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办公室制度
南宫实验中学
办公室制度
办公室是学校的综合办事机构。
它担负着对外接待、安全卫生、文字处理、电话、传真、信函收发、数据收集与管理、年度报表与简报等项工作。
1.坚持四项基本原则,积极参与教育教学改革,爱国、爱校、热爱本职工作。
2.待人热情,虚心听取群众的意见与建议,做到对待领导和群众一个样,对待生人和熟人一个样,对待校外客人和校内教职工一个样,对待其他单位职工和学校办公室内部职工一个样。
3.经常保持办公室、会议室内外卫生。
办公室布置合理,办公桌上文件、材料放置整齐有序。
4.准时上下班,不迟到,不早退。
工作时间内不得擅离岗位,因公外出,经部门负责人批准后,方能外出。
5.不在上班时间与人闲谈、喧哗,保持一个良好的工作环境。
6.认真学习有关知识,不断提高自己业务水平,不断提高办事效率和工作质量。
7.对自己分管的工作要认真负责,不推委,不扯皮,对人态度和蔼,一视同仁,树立良好的服务态度。
8.办公室人员除了日常自己分管的工作外,要随时接受学校领导临时安排的各种工作任务,保证令行禁止。
9.要注意办公室安全,下班前关好门窗,锁好办公桌和文件柜,关好水源、电源等。
10.全体办公室成员必须严格遵守该管理制度。
办公设备使用规定
规定办公用品包括:
桌椅、计算机、复印机、打印机、电话等。
1.办公用品属学校财产,使用时应爱惜和掌握正确使用方法。
禁止暴力锤击或锐物刻划。
2.计算机、打印机等设备下班后必须切断电源。
3.计算机关机必须按程序正常关机,严禁非法操作;计算机停止使用时,计算机应用防尘罩盖住;严禁私自搬移计算机;严禁使用未经检测的计算机软盘和光盘。
4.禁止在计算机上玩游戏或未经允许上网(专业人员因工作需要除外)。
5.复印机、计算机应指派专人负责维护和清洁。
6.用打印机打印文本只能打印一份,如需多份应复印。
7.严禁打私人电话聊天。
8.因公需打长途者须经部门主管领导签字并作登记后方可在专门电话上拨打。
9.办公设备损坏应请专业人员维修,禁止非专业人员随意拆卸。
办公室工作综述
学校办公室是运用科学管理理论、技术、方法,发挥秘书职能,参与政务、管理事务、提供服务,辅助学校领导总揽全局,沟通上下,联系内外,协调各个职能部门正常运转,为学校教学、科研、学生管理等服务的一个管理工作部门。
一、总论
学校办公室工作是学校的综合办事机构。
它虽然同本单位各部门一样是在领导统一指挥下工作的,但它又不同于平行的其它部门。
在本单位平行的各部门中它又起着综合组织各方面工作、协调平衡各部门关系的作用。
(一)学校办公室管理的指导思想是做好“三服务”。
这是办公室工作的使命所赋予的,是做好办公室工作的出发点和落脚点,具体体现在办公室管理中首先是为领导服务;其次是为各职能科室、部门服务;三是为全校师生员工服务。
(二)学校办公室管理的作用主要有参谋作用、助手作用、协调作用、枢纽作用和窗口作用。
1、领导决策的参谋作用。
主要体现在第一,做好调查研究工作,有针对性地搜集决策所需要的信息,向领导提供真实情况,为决策提供依据;第二,综合意见,汇总方案,陈述利弊,分析比较,供领导者参考;第三,在工作中,主动研究学校各个时期的工作重点,针对领导需要,积极提供建设性意见和工作措施等建议,在当好助手的同时,发挥参谋作用。
2、领导工作的助手作用。
主要体现在第一,协助领导办文、办事。
协助领导办理上级、下级的公文,起草档、材料,进行公务接待等,可以使领导腾出时间和精力抓大事;第二,协助领导做好各项决策的布置落实工作,全面掌握贯彻实施情况;第三,协助校领导做好督促检查工作。
包括对领导决策的大事、要事执行落实情况的督查,也包括对文件处理和事务处理的督查,必要时出面牵头,积极协助校领导推动问题的解决。
3、学校管理的协调作用。
一般是指协助领导处理管理工作中各方面的关系,解决运行过程中的矛盾和问题。
运用各种工作方式和手段,在上下之间、部门之间进行沟通调节,做好上令下行、下情上达,以取得最佳管理能效。
4、信息沟通的枢纽作用。
