公文怎么写公文写作的语言特点及要求(共6页)3800字.docx
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公文怎么写公文写作的语言特点及要求
公文是国家机关、社会团体和企事业单位在办理公务活动中形成的各种文书材料。
公文是传达、贯彻党和国家的方针、政策,发布行政法规和规章,请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况,交流经验的重要工具。
公文在写作过程中具有独特的语言习惯,其主要特点是在用词上要准确贴切,句式要简练严谨,文风要朴实庄重,有一些固定的习惯用语。
一、用词准确贴切
用词准确贴切是公文语言的基本要求,公文的写作如果选字用词疏忽大意,一旦把关键词语用错,将会给工作造成无可挽回的损失,所以公文必须写得一清二楚,十分明确,让读的人不折不扣地了解你要说的是什么。
要想把词语用得准确贴切,必须在词义辨析上下工夫。
因为汉语词汇相当丰富,词语运用也极为灵活,表述同一事情可用不同的词语,使用同一词语也可表示不同的意思,这些特点都会给选用词语带来很大的困难。
选用最恰当的词语,是公文写作的一个基本能力。
言简意明,把事情表达得一清二楚,这也是对公文语言的基本要求。
但有时公文也要把话说得委婉灵活,表达意思留有余地,这就需要适当地使用模糊词语。
如:
&;原则上今年不安排发放地方企业债券&;,&;存在着一定差距&;,&;尽快将会议精神传达下去&;,&;采取适当方式向广大人民群众宣传保护文物的政策、法令&;,&;分不同情况,予以妥善处理&;,其中&;原则上&;、&;一定&;、&;尽快&;、&;适当&;、&;妥善&;均属于模糊词语。
在公文中,当需要做模糊的表达时,选用恰当的模糊性词语也属于用词准确贴切的范围。
二、语句简练严谨
简练是指用简洁的语言把意思表达明白;严谨是指词句紧凑,表达意思确切缜密。
简练严谨也是对公文语言的基本要求。
怎样才能做到这一点呢?
除了在造句时避免句子残缺不全、句式杂糅外,还须避免语句重复啰嗦,避免句子冗长,避免句子关系不清和避免句子前后无序。
下面分别举例说明:
1.避免重复啰嗦
要使语言简洁,必须将可有可无的字、词、句去掉,力求做到词无可删、句无可减,使公文中的每一句话、每一个词都有其作用。
如:
同时也发现有少数单位的领导对防火工作不够重视,存在着管理十分混乱,制度也不够健全,并且存在违章操作等问题。
有些字、词,如&;也&;、&;并且存在&;删去后,并不影响句意。
2,避免句子冗长
句子有长有短,各有不同的表达效果。
长句有表达意思周密的优点,但结构复杂,包含意思较多,不够简明;短句结构简单,句意单纯,让人一目了然。
要使公文言简意明,一个有效的方法是少用长句,多用短句。
老舍先生写文章很注意用短句,他说我自己写文章,总是希望七八个字一句,或十个字一句,不要太长的句子。
&;&;当我写了一个较长的句子,我就想法子把它分成几段,断开了就好念了,别人愿意念下去;断开也好听了,别人也容易懂。
&;老舍先生为我们提供了一条宝贵经验,写了长句子,就设法断成几段,把长句拆成短句,言简意明。
如:
全厂党组织普遍开展了职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时,必须派专人造访并给以帮助的&;五必访&;活动。
这个句子所以长,是因为&;活动&;前面的定语太复杂,可以拆成短小句子:
全厂党组织普遍开展了&;五必访&;活动,职工生病住院、婚丧喜庆、家庭纠纷、遇到特殊困难和情绪低落时,必须派专人造访并给以帮助。
3,避免联合不当
公文中经常将词与词或词组与词组联合排列,用以表达一连串的事物或意思。
在排列具有联合关系的词或词组时,要注意两点:
一是联合的各项要排列有序。
具有联合关系的词语所表达的事物,要有合乎逻辑的内在联系,或者由大到小、由小到大,或者由重到轻、由轻到重,或按其他内在联系进行排列,一定要井然有序。
如:
一律不得新建关于老一代革命家个人的纪念堂、纪念馆、纪念亭、纪念碑等建筑。
&;纪念堂&;等四个词组是按建筑物规模由大到小进行排列,也可以由小到大排列;但不能大小无序,如把&;亭&;放在&;馆&;前面,或把&;堂&;排在&;亭&;后面。
二是联合的各项要分类恰当。
句子中联合的各项,须按照同一标准分类,各项概念的外延不能重合,也不能交叉。
如:
把绿化、植树、栽花、种草作为美化环境、建设社会主义物质文明和精神文明的大事来抓。
&;绿化&;是&;属概念;&;植树、栽花、种草&;是&;种概念&;,包含在&;绿化&;的外延之中,都属绿化工作。
将这四个不同层次的概念并列编排,&;属&;和&;种&;界限不清,属于分类不当。
4避免关系不清
撰写公文,经常使用由几个关系密切的分句组成复句,分句之间或有并列、递进关系,或有因果、转折、条件等关系,如果分句之间关系模糊不清,复句意思的表达便会受影响。
如:
