实现EXCEL的数据库的功能Word文件下载.docx
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若选中大范围的单元格区域,单击单元格区域的第一个单元格,按下Shift键再单击区域的最后一个单元格。
若选中非相邻单元格或单元格区域,选择第一个单元格或单元格区域,按下Ctrl键,再选择其它单元格或单元格区域,松开Ctrl键。
若只选中可见单元格,选中单元格范围,在“编辑”菜单中,单击“定位”命令,单击“定位条件”,单击“可见单元格”。
若选中整个工作表的所有单元格,鼠标左键单击工作表左上角行号和列标的交叉按钮,或者按Ctrl+A组合键。
若增加或减少当前选定区域,按下Shift键,单击欲更新的选择区域的最后一个单元格,当前单元格与单击单元格之间的长方形区域为最新选择区域。
⑺选中菜单文件\另存为,弹出“另存为”对话框。
⑻在“保存位置”下拉列表框中选中欲保存文件所在相应的驱动器和文件夹。
⑼在“文件名”下拉列表框中选择(或者键入)欲保存文件的文件名。
⑽在“保存类型”下拉列表框中选择(或者键入)保存文件的类型(dBaseIV)。
⑾单击“保存”命令按钮。
二、在Excel7.0中实现对数据库数据的排序
1.一般排序
⑴运行Excel7.0,打开欲进行排序的数据库文件。
⑵选取欲排序的工作表单元格范围(Excel7.0默认对整个工作表进行排序操作)。
⑶选中菜单数据\排序,产生“排序”对话框。
⑷分别在“主要关键字”、“次要关键字”和“第三关键字”下拉菜单列表框中选中用以排序的字段名。
要按照指定的数据列进行排序,在“主要关键字”下拉式列表框中进行选择。
要增加额外的排序序列,在“次要关键字”和“第三关键字”下拉式列表框中进行选择。
选择按照“递增”还是“递减”方式排序数据。
⑸要排除当前数据清单中作为标题的首行,单击“有标题行”选项按钮。
要包含当前数据清单的首行进行排序,单击“没有标题行”选项按钮。
⑹单击“确定”命令按钮,即完成对数据的排序。
⑺选中菜单文件\另存为,另行保存。
2.特别排序
⑴同一般排序步骤⑴─⑷。
⑵选取“选项”命令按钮,产生“排序选项”对话框。
⑶在下拉列表框中,选中一个自定义的排序序列,确认“区分大小写”复选框。
在“方向”选择框中,选择“按列排序”或者“按行排序”选项按钮。
⑷单击“确定”回到“排序”对话框。
⑸单击“确定”,即可按照自定义的序列对数据进行排序。
⑹选中菜单文件\另存为,另行保存排序后的文档。
3.利用常用工具栏中的快捷按钮简单排序
⑵选中欲作为排序标准的列的列标。
⑶鼠标左键单击常用工具栏中的排序快捷按钮即可。
⑷选中菜单文件\另存为,另行保存排序后的文档。
三、在Excel7.0中实现对数据库数据的筛选(或检索)
1.自动筛选
⑴运行Excel程序,打开欲进行筛选的数据库文件。
⑵在工作表中选取任一单元格。
⑶选中菜单数据\筛选\自动筛选,工作表中每一个字段名上都会自动产生一个倒三角形的下拉表框按钮。
⑷单击用以进行筛选的字段上的倒三角形,打开下拉列表框,选择并单击用以进行筛选的条件。
如果进行筛选的条件较为复杂,可以单击“自定义”,从而产生“自定义自动筛选方式”对话框。
该对话框左边是比较运算符列表框,包括“=,>
<
>
=,<
>
”右边为各字段逻辑条件,包括“与、或”。
“与”,是指数据必须同时满足两个合并筛选条件。
“或”,是指数据只须满足合并筛选条件中的一种即可。
筛选条件支持通配符。
可以用“*”代表其所在位置的任意多个字符,用“?
”代表其所在位置的任意单个字符(注意:
“?
