第9篇门店操作手册Word格式.docx
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9.6报表查询:
(注意:
所有窗口以蓝色字显示的条件都是必输条件)12
第九章门店操作手册
9.1门店业务流程
1、门店进货
(1)门店要货单
2、门店收发货
(1)门店收货
(2)门店退货
直供商品验收直供商品退厂
配送商品验收配送商品退货
3、商品销售
(1)前台销售——票据流程
顾客在门店柜组(或门店仓库)提货(送货方式为门店自提)
顾客在门店柜组(或门店仓库)提货(送货方式为门店自提)需安装调试
顾客自己到仓库(物流中心)自提(送货方式仓库自提)
由供应商送货安装(提货方式为供应商送货)
仓库提货(提货方式为仓库提货)
(2)商品交付
(3)前台退货——票据流程
商品已安装使用的退货
商品未安装使用的退货
(4)前台退货——系统操作
(5)商品换货
4、盘点损溢
(1)盘点——流程
(2)商品损溢
商品损益——流程
商品损益——系统操作
5、报表查询
(1)商品综合查询
(2)商品库存查询
(3)商品销售情况查询
(4)商品进货查询
(5)进销存统计表
(6)物价查询
信息员、店长)
9.2.1门店要货单---琴行营运管理中心---采购
1、店长根据商品的实际销售、库存等情况,制订补货计划,手工填写一联《商品要货计划表》,注明是中心补货(当地有前方库的门店为前方库补货)或门店要货;
2、店长签字手工《商品要货计划表》传信息员
3、信息员将《商品要货计划表》录入电脑。
进入系统【内部交易—调入申请—调入申请维护】向采购部申请要货。
(1)点击界面上方工具栏增加按钮,增加自制单据,填入各项内容(调入仓库、调入部门、商品编码、数量)后,点击保存。
此时审核标志为“未审核”状态
(2)点击审核按钮,向采购部发出要货申请,此时审核标志为“审核”,数据传至采购部,审核标志为“通过”。
备注:
中心补货:
中心库有货时系统自动生成仓间调拨单由物流审核单据调至前方库,中心库无货则生成仓库采购订单由采购向供应商订货,商品入库后物流审核单据调前方库。
门店要货:
仓库有货时系统自动生成出库单,物流审核出库单后调门店;
由供应商送货的自动生成直供商品验收单,供应商收到直供订单后送货到门店。
要货单3日有效,如3日内物流未做发货审核或供应商未送货,生成的单据自动取消。
门店库管、信息员)
9.3.1门店收货
1、直供商品验收(供应商送货至门店)
(1)门店根据商品销售、库存的实际情况向公司总部采购部申请要货,公司采购部门审核后生成采购订单,同时打印一联传供应商;
采购根据各门店情况也可直接给门店做《商品直供订单》。
(2)供应商配备好商品携带机制订单(商品名称、规格、数量、收货地点)及供应商自己的送货单至收货门店;
(3)门店仓库管理员凭单收取实货、签收供方送货单,将订单、已签收的供方送货单交信息员;
(4)信息员进入系统【库存管理-入库业务-采购入库】审核直供验收单。
点击界面上方工具栏增加按钮,增加采购订单,分公司自行采购则采购公司不用修改,如总公司采购,则采购公司需修改为总公司。
修改相关条件后点击确定按钮。
在采购订单生成库存采购入库单中勾选采购订单后点确定。
在表中填入仓库、库存组织、实收数量等信息,如钢琴则需再填入批次号。
点击保存按钮。
点击签字按钮,审核单据,此时门店的库存相应增加,并且审核标志变为“审核”状态。
点击打印按钮,调出“打印-直供验收单”窗口,点击打印按钮,打印一式三联签字盖章,一联自留(和订单与供应商送货单并在一起),一联供应商,一联收发货人员/品类主管(核对物价、数量)。
2、配送商品验收(物流仓库送货到门店)
(1)门店根据商品销售、库存的实际情况向采购申请要货,采购审核门店要货单自动生成的出库单。
