办公自动化OA系统的功能及管理规定.docx
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办公自动化OA系统的功能及管理规定.docx
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办公自动化OA系统的功能及管理规定
办公自动化系统的功能及管理规定
一、办公自动化的积极作用
办公自动化可以提高全员全方位的工作效率,有效降低和节约使用和交易成本,保障文件和各种信息传递快捷畅通,保障文件和指令的唯一有效性,适应公司市场战略的规划要求。
二、系统的基本功能模块
本系统主要功能:
登录后即可在主页面的系统信息区上显示,包括八个模块控制平台、我的办公、协同办公、信息中心、文档中心、流程中心、消息中心、网上学校。
各功能模块主要功能:
1、控制平台
用于业务管理,流程控制,操作权限管理,是系统管理员的管理窗口,对系统的维护和管理。
2、我的办公
主要是与本人有关的工作事项,包括邮件收发、消息查阅、流程查阅、工作日历、计划安排、个人文件管理。
所有个人、部门及局限部分人之间工作交流、资料传递可以在这个模块中发送,其余涉及协作办公的信息不要发送在这里,发送前先考虑一下文件的适用范围和性质。
3、协同办公
与其他部门有协作关系、公司及地区统一安排的工作,需要多个部门共同参与的工作,各种流程的发起从此办理。
包括功能公文收发、人事管理、会议管理、网络日志、值班管理、档案管理、用印管理、报销管理、请示报告、工作联系单。
公文收发是上传下达文件的发送和収阅,公司各类行政文件、工作意见文件、指令性文件在此处管理和使用,各单位内部文件和向总部上传的文件也在此发布,在发布前按照文件的性质首先进行流程审批并正确的确定发布范围。
会议管理适用于公司总部和各单位的会议安排、通知及会议纪要,发布通知要正确的确定参会人员。
报销管理是指机关及分公司的费用报销,其余在成本管理中按出入库和审批程序处理。
系统日志是每个角色在系统操作中留下的痕迹,便于对浏览和回执的管理。
值班管理可用于各级各部门的值班安排和管理。
档案管理是归档资料的查询、借阅、管理,主要实现现有档案室管理的汇总查阅职能,需要书面存档的资料按相关规定办理。
4、信息中心
各种企业信息等的发布、查阅。
包括功能在线人员、企业通讯录、企业信息发布、公共通讯录、企业电子相册、网上投票调查、企业内部论坛证书管理、奖罚通报。
企业内部论坛实行实名制,只有在系统中定义的角色才能进入,凡使用者不得发表侮辱性、人身攻击性言论,发表人对自己的言论负责,只能作为公众讨论业务、交流的工具,否则查处后按公司相关规定严肃处理,触犯法律的移送公安机关追究法律责任。
企业信息发布设置管理权限,原则上一个地区或单位有一个人有权发布相关信息,该同志要认真负责,严格审查发布内容,必要时可走流程向公司有关部门请示,对企业不利或带有恶意人身攻击的内容不得发布,否则追究当事人一切责任。
证书管理是对企业各类证书、荣誉、奖励证明建立台账,使用人员凭流程审批进行领用和登记。
奖励与处罚的通报要经过流程审批,由管理员发布。
工程部的各类质量、安全隐患通报一般在综合项目管理系统中处理,只有不按要求整改,需要通报批评时才在本模块中发布。
5、文档中心
各类工具性资料、主管部门文件的保存和查阅,文档中心实际上是一个资料库,由公司和地区公司相关人员进行管理和维护,其余人员只有浏览阅读权限。
有关的法律法规文件、施工规范、各地市场管理规定等文件在本模块中按文件夹分类建立,一般性或临时性资料不要在此存放。
6、流程中心
用于流程审批管理的工作事项在本模块中管理和办理。
包括功能工作流程发起、待办流程、已结束流程、已办理流程、工作流程监控、工作流程查询、流程管理维护、回收代办流程。
用于流程管理的主要工作事项有两大类,一类是行政事务性工作,包括发文审批、证照借阅、用印申请、工作请示、用车申请、工作计划审批;另一类是用于项目管理的合同签订审批、采购审批、资金计划审批和投标会签,按照目前的管理办法和程序进行网上流程审批,此功能仅作为过渡使用,综合项目管理系统运行后该模块关闭。
流程审批完成后就可以按照事务的性质进行发布或工作办理。
7、消息中心
即时短消息的发布、处理,使用与我的办公模块中的邮件基本相似,区别在于本模块只是一些简单的沟通,与大家平时使用的手机短信相类似,涉及资料内容较多的传输要使用邮件模块。
8、网上学校
本模块中建立了多类知识性题库,可以用于个人日常学习,也可以用于公司或地区对人员进行培训考核。
三、相关部室的责任
企管部负责企业信息、人力资源、档案的管理、会议、考勤、用印的管理,对数据库进行初始化和日常维护。