”必须在英文状态下键入,即必须是半角字符)。
自定义自动筛选条件后,单击“确定”命令按钮即可完成对数据的筛选。
⑸重复步骤⑷,直到满足所有的筛选条件。
⑹选中菜单文件\另存为,即可将筛选后的结果保存到其它文件。
筛选完成后,如欲恢复工作表原来状态,选中数据\筛选\全部显示即可。
或者单击任何一字段倒三角形,在下拉列表框中选中“全部”选项。
2.高级筛选
⑴运行Excel7.0,打开欲进行筛选的数据库文件。
⑵在工作表上选定一空白的单元格范围,在该区域第一行中键入想用来筛选的字段,在字段的下一行中键入欲使用的筛选条件,第三行键入“条件(与)”或者“条件(或)”,依次类推,至满足筛选条件时止。
⑶选中菜单数据\筛选\高级筛选,产生“高级筛选”子菜单。
⑷若欲在原工作表中显示筛选后的结果,选择“在原有区域显示筛选结果”选项按钮,则不符合筛选条件的记录将自动予以隐藏。
若欲将筛选后的结果保存到指定的单元格范围中,选择“将筛选结果复制到其它位置”选项按钮。
⑸在“数据区域”编辑栏中键入(或确认)欲进行筛选的数据范围。
在“条件区域”编辑栏中键入(或确认)筛选条件范围的单元格范围。
在“复制到”编辑栏中键入(或确认)存放筛选结果的单元格范围。
⑹若要仅显示满足条件的数据行,并排除其他重复的数据行,选定“选择不重复的记录”复选框。
⑺单击“确定”命令按钮,即可对数据进行筛选。
3.查找
⑴选中菜单编辑\查找。
⑵在“查找内容”编辑框中键入欲查找的数据。
Excel支持通配符,“*”代表与其位置相同的任意多个字符,“?
”代表与其位置相同的任意一个字符(注意:
”一定要在英文输入状态下键入,即“?
”一定要为半角字符),“~”后面跟有?
、*或~表示实际的问号、星号或代字号。
⑶在“搜索方式”下拉列表框中选择“按行”或“按列”查找。
在“搜索范围”下拉列表框中选择所要搜索的工作表属性。
若要查找的数据需要区分大小写,需选定“区分大小写”复选框。
若搜索与“查找内容”框中指定的完全匹配的字符,需选定“单元格匹配”复选框。
⑷单击“查找下一个”命令按钮,查找下一个符合查找条件的数据。
若要往回查找,按住Shift键再单击“查找下一个”按钮。
⑸单击“关闭”命令按钮,关闭查找对话框。
四、在Excel7.0中实现对数据库结构的修改
1.添加字段
⑴运行Excel7.0,打开需要修改的数据库文件。
⑵鼠标左键单击需要欲添加字段所在的列任何一单元格。
⑶选中菜单插入\列。
重复操作(可以单击“重复”快捷图标),至满足需要。
如果在所有的原字段后再添加字段,则勿需此项操作。
⑷在列标下的单元格内输入相应的字段名。
⑸将鼠标指针指向欲改变列宽的右侧列标间的分割线,待指针变为双箭头时,按住鼠标左键向左(或向右)拖曳至单元格的宽度满足需要时止。
⑹重复上述操作步骤至添加完所有的字段。
⑺选中菜单文件\保存,或者单击常用工具栏中的“保存”快捷图标。
2.删除字段
⑵选中需要删除字段的列标。
当需要删除的几个字段相邻时,可以一次性删除;
当需要删除的几个字段不相邻时,由于Excel不能在多重选择区域内执行删除任务,因此应当分别删除。
⑶选中菜单编辑\删除,即可将选中的字段删除。
⑷重复上述操作步骤至删除完所有欲删除的字段。
(5)选中菜单文件\保存,或者单击常用工具栏中的“保存”快捷图标。
3.移动字段
⑴运行Excel7.0,打开欲修改结构的数据库文件。
⑵单击欲移动字段所到的目的列中的任一单元格,选中菜单插入\列,插入一空白列。
⑶将鼠标指针指向欲移动的列标(字段),右击鼠标,在弹出的快捷菜单上选中“剪切”;
或者鼠标左键单击欲移动的列标(字段),选中该列,选中菜单编辑\剪切(或单击常用工具栏“剪切”快捷按钮)。
⑷将鼠标指针指向该空白列列标,右击鼠标,在弹出的快捷菜单上选中“粘贴”;
或者鼠标左键单击空白列列标(字段),选中该列,选中菜单编辑\粘贴(或单击常用工具栏“粘贴”快捷按钮)。
⑸重复上述操作至满足需要。
⑹选中菜单文件\保存,或者单击常用工具栏中的“保存”快捷图标。
注意:
步骤⑵、⑶的顺序不得改变。
五、在Excel7.0中实现对数据库数据的修改
1.清除数据
筛选(或查找)出需要清除的数据。
⑵清除单元格数据。
