偏差,如有较大偏差,采购业务员应进行详细备注说明。
(二)入围厂家比价采购
1.入围厂家比价采购是指通过招标方式确定入围厂家,签订入围协议,根据实际需要进行比价的方式确定供货厂家;
2.入围厂家比价由采购员向已签订入围协议厂家发出询价文件,并组织比价小组进行价格评审,评审后由比价小组推荐预成交供货厂家;
3.物资采供部将比价推荐结果报招标办,由招标办报公司招标领导小组会议审议,审议通过后,物资采供部向确定成交单位发供货确认通知书,同时签订采购合同;
4.最终的合同签约价原则上不得高于市场询价,已核定的采购价格如需上涨或降低,应重新履行报批手续,并附书面说明。
第八章采购合同
第三十二条物资采购合同的签订、履行按照公司《合同管理办法》执行。
第三十三条大宗物资采购应尽量采用框架合同模式,同时制定与市场变化挂钩的定价机制,以及合理的合同期限,或签订框架协议采购。
第三十四条框架合同即暂估总价合同,是指以暂估的物资需求数量进行招标、竞价或谈判采购,采购合同中物资数量为暂估数量,合同总价为暂估总价,根据实际需要进行供货、结算的合同模式。
框架合同执行过程中,如有同类物资规格型号不在框架合同范围内,该规格型号物资须经招标办组织商务谈判后确定价格(总价壹万元以上),并将谈判结果报招标领导小组会议审定,会议审定通过后物资采供部按照审定价格进行采购;总价在壹万元及以内由财务部(预算)进行询价,价格确认后物资采供部采购,同时将该规格型号物资纳入框架合同范围。
第三十五条框架协议采购是指集合不同时间、不同空间的物资需求通过公开招标或联合谈判的方式确定供应商和采购价格(或定价机制),签订一定时期内的供货协议,并在协议项下执行订单操作。
(一)框架协议项下订单价格由采购员根据协议价格审核,物资采供部经理审批后按程序签订订单合同;
(二)已签订框架协议的物资,由于其规格型号不完全,对框架协议外规格型号物资须经过商务谈判确定价格,并经公司招标领导小组会议审定,新增规格型号物资价格审定后纳入本物资框架协议价格目录,之后采购依据此价格执行。
第三十六条采购合同做到“五不”签约:
(一)资质不符者不签;
(二)超出履约能力者不签;
(三)信誉和经营状况不好者不签;
(四)代理人超代理权限不签;
(五)“三证”(营业执照、生产经营许可证、资质证书)“一书”(授权委托书)不全不签。
第九章合同催交催运
第三十七条采购合同签订完成后,物资采供部负责合同的执行,并组织有关人员跟踪催交催运。
第三十八条大型设备的采购合同签订后,由设备部委派专业技术人员驻厂监造,保障设备质量。
第三十九条工艺成套物资采购合同签订后,技术部应与设计院沟通,了解其设计进度。
第一十章物资验收及仓储
第四十条物资验收执行公司《物资验收管理办法》,物资仓储执行公司《物资仓储管理办法》。
第一十一章物资采购风险识别
第四十一条物资采购风险识别是对公司主要化工原(辅)材料的采购、验收、保管过程风险进行识别和控制。
第四十二条物资采供部通过对主要化工原(辅)材料采购全过程的监督,加强对原材料采购环节的风险管理,为提高公司产品质量和经济效益提供保证。
第四十三条技术部每年年初对各种化工原(辅)材料风险进行分析,确定存在风险的物资清单,并完成“风险识别表”的修订。
风险分析要对原材料的类别、名称、危害因素、危险源,危害的类型等进行分析,对存在的风险制定相应地控制措施,“风险识别表”修订完成后需经安环部审核。
第四十四条物资采购、验收、保管人员为物资风险控制的实施人员,物资采供部对存在风险物资的采购、验收、保管人员进行岗位培训,相关人员应严格按照风险控制措施实施操作。
第四十五条采购、验收、保管人员在风险控制过程中如发现控制措施不得当或失效,应向技术部汇报,技术部应及时重新制定有效的控制措施,并更新“风险识别表”。
第一十二章物资采购预算及结算
第四十六条物资采购资金预算纳入公司全面预算管理,其资金申请及使用按照公司全面预算及财务预算管理规定执行。
