XX公司审计档案工作管理办法(海关AEO高级认证企业标准模板).docx
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XXXXXXX有限公司
2019
审计档案工作管理办法
海关AEO高级认证企业标准模板
XX公司审计档案工作管理办法
(海关AEO高级认证企业标准模板)
目录
第一章总则。
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第二章一般原则。
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第三章审计档案人员的职责。
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第四章审计档案的范围与排列。
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第五章纸质审计档案的编目、装订与移交。
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第六章审计文件材料立卷管理。
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第七章电子审计档案的建立、移交与接收。
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第八章审计档案的保管和利用。
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第九章附则。
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XX公司审计档案工作管理办法
(海关AEO高级认证企业标准模板)
第一章总则
第一条为了规范XXXX有限公司公司(以下简称“公司”)审计档案工作,提高审计档案质量,发挥审计档案作用,根据《中华人民共和国档案法》和《内部审计基本准则》,特制定本办法。
第二条本办法所称审计档案,是指公司内部审计人员按照规定分类归档保管的在审计活动中形成的各种文件和材料。
具体内容包括:
各种文件、电报、报表、凭证、信函、照片、录音、录像的原件及其复制件、批件、定稿、底稿和重要的修改稿等。
第三条本办法所称审计档案工作,是指公司审计人员对审计档案进行的收集、整理、保管、利用、编制、统计、鉴定和移交,以及对下属企业审计档案管理工作的指导和监督。
第四条本办法适用于公司及下属企业的内部审计人员及其从事的内部审计活动。
其他单位或人员接受委托、聘用,承办或者参与内部审计项目,形成的审计档案材料应当交回组织,并遵守本办法。
第二章一般原则
第五条内部审计人员在审计项目实施结束后,应当及时收集审计档案材料,按照立卷原则和方法进行归类整理、编目装订、组合成卷和定期归档。
第六条内部审计人员立卷时,应当遵循按性质分类、按单元排列、按项目组卷原则。
第七条内部审计人员应当坚持谁审计、谁立卷的原则,做到审结卷成、定期归档。
第八条内部审计人员应当按审计项目立卷,不同审计项目不得合并立卷。
跨年度的审计项目,在审计终结的年度立卷。
第九条审计档案质量的基本要求是:
审计档案材料应当真实、完整、有效、规范,并做到遵循档案材料的形成规律和特点,保持档案材料之间的有机联系,区别档案材料的重要程度,便于保管和利用。
第十条内部审计机构应当建立审计档案工作管理制度,明确规定审计档案管理人员的要求和责任。
第十一条内部审计项目负责人应当对审计档案的质量负主要责任。
第三章审计档案人员的职责
第十二条审计档案人员的职责
(一)认真贯彻执行国家关于审计档案管理工作的法规,依法建立公司的审计档案管理工作制度;
(二)组织、指导和监督本公司及下属企业的审计文件材料的立卷和归档工作;
(三)做好审计档案的收集、整理、保管、利用、调研、统计工作,为审计工作服务;
(四)对下属企业的审计档案管理工作进行指导和监督,有计划地开展检查、总结、培训、研究等活动。
第四章审计档案的范围与排列
第十三条内部审计人员应当及时收集在审计项目实施过程中直接形成的文件材料和与审计项目有关的其他审计档案材料。
第十四条内部审计人员应当根据审计档案材料的保存价值和相互之间的关联度,以审计报告相关内容的需要为标准,整理鉴别和选用需要立卷的审计档案材料,并归集形成审计档案。
