工程建设期间信息管理系统设计说明书.docx
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工程建设期间信息管理系统设计说明书
工程建设期间信息管理系统设计说明书
目录
1概述3
1.1设计范围3
1.2设计原则3
2设计内容3
2.1概述3
2.2工程项目管理系统3
2.3招投标管理系统8
2.4办公管理系统9
2.5电子文档管理系统10
2.6工程建设期间信息基础设施13
概述
设计范围
本设计为中国石化镇海炼化100万吨/年乙烯工程建设期间的信息化设计。
涉及计划管理、项目进度、概算合同、设备物资、安全质量、财务、办公自动化和图纸档案等管理系统,覆盖乙烯工程建设整个过程的管理信息系统。
设计原则
工程建设期间的信息管理系统是镇海炼化100万吨/年乙烯工程全厂信息管理系统的一个组成部分,需与全厂信息管理系统建设协调一致。
工程建设期间信息管理系统应尽量采用镇海炼化已有的系统,利用现有的管理思路和管理流程,并考虑系统由建设阶段到运维阶段的延伸。
系统建设应遵循“整体布局、分步实施、实用先进”的原则。
以应用为驱动,在充分利用现有设施和资源的条件下,力求高起点,既满足近期需求,又适应长远发展的需要。
工程建设期间信息管理系统设计应符合国家及行业现行的规范和标准的要求。
设计内容
概述
工程建设期间信息管理系统的设计内容包括:
工程项目管理系统,招投标管理系统,办公管理系统,电子文档管理系统,工程建设期间信息基础设施等。
工程项目管理系统
概述
工程项目的管理涉及进度、质量、投资、合同、人员、风险、图纸文档等多个方面,众多的参与部门和相关单位使沟通和协调工作非常困难,同时产生的大量的信息需要有效的管理。
项目管理普遍存在如下难点:
1)沟通:
由于工程管理涉及的单位和部门众多,传统的方法如开会、发文等方式,信息
传递的效率很低,大部分的问题首先出在沟通方面。
2)数据:
工程项目的有关进度、投资、质量、合同等数据,量大而且不停地在变化,业
主往往感觉难于把握,能够随时掌握动态的数据并进行汇总,更显得十分困难。
工程项目管理系统要求在功能上成功解决项目管理的难点问题,以项目管理为核心,通过它使企业的高级管理人员能够监控企业的项目运营,实现对项目人事、财务、材料、工程、设计、进度、质量、费用、安全、合同、技术文档等全方面进行实时监控,并搭建企业内部的业务交流平台,为项目管理目标的实现提供保证。
工程项目管理系统是一个涉及多方面管理系统,具体应包含以下内容:
●项目信息管理
●项目进度计划与控制(项目阶段、形象进度)
●项目费用管理
●项目质量管理
●项目安全管理
●项目文档管理
●项目合同管理
●项目沟通管理
●项目物资管理
●项目设备管理
工程项目管理系统应采用模块化结构,以及采用插件方式,根据实际需要扩展功能模块,或者对现有模块进行替换。
每一个部分都应是一个或多个功能性的软件,并完成某一类特定功能。
项目信息管理
项目的基本信息:
包括项目位置、项目负责人等。
项目的组织管理:
以项目树的形式对项目进行管理。
项目的管理权限:
功能模块的使用、查看、编辑权限。
项目预警:
在预警的基础上,系统提供项目摘要,显示的信息。
可扩展的项目信息:
用户可以根据自己的实际需要,增加若干项信息。
项目计划与进度控制
1)流程
进度控制的工作流程包括以下步骤:
第一步:
工程部制定总计划。
第二步:
相关部门对总计划进行审核。
第三步:
将计划下发至项目部。
第四步:
项目部制定项目内部的计划。
第五步:
项目部向公司汇报项目进展数据。
第六步:
公司汇总各个项目的实际进展,并绘制计划前锋线。
第七步:
公司对前锋线进行拉直,更新计划,并重新下发。
第七步之后,项目部根据更新后的计划,重新制定项目内部的计划,即回到了第四步的循环中。
2)项目网络计划
网络计划是制定项目计划中最普遍采用的方式,也是最有效和直观的计划形式。
除了要求基本的作图功能以外,还要能够通过对工作的下发,汇总等功能,真正实现网络计划中工作的动态控制。
网络计划编制:
可以进行一般的网络计划编制,并且能够将工作进行下发,每个工作需要设定负责人,该工作下发后将由负责人来汇报进度。
计划审核和下发:
计划在正式下发之前,需要经过几个部门的审核,每个部门都审核通过之后,计划才可以正式进入进展流程。
下发时,公司必须对允许汇报的时间做一个限定,以及对项目进展的指标要求。
项目部进行工作汇报:
项目下发至项目部后,项目工作的指定负责人将在他的每日工作汇报系统中,看到自己负责的项目工作,其中的每一项工作,需要汇报实际完成的工作量(百分比),工作状态,以及对汇报必要的文字说明。
绘制项目前锋线:
公司汇总得到所有工作的实际进度之后,对计划进行更新,能够绘制出最新的前锋线。
根据前锋线,软件可以帮助公司预测出项目的结束工期,在此基础上,为了保证项目不延后,管理人员必须对计划进行调整,把落后的工期抢回来。
进度查询:
a)以网络计划技术为核心。
主要用于制定规划、计划和实时控制。
b)直接绘制网络图,计算机自动建立紧前紧后关系,自动计算关键路线,人只须安排计划,计算工作全部由计算机完成。
c)提供网络图编辑检查功能,可以对以上问题自动查找并加以改正。
d)提供双代号和单代号两种输入方法,二者之间可相互转换,均可自动生成网络图,在单代号转换成双代号时保证虚工作数最少。
时标逻辑网络图、时标网络图、逻辑网络图、单代号网络图、横道图相互转换。
e)流水网络计划生成功能快速、方便。
实现分层、分段智能流水网络,自动测算流水工期供决策使用,自动带层段号,并可设定起伏周期。
f)提供构件库功能。
网络计划可以用构件或工作包的形式存储到构件库中,随用随取,省时省力。
g)各种资源、费用曲线,能清楚反映各阶段资源用量和费用情况,并进行资源优化和费用优化。
h)使用前锋线技术,实现动态控制,对工期进行动态预测和快速调整等。
i)和其它软件有数据交换共享能力。
j)提供组件功能,使搭接不再局限于过去点到点的搭接方式。
k)采用位错技术,保证有序工作的情况下逻辑关系百分之百正确。
l)采用多文档、多窗口操作,各工程之间可以相互协调、调用、复制等。
m)工作名称自动撑开、自动提出、名称竖起提供了多种解决方法。
n)提供中外文双文字功能,可用于外商和中外合资项目的管理。
o)提供窗口分割功能,使操作人员既可看到网络图全貌又可看到放大的局部。
p)有多种显示单位,不同工作可采用不同单位表示,任一工作都可设置自己的日志。
q)数据可自动备份,多文档可自动恢复。
若受病毒攻击,自动提示报警。
r)可以进行横道图排序,可按开始结束、结束开始、相关关系或手工指定关系排序显示或输出。
s)可按时间段、各类工作、工作编码、工作状态、指定编码优先级过滤裁剪,解决按特定要求对工作进行过滤的难题,可方便下达具体任务。
3)形象进度
能够提供现场照片和里程碑进度模块作为形象进度的辅助。
支持目前最流行的媒体格式,包括BMP、JPG、AVI、ASF、WAV等声像媒体。
各种媒体文件在模块中可以通过组的形式进行组织,例如第1季度、1月份等时间信息,可以比较清晰地表达出声像的发展过程。
4)项目产值进度
