行动会务流程后勤保障 精编.docx
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行动会务流程后勤保障 精编.docx
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行动会务流程后勤保障精编
后勤保障组
1、VI设计制作
2、物资筹备采购
3、物资运输
4、物资保管
5、摄制(摄影、摄像)
6、照相对接
7、奖杯制作
8、会务人员服务
9、后勤供应
10、检查
文件编号
XDCG-HW-1.3.01
VI设计制作工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共9页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
场外标识
(一)
序号
标识名称
内容
规格
宽*高
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
欢迎标牌
热烈欢迎前来参加行动管理模式训练的企业家
1200*90
横幅布
课程前2天
会务经理
2
道路指示
行动管理模式训练
根据酒店尺寸做
写真
课程前2天
会务经理
3
大堂欢迎牌
教导型企业家的摇篮欢迎您的到来
120*60
写真KT板
课程前2天
会务经理
4
易拉宝
1.学员签到处
2.收款处
3.回乘机票、车票预定处
4.客户服务处
5.餐券发售处
6.名片代印处
7.赢利模式咨询处
8.图书、音像制品销售处
80*200
照片纸写真
课程前2天
会务经理
场外标识
(二)
序号
标识名称
内容
规格
宽*高
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
5
老师休息室
导师老师休息室
60*40
照片纸写真
课程前2天
会务经理
6
洗手间指示
洗手间
150*80
照片纸写真
课程前2天
会务经理
7
一次性厨师帽
标志
只有健康才能赢利
实物
丝网印刷
课程前2天
会务经理
8
洗手间笑话
内容10种
A4
照片纸写真
课程前2天
会务经理
场内标识
(一)
序号
标识名称
内容
规格
宽*高
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
大背景
行动管理模式训练
根据酒店尺寸
高精度无接封喷绘
课程前2天
会务经理
2
讲台标识
标志加行动成功
60X40
照片纸写真
课程前2天
会务经理
3
大门指示牌
课程进行中请勿打扰
50*30
KT板
课程前2天
会务经理
场内标识
(二)
序号
标识名称
内容
规格
宽*高
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
4
写真榜
天使榜,烈焰榜,鹰雄榜
90*150
双面哑膜写真纸
课程前2天
会务经理
5
KT板
小组态度宣言/小组长责任宣言/领袖誓词/教导员责任宣言
120*80
写真KT板
课程前2天
会务经理
6
写真板
学员梦想板
300*150
写真纸
课程前2天
会务经理
7
写真板
学员守则,评分标准,
185*75.5
写真纸
课程前2天
会务经理
8
学员桌牌
1-15号
A4
亚克力写真(双面)
课程前2天
会务经理
流动标识牌
序号
标识名称
内容
规格
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
礼仪带
行动成功欢迎您
常规
绸缎
课程前2天
会务经理
会务物资用品标识
(一)
序号
标识名称
内容
规格
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
专用收据
三联收据
21*10
无炭纸
课程前2天
财务
财务
2
文件袋
行动管理模式专用
A4
塑料
课程前2天
物资组
场内组
3
手提袋
行动成功
40*30
300克白卡纸
课程前2天
物资组
场内组
4
会务指南
由会务总监提供文字内容
29*20
