秘书电话实务案例分析_1篇(共3页)1400字.docx
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秘书电话实务案例分析
秘书电话实务案例分析
开会时原则上不接电话
琳达是东讯电子(广州)公司董事长兼总经理的秘书。
这天上午上司正在主持召开公司的董事会。
公司有规定,在开董事会时,参加人员一般不接电话,等散了会再说。
十点左右,朗日公司的总经理胡戈来电话找上司。
朗日公司是本公司的大客户,胡总对琳达说他有急事要与上司商量。
面对这种情况,琳达应该怎么办?
下面有5个选项:
a、胡总,对不起!
我们总经理正在开会,不能接听电话。
b、胡总,实在不凑巧,我们总经理正在参加董事会,估计会议要到12点钟才结束。
回头我们再给您来个电话,您看这样可以吗?
c、胡总,请您稍等一下,我们总经理刚刚散会,我马上帮您去找找。
d、胡总,请您等一下,我马上叫我们总经理来接电话!
e、胡总,实在对不起,我们表总不在公司。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
本题c
当你说帮对方去找找以后,你就可以去向上司悄悄汇报,听取他的指示,如果他认为事情不急,不愿意去接电话,那么,你就要这样回答对方:
&;实在对不起,这会儿不知总经理上哪儿去了,回头见着总经理,我们就给您去个电话,您看这样可以吗?
&;如果上司愿意来接,你就可以说刚刚找到了丧总。
这样,你既没自作主张,又照顾到了对方的面子。
上司不想接广告公司的电话
琳达是全能食品(广州)公司总经理的秘书。
快到年底了,公司马上就要开懂事会了。
由于销售大幅度滑坡,总经理的心情非常烦躁。
这天上午十点左右,广告公司的总经理郑斌来电话,想就明年的广告代理问题与总经理交换一下看法。
正忙得晕头转向的总经理一听说谈明年的广告问题,就对琳达说:
&;不就是明年的广告的事吗?
现在没时间!
&;面对这种情况,琳达应该怎么办?
下面有5个选项:
a、郑总,我们总经理今天安排实在太满,很难抽出时间,回头我们给你打过去,可以吗?
b、郑总,您的事我们总经理知道了,下次再约时间吧。
c、郑总,我们总经理正急着赶份材料,不能接电话。
d、郑总,关于明年的广告问题,跟我们公司市场部梅经理谈谈可以吗?
e、郑总,我们总经理今日身体有些舒服,您先跟我说说,我再转告他可以吗?
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
本题a
一个优秀的秘书在于与上司之间形成一种默契,她能理解上司的每一个意图。
在年终这个事情繁杂,再加上业绩欠佳的时候,上司的心情烦躁,说些言不由衷的话是很正常的,因此,在这个时候,应该更好地去了解和把握上司的,成为上司名副其实的助手。
年底说忙,对方完全能理解,这样,待上司心情好些之后,上司自然会与对方联系。
接受指示时来电话
琳达是冰川钢铁(中国)公司总经理的秘书。
下周就要召开全国经销商大会了,这天上午琳达正在就会议的筹备工作接受上司的指示的时候,她办公桌上的外线电话响了。
琳达只好对上司说了声&;对不起&;后回自己办公室接电话,结果这电话是找上司的。
而对这种情况,琳达应该怎么办?
下面有5个选项:
a、问对方是什么事情,如果是急事就转给上司。
b、说上司现在很忙,问对方可不可以先找公司的其他人。
c、像平时一样问对方是什么事情,她帮助转达给上司。
d、告诉对方说上司正在商量工作,完了之后就马上打电话给他。
e、说上司现在正在商量工作,完了以后再转达给上司。
请从上面5个选项中挑选出1个你认为合适的,并说明理由。
答案c
即使秘书是在接受指示的过程中,如果外线电话响了(这意味着是由公司外部打来的),秘书就应马上去接电话,更何况这电话本来就是打给上司的。
把对方的意思转达给上司,虽然会影响上司作指示,但这影响并不大,转达完了仍可以继续,所以,应像平时接电话那样,问对方是什么事情,她帮助转达给上司。
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