在项目进展过程中,项目部每天向公司汇报当天完成的实际工程量,公司得到这些数据后,能够按照任意的时间汇总得到旬报、月报、季报、年报等报表。
目前,项目预算仍采用Excel电子表格的形式进入系统,每天的汇报也采用同样的格式,并可以从预算中提取某几项进行汇报。
对当日完成的工程量进行编辑,保存后系统自动提交到服务器上,服务器将每日的工程量汇报进行整理,供其他软件和模块查询。
5)项目阶段考核和总结
项目结束后,公司需要对该项目的各个方面进行总结,其中的经验和教训,以及很多经验数据都能够进入企业的知识库,某类项目进展中经常会遇到的问题,以及避免和弥补的方法等,日积月累后,丰富的企业知识库将是企业在实施项目中的重要参考数据,对日后的项目管理具有非常重要的实际意义。
项目费用管理
工程项目建设期间对镇海炼化作为业主方来说费用管理主要集中在计量支付的管理。
1)合同清单导入:
系统应提供将第三方清单软件编制的合同清单表(包括在实施过程中产生的合同变更、暂估价等)导入到本系统的功能。
2)系统提供计量支付的申报、审核、批准的(在项目管理门户网上)流转(流程)管理的功能,包括变更及暂估价的计量支付过程在门户网上实现的功能。
3)系统提供计量支付的统计、查询管理的功能。
4)系统提供自动生成计量支付的报表(管理)的功能。
项目质量管理
项目质量管理包括以下几个方面:
1)质量文档管理
2)质量检查模板
3)质量状况汇报
4)对不合格的质量检查点进行的处理
5)工程质量评定
项目安全管理
项目安全管理包括安全教育、安全检查、事故记录、施工验收、安全评分等功能。
项目文档管理
项目文档管理应提供“资料室”管理功能,应与项目EPS紧密结合实现各项目文档资料全生命周期的管理。
项目合同管理
合同管理应能够对合同的整个生命周期进行管理,包括:
1)合同订立管理
2)合同执行过程管理
a)合同基本信息管理
b)合同资金管理
c)合同变更管理
d)合同争议、索赔管理
e)合同附件、报表管理
f)系统提供合同提醒管理的功能
项目沟通管理
项目沟通管理为各业务部门在业务处理过程中的相互沟通与交流提供统一的通道,可以将文件资料、消息通知等各类共享信息及时、方便地传递。
项目物资管理
项目物资管理应满足镇海炼化作为建设项目业主方在工程建设过程中对物资的管理需求,包括:
1)供应商管理
2)采购计划管理
3)物资合同管理
4)物资验收管理
5)供应商结算付款管理
6)物资报表管理
项目设备管理
项目设备管理应针对镇海炼化建设工程提供成套设备的进出口的全过程管理。
1)设备清单管理
2)设备采购管理
3)设备储运管理
4)设备预警管理
5)设备统计查询管理
招投标管理系统
招投标管理系统应能对业主方(镇海炼化)在工程建设期间的招投标管理提供一套完整的信息化解决方案,系统应严格依据我国招投标法的招标程序,采用先进的技术手段实现真正意义上的网上招标、投标和评标。
它涉及到招投标、评标过程中的所有环节,能够有效地节约招投标、评标过程中的成本,实现招投标过程的网络化,评标过程的自动化。
招投标管理主要包括招标准备、投标文件制作和评标三大部分。
其中,招标准备是指业主指定评标规则和投标书的文件模板制作,并把相应的招标文件下发给通过资格预审的投标单位。
将招标文件下发给投标单位后,投标单位根据招标文件及相关文档制作投标文件,准备投标。
制作好投标文件后,投标单位应在规定的封标时间前将投标书及相应报盘文件递交业主,等待评标。
评标流程开始后,评标专家要进行签到,然后,业主的工作人员将投标单位递交的投标文件引入到系统中,供专家评标使用。
所有投标单位的投标文件引入后,评标专家将对各个投标单位递交的投标文件独立评标。