物流仓库记帐员在系统内查出出库单(发送数据)审核打印四联《出库单》,审核标志“发货审核”,由仓库管理员配备好商品交物流配送员送货至门店(自留一联,其余三联交货物配送员,货到签收后一联返还给仓库,外地门店传真给仓库)。
(2)门店收发货人员凭单收取实货,签收出库单,自留一联备查,另一联转信息员录入系统;
(3)信息员进入系统【库存管理-入库业务-调拨入库】配送商品收货审核。
点击界面上方工具栏增加按钮,增加调拨出库单,修改相关条件后点击确定按钮。
在库存调拨出库单生成库存调拨入库单中勾选采购订单后点确定。
在表中核对仓库、库存组织、实收数量等信息,如钢琴则需再填入批次号。
点击打印按钮,调出“打印-出库单”窗口,点击打印按钮,打印一式三联,一联自留,一联交物流押运人员,一联门店收发货人员/品类主管。
9.3.2门店退货
1、配送商品退货(门店商品退回物流仓库——红字要货单)
(1)门店根据商品销售、库存的实际情况向采购申请商品退货。
(2)进入系统【内部交易—调入申请—调入申请维护】向采购部申请退货。
退货流程同要货流程,数量填负数即可。
如是采购提出配退商品,门店收发货人员按第4步开始。
收货方必须是配退单指定部门,不得暂存、转运;
发货方负责督促收货方“收货审核”。
门店收银员、营业员、门店收发货人员)
9.4.1前台销售流程
1、营业员根据顾客需要购买的商品填制购物小票,一式三联,在小票上须写出商品编码,商品规格、型号,缴款单价、金额及顾客付款的方式(提货卡号码、信用卡号码、购物票券)等;
需安装送货的商品还需填入顾客信息,包括顾客姓名、电话、大地址、小地址、详细地址,送货方式、要求日期、要求时间,有特殊要求的在备注中注明。
交顾客至收银处缴款。
2、顾客拿着购物小票至前台收银处缴款。
3、收银员收款后在购物小票上盖收款章及收银员私章后,打印四联发票,将发票联,提货联交顾客,留存发票记帐联,存根联;
留存购物小票第一联,将第二联购物小票附发票记帐联交前台录入员。
4、前台录入员将需送货安装的顾客信息进行录入后,将购物小票分类存放。
录入内容包括顾客姓名、电话、大地址、小地址、详细地址,送货方式、要求日期、要求时间,有特殊要求的在备注中注明。
1、顾客在门店(或门店仓库)提货(送货方式为门店自提)
(1)提货联与发票联返给顾客至门店(门店仓库)处提货。
(2)营业员(门店仓库人员)收取发票的提货联,把商品交给顾客。
(3)门店配送由营业员开局送货单,发货单(4联),
(4)营业员须在对帐前至收银台前台录入员处取回购物小票第二联以便和收款台对帐。
送货方式为门店自提的不需要录入送货服务单。
2、顾客到仓库(物流中心)自提(送货方式仓库自提)。
(1)顾客持提货联与发票联到指定仓库提货;
(2)前台录入员在系统内录入的调货申请单,备注提货方式为仓库自提。
(3)营业员须在对帐前至收银台前台售后服务人员处取回购物小票第二联以便和收款台对帐。
(4)顾客至仓库后,仓库人员根据顾客出示的发票及提货联,在系统内调出出库单审核,收取提货联,发货与顾客并作单据的审核(完结)。
3、仓库提货(提货方式为仓库提货)。
(1)提货联与发票联返给顾客,顾客离开等待送货上门安装。
(2)前台录入员录入调货申请单,备注送货方式为仓库提货。
(3)营业员须在对帐前至收银台前台录入员处取回购物小票第二联以便和收款台对帐。
(4)物流仓库配送员会在OA系统内调出售后服务单,审核“处理途中”,根据单据送货上门至顾客家,收回发票提货联,并请顾客在售后服务单签字。
(5)物流售后服务人员根据返回的单据作单据最后审核,标志“完结”。
①尽量一机一票,避免一笔销售中其中一笔无货或其他原因而不能送货,不能做到重百承诺24小时内送货安装。
9.4.3前台退货流程
1、商品已拆封的退货
(1)顾客凭购货发票与营业员洽谈协商,需鉴定的还应持售后单位商品鉴定书,门店店长、区域经理审批退货,顾客可回家等物流售后人员处理退货。