第四十七条验收入库的物资,物资采供部在收到物资发票之日起二个月内完成核对、登记、审批等流程后转交财务部门签字确认。
财务部门进行账务入库账务处理必须有物资验收入库单。
第四十八条一般材料采购原则上采用货到付款,不得预付。
特殊情况需要预付的,由物资采供部依据合同提出申请,按财务规定程序审批同意后,方可办理。
第四十九条一般材料(含首次使用的化工原材料)的质保金支付,使用单位未提出质量异议的,由物资采供部出具质保金结算单,财务部门按合同约定办理付款手续。
第五十条设备的质保金支付,使用部门应出据《质保期验收证书》,并得到相关技术质量部门审批后,物资采供部按照公司《资金支付审批制度》办理质保金结算手续,财务部门按合同约定办理付款手续。
第一十三章统计报表及资料管理
第五十一条物资采供部按照真实、全面、及时、准确的原则,建立以下物资管理基础统计台账,做到来源清楚、有据可查。
(一)物资计划台账。
物资采供部明确物资计划的执行状态,并在物资到货验收入库后(即计划执行完结),及时标记完成;
(二)物资采购合同台账。
物资采供部明确合同执行状态,及时核减合同数量;
(三)发票管理台账。
物资采供部详细记录供应商名称、物资名称、数量、金额、发票号、发票接收和转交时间。
接收人等内容。
第五十二条物资采供部根据集团公司要求及时向物资装备部上报相关统计报表。
第五十三条物资采供部按时收集整理物资管理工作的相关资料,按月装订成册,实行档案化管理。
第一十四章物资利用代用奖惩管理
第五十四条物资采供部负责积压、废旧物资的统计汇总,并定期更新,物资需求部门应积极利用代用积压、废旧物资,通过利用、代用、技术改造等方式减少积压,降低库存资金占用,实现增收节支目的。
第五十五条物资采供部负责制定奖惩考核办法,公司根据利用、代用物资金额对使用部门、个人进行奖励,并对未主动履行利用代用物资的部门进行考核。
第一十五章信息网络管理
第五十六条物资采供部整合计划、采购、仓库和资金等管理,形成全面覆盖物资供应业务链的管理系统。
第五十七条物资采供部对公司物资编码的统一管理,对编码的编报、修正、清理等工作实施全程动态管理。
第五十八条逐步推进公司最大范围内物资信息资源共享。
第五十九条公司已经投运的信息网络系统,所有业务必须在系统进行办理,系统非正常状态下如需系统下办理业务,需经相关部门审批。
第一十六章考核、监督、责任追究
第六十条在物资管理工作中,严禁发生下列违规行为:
(一)因决策失误或计划严重失实,造成库存积压,给单位造成经济损失;
(二)错报、虚报、漏报物资需求计划,拖延计划提报时间,延误生产、建设工期;
(三)拆解物资采购计划,规避招标或应招未招;
(四)采购计划下达不及时或无故不执行,影响生产、建设运行;
(五)所采购的物资质次价高;
(六)不按规定验收物资,致使到货物资质量、数量与合同不符;
(七)物资到货后,由于保管不善等原因造成物资丢失、损毁、变质、变形、数量短少;
(八)领导干部违规干预或插手物资采购工作,擅自指定或暗示供货单位,暗箱操作、明招暗定、招标走过场;
(九)接受回扣、财物或有价证券;
(一十)内外勾结,高估冒算,哄抬采购价格;
(一十一)不履行或不正确履行职责,以致购进质次价高或假冒伪劣产品;
(一十二)未按采购管理权限或授权规定采购物资;
(一十三)其它未按本制度规定执行的行为。
第六十一条违规行为属操作方面问题的,由具体经办人和部门负责人承担直接责任。
其他办理物资管理相关工作的人员,在物资管理工作中发现错误、违规行为或线索,但未及时纠正或报告的,根据其职责及权限比照本条上述规定确定责任。
第六十二条对违规、违纪人员的处理应视情节轻重,采取通报批评、经济处罚、调整岗位、免职等处理或处分,处分分为警告、记过、记大过、降职(级)、撤职、解除劳动合同。
给单位造成经济损失的,应按照损失大小给予经济处罚;情节严重构成犯罪的,移送司法机关追究责任。
第一十七章附则