120克亚粉纸
课程前2天
物资组
场内组
会务物资用品标识
(二)
序号
标识名称
内容
规格
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
餐券
教导型企业家的摇篮
行动管理模式训练专用餐券
10*6
彩色打印
课程前2天
财务
财务
2
新学员名牌
行动管理模式训练
根据实样
照片纸
课程前2天
客服
签到组
文档表格
(一)
序号
标识名称
内容
规格
(厘米)
制作材料要求
到位时间
负责人
协助人
1
学员报到确认表
陈娟提供
A4
80克打印纸
课程前2天
营销总监
2
课程流程表
鲁小源
A4
80克打印纸
课程前2天
课程助理
3
温馨反馈表
延用
A4
80克打印纸
课程前2天
营销总监
4
学员档案
延用
A4
80克打印纸
课程前2天
营销总监
5
现场报名表
延用
A5
80克打印纸
课程前2天
营销总监
文件编号
XDCG-HW-1.3.02
物资采购工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1.1物资采购清单制作
1.1.1简单、明了、便于使用和统计
课前七天
负责人
《物资采购清单》
1.2归纳采购清单
1.2.1要求会务组各小组提供课程三天所需物资清单,包括具体数量及规格要求
1.2.2水果、糕点组等要求提供每日需求量,便于分批送货,保证食品的新鲜度
1.2.3原已合作过的订点采购单位需提前告知联系方式和合作价格。
课前七天
1.3确定采购物资和预算
1.3.1统计、整理各组所需物资,填写“物资采购清单”并计算采购费用。
1.3.2预计其他费用(如:
补助、住宿等)
课前五天
1.4报批、预支
1.4.1报副总裁等相关领导审核、签批。
1.4.2报批通过后向财务部分批预支采购款。
(预估每天采购金额,分两次预支较妥)
1.4.3能开具支票及汇款的单位尽量不支付现金
课前四天
1.5采购
1.5.1保证物品质量的前提下尽量降低成本,低价购买。
1.5.2大型物资或较重物品要求商家送货。
1.5.3要求开具正式发票。
如实在无发票应开具收款收到据及留下联系人及电话。
1.5.4如产品质量规格不符合标准,要求可以退货。
水果等食品类在购买前需协商好用量过剩可退货。
课前三天之内
全员
无
二、
现
场
准
备
2.1货到
2.1.1购买回的物品如量大,统一在课前一天定时送至会场,入库(采购人员需事先跟仓库管理人员说明到货物品、时间、数量等相关信息及送货人联系方式,如到时货未送到,仓管员应及时联系送货人)
课前一天
全员
无
2.1.2物品送到公司,要与采购人员及时联系检查物品数量、质量,并入公司仓库
课前三天之内
2.1.3所有会场用品需分类打包,交搬运组登记清点,并运至会场
课前一天
2.1.4水果等食品根据保鲜度和每日需求量,每天开课时分配用量。
开课前一天
三、
现
场
工
作
3.1临时购货
3.1.1如各小组需临时购买物品,需与仓库核实确实无存货或存货极少时,填写完整申购单,报主管领导签批后,交采购人员购买。
3.1.2采购人员应在申请人要求时间内将所需物资买回,登记入帐,并交由仓库入库登记,再由申请人至仓库领取或由场内人员代领并登记。
课程三天
四、
总
结
4.1总结
4.1.1课程结束后,及时清算购买物资,(预支款/实计用款/计划内/计划外/超预算)
报公司领导审阅
课程结束
三天内
负责人
无
文件编号
XDCG-HW-1.3.03
物资运输工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1.1和会务部清点交接物资
1.1.1凡参加会务的工作人员在公司前台点名集合
1.1.2按照会务所需物资清点并记录物资的品名、数量,确保无误。
1.1.3与会务部交接物资,双方签字确认。
装车运往会场。
开课前两天
14:
00
负责人
无
二、
现
场
工
作
3.1库房整理
3.1.1到达会场后将物资放到酒店物资仓库。
3.1.2与物资保管组组长清点所有物资,确认无误后双方签字确认。
