加油站管理系统日常业务操作指南0511.docx
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加油站管理系统日常业务操作指南0511
中国石油加油站管理系统
站级日常业务操作指南
中国石油加油站管理系统项目组
2010年5月
目录
一收银员操作指南1
1.POS开班登录1
2.提枪加油与结算1
3.预设加油与结算(特指pos机预设)1
4.清除异常交易2
5.人工油品交易2
6.油机检测3
7.便利店商品销售3
8.行消3
9.取消整笔交易3
10.投币4
11.便利店商品凭票退货4
12.交易撤销4
13.离线支付与卡对账校验4
14.POS班结5
二便利店主管或站长操作指南6
1.便利店商品退货申请6
2.便利店商品退货执行6
3.便利店商品报废申请6
4.便利店商品报废操作7
5.便利店商品供应商/配送单收货7
6.便利店商品站间调拨收货7
7.便利店商品收货更正8
8.便利店商品站间调拨出库(站间调拨发货)8
9.便利店商品补货申请8
10.便利店商品盘存文件模板9
11.便利店商品手动盘点9
12.便利店商品变价9
13.打印商品标签10
三计量员操作指南10
1.手工收油(手工填写计量入库单)10
2.有单据收油(系统下发订单,按订单收油)11
3.油品紧急补货11
4.油品换号系统内操作12
5.油品变价12
四.员工管理部分操作13
1.新建员工13
2.分配登录菜单13
五核算员操作指南13
1.平账和日结操作指南13
2.负库存处理方法15
六加油员操作指南15
七几个重要的功能和报表15
1.交易明细查询15
2.及时更新销售数据16
3.库存结余报表(便利店商品库存明细表)16
4.查询引起便利店商品库存变化单据16
5.其它17
一收银员操作指南
在系统中主要负责前台POS机的油品非油品业务的结算,申请等业务操作
1.POS开班登录
【系统操作】
点击“登录”按钮——>选择本次上班的收银员的姓名——>点击“确定”按钮——>输入该收银员的密码——>点击“确定”按钮——>输入开班找赎金——>输入完成点击“关闭”按钮——>输入发票起始码——>输入完成点击“确定”按钮——>进入系统主界面表示登录成功。
【注意事项】
(1)开班登录时,选择登录的收银员姓名必须是本班次的真实收银员姓名,不能选择其他收银员,严禁随意使用站长账户登录系统。
(2)输入密码时,在连续三次输入均错误的情况下,该账户就会被锁定,如果是普通员工账户被锁,可以用站长账户进行解锁,如果是站长用户被锁,只能联系运维人员解决。
(3)输入开班找赎金的时候,一定要按照站上的实际情况填写,有的话,按照实际金额填写,没有的话,直接点击“关闭”按钮。
2.提枪加油与结算
【系统操作】
加油员在加油机上提枪——>(系统自动授权)——>加油员在外面开始加油——>加油结束挂枪——>点击对应加油机图标——>点击对应的未结交易——>总计——>选择相应支付方式进行支付——>选择是否打印发票。
【注意事项】
(1)支付的时候一定要按照实际情况进行操作,切不可因为操作过快而产生支付方式错误的情况发生。
(2)如果未结金额由小黄点变成小红点表示交易超时,属超时交易,但结算方法与正常交易是一致的。
(3)如果遇到只有金额没有点的这些交易的时候,就需要用“清除异常交易”功能来处理了。
3.预设加油与结算(特指pos机预设)
【系统操作】
点击“预设加油”按钮——>选择一个加油机——>输入预设金额\升数——>确定——>系统自动授权——>加油员外面开始提枪加油——>加油结束挂枪——>点击对应加油机图标——>点击对应的未结交易——>总计——>点击Enter——>现金支付——>选择是否打印发票。
【注意事项】
(1)预设加油是指在POS机上预先设置本次加油的金额或者升数,这种方式和在加油机上预设的道理是一样的,这两种方式在使用的时候任选其一即可。
(2)如果预设已经完成,但还没有加油,此时想取消此前的预设,可以在相应加油机上抬枪,然后再挂枪的操作方法来解决。
4.清除异常交易
【系统操作】
系统出现“只有金额没有点”的异常交易——>在油机控制区里点击“清除异常交易”按钮——>点击异常交易所在的加油枪——>点击“确定”按钮——>通过“人工油品交易”进行人工补录。
【注意事项】
(1)必须得是“只有金额没有点”的此类交易才能使用本功能,正常交易是不能清除的。
(2)班结时,如果“锁住前庭”按钮锁不住某台加油机,可以使用本功能尝试解决。
(3)补录的时候尽量按照升数来补录。
5.人工油品交易
【系统操作】
需要进行人工油品交易——>点击“功能面板”——>人工油品交易——>选择油枪和补录原因(如断线交易等)——>点击“确定”按钮——>输入补录的金额或者升数——>点击“确定”按钮——>点击“总计”按钮——>选择支付方式进行支付——>是否打印发票。
【注意事项】
(1)人工油品交易是遇到例如脱机销售、加油交易未传到POS,做了清除异常交易,移动加油等业务的时候需要进行,加油站营业正常的情况下,尽量不要使用此功能,以保证系统数据准确性。
(2)人工油品交易即人工补录的交易是不可以进行撤销的,所以应用此功能时应谨慎!
