XX公司关于加强经营管理的若干规定(专业完整模板).doc
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XX公司关于加强经营管理的若干规定
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目录
第一章总则 1
第二章重大生产经营活动决策管理 2
第三章购销合同管理 3
第四章商品购进管理 8
第五章库存商品管理 12
第六章商品销售管理 16
第七章商品运输管理 18
第八章代理业务的管理 19
第九章会议管理 24
第十章处罚及附则 27
XX公司关于加强经营管理的若干规定
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第一章总则
第一条为规范有限公司(以下简称公司)下属各部门的经营活动,实现公司高效运行、持续发展的目标,根据国家有关法律规定及X有限公司(以下简称XX公司)制定的《加强企业生产经营管理的若干规定》,结合XX公司实际情况,特制定本管理规定。
第二条本管理规定严格要求公司在经营过程中所涉及的业务处理规程和标准,其目的在于使公司的经营业务得以有效实施进行,重点针对重大经营活动的决策、购销合同管理、商品购进、销售、调运、库存的管理、代理进出口和代购代销业务的管理及最低收费标准、公司会议等经营管理活动环节的管理控制。
第三条本规定条款与法律、行政法规、规章不符的,以法律、行政法规、规章的规定为准。
第二章重大生产经营活动决策管理
第四条公司应当按照国家有关法律法规和公司章程建立规范的公司治理结构和议事规则。
第五条公司领导班子(董事会)是公司重大经营活动的决策主体,财务负责人、业务部门负责人是重大经营活动集体讨论的主要参加人员。
在经营活动过程中对动用资金量大、经营风险较大、可能对公司运行造成重大影响的经营活动,要分析确定整体风险和公司的承受能力,通过领导班子集体讨论决定业务的开展与否,实行民主决策,任何个人不得单独进行决策或擅自改变集体决策。
在集体讨论过程中,应根据需要认真征求公司财务部门负责人、相关业务部门负责人和法律部门的意见、建议。
集体讨论的情况要形成会议纪要,由参会人员会签,其他会签文件资料原件由办公室存档备查。
第六条公司重大经营活动的具体标准。
在经营活动过程中一次性动用人民币200万元以上;购销合同和代理业务的协议时限为6个月至12个月的;对外融资借贷;用企业的资产、财产抵押担保;对外担保;外单位为本企业担保;对外投资,联营参股,实业投资;购置10万元以上的固定资产及财产;处理削价、破损库存商品损失在5万元以上的;处置固定资产原值5万元以上的;收购兼并有关企业;投资债券、股票、期货物市场等。
第七条公司要制定严格的风险评估制度,规范重大经营活动的决策程序,实现分级把关,运用相应的控制措施规避经营风险,确保公司资产的安全保值。
第三章购销合同管理
第八条加强购销合同的管理,规范合同管理程序,减少合同签订履行中的不当行为,规避各类经济纠纷和经济案件的发生,最大限度地防范和化解交易风险,确保经济合同的顺利履行和公司经济活动的交易安全。
第九条合同签订、履行、变更、解除的一般规定
(一)公司签订合同,必须遵守国家的法律、政策及有
关规定,坚持平等互利、协商一致、诚实信用、等价有偿的原则。
(二)合同必须由法定代表人或者是法定代表人书面授权的委托代理人签订。
(三)在签订合同之前,必须认真了解对方是否具备订
立合同资格、有否经营权及相关资质证书、有否履约能力及其资信情况;应确认对方为签订合同已履行了内部法定程序和手续。
合同的主办单位应验证和收取对方营业执照及相关资质证书影印件及对方法定代表人身份证明书、法定代表人授权委托书等文件;办理我方法定代表人身份证明书和法定代表人授权委托书等文件。
(四)合同除即时结清外,一律采用书面形式,并按照
各类较完善的合同规范文本订立合同。