(2)营业员开具退货购物小票(红色)一式三联及顾客信息(原购物发票号及商品内容等),并请主管、店长在购物小票上签字并交售后录入人员。
(3)门店前台录入员根据顾客信息表上的内容(原购物发票号、顾客名称等)在系统内查找出原购物小票,点击退货生成退货服务单,标志“申请途中”。
同时返购物小票和顾客信息表给营业员(柜组长)。
(4)物流售后人员会在系统内查询出退货服务单,审核(标志“处理途中”)并根据退货服务单至顾客处拉回商品。
同时返一联退货服务单(签字、盖章)给顾客至商场办理退款手续。
(5)顾客凭原购物发票、退货服务单至营业员(柜组长)处办理退款。
(6)店长找出开具的购物小票(红色并签字)附顾客发票、退货服务单至收银员处退款给顾客。
(7)收款员退款后,原发票收回作废交门店财务,留存购物小票第一联,并把退货服务单、购物小票第二联传门店前台录入员。
录入员打开界面[3249]服务单综合管理后,点击查询按钮,或点击鼠标右键选择查询项,根据顾客提供的有物流中盖章的退货服务单单号,查询出该退货服务单,选定该退货服务单,双击打开单据,进行处理。
点击确认按钮,单据右上角“前台退货”标志由“未确认”变为“已确认”。
对于部分由退货小票生成的退货服务单,“前台退货”标志直接为“已确认”,当进行确认是,系统会提示以下信息,点击“确定”按钮,即完成操作。
(8)营业员须在对帐前至收银台前台录入员处取回购物小票第二联以便和收款台对帐。
2、商品未送货安装的退货
(1)顾客凭购机前的发票、发票提货联与营业员(主管)洽谈协商,品类主管、店长审批退货;
(2)营业员开具退货购物小票(红色)一式两联及顾客信息(原购物发票号及商品内容等),并请品类主管、店长在购物小票上签字;
(3)顾客凭购物小票、发票、发票提货联至收款台退款,收银员收回原发票及发票提货联作废交门店财务,退款后留存购物小票第一联,,购物小票第二联传前台录入员;
(4)门店以书面形式(门店签字、盖章)通知物流售后人员作原送货安装单的取消;
(5)营业员须在对帐前至收银台前台录入员处取回购物小票第二联以便和收款台对帐。
9.4.4前台退货——系统操作
1、门店售后录入人员进入【销售管理—销售订单—订单维护】查询出收银员做的销售。
2、找到需退货的订单,点击辅助功能—退货,在退货单中点击退货按钮,并返回。
3、找到相应退货单点击执行—送审按钮,提交相应领导进行审批。
4、如需退款,则在退货单中点辅助功能—订单收款,完成退款。
9.4.5商品的换货
1、售后机换货
即指在配送中心将商品送达后,顾客对商品做了签收,在使用过程中,发现商品有质量问题而提出换货,该类换货由门店品类主管、店长审批后进行处理。
步骤1(门店环节):
顾客至门店向提出换货申请,出示原购买发票。
对应商品品类主管填写购物小票,内容包含被换商品编码和价格等商品信息和顾客信息(顾客信息严格与第一次购买时保持一致,包括顾客姓名,电话和地址),同时在备注中注明“同型号换货”、原购买发票号。
步骤2(门店环节):
前台录入员根据原购买发票号,在相同换货单生成界面中查询出原始送货服务单,核对原始送货服务单上顾客的姓名和地址是否与购物小票一致,如不一致返回品类组重新填写。
根据购物小票的商品信息和数量确定所换商品和数量,如所换商品品种数和数量小于原送货服务单,则根据实际换货数量进行修改。
点击“生成”按钮,完成相同型号换货服务单工作,此时门店完结所有系统操作工作。
注意:
录入员在查询原始送货服务单时,主要根据原购买发票号使用“匹配”查询;
在查询不到时(可能原始服务单录入发票号时未录入完整),根据顾客姓名、电话和地址等使用“匹配”查询;
如仍然查询不到,与顾客进行联系。
对于查询出的原始送货服务单,可能不止一张(顾客第一次购买了多个品类),则需要根据被换商品信息,找出该商品原始送货服务单。
