保全证据公证操作指引标准化文件.docx
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保全证据公证操作指引标准化文件
*************公司风控法务部
保全证据公证操作指引
第一章总则
第一条【制定目的】为规范****有限公司(简称“**公司”)风控法务部(简称“法务部”)办理保全证据公证的制度及流程,便于法务部职员掌握保全证据公证的程序和要求,确保保全证据公证工作有章可循、有序开展,特制定本指引。
第二条【适用范围】本指引适用于法务部全体职员。
其他部门如办理保全证据公证,可参照本指引执行。
第三条【公证类型】本指引所述“保全证据公证”仅指对邮寄送达的行为及过程进行公证,对邮寄送达事项以外的行为过程及事实的公证以及对书证、物证、视频资料、证人证言等内容的公证可参照本指引办理。
第四条【公证管理】法务部负责人统一领导并管理法务部公证事务,法务部负责人可指定一名公证事务负责人,协助分管公证事务,由公证事务负责人负责与外部公证机关的对接与联系、安排具体公证事务承办人等日常公证事务。
下列公证事项列入法务部的保全证据公证工作范围:
(1)根据公司领导要求指定由法务部办理的保全证据公证;
(2)法务部根据部门工作需要需办理的保全证据公证;
(3)其他应由法务部办理的保全证据公证工作。
第二章公证的组织与准备
第五条【确定公证任务】公证事务负责人应在公证计划和公证任务确定后,及时指定具体公证事务承办人,并由承办人按照本指引的要求办理公证事务。
第六条【公证文件及手续】承办人在接到分配的公证任务或指令后,应及时起草或准备拟办理公证的函件等文件,文件内容及格式需满足法律事务工作规范要求。
同时,承办人应根据办理邮寄送达的公司主体准备如下公证手续文件:
(1)公司营业执照,复印件,一式一份;
(2)公司法定代表人身份证明书,原件,一式一份;
(3)公司法定代表人身份证,复印件,一式一份;
(4)授权委托书,原件,一式一份,格式详见附件【1】;
(5)授权委托人身份证,复印件,一式一份。
上述公证手续文件除第(4)、(5)项由承办人提供外,其他各项公证手续均需由总裁办印章管理人员提供。
第七条【内部审批】承办人在公证文件及手续准备完毕后,需按照公司流程办理用印审批。
用印流程需注明拟用印函件及手续名称、印章名称及用印份数。
第八条【申请盖章】经审批同意后,承办人应携带用印审批文件,前往总裁办,办理公证文件及手续盖章事宜。
公证文件需加盖办理邮寄送达的公司公章;本指引第六条所述公证手续中,除第(4)项需同时加盖公司公章及法定代表人签名章外,其他手续均需加盖公司公章。
第九条【其他公证资料准备】公证文件及手续盖章后,承办人应根据附件【2】的格式和内容要求填写《邮寄送达公证文件清单》。
承办人在按照第十条要求与公证处指定公证员对接后,将上述清单(解密版)发至对接的公证员电子邮箱。
同时,承办人还应提前按照附件【4】的要求填写EMS快递单,并将拟公证的文件放入快递袋(勿封口)内,与拟公证文件对应的公证手续文件通过曲别针或夹子夹在一起。
第一十条【对接公证处】承办人应在接到公证任务后,或在按照本指引准备完毕公证文件、手续后,及时按照附件【3】载明的公证员联系方式,与公证员沟通、确认拟办理公证的事务类别、份数并预约办理公证的时间。
第一十一条【对接邮政局】如拟办理邮寄送达公证的文件较多,需提前按照附件【5】载明的邮政局的联系方式,提前与邮政局沟通,确认办理邮寄送达的时间。
与邮政局工作人员沟通时,需特别提示邮政局工作人员提前预留与拟公证文件份数对应的增值税普通发票。
第三章公证的实施
第一十二条【公证申请】承办人应在与公证员预约的时间内,到达公证处并向公证员申请办理保全证据公证。
承办人应将公证文件及手续原件交由公证员审核,并按照公证员要求填写保全证据公证申请书、公证工作笔录等公证文件及公证处要求的其他手续文件。
办理公证申请的授权委托人与办理邮寄送达业务的承办人需保持一致,并提供身份证原件进行核对。
第一十三条【公证缴费】公证申请文件办理完毕后,承办人应根据公证员出具的缴费单据前往公证处财务室缴纳公证费,可刷卡(信用卡或储蓄卡)支付,不可使用微信或支付宝支付。
缴费后,承办人需领取公证处开具的公证费统一发票。
请注意核对金额、税号、公司名称等发票信息。
第一十四条【办理邮寄】公证缴费后,承办人应陪同公证员、公证员助理共同前往就近的邮政局办理邮寄送达。
承办人应根据邮政局工作人员要求办理相关邮寄手续。
办理邮寄送达时,需提供承办人身份证原件进行核对。
第一十五条【邮寄缴费】办理邮寄送达时,承办人需提前准备好现金,以现金缴纳邮寄费。
邮寄费不可刷卡或通过微信、支付宝付款。
邮寄费缴纳后,请注意索取快递服务费费发票并核对金额、税号、公司名称等发票信息,发票的主体名称应与拟办理公证送达的主体名称一致。
月初及月末,邮政局无法开具发票时,可要求邮政局开具快递服务费小票,小票需注明拟办理公证送达的主体名称(全称)。
后续再凭借小票换取发票。
第一十六条【交接文件】邮寄业务办理完成后,将快递单(发件人留存联)、快递服务费发票或小票原件移交公证员,由公证员办理公证书。