单击鼠标左键,选中需要删除数据的单元格(或单元格范围),按“Delete”键或者选中菜单编辑\清除\内容,即可清除该单元格内的数据。
注意:
该种操作,只是删除所选定单元格内的数据,而单元格却并不因此而被删除。
⑶删除行。
单击鼠标左键,选中需要删除的组记录所在行的行号,选中菜单编辑\删除,即可将该组记录删除。
该种操作不仅会删除所选定的行内的数据和格式,而且还会将该行内的单元格一并删除。
⑷删除列。
见“删除字段”。
2.修改数据
筛选(或查找)出需要修改的数据。
⑵单击鼠标左键,选中需要修改的单元格,按“Delete”键,清除单元格数据,重新录入。
或者选中菜单数据\记录单,在弹出的“记录单”窗口中编辑、修改数据。
⑶数据的复制。
根据需要,我们可以将单元格内(或某单元格范围内)的任何内容复制到其他单元格内。
方法一:
选中源单元格(或单元格范围),将鼠标光标指向单元格(或单元格范围)边框,其光标变成箭头,在按下Ctrl键的同时(此时箭头上方出现一小十字),按住鼠标左键拖曳到目标单元格(或选中的单元格范围),先松开鼠标左键,再松开Ctrl键,即可复制数据。
方法二:
鼠标右键单击源单元格(或选定的单元格范围),在弹出的快捷菜单中选中“复制”,鼠标右键单击目标单元格(或选中的单元格范围),在弹出的快捷菜单中选中“粘贴”,也可复制数据。
或者选中源单元格(或单元格范围),鼠标左键单击常用工具栏中的“复制”快捷按钮,选中目的单元格(或单元格范围),单击“粘贴”快捷按钮。
方法三:
选中源数据单元格(或单元格范围),选中菜单编辑\复制,再选中目的单元格(或单元格范围),选中菜单编辑\粘贴。
⑷数据的自动填充。
功能一:
自动填充相同的数据。
如果要在相邻的单元格内输入完全相同的数据,则只需在一个单元格内输入数据,键入数据后,将鼠标指针指向该单元格右下角的小方块处(即填充钮),待鼠标指针变成“+”后,按住鼠标左键拖曳,则鼠标拖曳的范围即为已经复制完毕的范围。
如果拖过了也没有关系,按住鼠标左键沿原路继续向回拖,至满足需要再松开鼠标左键即可。
功能二:
自动填充相同的公式。
方法步骤同“自动填充相同的数据”。
当公式对单元格是绝对引用时,自动填充的是完全相同的公式;
当公式对单元格是相对引用时,自动填充的是公式序列。
例如:
当源单元格中的公式为“=a2+b2-c2”时,向下自动填充时公式依次为“=a3+b3+-c3”、“=a4+b4-c4”等等。
功能三:
自动填充序列数据。
如果要在相邻的单元格内输入一个序列(Excel设定的序列或者个人自定义的序列),则只须在前两个相邻的单元格内键入数据序列的前两、三个数据,然后将鼠标指针指向该单元格右下角的小方块处(即填充钮),待鼠标指针变成“+”后,按住鼠标左键拖曳,则鼠标拖曳的范围即为自动填充的范围。
当鼠标向下、向右拖曳时自动按升序填充,当鼠标向上、向右拖曳时自动按降序填充。
如果拖过了也没有关系,按住鼠标左键沿原路继续向回拖,至满足需要时再松开鼠标左键即可。
⑸数据的移动。
根据需要,我们可以将单元格内(或某单元格范围内)的任何内容搬移到其他单元格内(或单元格范围内)。
选中源单元格(或单元格范围),将鼠标指针指向单元格(或单元格范围)边框,其光标变成箭头,按住鼠标左键将虚框拖曳到目标单元格(或目标单元格范围),即完成对数据的搬移。
鼠标右键单击源单元格(或单元格范围),在弹出的快捷菜单中选中“剪切”,鼠标右键单击目标单元格(或选中的单元格范围),在弹出的快捷菜单中选中“粘贴”,也可实现对数据的搬移。
选中源单元格(或单元格范围),鼠标左键单击常用工具栏中的“剪切”快捷按钮,选中目的单元格(或单元格范围),单击“粘贴”快捷按钮。
或者选中源数据单元格(或单元格范围),选中菜单编辑\剪切,再选中目的单元格(或单元格范围),选中菜单编辑\粘贴。
3.利用“替换”修改数据
⑴选中菜单编辑\替换,弹出“替换”对话框。
⑵在“查找内容”编辑框中键入需要修改的数据。
⑶在“替换值”编辑框中键入修改后的数据。
⑷在“搜索方式”下拉列表框中选择“按行”或“按列”搜索。
在搜索过程中若要往回搜索,可以按住Shift键,再单击“查找下一个”按钮。
⑸单击“查找下一个”命令按钮,查找下一个符合查找条件的数据。