合同规范文本是指公司经营活动中经常使用、合同条款经过公司法律事务室审核、包括风险条款在内的主要条款固定的合同文本。
(五)合同对各方当事人权利、义务的规定必须明确、
具体,文字表达要清楚、准确,合同签署时应签署日期。
(六)对非规范合同文本或合作方提供的合同文本,在
合同签订前应由公司法律事务室对合同文本、条款和开展业务的内容进行审核,签署意见,避免合同签订中的法律风险。
(七)合同签订时应力争合同有关纠纷由我方所在地人
民法院或仲裁委员会管辖。
(八)公司应当按照约定全面履行自己的义务,应当遵
循诚实信用原则,根据合同的性质、目的和交易习惯履行通知、协助、保密等义务。
(九)合同经协商一致,可以变更、解除。
如须变更、
解除时,应按法律规定或合同约定在合理期限内与对方当事人进行协商,并及时签订有关协议。
变更、解除经济合同,一律采用书面形式,包括当事人双方的合同书、信件以及电报、传真和双方确认的电子邮件等。
第十条建立严格的合同审批授权体系和合同审批流程,根据购销合同业务量大小结合公司具体情况,确定审批授权人员的权限。
严禁超越审批权限的审批行为
(一)购销合同和代理进出口协议履行期限为6个月至12个月的较长期合同(协议),单个购销合同标的150万元以上或30万美元以上,与新的供销企业和代理进出口业务客户签订的合同(协议),必须由经办部门填制《合同审批表》,分别由本部门负责人、法律事务室、财务部负责人签署意见,再呈主管领导和法定代表人审批。
(二)商品购进合同金额在50万元以下的(含50万元),由部门经理审批;金额超过50万元以上的,由部门经理提出意见报总(副总)经理审批。
购进库存处理商品,无论金额大小,均需总(副总)经理审批。
凡是先款后货的购进合同,无论金额大小,由部门经理提出意见,总(副总)经理审批。
(三)国内商品销售合同金额在50万元以下的(含50万元),由部门经理审批。
金额在50万元以上的,由部门经理提出意见报总(副总)经理审批。
凡不是款到提货的销售合同,无论金额大小,均需公司总(副总)经理审批。
凡是销售单价低于进货成本的销售合同,无论金额大小,均需公司总(副总)经理审批。
(四)出口合同金额在10万美元以下的(含10万美元),由部门经理审批。
金额在10万美元以上,由部门经理提出意见报公司总(副总)经理审批。
(五)出口合同支付条款的审批,出口合同采用即期信用证或预付款方式的,由部门经理审批。
采用远期信用证付款方式的,议付期在30天以内的,由部门经理审批;超过30天的,由部门经理提出意见报总(副总)经理审批。
出口合同付款方式采用即期付款交单,或远期付款交单方式,议付期在90天以内的,由部门经理提出意见报公司总(副总)经理审批。
除以上付款方式外,任何其他方式如:
先出后结、CAD(交单付款)等均需部门经理提出意见报公司总(副总)经理审批。
在合同履行过程中,付款方式出现变化,如信用证改为非信用证、即期改为远期等,均按此管理办法重新审批。
(六)进口合同金额在10万美元以下的(含10万美元),由部门经理审批。
金额在10万美元以上的,由部门经理提出意见报公司总(副总)经理审批。
进口合同支付方式如采用预付货款,议付期超过90天远期信用证、循环信用证、可转让信用证等付款方式的,均需公司总(副总)经理审批。
进料加工合同按进口合同审批办法执行。
来料加工合同、补偿贸易合同、寄售贸易合同、易货贸易合同等非一般贸易合同,由部门经理提出意见报公司总(副总)经理审批。
除上述列明的合同外,代理进出口协议等,均需由部门经理提出意见,报公司总(副总)经理审批。
第十一条加强经营部门和财务部门的沟通,强化财务部门对公司购销合同管理的事前参与职能。
在购销合同签订前,财务部门要参与业务活动的成本分析、盈利预测、资金风险控制等方面的工作,并提出合理的建议。
第十二条建立合同跟踪管理和合同文本档案管理体系。
签订合同的部门负责人、公司分管领导、公司法人代表要对本单位签订的合同执行情况进行跟踪检查,指导并及时解决合同履行中出现的问题。