第一十七条【领取公证书】邮寄业务办理完成后一到两周内,根据公证员通知的时间,前往公证处领取公证书(原件一式二份)及快递单、发票原件。
第四章公证的总结及反馈
第一十八条【公证总结】邮寄送达公证完成后,承办人或公证事务负责人应将邮寄送达保全证据公证情况进行汇总、分析,并按照附件【6】的要求撰写《整体发函统计表》或其他公证总结文件。
第一十九条【公证反馈】如有需要,承办人或分管公证事务负责人可将《整体发函统计表》或其他公证总结文件,通过电子邮件形式发送至公司领导,并抄送集团公司主要领导及其秘书。
第五章档案归档
第二十条【移交清单】公证书原件领取后,承办人应按照附件【7】的格式及内容要求撰写《公证书移交清单》,并以电子邮件形式发送至档案室工作人员(赵宝、赵营雪或其他档案保管人员)电子邮箱。
第二十一条【档案归档】在与档案室工作人员沟通、确认的时间内,承办人应按照《公证书移交清单》向档案室工作人员(赵宝、赵营雪或其他档案保管人员)移交公证书原件(一式两份)。
第二十二条【电子归档】公证书原件归档后,应及时向档案室工作人员索要公证书原件扫描件,以随时备查。
第六章附则
第二十三条【解释】本指引由法务部负责解释。
第二十四条【变更】法务部保留对本指引进行适时调整及变更的权利。
第二十五条【生效】本指引自发布之日起生效。
第二十六条【附件】本指引附件包括:
附件1:
授权委托书
附件2:
邮寄送达公证文件清单
附件3:
公证员联系方式
附件4:
中国邮政EMS快递单填写要求
附件5:
邮政局联系方式
附件6:
整体发函统计表
附件7:
公证书移交清单
附件8:
法定代表人身份证明书
附件1:
授权委托书
授权委托书
致:
【】公证处
兹委托等人全权代表我公司,前往贵处申请办理我公司向【】等单位邮寄送达【】等有关文件的内容及过程进行保全证据的公证,上述代理人就此公证事项向贵处所做的陈述,提供、签署及领取的文件,我公司均予以认可,并承担由此产生的法律责任。
委托期限自年月日至年月日止。
代理人:
_______,性别:
___,身份证号:
_______________
工作单位:
*****公司,
职务:
________部_________
代理人:
_______,性别:
___,身份证号:
_______________
工作单位:
****公司,
职务:
__________部_______
(后附代理人身份证复印件)
授权单位(加盖公章):
***********公司
法定代表人或授权代表(签字):
年月日
附件2:
邮寄送达公证文件清单
邮寄送达公证文件清单
序号
发函主体
份数
収函主体
涉及项目
函件名称
联系方式
1
联系地址:
联系人:
联系电话:
邮政编码:
2
联系地址:
联系人:
联系电话:
邮政编码:
3
联系地址:
联系人:
联系电话:
邮政编码:
备注:
1.发函主体应填写拟办理邮寄送达公证的公司主体全称,以同一主体发函多份的,合并计算发函份数;
2.収函主体应填写邮寄送达的对方公司主体全称;
3.涉及项目可填写涉及的项目简称;
4.函件名称应与拟公证发函的函件主题一致。
附件3:
公证员联系方式
序号
公证处名称
公证员
手机
电子邮箱
联系地址
1
备注:
1.目前长期合作的公证处为***公证处,后续如与其他公证处达成长期合作意向的,可适时补充本清单内容。
附件4:
中国邮政EMS快递单填写要求
中国邮政EMS快递单填写要求
1.邮寄送达公证均需使用中国邮政EMS快递,其他快递无法办理公证业务。
2.为提高邮寄送达公证办理效率,EMS快递单填写应在办理公证前提前完成。
3.快递单的填写要求及注意事项如下:
(1)“寄件人信息”一栏内,填写“寄件人(姓名)”、“电话/手机”、“单位名称(全称)”、“地址”四项,其他可不填。
(2)“收件人信息”一栏内,填写“收件人姓名”、“电话/手机”、“单位名称(全称)”、“地址”、“寄达城市”五项,其他可不填。
(3)“3邮件详细说明”一栏内,在“总件数”一栏内填写实际寄送文件数量,“内件品名”一栏写“文件”。
“保价”一栏勾“否”,并在该栏后面空白处写明“不保价”。
(4)“8寄件人签署”一栏由经办人签名。
(5)经办人需为寄件人,并应在办理邮寄送达时携带身份证原件。
附件5:
邮政局联系方式
序号
邮政局名称
联系电话
联系地址
1
附件6:
整体发函统计表(另附)
附件7:
公证书移交清单
序号
文件名称
编号
公证机关
公证内容
份数
页数
1
公证书
2
公证书
3
公证书
4
公证书
5
公证书
6
公证书
移交人:
接收人:
年月日年月日
备注:
1.编号一栏需填写公证书的文件编号;
2.公证内容需填写“【】公司向【】公司邮寄送达《【】》的内容及过程进行保全证据”。
附件8:
法定代表人身份证明书
法定代表人身份证明书
******公证处:
****先生在我公司担任***职务,为我公司法定代表人,特此证明。
*******公司(盖章)
****年**月**日
附:
法定代表人联系方式
住址:
**********
联系电话:
******
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