(3)补录的时候尽量按照升数补录。
6.油机检测
【系统操作】
先加一笔油——>点击“功能面板”——>油机检测——>选择类型(例如:
回罐)——>在POS上点击此加油机——>点击对应的未结交易——>总计。
【注意事项】
(1)油机检测最后的金额一定是0,如果不是0证明操作错误。
(2)最好是先加油,然后再处理这部分测试用油。
(3)油机检测最后一步一定要点“总计”按钮,且总计金额一定为0。
7.便利店商品销售
【系统操作】
使用扫描枪扫描商品条形码——>(根据顾客购买的商品数量)点击“+-”按钮修改商品数量——>点击“总计”——>根据顾客付款方式选择结算方式——>打印购物小票——>
【注意事项】
8.行消
【系统操作】
购买多件商品——>在小票区选定需要取消的商品——>在功能面板上点击“行消”——>取消商品——>对应商品增加VOID标识。
【注意事项】
(1)最后一个商品是无法行消的。
(2)如果已经行消的商品需要再次返回到购买状态,可以通过在功能面板区域点击“其他”——>“取消行消”按钮来操作。
9.取消整笔交易
【系统操作】
做一笔交易——>小票区显示出小票信息——>点击功能面板——>取消整笔交易——>取消小票——>选择是否打印发票。
【注意事项】
(1)如果此功能需要输入密码,请输入站长的密码方可继续操作。
(2)本操作只针对未支付完成的交易,已经支付完成的只能用“交易撤销”或者“凭票退货”进行操作。
10.投币
【系统操作】
功能面板——>投币——>输入投币金额——>Enter——>现金支付——>关闭。
【注意事项】
(1)如果在此需要输入密码,请输入站长密码。
(2)当系统统计的收款金额大于2000时,提示“请投币”,但还可以继续操作;金额大于10000仍不投币,系统会自动锁住所有加油机。
(3)投币动作应该和系统外的操作相对应,一次真实的投币对应在一次在系统里的投币动作。
11.便利店商品凭票退货
【系统操作】
功能面板——>凭票退货——>输入收银机号——>输入交易序号——>点击“凭票退货” 按钮——>通过中间五个按钮选择需要退货的商品——>点击“凭票退货”按钮——>是——>根据相应支付方式进行退款。
【注意事项】
(1)如果在此需要输入密码,请输入站长密码。
(2)一张小票只能退一次,所以退货时一定要把该小票上需要退货的商品一次性全退完。
(3)现金支付的交易退货时只能退现金,刷卡支付的交易只能往卡上退,切记!
!