当所换商品类别和数量与原送货服务单不一致时,进行修改后换货单上商品数量和类别均不得超过原送货服务单。
2、售前机换货
即指在配送中心将商品送达后,顾客对商品作检查时,发现质量问题,拒绝收货,要求更换同型号商品一台。
该类换货规定由物流售后人员处理,不牵涉门店。
3、不同型号换货
即指顾客对于所购买商品不满意,要求退货同时购买另外品种商品(即不同商品编码商品)。
该类换货涉及重新购买和收银操作,因此必须由门店品类主管、店长审批后处理。
顾客至门店向提出换货申请,出示原购买发票,同时选定所购买的新商品。
对应商品品类组长填写购物小票,填写新商品和被退回商品的编码、价格等商品信息和顾客信息(顾客信息最好与第一次购买时保持一致,包括顾客姓名,电话和地址),同时在备注中注明“不同型号换货”。
门店店长审批;
收银员根据购物小票进行销售和退货处理,打印出新发票,发票联交给顾客,提货联保留在收银台,收回顾客原购买发票作废,将购物小票和发票提货联转前台录入员。
录入员根据购物小票在不同型号换货单生成界面中查询出收银员操作的销售和退货小票,根据小票上的商品信息和数量,同时录入顾客信息。
点击“生成”按钮,完成不同型号换货服务单工作,此时门店完结所有系统操作工作。
门店人员将保留的发票提货联流转对应仓库售后人员并收回一联顾客签收的不同型号换货服务单。
不同型号换货单的生成来源与相同型号不同,它是根据销售和退货小票生成,因此在生成时必须同时包含一张销售小票和一张退货小票。
不同型号换货单的生成界面与相同型号换货的生成界面不同,在操作时必须注意。
店长、门店财务、信息员、收发货人员、售后录入人员)
9.5.1盘点——流程
1、盘点前的准备
(1)由店长设置盘点日:
进入系统中库存管理—库存调整—盘点,点击增加—盘点选择,选择盘点仓库,盘点方式选择“整仓盘点”,以上完成后点击保存。
(2)打印空白盘点表:
在不点击账面取数按钮下点击打印按钮,打印空白表的时候,切记不能将帐存数量打印出来。
(3)盘点:
将盘点数量填入盘点表中,并点击账面取数核对。
所有窗口以蓝色字显示的条件都是必输条件)
1、商品综合查询
进入系统【客户化—基本档案—存货信息—存货管理档案】:
点击查询按钮,按各种条件查询出商品,显示出“商品列表”,选中某一行商品,双击进入商品“基本信息”页面,可以察看商品对应的供应商、所属类别、品牌等信息。
2、商品库存查询
进入系统【供应链—库存管理—库存存量查询—现存量】:
根据表头信息录入查询条件,再点击查询按钮,即可查询到商品不同仓库及其他公司的“库存数量”;
进入系统【供应链—库存管理—库存存量查询—库存展望量】:
根据表头信息录入查询条件,再点击查询按钮,即可查询到商品不同仓库及其他公司的可用“库存数量”;
3、商品销售情况查询
进入系统【供应链—销售管理—销售订单—销售订单查询—销售订单明细】:
根据表头信息录入查询条件,点击查询按钮,即可查询到商品销售的情况。
4、进销存统计表
进入系统【供应链—库存管理—账簿查询—出入库流水账】:
根据表头信息录入查询条件,点击查询按钮,即可查询到商品的进销存情况。
所有库存数量的“增、减”视而说明商品增、减的原因。
5、物价查询
进入系统【客户化—查询报表—销售价格表查询】:
可以查询商品的标价、最低售价等信息
6、操作要求
(1)单据一旦审核后,就不能再作修改
(2)员工的初始密码为1,为了防止别人盗用工号和密码审核各种单据,请各位员工自行修改密码,并且长时间离开机器时,请将系统退出或点击离开,否则后果自负。
进入系统点击左上方工具栏倒三角下<
用户口令>
,提示输入原密码、新密码(修改的密码),及确认新密码,然后点击确认。
(3)此操作手册为暂行文本,如有更改别行通知。
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