信息沟通具有双向性,一方面要注意收集来自下面的实际工作情况和动态反映,以及上级的指示精神、外单位和兄弟学校的经验,全面、准确、及时地为校领导提供切合实际、正确无误的信息,为领导决策提供依据。
另一方面应该主动开展工作,把领导的意图传达下去,把学校的改革动态和工作经验传播出去,并运行信息反馈。
5、内外联系的窗口作用。
学校办公室是学校的窗口、门面,主要体现在办事的效率和质量,以及服务的作风和态度上,无论是电话受理,还是接待洽谈,都从一个侧面反映出学校的思想作风、精神面貌,实质上对学校的管理起着示范作用。
(三)办公室的工作要遵循“迅速、准确、保密”的原则。
1、迅速。
办公室工作要保证领导决策的形成、贯彻、落实的高效率,要养成办事敏捷、及时高效、雷厉风行的好作风。
2、准确。
具体地说是办文要准确,办事要稳妥,了解情况、反映问题要真实。
养成严肃认真细致的好作风。
3、保密。
要切实做到:
不该说的不说,不该问的不问。
不该看的不看,不该记的不记。
二、学校办公室的主要工作
(一)信息工作
学校办公室要做好校内信息的定期编发工作,及时、准确、全面反映学校各项工作。
另外,为领导提供信息是办公室的一项重要任务,搞好信息的收集,按照科学的程序进行筛选、分类、分析和整理使之成为领导所需要的真实准确的信息,以适应领导科学决策的需要。
(二)文书工作
文书工作是办公室工作的重要组成部分,文书工作总的任务是准确及时、安全地处理文书事务,组织公文运转,充分发挥公文的作用,为有效地推进工作服务。
学校文书工作的具体任务是:
第一,做好收文处理包括:
签收、登记、拟办、批办、传阅、承办;
第二,做好发文处理包括:
拟稿、核稿、签发、用印、封发等工作;
办公室主任岗位职责
在校长的领导下,负责处理学校日常行政工作。
做好协调和信息传递工作。
1.负责学校的文件、文书档案、计划总结、规章制度、经验材料等资料的管理工作。
做好文件登记、送批、传阅、催办、分类保管工作。
负责档案管理工作。
2.综合收集各处室工作资料,为校长决策提供信息。
3.负责安排校级会议和有关集体活动,负责校长办公会、行政例会的记录。
4.负责办理登记奖惩事宜。
5.负责来信、来访及对外接待工作。
6.管理使用印信及开具对外联系证明。
7.负责学校用车管理工作和司机思想教育及安全教育工作。
8.完成领导交办的其它工作。
办公室副主任工作职责
校办公室副主任是主任的助手,协助主任完成办公室职责范围内的各项日常行政管理工作。
主要职责是:
1、根据主管领导的指示和办公室主任的安排,负责学校有关材料的起草工作。
2、负责指导、帮助办公室信息员、文书、档案员等人员进行各种文件的传阅、分类、整理、归档,并做好资料保密工作。
3、协助主任做好学校公文处理工作,审核以学校名义印发的各种文稿。
负责各科室有关资料的审核与接收工作。
4、负责记录学校大事记的记载工作,保证校史的完整、准确与真实;负责馆校政务报表和最佳实事的上报工作。
5、负责学校各种会议的筹备、组织和会议记录以及馆校大型活动的组织安排和协调工作。
6、协助主任做好学校各项工作的综合协调。
做好办公室内部制度建设和管理工作。
7、协助主任做好办公室人员考核以及其它日常行政工作,督导下属工作并确保工作的效率和质量。
8、协助主任做好学校信息的报道工作,组织并参与调查研究,向领导传递综合信息,反馈各方面的动态,为领导决策和指导工作提供可靠的依据。
9、协助主任做好来信来访工作,协调解决信访工作中的问题。
10、承办主任交办的其他工作。
办公室工作人员岗位职责
学校办公室是处在上传下达、左右协调的重要位置,是一个学校的“窗口”。
办公室人员必须要树立“服务到位,乐于奉献的服务意识”。
“服务”是职责和定位,“到位”是标准和要求,“乐于奉献”是精神境界,为把办公室工作提高到新水平,明确责任,特制订本职责:
1、负责文件收发和文件归档工作,做好记录工作。
2、负责来访人员接待工作。
3、负责学校大事的记录和编制。
4、负责会议室管理及办公室卫生工作。
5、管理学校和教职工的职称档案。
6、做好学校文秘工作。
7、落实学校领导交办的其他工作。
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