合同管理人员要按时记录合同执行进度,对发现的问题及时向执行合同的责任人和各级领导反映。
对已签订的合同各部门要安排专人负责跟踪管理。
建立合同台帐,根据每一次业务签订的合同及相关文件资料整理为一本卷宗,签订年月日编号装订、保存,做到齐全、规范,便于检索、检查。
第十三条严禁签订没有真实贸易背景的购销合同。
第十四条凡违反本章管理办法,越权或变相越权审批合同的,一经发现,即予查处。
如未造成经济损失的,则对审批人给以通报、警告、记过等处分;如造成经济损失的,则视损失金额大小,按公司另行颁布的奖惩办法给予处分;如有经济问题,则移交纪检监察部门处理。
第四章商品购进管理
第十五条各经营部门应本着适销对路,以销定购的原
则建立商品购进管理程序,加强对供应商评价、请购、审批、进货验收及支付货款等环节的控制,降低进货风险。
各部门应建立供应商资信评估体系,对供应商的资质、经营状况、付款条件、交货周期、服务、信用等级、产品质量、价格、市场认可度、市场竞争力等为主要内容进行评价,明确评估结果,并经公司经营班子会议讨论通过批准后确定为公司的主要商品供应商名单,如供应商需要先付款后发货或预付定金才发货的,应按公司所制定的支付货款有关规定,对单一供应商的预付金额,预付款风险控制措施、预付期限等作出明确的规定,报公司领导及财务部备案,并以此为预付货款的重要依据。
第十六条各经营部门要明确货物验收管理责任,由专人负责对购进的商品进行数量、质量、品种规格的验收,如委托物流公司仓库管理员验收的,应在承租仓库合同中明确验收责任,并要求仓库管理员在货物到货后验收完毕即把验收货物清单(清单要有仓管员签名、仓库盖章)传真到公司作为验收凭证。
如需要委托质检部门检验的,到货后应马上由专人到码头或仓库抽样,送质检部门检验。
在验收过程中,发现单据与货物不符或货物质量、数量、规格等与订货的合同不符,要及时组织经办业务员进行索赔处理,未经验收或手续不齐的物货不得办理入库手续。
第十七条货款支付要严格按照公司制订的《财务管理办法》规定程序审批,财务部在办理付款时,应核对进货合同的内容,并对进货发票、结算凭证、验收证明、验收清单等相关凭证的真实性、完整性、合法性进行严格审核,按合同约定的方式办理付款,对违反有关规定,手续不完备的不得办理付款。
第十八条应付账款由财务部负责管理,对应付账款的确认和计量必须根据审核无误的各种必要原始凭证。
财务部与各经营部门应定期核对应付账款明细账,若有差异应查明差异产生的原因,如果追查的结果表明无会计纪录错误,经营部门应及时与债权人联系,取得确认依据后调整差异。
对已到期的应付账款财务部应按照资金支付授权审批的规定,要求相关业务人员按程序完成审批手续后及时办理结算与支付。
第十九条严禁开展没有真实贸易背景、没有实际需求、没有实物交收的购销业务虚增资产、债务及收入,违者追究当事人及直接负责人的相关责任。
对因盲目购进而产生的损失要追究当事人及直接负责人的相关责任。
第二十条危险化学品购进和验收管理,经营危化品的部门必须按照《中华人民共和国安全生产法》和《危险化学品安全管理条例》进行采购经营危化品。
(一)必须向持有合法的《危险化学品生产经营许可证》或《危险化学品经营许可证》的企业采购危化品,并要求供货单位将加盖公章的生产许可证或经营许可证复印件邮寄到我公司备案待查。
采购商品时要向供货单位订明该产品应列明详细的生产厂家、地址、并附有安全技术说明书和安全标签,同时向供货单位索要一定数量的安全技术说明书和安全标签,备案待查。
(二)危化品到货后要认真检查、验货、仔细核对物品的名称、规格、安全标签、数量、严格检验物品的质量、包装是否符合要求,有无泄露,如安全标签脱落或损坏的,经检查确认后补贴;发现泄露的应马上采取有效措施制止泄露,并向供货方索赔。
(三)建立危化品购进明细帐本,对每次采购的危化品必须详细记录进货时间、供货单位、生产厂家、供货单位地址、生产厂家地址、商品名称、型号规格、形状、包装、单价、数量、金额等内容。
