出差管理办法2.doc
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出差管理办法2.doc
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出差管理办法
第一条 为加强出差费用的管理,特制定本规定。
第二条 本办法中的出差适用于深圳以外的其他地区,本市外出不列入本办法管理。
第三条 员工出差依下列程序办理:
(一) 出差前应填写“出差申请单”(见附件一),两人以上出差同一地点或同一任务的,由全部出差人员集中填写一份“出差申请单”,出差期限由派遣负责人视情况需要,事前予以核定,并依照程序核实出差情况;
(二) 出差人凭核准的“出差申请单”向财务部暂支相当数额的差旅费,返回后一周内到财务部填写“费用报销单”报销,并结清暂支款。
未于一周内报销者,财务部应于当月工资中先予扣回;
(三) “出差申请单”交由行政部保管,派遣人负责跟进出差进度并检查其工作情况;
(四) 出差回来三天内,员工必须填写《员工出差报告》(见附件二),汇报出差情况。
不按规定提交的,费用自行承担。
第四条 出差的审核决定权限:
(一) 出差期限在三日内的由部门经理核准,三日以上的由总经理核准,部门主管级以上人员
出差的一律由总经理核准;
(二) 需“元旦”、“五一”、“十一”和“春节”等国家公假日出差的,一律经总经理核准;
(三) 出差人需乘坐飞机出差的,一律由总经理核准。
第五条 出差不得报支加班费。
第六条 出差途中因病、遇意外灾害或工作实际需要要求延时的,须电话请示派遣人,由派遣人报总经理批准方可延时,不得因私事或借故延长出差时间,否则不予报销差旅费并依情节轻重论处。
第七条 为便于出差期间公司对出差人工作任务的安排和检查,出差人须每天向主管经理E-mail或电话汇报当天工作。
第八条 出差人在保证与公司联络畅通时,须采取有效手段降低通讯费用。
第九条 差旅费分为长途交通费、住宿费、膳食补助,其标准分别如下规定:
(一) 长途交通费标准:
职务
部门经理以下
副总经理以上
汽车
长途/豪华大巴
火车
硬卧
软卧
轮船
二等舱
飞机
经济舱
(二) 住宿费标准:
一般员工
部门主管
部门正/副经理
总经理/副总经理
元/天
元/天
元/天
元/天
注:
出差上海的,住宿费用在以上标准的基础上可上调50元。
(三) 膳食补助标准:
(元/天)
一般员工
部门主管
部门正/副经理
总经理/副总经理
元/天
元/天
元/天
元/天
(四) 两人出差前往同一地点的,原则上不得单独开房。
双人房住宿标准为200元/天。
(五) 出差乘车时间为八小时以内的,按规定乘坐硬座;
(六) 出差乘车途中超过1天(含1天)的,膳食补助为30元/天。
第十一条出差费用的报销:
(一) 长途交通费按标准凭发票实报实销;
(二) 住宿费用按标准凭发票报销,超标自付,节余部分的70%作为补助;
(三) 膳食补助按标准领取;
(四) 报销的士费(只限异地出差,本地外出原则上不予报销的士费):
1、 须在票面背面注明日期、起始地点、客户名称、的士费单价(元/公里)、公里数,否则不予报销;
2、 凡票面金额高于实际金额的,须在票据背面注明实际报销金额,未按实际金额报销的,一经查明,该票据不予报销,并做辞退处理;
3、 外地出差拜访一家客户的士费用最高限额30元,拜访2家客户限额40元,每增加一家客户费用增加10元,超额自己支付。
(五) 通讯费凭通话清单实报实销;
(六) 出差费用一律不得申请特批。
第十二条其他情况处理:
(一) 在同一地点出差之申请时间超过10天(不含10天)的,住宿费标准降低为原标准的90%,并自出差之日起,给予每日20元作为补贴;
(二) 出差期间,由客户提供住宿的,无住宿节余补助;经出差派遣人同意不住宿旅馆的,住宿节余按住宿标准的50%给予补助。
(三) 出差人员需携带公司产品、样品或其他物品的,需在出差申请中详细列明,并在出差途中妥善保管,不得损坏或丢失,发生损坏的,由责任人承担维修费;发生失去的,须由责任人提供报案证明,并由责任人赔偿其价值的50%,特殊情况需以书面报告形式上报行政部,公司另行处理;
(四) 根据实际需要需外出接待客户用餐的,须事先填写《业务招待费用申请表》(见附三)经总经理批准后,同时交财务部备案,才能办理费用报销(出差在外或临时接待须电话请示批准,事后及时补办手续),未经事先办理申请和财务备案手续,发生的接待费用一律不予报销。
(五) 特殊情况费用超标较多的,提出情况说明并附有效单据,由出差派遣人核实情况,经总经理批准方可酌情报销。
第十三条本规定自发布之日起执行,凡与本规定相抵触的,以本规定为准。
出差申请单
出差人
部门
申请日期
出差地点
出差事由
出差时间
年月日时至年月日时共天
出差乘坐交通工具
出差预支费用
出差情况简要:
部门经理/派遣人:
总经理:
行政部备案:
附件二:
员工出差报告
部门
出差人姓名
出差时间
出差原因
情
况
汇
报
部门主管意见
总经理
签名
备
注
附件三:
业务招待费用申请单
申请时间:
年月日
申请部门
申请人
客户名称
人数
费用申请原因
接待方式
□赠送礼品□用餐□其他
接待时间
费用预算
详细说明
部门经理(主管)审批
总经理审批
注:
1、使用本申请单时,应对接待方式进行详细说明(例:
选择赠送礼品方式应对礼品名称,购买途径等做出说明);
2、本申请至少应于接待日前三天提交,以备财务部做好准备工作;
3、本申请单若为出差所用,必须连出差申请一同递交。
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