(4)便利店商品凭票退货只能退一个月内的交易。
12.交易撤销
【系统操作】
功能面板——>交易撤销——>输入收银机号——>输入交易序号——>点击“交易撤销”按钮——>系统显示出交易小票信息——>点击“交易撤销”——>选择原因(默认)——>撤销成功。
【注意事项】
(1)油品交易只能在本班次内进行撤销,非油品交易只能在本自然日内进行撤销。
(2)交易撤销以后,需要按实际情况处理被撤销的交易。
13.离线支付与卡对账校验
【系统操作】
离线支付:
刷卡(以IC卡为例)支付时,EFT扣款成功,小票打印成功,但POS未支付成功——>确认已打印EFT小票——>是——>输入支付卡号——>输入EPS流水号——>点击“离线IC卡支付”——>点击“确定”按钮,离线支付操作完成。
卡对账校验:
点击“功能面板”——>卡对账校验——>点击“对账”按钮——>提示交易对账成功,卡对账校验完成。
【注意事项】
(1)离线支付必须是EFT扣款成功,EFT小票成功打印,但POS未支付成功的时候才能应用,如果刷卡扣款不成功,小票未打印出来,不能应用离线支付,也不用卡对账校验。
(2)系统升级后,加油站再遇到类似刷卡扣款成功,但POS支付不成功的时候,请按照流程使用离线支付,不能再随意使用现金等其他不适合的支付方式,因为这样会导致对账不平的情况发生,即不规范的操作有时也会给财务和公司业务带来一定的困难。
14.POS班结
【系统操作】
功能面板——>进行班结——>点击“是”——>自动进行卡对账校验——>自动读取油罐读数和加油机读数——>出现油罐校验结果——>没有黄色记录则点击“确定”按钮——>输入“班结找赎金”——>输入完成点击“关闭”——>输入投币金额——>输入完成点击“关闭”——>成功的班结为显示班次XX已经成功的执行完毕。
【注意事项】
(1)正确执行班结的前提:
没有未结交易、没有挂起交易、没有负库存、没有未审核的收油单、锁住前庭功能可以锁住所有空闲状态的加油机。
(2)对于有主、从(副)POS的站,班结的时候要先做从(副)POS班结,并且做完班结不能登录,然后再做主POS班结。
(3)如果在班结的过程中出现“EPS班结失败,是否继续”,点击“是”。
(4)班结时,需要输入两个值,第一个为班结找赎金,依照开班找赎金输入,第二个为投币值,是班结时钱箱当中还剩余的现金金额,不要把投币额直接录入到班结找赎金上。
(5)“班次XX已经成功执行完毕”为班结成功唯一标志,如果没有出现该提示,班结报告无论打印多少次都不代表班结成功。
二便利店主管或站长操作指南
1.便利店商品退货申请
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店补\退货申请——>双击打开——>新建——>选择供应商——>填写文件索引号——>选择文件类型为“退货申请”——>点击“加入商品”按钮——>选择商品——>填写实际退货数量——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型有三种,分别是退货申请和补货申请,在这里要选择“退货申请”。
(2)只有审核才能生效。
2.便利店商品退货执行
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>收货\退货及收货更正——>双击打开——>新建——>选择供应商——>填写文件索引号——>选择文件类型为“退货”——>点击“导入单据”按钮——>选择相应退货单——>确定——>填写退货数量——>选择退货原因——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型有三种,分别为收货,退货和收货更正三种,在这里选择“退货”。
(2)只有审核才能生效。
3.便利店商品报废申请
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>报废申请及处理——>双击打开——>新建——>填写文件索引号(自己站内根据业务规定自行定义)——>选择文件类型为“报废申请”——>加入商品——>选择商品——>填写报废数量——>选择报废原因——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型有三种,分别是报废申请和报废,在这里要选择“报废申请”。
(2)只有审核才能生效。
4.便利店商品报废操作
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>报废申请及处理——>双击打开——>系统现有的报废单就会显示在界面上——>核对报废商品及数量——>填写报废原因——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)报废文件打开该功能后就可显示到页面上,不用新建,不用导入单据,不用填写供应商。
(2)只有审核才能生效。
5.便利店商品供应商/配送单收货
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>收货/退货及收货更正——>新建——>选择供应商——>填写文件索引号——>选择文件类型为“收货”——>点击导入单据按钮——>选择相应订货单——>确定——>输入实际收货数量——>按实际填写赠品——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型有三种,分别为收货,退货和收货更正三种,在这里选择“收货”。
(2)收货单据索引号由站上根据业务规定自行填写,习惯采用日期+数字的形式。