第十五条审计档案材料主要包括以下几类:
(一)立项类材料:
审计委托书、审计通知书、审前调查记录、项目审计方案等;
(二)证明类材料:
审计承诺书、审计工作底稿及相应的审计取证单、审计证据等;
(三)结论类材料:
审计报告、审计报告征求意见单、被审计对象的反馈意见等;
(四)备查类材料:
审计项目回访单、被审计对象整改反馈意见、与审计项目联系紧密且不属于前三类的其他材料等。
第十六条审计档案材料应当按下列四个单元排列:
(一)结论类材料,按逆审计程序、结合其重要程度予以排列;
(二)证明类材料,按与项目审计方案所列审计事项对应的顺序、结合其重要程度予以排列;
(三)立项类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列;
(四)备查类材料,按形成的时间顺序、结合其重要程度予以排列。
第十七条审计档案内每组材料之间的排列要求:
(一)正件在前,附件在后;
(二)定稿在前,修改稿在后;
(三)批复在前,请示在后;
(四)批示在前,报告在后;
(五)重要文件在前,次要文件在后;
(六)汇总性文件在前,原始性文件在后。
第五章纸质审计档案的编目、装订与移交
第十八条纸质审计档案主要包括下列要素:
(一)案卷封面;
(二)卷内材料目录;
(三)卷内材料;
(四)案卷备考表。
第十九条案卷封面应当采用硬卷皮封装。
第二十条卷内材料目录应当按卷内材料的排列顺序和内容编制。
第二十一条卷内材料应当逐页注明顺序编号。
第二十二条案卷备考表应当填写立卷人、项目负责人、检查人、立卷时间以及情况说明。
第二十三条纸质审计档案的装订应当符合下列要求:
(一)拆除卷内材料上的金属物;
(二)破损和褪色的材料应当修补或复制;
(三)卷内材料装订部分过窄或有文字的,用纸加宽装订;
(四)卷内材料字迹难以辨认的,应附抄件加以说明;
(五)卷内材料一般不超过200页装订。
第二十四条内部审计人员(立卷人)应当将获取的电子证据的名称、来源、内容、时间等完整、清晰地记录于纸质材料中,其证物装入卷内或物品袋内附卷保存。
第二十五条内部审计人员(立卷人)完成归类整理,经项目负责人审核、档案管理人员检查后,按规定进行编目和归档。
第六章审计文件材料立卷管理
第二十六条审计文件材料立卷的原则
(一)归入审计案卷的文件材料必须是审计监督项目或审计调查项目实施过程中形成的专门性业务文件材料;
(二)审计文件材料的组合要遵循其形成规律和特点,保持内在的历史联系,区别不同价值,便于保管和利用;
(三)审计文件材料的排列要符合规范化要求,一般应分为“结论性文件材料”、“证明性文件材料”、“立项性文件材料”三个单元。
第二十七条审计文件材料立卷的基本要求
(一)为确保审计档案中文件材料的合法、有用、有效,在案卷内容上,要做到“完整”与“精练”。
“完整”是指每一个年度审结的审计项目和完成的调查项目案卷要收集齐全;每一项目所产生的审计文件材料要收集齐全;每一案卷内重要文件的各次稿本要收集齐全。
“精练”是指在立卷时要严格按照审计文件材料的保存价值决定取舍。
审计文件材料与行政文件材料一般不得混合立卷或重复立卷。
未经核实的或与审计事项无关的文件材料、不重要的文件修改稿不得归入审计案卷。
(二)为便于审计档案的安全保管和提供利用,要做到案卷封面整洁、书写规范,文件整齐有序、组装严密。
第二十八条审计文件材料的收集范围
凡记录和反映在履行审计监督或审计调查任务中直接形成的文件、笔录、证据、电报、信函的原件或复制件,照片、声像磁带、电脑软盘、光盘,以及与项目有关的其他文件材料,均属审计档案的收集范围。
不归入审计档案的文件有:
(一)与具体审计项目无关的行政文书和审计综合管理性文件;
(二)未用作审计依据,或未经核实的证明性文件材料;
(三)审计所依据的法规、政策文件中无关的条款及其他参考材料;
(四)未经领导审签的文件草稿;
(五)其他不应归入审计档案的文件材料。
第二十九条审计文件材料的组卷方法
(一)审计文件材料的组合采用按职能分类,按项目立卷,按单元排列的基本方法。
一个审计项目可立一个卷或几个卷,多卷项目在分卷时应防止割断卷内文件材料的联系性。
一般情况下,不得把几个审计项目的文件材料合并为一个卷。
(二)跨年度的审计项目,在项目审计终结的年度立卷。
(三)行业审计项目的综合报告与子项目的审计结果报告合并立卷,各子项目的审计文件材料另行立卷。
(四)定期审计项目的总体审计方案与综合审计报告单独立卷,对定期审计范围内各被审计单位进行审计形成的文件材料另行立卷。