(四)公司经广州市安监局批准领发经营乙类危化品许可证(具体品种详见许可证),各经营部门不得经营国家明令禁止的危化品、用剧毒化学品生产的灭鼠药和超出公司危化品经营许可范围的危化品。
第二十一条易制毒化学品购进管理。
(一)公司法定代表人、经营易制毒化学品主要负责人和经营、检验、调运的直接经办业务人员应当认真学习和掌握相应的易制毒化学品知识。
(二)公司经广州市安监局批准经营第三类易制毒化学品,各经营部门应当按批准经营的品种范围内进行经营,并自经营之日起30天内,将经营的品种、型号规格、数量、主要销售流向等情况上报公司,由公司汇总统一向所在地的县级人民政府安监管理部备案。
(三)购进易制毒化学品时,应当在购进前将所需要购进的品种、规格型号、数量向所在地的县级人民政府公安机关备案。
购进的易制毒化学品的产品包装和使用说明书,应标明产品的名称(含化学名和通用名)、化学分子式和成分,要符合相关规定要求。
(四)建立易制毒化学品的购进明细帐,详细列明供货单位名称、地址、品名、规格型号、包装、形态、数量、单位、金额等内容。
供货单位必须具有经营易制毒化学品经营许可资格,并要其将加盖公章的许可证复印件存公司备案待查。
(五)易制毒化学品的经营、购进等管理未涉及的内容应按照危险化学品的经营、购进、检验管理规定执行。
第五章库存商品管理
第二十二条本制度所称的库存商品:
是指公司出资自营进口、出口的商品、内购内销、代销、直调的商品和货权属于公司监管的商品。
第二十三条各经营部门应对本部的库存商品由专人负责办理验收、入库、出库等手续。
出、入库应及时登记。
库存商品购入时,业务人员要根据购货发票或货物发运清单和购货清单的品名、规格、数量和质量检验与所入库实物核对,验收无误后,填写一式三联的“进仓单”。
第一联存根联留存,第二联经营部门留存,第三联随购货发票一并交到财务部门,并以此单办理付款手续。
如果商品存放在外仓或工厂仓库、码头仓库的,应当要求仓库按进货的品名、规格、数量及质量要求进行验收,并要取得属“广之盈公司”名下的进仓单或提货单或工厂的货物存放确认函,确保公司的货权无争议。
第二十四条各经营部门应当每月对库存量进行实地实物盘点核查工作,存货的盘点要坚持真实、准确、完整、清楚及静态盘点的原则,编制存货盘点表使库存实物与帐面登记保持一致,做到账实相符。
如发现不符的,应及时找出原因,与财务部门共同研究提出处理办法,及时调整。
第二十五条经营部门和财务部门均应设置“库存商品明细账”,根据进仓单和出仓单进行数量核算。
库存商品的成本核算由财务部负责。
财务部设立“库存商品明细账”,根据库存商品收、发凭证进行数量和金额两方面的核算。
存货成本结转、减值准备的计提要严格按会计准则执行,严禁多转或少转成本,要真实反映企业的存货,严禁通过存货人为调节利润和少提存货减值准备。
第二十六条库存商品销售时,由经营部门填制“出仓单”,注明货物名称、规格、单位、数量、单价。
经公司领导、部门经理、财务主管在“出仓单”上签字确认,并加盖“广东广之盈贸易有限公司提发货专用章”方可提货。
财务人员有权拒绝字迹不清,签字不明以及越权审批的“出仓单”。
第二十七条各经营部门应按照存货限量管理原则对库存建立动态、监控体系,实施最高库存量和最低库存量预警机制,提高资金利用率。
坚持库存商品先进先出的原则,对有质量保证期的商品按时轮换,防止商品在库存中由于存放时间过长,管理不当造成过期、变质。
第二十八条在编制年末财务报表前财务部和各业务部门应对库存商品进行全面盘点清查。
采用实地盘点、帐面核对等方式,由财务部与业务人员共同完成,并编制存货实物盘点表确定实存数量,盘盈盘亏的数量和金额,找出账面存货与实际盘点结存存货差异原因,及时上报部门负责人,并提出处理意见及措施,报公司领导审批,及时调整存货成本和销售成本,保证账账、账货相符。
第二十九条库存商品的自然损耗,必须有一个合理的损耗范围。