XX集团深入细致地做好企业思想政治工作,最大限度地调动干部职工的积极性,重点在管理机制上对症下药,寻求新的思路和对策。
该复句的三个分句关系不清,句意费解。
可作如下修改:
为最大限度地调动干部职工的积极性①,XX集团在深入细致地做好企业思想政治工作的同时②,重点在管理机制上对症下药,寻求新的思路和对策③。
分句①和分句②③是目的关系,分句②和分句③是并列关系,由于理清了三个分句的关系,句意便通畅易解。
三、文风朴实庄重
公文作为办理公务的&;工具&;,在表述内容时必须语言质朴无华、真切庄重。
无论上行文、下行文还是平行文,均忌堆砌华丽词藻,宜运用质朴平实的文字;忌滥用俚俗口语,宜用规范书面词语;忌多作修饰描写,宜据实直书达意明理。
四、正确使用惯用语
公文中经常使用一些保留了古汉语成分的习惯性用语。
下面作简要介绍:
1.开头词语
常用的有&;依照&;、&;遵照&;、&;根据&;、&;据查&;、&;经&;&;批准&;、&;为了&;、&;鉴于&;、&;由于&;等,用以表明行文的依据、目的、原因。
如:
&;根据X发〔20XX〕X号文件精神,我县已建立了政府序列内的土地管理局。
&;&;经中央批准,今后县、乡两级选举的日常工作,由民政部门负责&;&;&;&;为充分挖掘档案信息资源,更好地为两个文明建设服务,我馆&;&;&;
2,引叙词语
批复、复函等答复性公文,在开头引叙来文的发文文号、标题或主要事由时,经常使用&;前接&;、&;近接&;、&;收悉&;、&;谨悉&;等词语,如:
&;你省辽政发〔19^X〕X号文收悉&;,&;12月10日关于申报兴建砖瓦厂的来文收悉&;,&;你县税政字〔19^X〕第X号请示悉&;(&;悉&;即&;收悉&;)。
3,承启词语
用于前言的最后,起有承接上文、提领下文的承上启下作用。
下行文常用的承启词语有&;现批复如下&;、&;现作如下指示&;、&;作如下决定&;、&;现予公布&;、&;现予发布&;、&;为此,特通告如下&;、&;特公布如下&;、&;特作如下通告&;、&;现将有关情况通报如下&;、&;现将有关事项通知如下&;、&;现答复如下&;等。
例如:
&;为保护投资者的合法权益,促进证券市场的健康发展,特对取缔有价证券的非法交易活动作如下通告&;;&;&;&;为了制止乱集资&;&;促进国民经济既快又好地健康发展,现就有关问题通知如下&;;&;&;&;为贯彻党中央关于反腐败斗争的工作部署,坚决刹住用公款变相出国(境)旅游的不正之风,经党中央、国务院批准,特作如下通知&;。
上行文常用的承启词语有&;现提出如下意见&;、&;建议如下&;、&;我们的意见是&;等。
例如为了使道路和交通更好地为经济建设、改革开放服务,抓住当前有利时机,加快城市道路和交通管理设施的建设步伐,切实做好城市道路与交通管理工作,现提出如下意见、引自建设部公安部联合呈报国务院的公文《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》〉;&;根据^发〔19\X〕X号文件精神,我县已建立了政府序列内的土地管理局,但城乡土地还没有统管起来,多家管地,多头批地的问题仍然存在。
为了贯彻中共中央、国务院精神,管好用好我县土地,建立健全土地档案,我们的意见是&;。
4,结尾词语
下行文常用的结尾词语有&;特此公告&;、&;此令&;、&;请贯彻执行&;、&;参照执行&;、&;将贯彻执行情况及时报告&;&;&;等。
主要作用是对受文机关单位如何贯彻执行文件作出规定、提出要求。
例如:
&;建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》,已经国务院批准,现转发给你们,请贯彻执行&;;&;各地区、各部门必须坚决贯彻执行以上通知精神,并将贯彻情况及时报告国务院&;。
批转、发布法规性的公文,有时在结尾处指出文件解释权的归属。
如《国务院批转民政部关于调整设市标准报告的通知》的结尾指明:
&;新的设市标准由民政部负责解释&;。
上行文常用的结尾词语有&;特此请示&;、&;妥否,请批示&;、&;如无不妥请批转&;&;执行、或&;试行&;)、&;请批复&;、&;敬请大力支持为盼&;、&;特此报告&;等。
主要作用是请求上级机关对&;请示&;和&;报告&;事项给予答复和关注。
如:
&;以上报告如无不妥,请批转各地试行。
这是民政部《关于调整设市标准的报告》的结尾);&;以上意见,如无不当,请批转各地区、各部门贯彻执行。
&;(这是建设部、公安部《关于加强城市道路与交通管理工作的报告》的结尾);&;以上请示当否,请批示、这是民政部《关于增加选举工作干部编制名额的请示》的结尾)。
平行文常用的结尾词语:
在致函中,向对方提出要求、希望时,常用&;望早日见复&;、&;盼予函复&;、&;请大力协助为荷&;等;在复函中常用&;此复&;、&;特此函复&;等。
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