3.1.3按照物资使用的先后顺序,分品名摆放整齐。
开课前一天
上午10:
30
负责人
无
三、
后
期
整
理
4.1物资清点回收
5.1.1物资运输人员在酒店物资房集合点名。
5.1.2和物资保管组组长交接物资,双方签字确认无误。
5.1.3将剩余物资打包,在包装箱上标记品名、数量,电话订货车运抵公司。
课程结束后当晚
负责人
无
4.2物资入库
4.2.1与会务部交接剩余物资,双方签字确认。
4.2.2按照物资使用的频率、品种摆放整齐,并请会务部确认。
课程结束后第一天16:
00
负责人
文件编号
XDCG-HW-1.3.04
物资保管工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共1页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1.物资验收入库
1.1对仓库管理所需表格清楚如何使用。
1.2清点会务物资数量准确,仔细填写验收入库单。
1.3对库存的物资建帐管理。
1.4熟悉各组负责人,了解各组物资存放位置。
1.5各组的物资分箱装好。
开课前一天上午10:
00
负责人
《验收入库单》
二、
现
场
准
备
2.物资分类摆放
按使用部门分类:
1)食品类
2)文具类
3)课程用品类
4)老师用品类
5)备用药品类
开课前的晚上
全员
三、
现
场
工
作
3.物资发放、领用、记录
3.1微笑服务
3.2物资由各项目组指定专人领取
3.3领取数目准确
3.4公司伙伴物资寄存填写《伙伴物品存放单》后贴上便签标识放在“伙伴物资寄存处”
3.5仓库钥匙专人负责管理,按时开关仓库门。
3.6仓库不允许仓管以外的人员进入。
课程三天内
全员
《伙伴物品存放单》
四、
后
期
整
理
4.清点、交接
4.1每日课程结束后清点出入仓库物资的情况
每天课程结束后
负责人
《会务物资明细表》
文件编号
XDCG-HW-1.3.05
摄像及拍照工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共3页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1、熟练使用摄像机
1.1.1领出摄像机/相机和三脚架
1.1.2学习摄像机/相机的安装
1.1.3学习摄像机/相机的拍摄
1.1.4作好现场拍摄记录
开课前两天
负责人
《拍摄记录空白表》
1.2拍摄带准备
1.2.1准备15盘DV录象带,相机内存卡。
开课前两天
负责人
二、
现
场
准
备
2.1设备到位
2.1.1提前把设备安装到相应的位置,接好外接电源。
2.1.2做好设备的一切调试工作,声音无误,画面干净。
2.1.3带子安装到位并随身备用三盘空白带。
2.1.4空白带6盘做好标签。
2.1.5负责所有设备的保管与安全。
课程三天
全员
三、
现
场
工
作
3.1课程拍摄
3.1.1每小组上台展示环节
3.1.2导师点评
3.1.3奖罚(发奖杯、与老师合影、)
3.1.4学员分享
3.1.5作好拍摄记录和带子标签。
课程三天
全员
四、
后
期
整
理
4.1设备归还
4.1.1课程结束后将拍摄剩余的带子交于物资部。
4.1.2将拍摄好的带子/照片作好拍摄记录交给会务负责人。
4.1.3摄像机/相机交于保管人,作好交接记录。
课程三天
负责人
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
五
现
场
摄
影
注
意
3.1现场摄影
3.1.1:
会务准备摄影:
捕捉课程前期会务组准备会务工作、培训的照片,要求表现会务人员认真、热情饱满的精神状态。
3.1.2:
接机摄影:
捕捉会务工作人员在机场接待学员的照片。
要求表现接机人员的亲切热情,学员高兴快乐的状态。
3.1.3:
学员报到摄影:
拍摄学员报到、签到场景,与结训学员状态对比。
3.1.4:
进场后的动员大会摄影:
捕捉动员大会会务人员的精神状态。
3.1.5:
晨会摄影:
捕捉每天晨会中各会务人员的精神状态,适当体现会议内容。