所有专家完成评标并确认后,评标工作即宣告结束,进入招投标后续工作环节。
招投标管理系统主要包括以下模块:
1)招标文件制作
2)投标书数据接收
3)投标文件制作系统
4)项目评标过程
5)中标信息发布
办公管理系统
办公管理系统系利用计算机、通信和自动控制等技术与设备,实现办公业务的自动化。
它是提高办公效率、办公质量和实现科学管理与科学决策的一种辅助手段。
现代办公自动化系统是由计算机、通信网络和自动化办公设备以及相应的软件所组成的人机信息处理系统。
具有办公信息采集、加工、传输和存储等功能,对文字、数据、语音、图形、图像等信息能进行综合处理。
办公管理系统应包括以下主要功能:
信息发布系统,公文流转管理,工作管理系统,工作流程管理系统,即时通讯系统,网络辅助办公系统等。
信息发布系统由两个部分构成:
网站管理系统和信息发布系统,其中网站管理系统主要负责对信息发布系统的维护和管理工作;信息发布系统则是为用户提供各种信息服务。
公文流转管理提供公文归档、查询、收发文流转等实用功能;公文传输过程中采用加密技术,保证系统的安全性。
系统支持Word、Excel、BMP、JPG、HTML等多种文件格式等。
工作管理系统包括今日工作、工作总结、日程安排、任务备忘、工作处理等功能。
即时通讯系统主要有以下功能:
发送消息、消息(持续通讯)、消息(广播)、会议室、文件上传、文件下载、语音通讯、查看屏幕、发送邮件、检查新邮件、邮件检测(详见系统选项)、查看留言。
网络辅助办公系统主要包括车辆管理、会议室管理、图书资料管理、考勤管理、文具领用管理、借款还款管理、出差管理、接待管理等功能。
电子文档管理系统
概述
乙烯工程作为大型化的项目,涉及的设计方、合作方和厂商(以下简称项目受控方)众多,交付文档的范围和种类繁多,包括合同、图纸、设备清单、预算、计划、变更、报告等。
如何控制交付文档的内容、格式,文档的版次,同时对接收及发出的文档进行跟踪控制,确保文档的有效性、安全性成为文档管理的关键。
因此,采用一个基于数据库技术和网络技术的电子文档管理系统是必要的。
为了能够在项目建设期间尽量收集更多的信息,业主在项目初期就应该建立一个统一的项目电子文档管理系统,以实现建设期间项目电子文档的管理。
这套系统不仅建设期间可使用,也可以延续到以后的运维期间,作为工厂电子文档管理系统(电子资料室),在项目执行过程中执行。
电子文档管理系统的意义
1)工程建设时期
a)保证项目受控方按进度、按规定、方便地进行电子文档交换和交付。
b)减轻管理数目庞大、种类繁多的项目建设期间电子文档的繁重工作。
c)增强分散在各地的项目受控方之间的协作,以缩短项目实施时间。
d)保证项目参与者进行有效的版本发布,并保证版本的一致性。
e)保证项目受控方及业主在较短的时间、方便地找到所需的文档,并保证版本的正确性。
f)保证项目受控方能够共享信息,但又能保持各受控方的相对独立不互相干扰,
g)保证发布的信息准确无误,同时又能保证文档的安全访问。
2)工厂运维时期
项目电子文档的价值不仅体现在工厂建设阶段,而且体现在工厂运维阶段。
a)管理好建设时期交付的电子文档的同时,建立工厂的电子档案资料平台,工厂建设完工之后,项目建设时期产生的电子文档将是以后工厂运营和维护的源数据,是今后工厂生存和扩展的基础。
b)项目电子文档可以延伸到工厂的知识管理以及成为数字工厂的一个重要的组成部分。
电子文档管理系统的目标
1)项目建设阶段的目标
a)保证该项目电子文档的集中管理,使业主能够管理和实时监控受控方文档的状态。