对超规定损耗部分,则应追究有关人员责任,给予相应的处罚、并由责任人负责赔偿其损失。
属于保险责任范围内的,应向保险公司索赔。
对长期积压、存货或由于存在质量问题或由于市场变化需削价处理的存货,其权限设定为:
单价削价10%以下且损失金额在5万元以内的,由各经营部门的主管领导会同财务部负责人共同审批;削价10%以上且损失金额在5万元以上的,由该部门的主管领导、财务部负责人、公司总经理联签审批。
第三十条危险化学品和易制毒化学品的库存管理必须按照国家《安全生产法》和《危险化学品安全管理条例》的规定执行。
公司所核批的危化品经营许可证规定公司不设仓储,所以公司办公场所内不得存放危化品和易制毒化学品(包括样品)。
储存必须委托持有合法的危化品或易制毒化学品储存许可证的仓库进行存放,并与仓库签订安全保证书和责任书,明确货物在出入库、装卸或发生被盗抢、泄露及其他安全事故各自所担负的责任。
进入仓库提货或提取样、检验时不得携带火种、禁止穿着能产生静电火花的化纤织物衣服和带铁钉的鞋进入易燃、易爆危化品仓库,仓库内禁止使用手机;在提取对人体有害和腐蚀性危化品样品时,应根据物品的危险性、穿戴响应的防护用品。
第三十一条库存商品出入仓操作流程:
商品入仓:
到货通知(清单)→验收入库→经营部门填制一式三联“进仓单”→业务、财务凭“进仓单”(购货发票)登记“库存商品明细账”。
商品出仓:
根据销售合同经营部门填制“出仓单”→经营部门经理(负责人)审核→财务主管、核算员审核→公司领导审批→财务部盖提(发)货专用章→仓库发货→业务、财务凭“出仓单”(销售发票)登记“库存商品明细账”冲减库存→月末业务与财务对账→季末业务、财务、仓库对账→年末盘点出具实物盘点表。
第六章商品销售管理
第三十二条各经营部门应对下游所有客户进行信用评级管理,充分了解和掌握客户的信誉、资信情况,规范客户信用评级管理工作,根据对客户信用调查结果及业务往来过程中的客户表现,可将客户分为不同的信用等级,建立客户信用档案。
对不同信用等级的客户应采取不同的销售政策。
避免销售活动中因客户信用问题给公司带来损失。
由各经营部门负责、财务部门参与拟定公司信用政策及信用等级标准,各经营部门负责提供客户的有关资料作为政策制定的参考。
公司信用政策及信用等级标准经公司经营班子会议审批通过后执行。
财务部负责监督各部门信用政策的执行情况。
第三十三条建立完善的赊销管理制度。
公司成立由公司经营班子、经营部门、财务部、法律室等相关部门负责人组成的风险管理小组,对赊销的客户逐一评估,确定赊销金额和期限;对赊销的客户必须取得足额的抵押物(包括房产、机器设备、股权、有价证券等),抵押须办理合法的登记手续;抵押物仍不足的,必须由客户的法定代表人或实际控制人签署个人财产抵押连带责任。
第三十四条加强销售货款的回收管理工作,建立销售货款回笼责任制,确保销售帐款能按合同约定及时回收,防止或减少公司呆帐、坏帐的发生和不良资产的形成。
经营部门负责销售回款计划的制定与应收账款的催收工作;财务部负责应收账款的统计及账务处理工作,并督促经营部门及时催收应收账款。
财务部在每月月底要检查销售部门回收货款的执行情况,对没有按合同约定回收的账款,应及时向经营部门反馈、向主管领导汇报,并按财务管理的相关规定进行账龄分析、提取坏账准备。
第三十五条应收票据的管理应遵循核准、记录和保管职能相分离的原则。
在接受应收票据时,财务人员要按照《票据法》和《支付结算办法》等规定,仔细审核票据的真实性、合法性、防止以假乱真,避免或降低应收票据的风险。
第三十六条危险化学品和易制毒化学品销售时必须记录客户的名称、联系电话、地址、销售物品和销售量,检查是否持有经营危化品或易制毒化学品许可证,建立销售台账和销售客户档案,属于易制毒化学品的还应在销售之日起30天内把销售流向、品名、数量向当地公安机关备案。
检查下游客户是否已经其当地公安机关获准向我公司采购易制毒化学品,未取得公安机关许可的不得销售。