3.1.6:
夕会摄影:
捕捉每天夕会中各会务人员的精神状态,适当体现会议内容。
3.1.7:
会场布置及VI摄影:
捕捉会场布置的情况,要求可作为以后会务布置的参考和标准。
捕捉场外VI形象布置细节,要求可作为以后会务场外布置的标准和参考。
3.1.8:
每名会务人员的特写摄影:
捕捉每一名参与会务人员至少两张的个人特写照片,要求体现该人员的精神面貌和岗位工作。
3.1.9:
会务岗位摄影:
捕捉每一个和会务有关的岗位的照片,要求能明确体现该岗位的工作性质和状态。
3.1.10:
学员摄影:
捕捉学员的课堂上和课堂下的照片,要求体现学员的精神面貌和学习状态。
3.1.11:
讲师摄影:
捕捉讲师在课程中和课程下的照片。
要求体现讲师的风采、个性特点、精神面貌。
3.1.12:
结训场景拍摄:
结训时段,每名学员与讲师依序合影拍摄,结训场面拍摄。
3.1.13:
器材准备:
每日摄影结束后,对器材进行保养维护,清洁灰尘,充电。
课程三天
负责人
学员名册
六、
后
期
整
理
4.1现场照片整理
4.1.1每次CF卡照满后,需立刻将照片转出到电脑上
并立即标上照片时段,所拍摄的大概内容。
4.1.2每日摄影工作结束后,将照片全部存至电脑上,标注摄影日期,大概摄影内容,清除照片中因技术原因作废的照片。
课程三天至课程结束
负责人
无
4.2后期照片整理
4.2.1全部摄影结束后,对照片进行整理分类。
将照片按拍摄内容分为不同的文件包,标准摄影日期,作者。
将照片分按质量为:
优秀照片、可用照片、资料照片三类,并克成光盘交给会务负责人。
课程结束后
负责人
无
文件编号
XDCG-HW-1.3.06
照相对接工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单(备注)
一、
现
场
准
备
2.1确认拍照时间
2.1.1学员的集体合影是在课程第二天中午:
12:
30分
2.1.2各学员小组单独合影。
课程前2天下午
全员
无
2.2个人工作分工
2.2.1班导师负责主持鼓励带动鹰王带队出场,,场内总监负责场内服务小组带队的出场,维持次序。
课程主管负责现场音乐播放。
公司摄像人员负责过程照相。
公司摄影人员负责现场录像。
场外总监负责场外引领。
并负责学员就位。
本组负责人需关注整个过程,包括照相前的准备,和摄影师的对接;学员就位
全员
无
二、
现
场
工
作
3.集体合影
3.3.1第一天联系摄影师确认一定要在第二天上午(具体日期)8:
00分务必在将拍照用的架子搭好,(铁架子需有踩板,没有缝隙,防滑)。
3.2.2上午通知班导师到规定合影时间通报学员。
3.2.3班导师讲话时,场内总监带领引队,安排每组一位场内工作人员维持秩序,场内服务的人员要每个人跟一组一起小跑出场。
.
3.2.4场外人员从门卫开始,从门卫开始做指引手势,微笑。
课程第二天中午12:
30
全员
无
文件编号
XDCG-HW-1.3.07
奖杯制作回收工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
联系制作
1、每次做30个
2、制作商:
待定,
3、规格样式:
待定。
根据需求
负责人
无
二、
现
场
准
备
奖杯交接
1、课程第一天10点给课程主管一个奖杯做展示
2、课程第三天12点把奖杯用桌子展示在台上
课程第一天课程第三天
负责人
无
三、
现
场
工
作
奖杯管理
课程第三天奖杯发放时监督无损坏。
课程第三天17:
00-18:
00
负责人
无
四、
后
期
整
理
奖杯回收
课程结束后把剩余奖杯用原装盒子装好,交给物资组。
课程第三天20:
00
负责人
无
文件编号
XDCG-HW-1.3.08
会务人员服务工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1.1确定工作餐名单
1.1.1向会务总监索要会务人员通讯录。
确定会务组全体成员名单(包括各分公司参加会务人员),统计工作餐人数
1.1.2与会务组领导沟通,确认会务人员工作餐标准。