(五)建设项目预算、概算执行情况,年度决算、项目竣工决算和开、复工前审计均以项目为单位立卷。
(六)经济责任年度审计、期满审计或离任审计以项目为单位立卷。
(七)专项审计调查项目,按项目立卷。
第三十条审计文件材料的立卷程序
(一)审计方案经批准后,审计组应确定本项目立卷现任人,并提出明确要求。
立卷现任人应备置专门卷夹,做好立卷准备工作。
(二)项目审计实施开始后,立卷责任人要随着审计程序各个环节的完成,及时收集本审计项目的文件材料,并认真检查每一份文件材料的内容、格式是否完整、合规,手续是否完备,字迹是否清晰。
(三)项目审计终结以后,立卷责任人要对本审计项目的全部文件材料进行系统地整理,进一步做好文件材料的鉴别和筛选工作,并按照规定进行排列。
(四)整理审计案卷如遇有个别审计文件材料与行政文件或审计综合管理文件在内容上相互交叉,难以划分时,应在保证审计档案完整的前提下确定取舍。
必要时,可在审计档案和行政文书档案中“同时立卷”。
(五)对立卷责任人整理出的项目审计文件材料,由审计组长或相关业务部门负责进行检查,发现不符合要求之处,应责成立卷责任人进行补救。
(六)检查合格后,编写页号、卷内文件目录、填制备考表、书写案卷封面等;此外,还要做好审计案卷装订工作和审计证物的处理工作。
第七章电子审计档案的建立、移交与接收
第三十一条内部审计人员在条件允许的情况下,可以为审计项目建立电子审计档案。
第三十二条内部审计人员应当确保电子审计档案的真实、完整、可用和安全。
第三十三条电子审计档案应当采用符合国家标准的文件存储格式,确保能够长期有效读取。
主要包括以下内容:
(一)用文字处理技术形成的文字型电子文件;
(二)用扫描仪、数码相机等设备获得的图像电子文件;
(三)用视频或多媒体设备获得的多媒体电子文件;
(四)用音频设备获得的声音电子文件;
(五)其他电子文件。
第三十四条内部审计人员在审计项目完成后,应当以审计项目为单位,按照归档要求,向档案管理部门办理电子审计档案的移交手续,并符合以下基本要求:
(一)元数据应当与电子审计档案一起移交,一般采用基于XML的封装方式组织档案数据;
(二)电子审计档案的文件有相应纸质、缩微制品等载体的,应当在元数据中著录相关信息;
(三)采用技术手段加密的电子审计档案应当解密后移交,压缩的电子审计档案应当解压缩后移交;特殊格式的电子审计档案应当与其读取平台一起移交;
(四)内部审计人员应当将已移交的电子审计档案在本部门至少保存5年,其中的涉密信息必须符合保密存储要求。
第三十五条电子审计档案移交的主要流程包括:
组织和迁移转换电子审计档案数据、检验电子审计档案数据和移交电子审计档案数据等步骤。
第三十六条电子审计档案的移交可采用离线或在线方式进行。
离线方式是指内部审计机构一般采用光盘移交电子审计档案;在线方式是指内部审计机构通过与管理要求相适应的网络传输电子审计档案。
第三十七条档案管理部门可以建立电子审计档案接收平台,进行电子审计档案数据的接收、检验、迁移、转换、存储等工作。
第三十八条电子审计档案检验合格后办理交接手续,由交接双方签字;也可采用电子形式并以电子签名方式予以确认。
第八章审计档案的保管和利用
第三十九条审计档案应当归公司所有,一般情况下,由审计部门负责保管,审计部门应当安排对审计档案业务熟悉的人员对接收的纸质和电子审计档案进行必要的检查。
第四十条归档与纸质文件相同的电子文件时,应当在彼此之间建立准确、可靠的标识关系,并注明含义、保持一致。
第四十一条内部审计人员应当按照国家法律法规和公司内部管理规定,结合自身实际需要合理确定审计档案的保管期限。
第四十二条审计档案的密级和保密期限应当根据审计工作保密事项范围和有关部门保密事项范围合理确定。
第四十三条审计部门和内部审计人员应当定期开展保管期满审计档案的鉴定工作,对不具有保存价值的审计档案进行登记造册,经双方负责人签字,并报组织负责人批准后,予以销毁。
第四十四条审计部门和内部审计人员应当建立健全审计档案利用制度。
第四十五条损毁、丢失、涂改、伪造、出卖、转卖、擅自提供审计档案的,由公司依照有关规定追究相关人员的责任;构成犯罪的,移送司法机关依法追究刑事责任。
第九章附则
第四十六条本办法由公司审计部门发布并负责解释。
第四十七条本办法自XXXX年XX月XX日起施行。
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