信息中心根据各部门的职责和公司实际进行用户的注册和注销、权限的分配。
岗位变动或人员调整时,用户权限的设置和修改由信息中心统一从后台进行调整,负责系统和设备的日常维护、管理和系统中电子数据的管理维护。
各相关部门根据实际工作需要和权限进行相关的操作,负责本人职责范围内的数据维护和管理,及时将问题反馈给信息中心,便于维护全部系统。
四、系统使用管理
1、系统正常运行期间,公司所有收发公文、通知、请示、办公用品管理、车辆管理、计算机管理和有关资料的传递,每份文件用一份书面存档外,均在网上传递和办理。
2、不能上网、传递不到的项目,由本地区公司负责通知。
3、所有使用OA系统的用户每天上班后都必须及时登录OA系统,处理相关工作,并保持系统处于“在线”状态,确保信息和联络及时畅通,及时掌握工作进度。
4、所有使用OA系统的用户第一次登录需要修改个人密码,保存好自己的密码,防止被别人盗用,凡因密码丢失或被盗出现问题时,追究所有者的责任。
5、用户通过IE浏览器登录,输入用户名和密码登录系统,网址为:
http:
//222.173.245.66:
8013/pkpmoa
6、主页面分3个区,上部是系统信息区,下部左边是“我的办公”栏目,右边是首页配置的显示模块,是OA系统八个模块部分功能的快捷显示,也是主要办公的平台,首页配置显示模块可自己设置、调整,但“企业信息”、“我的消息”、“我的流程”、“我的邮件”、“收文信息”不能关闭。
登录后须先浏览这几个项目的信息,根据信息处理相关工作。
7、登录后需要办的工作是“我的办公”和“协同办公”两个主要模块,其他模块是这两个模块的辅助或是细化。
“我的办公”主要是邮件、短消息、待办流程,“协同办公”主要是各种协同办公流程的发起。
8、本系统邮件上传的文件限制:
.exe,.com,.bat格式,不得上传与工作无关的文件,禁止上传带病毒的文件。
9、收到的消息要及时查看、处理,必要的给以回复。
10、待办流程要按时办理,办理完毕要继续下一步流程,不能故意阻碍流程进程,如有问题,应写明意见返回上个流程处理人。
11、需要其他部门协助的工作,从“协同办公”相应功能处发起流程,发起的流程要随时查看,督促待办部门办理。
12、企业信息发布要按确定的范围发布,必须经过相应权限部门审核方能发布。
13、论坛管理是为公司员工提供工作交流的平台,论坛采用实名制登录,论坛以讨论相关主题为主,不得发布垃圾信息、不健康、违法的信息、攻击他人的信息,不得在论坛中上传或下载资料,特别是任何游戏程序,防止病毒传染。
公司网络管理员定期浏览和查看论坛内容,对违反规定的内容上报主管领导并进行查处。
论坛人发布无用的垃圾信息将在网站进行公开曝光批评,发表其他违规内容,将按相关规定给予严肃处理。
14、文档管理
每个用户都有固定的、有限存储容量,不要把任何文件都放到“文档中心”或邮件系统中,自己应合理使用。
放在文档中心的文件,属于共享文件。
一些需要对外保密的文件禁止下载,只允许在线查看。
15、个人消息的发布以工作为主,不得利用此功能上班聊天,不得以此功能骚扰别人工作。
16、有权限后台维护的部门和人员,应及时变更修改了的信息,确保信息的及时、准确。
17、涉及电子签名的,要保护好密码,防止别人盗用。
五、系统安全管理
1、用户向系统上传的文件和资料必须先通过杀毒软件进行杀毒,然后上传,防止文件携带的病毒传到服务器,影响系统正常运行。
2、本系统用户管理实行实名制,登陆系统后,显示的在线人员是用户的真实姓名。
因此,用户应注意对密码的保护,不得泄露给他人,防止别人冒用帐号登录。
同时应根据需要及时更换,设置足够长度,以确保不容易破解。
密码设置使用多余6位的数字和符号,建议不要使用简单的电话、生日等易破解的密码。
3、信息中心负责维护整个系统的安全。
信息中心要定期检查服务器,定时查杀病毒,避免系统受病毒木马的攻击,保证数据及网络安全。
定期对数据进行备份,设置系统自动备份的,定期对系统的完整数据进行异地备份,保证系统数据的完整及安全。
4、本系统只对本公司内部使用,系统内的数据禁止公司无关人员和公司外人员使用和查看,更不允许下载。
未经公司领导同意,不得随意让外人参观和使用系统,越高级权限用户更应加强保密意识,防止公司机密泄露。
5、若登录有问题,及时与信息中心联系。
6、工作完成需要退出时,要养成良好的习惯,要点击“退出”,否则直接切换到别的页面可以用“后退”返回到你的OA网页,特别是在公共场所电脑上网或在其他单位电脑上网后,一定要点击“退出”按钮。
7、人员如因出差等原因较长时间不在单位,又不方便上网,可将处理文件的权限委托其他人员,返回单位上班后应及时收回权限。