⑹若要在选定的单元格(或全部工作表)中进行查找和替换,单击“替换”命令按钮。
若要查找由“查找内容”框指定的全部字符,并用“替换值”框中字符全部自动替换,单击“全部替换”命令按钮。
⑺单击“关闭”命令按钮,关闭“替换”对话框。
⑻选中菜单文件\保存,或者单击常用工具栏中的“保存”快捷图标。
4.利用“选择性粘贴”修改数据
⑴打开源工作簿,选中需要粘贴的单元格(或单元格区域)。
⑵在“编辑”菜单中单击“复制”命令;
或者单击常用工具栏中的“复制”快捷按钮;
或者单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单上,单击“复制”选项。
⑶切换到目的工作表,选中欲进行粘贴的单元格(或单元格范围)。
⑷在“编辑”菜单中单击“选择性粘贴”命令,弹出“选择性粘贴”对话框;
或者单击鼠标右键,在弹出的快捷菜单上,单击“选择性粘贴”选项,弹出“选择性粘贴”对话框。
⑸“粘贴”选项框:
全部:
粘贴源单元格(或单元格区域)的全部单元格属性。
当在右侧“运算”栏中选中“无”选项时,与使用“编辑”菜单中“粘贴”命令的效果相同,粘贴源单元格中的公式、数据、格式等。
当在右侧“运算”栏中选中“加、减、乘、除”选项时,在粘贴源单元格(或单元格区域)格式的同时,执行与目的单元格(或单元格区域)公式或数据的运算。
公式:
粘贴源单元格(或单元格区域)中的公式。
当在右侧“运算”栏中选中“无”选项时,目的单元格中原有的公式将被源单元格中的公式所代替。
当在右侧“运算”栏中选中“加、减、乘、除”选项时,执行源单元格(或单元格区域)与目的单元格(或单元格区域)公式运算。
执行公式运算时,目的单元格中的公式在前,中间是运算符,源单元格中的公式在后。
数值:
当在右侧“运算”栏中选中“无”选项时,目的单元格中原有的数值将被源单元格中的数值所代替。
当在右侧“运算”栏中选中“加、减、乘、除”选项时,执行源单元格(或单元格区域)与目的单元格(或单元格区域)数值运算。
执行数值运算时,目的单元格中的数值在前,中间是运算符,源单元格中的数值在后。
格式:
仅粘贴源单元格(或单元格区域)的格式。
功能和作用与常用工具栏“格式刷”快捷按钮相同。
附注:
仅粘贴单元格的附注。
边框除外:
与“全部”选项非常类似,所不同的是在执行粘贴时不复制源单元格(或单元格区域)中设定的边框格式。
⑹“运算”选项框:
无:
用原单元格(或单元格区域)中的公式或数据完全代替目的单元格(或单元格区域)中的公式或数据。
加:
将目的单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)与源单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)相加。
减:
以目的单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为被减数,以源单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为减数,进行计算。
乘:
以目的单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为被乘数,以源单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为乘数进行计算。
除:
以目的单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为被除数,以源单元格(或单元格区域)中的公式(或数值)作为除数进行计算。
⑺跳过空单元:
避免目的单元格区域中单元格的(公式)数值被源单元格区域中的空白单元格代替。
如果源单元格区域中含有空白单元格,使用此功能可以防止目的区域中的单元格的公式(或数值)被源单元格区域中的空白单元格覆盖。
执行结果为:
当目的单元格和源单元格中都有公式(或数值)时,执行“运算”栏中的运算;
当目的单元格中为空白时,以源单元格中的公式(或数值)时代替空白;
当目的单元格中有公式(或数值)而源单元格中为空白时,保留原目的单元格中的公式(或数值)。