1.1.3确定用餐规格:
快餐盒饭/桌餐
开课前5天
负责人
会务人员通讯录
1.2确定住宿名单
1.2.1由会务组领导确认因工作岗位需要入住会务房的工作人员名单
1.2.2男、女工作人员分开统计
1.2.3分公司除指定参加会务人员外,其他与会人员不安排食宿
1.2.4确定分公司会务人员到达开课地点时间
无
1.3确定用餐地点
1.3.1请“学员用餐组”负责人协助沟通。
首选用餐点为课程及学员用餐所在酒店。
1.3.2请“场外总监”协助,推荐会场附近协议用餐点,选择标准:
距会场步行5分钟左右路程,上菜快,饭菜份量、质量与环境卫生保障。
开课前3天
无
1.4确定会务房
1.4.1与会场所在酒店确认赠送的会务房标准(天数、间数、额外相关费用)
1.4.2请“场外总监”负责人协助,推荐会场附近协议酒店,选择标准:
距会场步行5分钟左右路程,价格实惠、卫生安全保障。
1.4.3确定会务房间数:
一般男、女工作人员各一间。
如特殊原因临时需要加房,需写书面申请报会务总监签批方可。
无
1.5会务用对讲机及充电器准备
1.5.1在后勤主管处领用对讲机,并将会务用对讲机10部及充电器带至会场。
(在购买的前提下)
开课前一天上午10点
二、
现
场
准
备
2.1酒店入住
2.1.1与会议所在酒店确认会务房号,办理入住手续领取房卡(需交押金)
2.1.2根据分公司会务人员到达的时间,接待并安排入住会务房
2.1.3如果入住会场附近酒店,应告知会务人员酒店地址,由其自行前往开房办理入住手续,并及时告知房号,待其他工作人员要休息时转告地点及房号即可
课前1天中午
负责人
无
2.2对讲机充电
2.2.1将对讲机充足电,放置好。
课前1天晚上
三、
现
场
工
作
3.1会务人员用餐(午)
3.1.1根据会务人员人数和岗位分工不同,分2-3批分别用餐
3.1.2用餐时间安排在学员用餐前一小时,通知提供工作餐的酒店
3.1.3会务人员应在20分钟内用餐完毕,但务必吃饱吃好
3.1.4餐厅应根据本组组长提供的用餐人数准备饭菜份量,并应在会务人员用餐前15分钟准备就绪,及时上热菜热饭
3.1.5如实际用餐人数有个别变动,应按实际人数计算餐费,由餐厅负责人与本组组长核对人数。
每日记帐一次,第三日午餐后结帐
三天课程中
负责人
无
3.2收发对讲机
3.2.1每天晨会时将对讲机发给相关人员,夕会时收回房间充电。
四、
后
期
整
理
4.1预支款
4.1.1预估会务人员食宿开支,至财务部领取“暂支单”,填写预支金额,报会务总监签批,再至财务部出纳处领款
第三天上午
负责人
无
4.2结算餐费
4.2.1与餐厅结算工作餐费,领取专用发票
4.2.2开具每日用餐明细单(每日用餐人数及费用)
第三天午餐后
负责人
无
4.3结算住宿费
4.3.1第二天晚上提醒入住会务房的全体工作人员整理个人物品,准备于第三天上午十一点前将行李全部清出会务房,准备退房。
(可与酒店沟通稍微延迟一点退房时间,便于伙伴能在课程空余时间拿出行李)
4.3.2赠送会务房的会议所在酒店产生的其他相关费用认真核对并开具酒店专用发票
4.3.3入住会场附近酒店的退房手续可由入住该酒店的伙伴结算并开具发票交由组长报批
第三天中午
负责人
无
4.4对讲机交接
4.4.1将对讲机交给后勤主管,填写好相关手续。
4.4报帐
4.4.1统计好会务人员食宿费用,整理明细清单及发票,至会务组财务负责人处报帐
课程结束三天之内
负责人
无
文件编号
XDCG-HW-1.3.09
后勤供应工作流程及标准
审核
日期
年月日
页码
共2页
负责人
日期
年月日
编制
会务组
组员
内容
工作流程
工作标准
时间段
工作人员
表单
一、
前
期
准
备
1.1 确定工作项目
1.1.1酒店,餐厅,订票,外包服务组
1.1.2物资筹备组
1.1.3会场布置组
1.1.4财务组
1.1.5物资运输保管
1.1.6机动组
1.1.7客服组
1.1.8住宿安排组
开课前15天
负责人
无
1.2 确定负
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