8、有关经济数据的文件尽量不要在本系统中传输,要按照权限在其它的相应系统中操作使用,确需传输的要严格控制接收人范围,接收人只是阅读和了解,应及时删除。
六、系统的权限分配
1、控制平台开放到信息中心。
2、我的办公全开。
3、文档中心全开放。
4、流程中心:
流程管理维护只开放到信息中心,其余全部开放。
5、消息中心的“后台维护”只开放到信息中心。
6、网上学校全开。
7、信息中心:
a、企业通讯录维护开放到企管部。
b、企业信息发布查阅全开,录入授权到企管部及二级机构综合科科长,发布的确认、维护授权到企管部。
c、图片新闻授权到企管部。
d、网上投票的题目设置授权到企管部。
e、论坛后台登录、注册开放到信息中心。
f、证书管理的借阅查询、登记开放,其余授权到企管部档案室、投标办。
g、奖励与处罚查询开放,其余授权到企管部。
8、协同办公:
a、公文管理:
公文归档授权到企管部负责人。
发文管理中的确认发布授权到企管部。
b、资产管理:
车辆管理的车辆信息授权到企管部,用车申请的申请、查询放开,待办申请授权到企管部。
用车管理授权到企管部。
统计查询的信息查询全开,费用查询到企管部、财务、领导层。
图书管理的图书信息查询全开,其余放到档案室。
按公司统一图书管理,各部门图书属从档案室借阅。
办公用品申请的发起、查询全开,待办放企管部。
适用于较大宗用品采购。
办公用品需求登记开放,汇总和维护授权到企管部和综合科。
适用于零星用品采购。
采购台帐管理、库存管理、领用台帐管理授权到企管部。
报警、报警查询、价格库维护授权到企管部。
c、人事管理:
组织机构中的部门信息、岗位信息的查询全开放,登记和维护授权到企管部。
应聘人员简历库授权到企管部。
人力资源计划授权到企管部。
其中的申请招聘登记、查询放各部门负责人。
人事招聘管理中的招聘面试、试用、转正查询全放,其余企管部。
员工档案管理中的员工基本信息、合同台帐、奖惩记录、调动记录、离职记录的查询全放,其余企管部。
员工培训管理的申请培训和培训记录的查询全放,其余放到各部室负责人、地区综合科。
绩效考核管理的公司绩效考评查询全放,其余放企管部。
员工测评标准的查询全放,其余放企管部。
员工测评维护为企管部,其余开放。
统计汇总信息的社保、员工测评全开放。
网上学校中的试题管理只授权到企管部,其余到各部室负责人、二级单位综合科。
d、会议管理:
会议室管理授权到企管部。
会议安排中的会议安排开放到部室负责人。
审批、维护、通知放企管部。
会议查询开放。
会议纪要的纪要发布开放到部室负责人。
查询全开,其中重要会议纪要要在纪要发布中由纪要发布人设定查阅人。
维护、归档放企管部。
会议类型开放到企管部。
e、系统日志管理:
开放到信息中心。
f、值班安排:
查询全开,登记放到部室负责人、二级单位综合科。
g、档案管理:
档案查询开放,其余档案室。
h、报销管理:
全开。
i、用印管理:
印章查询、用印申请、刻章申请放开。
印章登记放企管部。
j、工作联系函:
联系函登记、查询、签收开放,维护放信息中心。
9、文档中心文件夹权限设置
权限设置有三种:
管理权、只读权、无权。
有管理权的角色可对本文件夹之下的内容读、写、修改、删除。
有只读权的角色对本文件夹之下的内容只有读取权,设置无权的角色看不到文件夹。
总的设置原则是父承子权,各代独立。
各使用人要在本文件目录树下建立文件夹,凡设有二级目录的不要在一级目录下建立文件,进入系统显示对本文件夹有管理权的人员不得删除本文件夹;新建立的文件要按文件的性质设立权限,凡不符合规定的文件,信息中心将定期清理。
一级文件夹管理权限为信息中心,其余为可读权限。
企管部主任对董事会文件夹有管理权,部室主任以上有只读权。
财务、资金中心、审计部文件夹的管理权为本部门主任,副总以上有只读权。
企管部主任、副主任对法律法规文件夹有管理权,其余均为可读。
总工办主任、工程部主任及工程科长对规范及工法文件夹有管理权,其余人员均为可读。
信息中心对系统说明文件夹有管理权,其余均为可读。
办公室管理员对公司文件下的计划归档、收文台帐、会议管理、经理办公文件夹、企管部文件夹及法律法规文件夹有管理权。
企管部主任对奖励与处罚文件夹有管理权,其余为可读。
地区及二级公司设置“地区公共文件夹”和“地区专用文件夹”,全部科长以上对公共文件夹有只读权,本地区科长以上对专用文件夹有管理权,董事长、总经理对本文件夹有管理权。
凡设有二级文件夹的第一级文件夹使用者为可读权限。
七、系统的功能学习
在系统的文档中心有一个“工具软件与系统说明文档”的文件,使用过程中遇到简单的问题,可以随时查阅学习。
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