⑻转置:
粘贴数据时,可以转换数据的排列方向,将目的单元格区域中的列转为行,行转为列,从而使源单元格区域的首行数据,出现在目的单元格区域(目标区域)最左列,而使原先最左列的数据出现在首行的位置。
⑼粘贴链接:
将粘贴数据与源文档相链接,源文档的改变将反映到目的文档上。
⑽根据需要设置好“选择性粘贴”对话框中的选项后,单击“确定”命令按钮。
六、在Excel7.0中实现对数据库数据的统计与计算
1.自动求和
⑴运行Excel7.0,打开数据库文件。
⑵鼠标左键单击欲求和的行(或列)右端(或底部)空白单元格,选中该单元格。
⑶鼠标左键单击常用工具栏中的“自动求和”快捷按钮。
⑷按回车键,Excel7.0即将计算结果插入所选中的单元格内。
“自动求和”只在任一列(或行)数字的末尾(而不是开头)有效。
如果当前单元格是在一些数值的中间,“自动求和”会在当前列(或行)内加总选中单元格之前(其上方或左侧)所有单元格中的数值。
2.使用公式
⑵鼠标左键单击(选中)欲存放计算结果的空白单元格。
⑶键入“=”和计算所需要的公式。
例如,键入“=C3*8+(D3*2-D3/9)*2”。
⑷按回车键,Excel7.0即可将计算结果插入所选中的空白单元格中。
在Excel中,公式都是以“=”号开始的,如果以“+”号开始,Excel也予以认可。
另外,运算操作符也是有顺序的,依次为括号“()”、负数“-”、百分比“%”、指数“^”、乘法和除法“*,/”、加法和减法“+,-”、关系符“=,<
=”,当操作符具有相同的优先级时,Excel按照从左到右的顺序计算。
3.使用矩阵
当某一字段的数值总是等于其他几个字段的相同运算时,即可以使用矩阵。
例如,工资表中实发金额的计算即可以使用矩阵方法,从而方便快捷的进行计算。
⑵选中要输入矩阵公式的单元格范围(H2:
H10)。
⑶键入该矩阵的计算公式(=c2:
c10+d2:
d10+e2:
e10-f2:
f10-g2:
g10)。
⑷同时按下Shift+Ctrl+Enter三个键,Excel自动在指定的单元格给出计算结果。
矩阵公式一旦完成之后,虽然仍可以对此设定格式,但却无法再对该矩阵范围内的单元格进行修改,因此,进行矩阵运算时,应当先对数据进行备份。
4.使用函数
函数是Excel内置的公式,使用它可以自如地汇总、转换、计算和操作电子表格中的所有数据。
⑵鼠标左键单击准备将来存放计算结果的单元格。
⑶键入“=”号,单击常用工具栏中的“函数向导”快捷按钮;
或者选中菜单插入\函数。
⑷在弹出的“函数向导-2步骤之1”的对话框中,选择所需要的“函数分类”中的一种,并选择所需要的一种“函数名”。
对所选择函数的具体描述和该函数的具体格式,显示在该对话框的底部。
⑸单击“下一步”命令按钮,弹出“函数向导-2步骤之2”的对话框。
⑹在“number1”和“number2”(根据需要在number2中也可以不用填写)中填写所要进行计算的单元格范围。
⑺单击“number1”和“number2”右侧的函数图标按钮,可以创建嵌套函数。
⑻单击“完成”命令按钮,即可完成对数据的计算操作。
5.使用数据透视表
数据透视表是为表现多种事物之间的内部联系而建立的表格。
数据透视表除了可以执行对数据的查询之外,还能够给清单的指定字段赋予特定的条件,而将清单重新加以组织整理。
在数据透视表中你可以随意拖放其中的行和列,借以观察不同组合产生的效果,使一些不易察觉的内在关系变得显而易见。
⑴运行Excel7.0,打开欲进行数据统计或分析的数据库文件。
⑵选中菜单数据\数据透视表。
⑶在弹出的“数据透视表向导-步骤之一”中,根据数据的来源选择“创建数据透视表的数据源”栏中的选项按钮,单击“下一步”命令按钮。
⑷在弹出的“数据透视表向导-步骤之二”的“区域”编辑框中,键入欲进行分析的数据范围(Excel默认值为整个工作表),单击“下一步”。
⑸在弹出的“数据透视表向导-步骤之三”中,拖曳字段到数据、行、列和页,把原来列标题转换成数据透视表里的行标题、列标题、求和(或计数)的数据
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- 实现 EXCEL 数据库 功能