第七章商品运输管理
第三十七条商品运输是指公司在商品购进、销售过程中产生的装卸运输和客户委托公司代办运输的业务。
商品购进原则上由供货方负责运输,并实行一票制(即把运输费用算入货价中,统一开增值税票),以减少税赋;商品销售原则上由供货方直调到下游客户或由下游客户到仓库自提,尽量减少装卸运输环节。
第三十八条需要公司办理运输的,各经营部门必须委托持有合法运输经营许可证并具有开运输业务发票的企业代办运输,代办运输的合同中必须明确运输过程中发生被盗抢、失窃、安全事故等,由运输方承担责任。
对每次运输的车辆车牌号码、司机姓名、身份证号码等资料必须详细记录登记在案。
第三十九条危险化学品和易制毒化学品的运输必须委托具有危险化学品或易制毒化学品运输资格和运输许可证的运输公司和运输工具进行装卸运输,并及时以书面形式与运输公司交流危化品的特性、装卸注意事项、事故应急处理措施和其他注意事项,签订运输装卸安全保证书,明确危化品在出入库、装卸和运输过程中各环节双方各自担负的责任和义务,属易制毒化学品的还应在运输前向运出地的县级人民政府公安机关备案。
经办部门必须在每次运输业务中详细记录运输方和运输司机、押运人员的详细资料,当发生事故时应马上启动应急预案。
第八章代理业务的管理
第四十条代理业务是指公司接受其他单位委托办理的进出口业务和国内贸易的代购代销业务。
代理业务各经营部门必须参与对外洽谈成交、代理办证、运输、收付外汇、资金结算等全过程,并按代理作价原则向委托方办理结算,收取代理手续费,不承担盈亏的业务。
第四十一条各经营部门必须建立商品市场风险评估体系和客户资信评估体系。
通过网络、行业刊物、商品交易会、走访市场、联系客户、对外询价求购等多方式多渠道收集商品市场价格及其走势的相关资料,对接受委托代理进口(购进)的商品作出市场风险评估,如果评估结果的风险高出签订的《代理进口(购进)协议》中预收保证金的比例,则暂停该业务或相应提高预收保证金的比例。
对代理的供货商和委托代理商进行客户资信调查,通过走访客户的及其上下游企业,客户的开户银行,所在地税务机构、工商管理、司法机关等相关渠道获取客户的资信材料后,对客户进行信用风险评估,对代理额较大的客户应委托中介机构对其进行资信调查,建立客户资信档案,确定客户最高授信额度并报公司审批。
第四十二条各经营部门的各岗位必须明确职责,经办业务员负责执行整个代理业务过程中的各项工作,并做好各项工作过程中的及时性和准确性。
部门经理在分管副总经理指导下,负责本部门代理业务全过程的监督、审核、处理有关争议和索赔、理赔。
第四十三条代理进口业务的工作流程:
市场调查和客户资信调查,与委托方充分沟通,了解委托方要求,评审委托方的要求和资信,对供应商资信评估;代理进口合同的起草和签订;进口信用证的开立;申领进口批文或许可证;报关、报检、货物交付;对外付汇;结算交单;不合格品控制和处理(索赔诉讼);进口付汇核销(财务部);合同资料等记录归档。
第四十四条代理出口业务的工作规程:
(一)根据出口交易双方协商拟定代理出口协议,经审批后签署。
(二)根据协议条款,签订外销合同和国内收购合同。
(三)收取定金(预付货款)、审核外商提交的信用证。
签订外销合同后,支付条款为信用证的,经办业务员应及时要求客户开出信用证,收到信用证后,要仔细审核信用证的内容,如有不妥之处,应马上与客户沟通并要求客户修改。
如支付条款为直接付款的,经办业务员应及时通知客户按合同要求付款。
(四)经办业务员要求供应商按合同要求备货,委托方自行验货后通知业务员货物检验情况,确定能否付运,必要时业务员需到现场进行验货,发现货物不符合合同要求时,要求供应商改正,直到合格为止。
(五)货物验收合格后或委托方自行认定货物合格后,业务员填制《托运单》、《商业发票》、《装箱单》,连同《外汇核销单》、《
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