(3)只有审核才能生效。
(4)收货单收不到的原因是多方面,如有此类问题,请及时报运维人员解决。
6.便利店商品站间调拨收货
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店商品调拨——>站间调拨入库——>双击打开——>系统现有的站间调拨单就会显示在界面上——>核对收货的数量——>选择调拨的原因——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)调拨单打开以后就可以显示在页面上,不用新建,不用导入单据,不用填写文件索引号,与配送单收货有很大差别。
(2)可以通过“上一个”“下一个”按钮来查看其他的调拨单。
(3)必须审核以后才能生效。
7.便利店商品收货更正
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>收货/退货及收货更正——>双击打开——>新建——>选择供应商——>填写文件索引号——>选择文件类型为“收货更正”——>点击“导入单据”按钮——>选择相应收货单——>确定——>填写本次实际收货数量——>核对无误——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型有三项,这里要选择“收货更正”。
(2)一个收货单据只能更正一次,例如,原单据收货数量20,更正为19之后,便不能再对其进行更正,更不能对收货更正单文件进行更正。
(3)收货更正只能对当前营业日的收货单进行更正,不在本营业日的收货单不能更正。
(4)收货完成之后,如果做了盘点操作,也不能进行收货更正。
(5)更正数量不能大于订单数量。
8.便利店商品站间调拨出库(站间调拨发货)
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店商品调拨——>站间调拨出库——>双击打开——>系统现在的站间调拨单就会显示在界面上——>核对收货的数量——>选择调拨的原因——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)调拨单打开以后就可以显示在页面上,不用新建,不用导入单据,不用填写文件索引号。
(2)可以通过“上一个”“下一个”按钮来查看其他的调拨单。
(3)必须审核以后才能生效。
9.便利店商品补货申请
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店补\退货申请——>双击打开——>新建——>选择供应商——>填写文件索引号——>选择文件类型为“订货申请”——>点击“加入商品”按钮——>选择相应商品——>填写订货数量——>审核——>是——>是——>关闭。
【注意事项】
(1)文件类型一共有两项,订货申请和退货申请,在这里应该选择“订货申请”。
(2)只有审核才能生效。
10.便利店商品盘存文件模板
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店业务模板设置——>新建——>填写模板名称——>选择模板应用于“盘点”——>勾选“每日使用”——>点击“添加商品”按钮——>选择相应商品——>点击保存。
【注意事项】
(1)点击新建之后,“模板代码”一项不要修改。
(2)“模板应用于”默认为“收货”,一定要选择成盘点。
(3)“每日使用”的含义是:
只要想用该模板,任何时候都可以用,而不是每天都要使用。
11.便利店商品手工盘点
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>便利店业务——>便利店商品盘点——>商品盘点——>双击打开——>新建——>加入商品——>选择商品——>点击预盘表——>打印——>这时拿着预盘表去系统外盘点,点货、录入预盘表中——>向系统内录入盘点数量―→审核——>是——>是——>是——>是。
【注意事项】
(1)如果在盘点的时候使用模板,那么操作步骤为:
。
。
。
。
——>新建——>点击“模板导入”按钮——>选择相应模板——>确定——>点击预盘表——>。
。
。
。
(2)盘点文件必须审核才能生效。
(3)废弃的盘点表一定要删除,不能存在于系统中,否则班结和日结受影响。
(4)严禁站上私自做盘点,有盘点需求必须和地市公司申请,公司同意之后方可盘点。
12.便利店商品变价
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>价格管理——>站内变价——>选中相应变价单——>报表——>预览——>站长审核——>关闭。
【注意事项】
(1)查看变价单在“价格管理”——>“站内变价”里进行查看。
(2)便利店商品变价单必须审核才能生效。
13.打印商品标签
【系统操作】
后台系统——>价格管理——>站内变价——>点击“货架标签”——>新建——>填写队列名称——>选择标签格式——>加入商品——>选择商品——>选择完成点击“选择”按钮——>点击“预览”按钮——>通过标签打印设备打印标签。
【注意事项】
(1)在商品新价格正式生效之前打印出来。
(2)标签格式应该根据规定选择正确。
三计量员操作指南
在系统中主要负责收油及其油品计量相关数据的测量操作
1.手工收油(手工填写计量入库单)
前提:
在进入后台管理系统(BOS)——>主菜单——>油品业务——>油品基础数据管理——>勾选“油罐设置”里面的人工读取读数。
【系统操作】
步骤:
进入后台管理系统(BOS)——>主菜单——>油品业务——>油品补货/收货管理——>油品接收——>新建——>填写“单据类型、油库、单据索引号、关联订单号、车号、驾驶员姓名、距离——>新建记录——>选择油罐——>填写油罐车油舱号——>油品单——>填写:
行号(油罐车油舱)、温度、密度、油品体积、重量(按照内部油品调货单填写)——>保存——>到实际界面——>点击“操作开始”——>填写卸前计量数据——>除油水总高、水高外其他数据要补齐——>点击“保存”——>此时系统外可以卸油——>卸油后——>在刚才的目录上点“编辑此行”——>实际——>点“操作结束”——>除油水总高、水高外其他数据要补齐——>点击“保存”——>填写期间付出——>保存——>关闭——>由站长“审核”——>是——>是否打印报表——>根据实际情况选择是否打印报表。
收油完成,再将第一步“人工读取读数”的勾取消掉。
【注意事项】
(1)一车一单一仓分卸两罐的时候,需要新建两条收油记录,在第一条收油记录中,单据发油体积和重量要填写实际卸油的体积,在第二条记录中,单据发油体积和重量填写剩余部分的体积和重量。
(2)一车一单两仓分卸两罐的时候,需要新建两条收油记录,每条记录按照实际情况填写即可。
(3)一车一单两仓卸一罐的时候,按照一仓卸一罐的情况处理。
(4)如果是两个油品单,那么需要新建两个收油单。
(5)审核完成的油品接收单可以通过接收单填写界面中的“查找”按钮来查看。
(6)如果是跨班次收油,应该在收油结束以后再执行班结,避免因为收油不完整导致无法日结。
2.有单据收油(系统下发订单,按订单收油)
【系统操作】
以液位仪收油方式为例:
进入后台管理系统(BOS)——>主菜单——>油品业务——>油品补货/收货管理——>油品接收——>双击打开——>打开之后系统现在的收油单就会显示在界面上——>填写“单据索引号、关联订单号、车号、驾驶员姓名、距离——>点击“油品单”——>查看油品单中的数据是否有值——>点击“实际”——>点击“操作开始”——>自动读取液位仪数据——>读取完毕——>填写卸前相关系统没有读取到的信息——>系统外开始卸油——>系统外卸油完毕之后——>点击“操作结束”——>填写卸后相关系统没有读取到的信息——>关闭——>由站长“审核”——>是——>是否打印报表——>根据实际情况选择是否打印报表。
【注意事项】
(1)有单收油的时候,打开系统便会看到系统下发的收油单,不用新建。
(2)其他注意事项见“手工收油”部分。
(3)收油一旦审核成功,站级便无法修改,切记!
!
3.油品紧急补货
【系统操作】
进入后台管理系统(BOS)——>主菜单——>油品业务——>油品补货/收货管理——>油品补货——>新建——>选择补货的加油站——>索引号(自己站内根据业务规定自行定义)——>保存——>新建记录——>选择油罐——>输入紧急补货体积——>保存——>关闭——>站长审核——>保存订货单——>是——>问是否打印——>是。
【注意事项】
(1)单据索引号站上按照业务规定填写的,如果业务上没有具体要求,可以用日期加流水号来标识,如2010年5月5日做的第一个单据,单据索引号可以写为“201005051”。
(2)审核完成之后单据就会自动发送到地市公司去。
4.油品换号系统内操作
【系统操作】
1、POS先进行班结
2、后台系统——>主菜单——>油品业务——>油品换号——>选择要变号的油罐——>选择对应的油品——>点击“确定”——>填写“换号单号”——>确定——>全部出现绿色√——>关闭——>是——>查看一下——>检查系统换号后配置——>关闭。
3、检查系统换号后的BOS油罐信息和POS的加油枪是否正确(运维人员换号时还需要查看FuelServer和FCC配置)。
【注意事项】
(1)油品换号时,加油机与系统必须连接正常,没有断线的情况发生。
(2)换号必须要先进行班结,而且必须保证班结成功后,系统不要登录,即加油站处于停业状态,待换号成功后,再进行登录营业。
(3)换号完成以后,必须检查加油机的价格和与对应油品是否正确。
(4)换号出现问题后,请及时和运维人员联系,严禁在系统有问题的情况下直接开班营业。
5.油品变价
【系统操作】
后台系统——>主菜单——>价格管理——>站内变价——>报表——>预览——>关闭(到时间点自动变价)。
【注意事项】
(1)油品的变价单如果是系统自动下发的,一定不要审核,到时间点会自动执行。
(2)为最大限度保证变价成功,在变价的时间点,站上所有连接系统的加油机不能有抬枪或加油的操作。
(3)为最大限度保证变价成功,每台加油机在加完最后一笔油之后到变价时间点之间或的这段时间里,不要进行空抬枪的操作。
(4)油品变价执行完毕后,要认真检查每条油枪的油品与油品价格是否正确,如有问题,请及时和运维人员联系,不能在系统价格错误的情况下直接更改加油机价便开始营业。
四.员工管理部分操作
1.新建员工
【系统操作】
新建员工:
后台系统——>主菜单——>综合业务——>员工管理——>双击打开——>新建——>输入员工姓名——>输入员工基本信息——>点击“工作相关参数”标签(填写访问等级、工作加油站、输入密码、选择密码永不过期)——>点击“劳动条件和技能等级”——>填写加班费参数档——>点击下面“新建”按钮——>填写所属岗位——>保存。
【注意事项】
(1)新建员工以后,如果该员工账户是操作后台管理系统的账户,则还需要由运维人员分配相应登录菜单以后才可以登陆系统,进行操作。
(2)员
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- 加油站 管理 系统 日常 业务 操作 指南 0511