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接待工作要坚持规范化、标准化,符合礼仪要求,按制度和程序办事,克服随意性;
既要严格执行党和国家有关廉政建设的规定,同时也要完成领导交办的工作任务。
接待安排应根据来宾的身份和任务,安排不同的接待,确定相应人员的陪同;
既要热情周到、也要讲节约,量力而出,反对铺张浪费。
六、接待工作的的程序和规定
(壹)坚持综合事务部负责接待工作统壹管理的原则,对涉及较强业务性的接待事务,应由有关部门牵头对口接待,综合事务部配合。
(二)接待工作中应自尊自重,本着尊敬来宾的原则,搞好服务,不允许发生有损我公司形象的事。
七、日常接待工作的规范
(壹)接打电话时,要使用文明语言如"
您好"
、"
请问贵姓"
您找哪位"
请稍候"
谢谢"
等等之类的礼貌用语。
(二)于打电话前要准备好记录用纸、笔或其它所需要的文件、资料,不能等电话接通后,去找所需要的东西而对方拿着听筒等候。
(三)当客人来访时,应热情迎接,主动引客人到办公室或接待室交谈。
忌让客人长久等候无人过问。
如本人有事离开办公室时,应将办公桌上的文件、资料安放好,以免泄密或丢失。
(四)宴请客人时,应根据宴请的性质和规模不同,分为工作餐、聚餐、宴会;
根据来宾的身份,确定不同的人坐陪。
八、壹般性接待工作的程序
(壹)接待前的准备工作:
1、对来宾的基本情况做到心中有数。
2、制定和落实接待计划。
3、做好接待前的细节工作。
(二)接待中的服务工作:
1、安排专人迎接来宾。
2、妥善安排来宾的生活。
3、商定活动日程。
4、安排公司领导见望来宾。
5、精心组织好活动。
6、安排宴请和浏览。
7、为客人订购返程车船或飞机票。
(三)接待后的工作:
1、诚恳地向来宾征求接待工作的意见,且询问有什么需要接待人员办理的事情。
2、把已经订好的返程车(船、飞机)票送到客人手中,且商量离开招待所或宾馆的具体时间。
3、安排送客车辆,如有必要仍应安排公司领导为客人送行。
九、接待人员的有关要求
(壹)根据领导意图及客人的需求,掌握接待工作的规律,做到目标明确,思路清晰,计划周密,主次分明,机动灵活,以高度的事业心和责任感,发扬严细作风,扎实做好工作。
严格执行规定和标准,坚持请示方案制度,于授权范围以外个人不得擅自作任何决定和承诺。
未经同意私自安排的宴请等接待费用,壹律不予签字报销。
(二)着装整洁大方,举止谈吐文明礼貌,服务热情、周到、耐心,保持良好的精神风貌,从各方面体现公司的良好形象。
(三)办公室接待人员要不断加强学习和培训,熟悉接待服务管理知识,掌握公共礼仪规范,了解公司的基本情况以及本省的政治、经济、人文、地理、风俗民情和风景名胜的壹般知识,且具备必需的应变能力和语言表达能力。
河南**公司XX公司
二〇壹〇年八月十六日
附件1:
业务招待费管理办法
附件2:
招待标准
第壹条总则
为了加强且规范公司的业务招待费支出管理,特制定本办法。
第二条业务招待费适用范围
业务费:
是指因业务需要发生的礼金、礼品、赞助费及因业务需要赠送的烟、酒等。
招待费:
是指因工作关系招待有关人员就餐费、娱乐费用;
因公接待关联单位人员发生的差旅费、住宿费等;
于公司食堂招待时发生的就餐费;
因招待领用的酒水、饮料及香烟等。
第三条业务招待费的使用原则
业务招待费应坚决贯彻“可接待可不接待,不接待”,“可参和可
不参和接待人员,不参和”,“可发生可不发生费用,不发生”,“态
度热情,费用从简”原则。
第四条业务招待费的管理原则
1、按照公司年度指标,于限额内使用业务招待费,严禁超支现象发生。
所有的招待实行事前审批制度。
2、招待费由分管副总经理、总经理按照本办法第五条的权限审批。
3、坚决控制非业务性接待,适当控制业务接待。
业务接待应尽量
安排于公司食堂,全年招待费用总额中的食堂招待额度要占总额的50%之上。
各部门因工作确实需要于公司外安排招待时,参照本条第二款执行。
4、集团来人除领导视察外,壹律于员工食堂自费就餐;
集团内各兄弟单位、关联企业因公出差到公司,原则上用工作餐接待。
5、外协单位除合同标明提供安装食宿及接风、送行外,壹律不安排免费伙食。
确需接风、送行的,于公司招待费中开支。
6、严格执行分档次接待原则,各档次选定1-2家酒家、宾馆,对应接待。
禁止越档次接待。
7、接待用餐时,严格控制陪客人数,实行对口接待。
坚持执行中、高档接待司机不参和陪客就餐规定。
同时,原则上陪客人数不得超过2人,若公司陪同用餐人员多于2人时,应事先经过总经理批准。
第五条业务招待费的审批权限
由董事长控制,其他部门和个人壹律不得安排业务费。
对于于公司食堂安排的招待,副总经理审批单次预算1000元(含酒水,下同)以内限额的招待费,总经理审批单次2000元以内限额的招待费,2000元之上标准报董事长同意后执行。