b)为该项目建设阶段建立一个共享和协同的工作平台,保障项目受控方文档交换和交付的畅通。
c)通过业主和项目受控方的相互协调作用,使全部项目受控方都严格遵循项目中的文档管理制度,规范共享和交付流程。
d)为项目受控方提供一个统一的文档发布平台,使不同受控方采用统一的文档版本、文档编号,保证项目不同阶段文档的一致性。
e)实现文档不同级别的安全访问控制,既保证不同的受控方之间的共享和协同,又保证不同的受控方之间相互独立,互不干扰。
f)实现工厂生命周期的信息管理,实现电子文档的生命周期管理和有效的版本控制,使各类文档从产生、批准、发布、升版、作废的整个生命周期有一个规范化的过程,实现文档的过程管理。
g)为业主项目管理组织建立一个文档管理平台,管理日常办公和项目管理工作日常产生的各种电子文档。
并与EMAIL结合给项目受控方发布项目管理文件和各种指令性文件。
2)工厂运维阶段的目标:
a)建立工厂运维阶段的电子文档管理系统,将项目建设阶段受控方交付的所有文档延伸到工厂运维阶段,设置新的安全访问级别,同时,将管理运维期间产生的各种电子文件,成为工厂档案资料管理平台。
b)为工厂运维阶段的信息系统收集更多的基础信息,提高工厂信息管理系统的应用效率和水平。
c)可延伸并支持整个工厂的知识管理、数字化工厂和数据仓库等系统。
电子文档管理系统的功能要求
1)基本要求
要实现上述的目标,电子文档管理系统必须至少要具有如下的功能。
a)支持B/S结构的访问要求。
b)集中化海量文档的存储功能。
c)文档导入(包括文档及属性的批量导入)。
d)可定制的版本控制功能(即版本信息可根据实际需求定制)。
e)文件检入/检出管理。
f)文件级安全控制。
g)完善的工作流及业务流程管理。
h)文档的自动编码功能。
i)智能关键字检索能力。
j)简单易用的访问方式,具备用户可接受的访问速度。
k)可追溯的文档操作的历史记录功能。
l)支持多种类型文档,包括但不限于Excel,Word,PowerPoint。
m)实现文档导入后自动转成PDF的功能模块(支持多种文件格式、多种文件尺寸)。
n)严格的权限控制。
o)实现文档的发布功能。
包括发布管理(自动生成发布,并可通过分发矩阵分发)。
p)实现完善的中文支持。
q)标准化文件格式和模板。
r)具备不同文档类型的模板。
s)完善的文件管理控制以及保存策略。
t)能够支持服务器的分布部署。
u)能够提供开放的接口,极易实现与其它系统的集成。
2)项目要求
仅仅具备了上面的系统的基本功能还不够,还要有针对性的定制和开发满足该项目特定的功能要求。
a)为业主搭建一个统一的电子文档管理平台,既包括对各个项目受控方的管理,也包括对于项目管理团队的管理。
例如可以分成项目管理团队内部产生文档的管理、设计承包商的文档管理、制造厂商的文档管理等,对于性质类似的项目受控方实施相对统一的文档结构、文档编码等。
b)各个受控方可以异地访问文档,包括在此平台上进行各个版本文档的发布、交换和交付,业主可以在此平台上监控各受控方的文档交付的状态。
c)系统能够很容易地扩展一些自定义的属性,方便各类文档的分类和查询。
d)能够实现大量文档的批量上传。
e)实现各类文档的访问和发布状态的跟踪,并能生成报表。
f)对于不同性质的受控方定义不同的文档生命周期和发布流程等。
g)可以方便地延伸到工厂运维阶段的档案管理平台。
工程建设期间信息基础设施
工程建设期间信息基础设施用于乙烯工程现场临时办公场地的网络敷设和乙烯工程建设期间应用系统服务器的采购。
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