第六十三条本制度由物资采供部负责解释。
第六十四条本制度自发布之日起实施,原《物资采购管理制度》(Q/YEC110—2013B)《物资需求计划管理办法》同时作废(Q/YEC114—2013B)。
第一十八章相关文件
《招标管理办法》
《供应商管理办法》
《合同管理办法》
《采购物资结算管理办法》
《物资验收管理办法》
《物资仓储管理办法》
《物资库存资金占用考核办法》
附录:
附录A《年(季)、月度物资需求计划申报表》
附录B《年(季)、月度物资需求计划申报表》
附录C《单一来源采购审批表》
附录D《物资紧急需求计划申报表》
附录E《物资采购方式审批表》
附录F《采购计划审批表》
附录G《询比价采购供应厂商推介表》
附录H《询比价采购比价记录表》
附录I采购、领料流程图
附录J《风险识别表》
附录K《物资分类目录》
附录A-年(季)、月度物资需求计划申报表
XXX中心X年(季)、月度物资需求计划申报表
编制:
部门(中心)负责人:
主管领导审核:
职能部门审批:
附录XXX中心X年(季)、月度物资需求计划申报表
XXX中心X年(季)、月度物资需求计划申报表
物资需求部门(盖章)申报时间:
年月日
物资类别/序号
物资名称
规格型号
材质
执行标准
技术条件及其它供货要求(如有,须附图纸和技术规范)
数量
单位
到货时间
使用去向(装置、单元)
物资用途(如生产、技改、维修、办公用品等,必填项)
计划责任人及联系方式
【01】钢材
1
2
3
【02】木材及建筑材料
1
2
3
计划员(签字):
联系方式:
部门(中心)经理(签字):
需求部门主管领导(签字):
职能部门经理(签字):
单一来源采购审批表
编号:
申请部门
所属装置
单一来源
产品名称
规格型号
[
数量
估算金额
拟定
供应商名称
联系方式
请购部门
意见
提出单一来源供应商的理由:
请购部门负责人(签字、盖章):
职能部门
审批意见
设备部意见:
部门负责人(签字、盖章):
年月日
技术部意见:
部门负责人(签字、盖章):
年月日
备注:
1.请购部门意见需做详细说明;同时提供单一来源采购相关证明材料及文件;
2.设备部负责设备(含电仪)、备品备件(含电仪)等设备材料单一来源采购方式的技术认定;
3.技术部负责化工原辅料、化工三剂等化工产品单一来源采购方式的技术认定。
附录C-单一来源采购审批表
附录D-物资紧急需求计划申报表
物资紧急需求计划申报表
申报时间:
年月日
物资申报原因
及用途说明
物资需求
部门意见
需求部门(章)
负责人(签字):
年月日
需求部门主管
领导审批意见
(签字):
年月日
职能部门审批意见
职能部门(章)
负责人(签字):
年月日
物资采供部经
理审批意见
物资采供部(章)
负责人(签字)
年月日
物资采供主管
领导审批意见
(签字)
年月日
总经理审批意见
(签字)
年月日
备注
1.因事故、抢险、救灾、抢修等原因,紧急需求物资需填写本审批表;
2.物资需求金额在壹万元以内由物资采供部经理审批,叁拾万元以内由物资采供主管领导审批,叁拾万元及以上由总经理审批;
3.本紧急需求计划审批表审批完成后,不再另做采购方式审批;
4.需求部门因工作疏忽、失误等原因造成紧急物资需求,物资采供部根据公司《物资管理制度》《库存资金占用考核办法》严格考核。
附录E-采购方式审批表
采购方式审批表
编号:
JL212-03
项目名称
[甲醇中心净化装置硫冷却器管体及管程采购项目]
需求部门
[甲醇中心]
需求计划编号
[2015-09-030]
采购内容
[硫冷却器管体及管程1台]
预算金额
万元
是否强制招标项目
是□否□
建议采购方式
公开招标□竞价采购□询比价采购□单一来源采购□
竞争性谈判采购□续签合同采购□市场询价采购□
建议采购方式理由
建议的评标办法
综合评
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