第六条公司食堂招待费的审批程序和开支标准
(壹)公司食堂招待的审批程序
食堂招待分为工作餐和客餐俩种(工作餐即指平时供应员工的饭菜,客餐即指除工作餐外专门为客人烹制的菜肴和酒水)。
工作餐招待的审批程序:
对口接待部门向综合部提出申请,且由综合部开具工作餐通知单,客人凭工作餐通知单到食堂窗口打饭、菜用餐。
客餐招待的审批程序:
经公司分管领导同意,由对口接待部门填写客餐申请单送综合部确定用餐标准,且按本办法第五条权限核准后,交综合部准备膳食和酒水。
(二)公司食堂招待开支标准
1、因工作关系外单位壹般来人来客,壹律用工作餐招待。
工作餐计费标准按食堂当日公布的每份饭菜金额标准收取。
2、政府部门、上级机关、关联单位主办之上人员来公司办理公务,需于公司食堂用餐,原则上用客餐招待(操作程序按第六条第壹款执行)。
用餐后,接待单位需于食堂客餐结算表、酒水消耗领用表上签证。
3、招待壹般来宾来客,每席餐费不超过500元(含酒水等),酒水标准白酒控制于200元/瓶以下。
4、招待政府部门正股级之上副局级(含副局级)以下干部、集团部门经理级别人员每席不超过1000元(含酒水等),酒水标准白酒控制于300元/瓶以下。
5、招待政府部门正局级及分局壹把手每席不超过1200元(含酒水),酒水标准白酒控制于500元/瓶以下。
6、招待用白酒壹般不超过2瓶,特殊情况最多壹次不能超过3瓶(每席标准),且且白酒不得超过标准。
7、招待政府主要领导及政府部门关键领导、上级主管部门领导,费用标准由总经理同意后执行。
第七条外部招待费的审批程序和开支标准
(壹)外部招待的审批程序
外部招待是指因工作需要而于公司食堂以外进行的招待。
对外招待实行事前报总经理同意审批制度,按本办法第五条权限核准后方可执行。
(二)外部招待开支标准
1、招待壹般来宾来客,每席餐费不超过500元(含酒水等),酒水标准白酒控制于200元/瓶以下。
2、招待政府部门正股级之上副局级(含副局级)以下干部、集团部门经理级别人员每席不超过1200元(含酒水等),酒水标准白酒控制于300元/瓶以下。
3、招待政府部门正局级及分局壹把手每席不超过18000元(含酒水),酒水标准白酒控制于400元/瓶以下。
4、招待用白酒壹般不超过2瓶,特殊情况最多壹次不能超过3瓶(每席标准),且且白酒不得超过标准。
5、招待政府主要领导及政府部门关键领导、上级主管部门领导,费用标准由总经理同意后执行。
第八条财务控制和监督
1、财务部应严格审查业务招待费发生的业务是否真实、票据是否合法、单据是否齐全、审批是否完整。
2、财务部有权拒绝不符合业务招待标准、报销流程、审批权限的业务招待费的报销。
3、业务招待费报销遵循谁经手谁报销的原则,不得由他人代报业务招待费。
业务招待同时有多个经办人参和招待,应由最高职务经办人报帐。
4、公司外来单位或人员(包括集团内兄弟单位、关联企业和个人)于公司食堂就餐收费标准,由综合部另行发文规定。
5、单餐消费50元/人之上的,需向酒家索取清单或清单复印件,提交给总经理、财务部审核人员作为报销依据。
库存酒水核销单应和对应的餐费报销单壹起提交总经理审批、财务部复核。
餐费报销单上应注明公司参和接待的人员、接待的客人人数。
6、所有宴请、业务费用开支必须列明事由、招待对象。
7、业务招待费核算范围及要求
7.1招待费壹律记入“管理费用-业务招待费”中,不允许于其他科目中列支。
合同标明提供安排食宿支出的入账科目和合同标的入账科目相同。
7.2招待费包括因公接待关联单位人员发生的差旅费、住宿费等。
7.3招待费包括因公接待从综合部领用的烟、酒、饮料等,依据领用单,由综合部开具《烟酒出库单》记入招待费。
7.4公司食堂接待的菜金应合理标价,因公于食堂接待发生的招待费,点菜单上须按照菜金标价记录金额,且经负责接待人签字确认,月底凭点菜单从福利费中转出记入招待费。
合同标明的提供食宿,于规定的标准内,依据实际发生额,从福利费中转出记入关联科目。
7.5公司发生的业务招待费用,如存于票据本身和业务实质不相符之费用,必须仍原成“业务招待费用”列示,且说明原因。
7.6原则上无票据开支必须有证明人。
第九条其他
1、本办法自年月日起开始执行。
2、本办法解释权于公司财务部和综合事务部。
类别标准
用餐标准(元/人)
住宿标准
会议标准
接待级别
备注
餐标
酒水
宴请餐次
贵宾接待
150
四、五星级酒店
鲜花水果
会议全部费用,专车接送。
1级
嘉宾接待
120
地方名酒
四星级酒店
时令水果
会议鲜花、水果等,专车接送。
2级
商务接待
90
三星级商务酒店或协助订房
会议水果、茶水等,解决车辆
3级
普通接待
50
商务酒店或协助订房
解决车辆
4级
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