第四章 电子表格软Excel.docx
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第四章 电子表格软Excel.docx
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第四章电子表格软Excel
教学的
目的
与
要求
教学目的:
熟练使用电子表格软件Excel2000创建和编辑工作表。
教学要求:
(1)理解Excel的基本术语:
工作簿、工作表、单元格、单元格区域、活动单元格、工作表标签、单元格引用。
(2)掌握Excel的基本操作:
Excel的启动、退出、窗口组成、编辑栏的操作、工作表操作,工作簿文件的建立、打开、关闭与保存。
(3)熟练掌握工作表的编辑和格式化。
教学的
重点
与
难点
教学重点:
(1)编辑栏的操作和工作表的编辑。
(2)工作表的格式化。
教学难点:
单元格批注插入、编辑和删除。
教
学
进
程
教学内容
第四章电子表格软Excel2002
§4.1Excel2002概述
§4.1.1Excel2002的启动和退出
§4.1.2Excel2002的窗口组成
§4.2工作簿与工作表的操作
§4.2.1工作簿的操作
§4.2.2工作表的操作
§4.3工作表的编辑
§4.3.1输入数据
§4.3.2编辑单元格
§4.4工作表的格式化
§4.4.1调格行高与列宽
§4.4.2设置工作表的数据格式
§4.4.3设置对齐方式
§4.4.4设置边框和底纹
§4.4.5自动套用格式
§4.4.6单元格批注
教学的
目的
与
要求
教学目的:
能使用Excel的公式、图表和数据清单进行数据统计和分析。
教学要求:
(1)熟练掌握数学公式和常用函数的使用。
(2)熟练掌握图表的创建和编辑。
(3)掌握数据清单的排序、筛选、分类汇总及透视分析。
(4)掌握工作表打印与打印预览操作
教学的
重点
与
难点
教学重点:
(1)公式输入和复制。
(2)图表的创建和编辑。
(3)数据清单的排序、筛选、分类汇总及透视分析。
教学难点:
(1)公式复制和单元格引用。
(2)数据清单的高级筛选、分类汇总和透视分析。
教
学
进
程
教学内容
§4.5公式与函数的使用
§4.5.1公式的使用
§4.5.2单元格引用
§4.5.3函数的使用
§4.5.4使用名称
§4.6图表的使用
§4.6.1图表元素
§4.6.2创建图表
§4.6.3编辑图表
§4.6.4格式化图表
§4.7工作表中数据的管理
§4.7.1数据清单
§4.7.2数据的排序
§4.7.3数据的筛选
§4.7.4数据的分类汇总
§4.7.5数据透视表
§4.8打印工作表
§4.8.1页面设置
§4.8.2调整分页
§4.8.3打印预览
第四章 电子表格软件Excel2002
§4.1 Excel2002概述
中文Excel2002是微软公司推出的中文OfficeXP的主要套件之一,它是一种功能强大、技术先进、使用方便的电子表格软件。
§4.1.1 Excel2002的启动和退出
1.启动Excel2002
与Word相似
选择“开始”菜单中“所有程序”命令的“MicrosoftExcel”子命令,启动Excel2002,并建立一个空工作簿文档,如图4-1所示。
图4-1 Excel2002窗口
2.退出Excel2002
退出Excel2002与退出Word2002的操作方法相似。
§4.1.2 Excel2002的窗口组成
Excel2002启动后默认打开一个含有3张工作表的工作簿,
Excel2002窗口由标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、编辑栏和工作簿窗口等部件组成。
其中的前四个部件在Word2002中也有,而且在构成与操作方法上存在许多相同之处;编辑栏和工作表标签是Excel特有的部件。
1.标题栏
标题栏显示应用程序名“MicrosoftExcel”和当前打开的工作簿名Bookx。
2.菜单栏(与Word相似)
3.工具栏(与Word相似)
4.编辑栏
编辑栏用于输入或编辑单元格中的内容和显示活动单元格中的数据或公式。
单击编辑栏的数据编辑框,即显示“取消”、“输入”和“插入函数”按钮,如图4-3所示。
图4-3 Excel编辑栏
编辑栏的左端是名称框,用于显示活动单元格或单元格区域的地址。
编辑栏的右边是数据编辑框,用于输入、编辑和显示活动单元格的数据。
当数据输入后,若确认无误,则单击“输入”按钮或按Enter键,将数据存入当前活动单元格;若输入数据有误,则单击“取消”按钮或按Esc键,以便重新输入数据;如果单击“插入函数”按钮,则打开“插入函数”对话框。
5.状态栏(与Word相似)
6.列标与行号
列标用于标识工作表中的列,用字母A,B,…,Y,Z,AA,AB,…,AY,AZ,BA,BB,…,BY,BZ,…,IA,IB,…,IU,IV表示,共有9×26+22=256列。
行号用于标识工作表中的行,用数字1,2,3,…,65536表示。
7.单元格与活动单元格
在工作表中,行和列交叉形成的方框称为单元格,用于存储数据。
黑色粗线框的单元格就是活动单元格,它是当前正在操作的单元格。
8.填充句柄
填充句柄是位于活动单元格或选中区域右下角的黑色小方块。
当鼠标指针指向它时,填充柄变成了黑色十字标记,拖动填充句柄可以向相邻的单元格输入相同的数据或具有某种规律的数据序列。
9.工作表标签
工作簿由工作表构成,工作表标签用于标识不同的工作表,其默认名称分别为“Sheet1,Sheet2,Sheet3…”,白色标签的工作表为当前工作表。
§4.2 工作簿与工作表的操作
Excel2002所创建的文档称为工作簿,其扩展名为.XLS,工作簿中可包含多张工作表,工作表由若干行、列和单元格构成。
§4.2.1 工作簿的操作
1.新建工作簿
与Word相似
2.打开工作簿
与Word相似
3.保存工作簿
与Word相似
(2)关闭所有的工作簿
与Word相似
§4.2.2 工作表的操作
一个工作簿由若干个工作表组成。
工作表的操作是指以工作表作为独立的单位,对其进行复制、移动、删除、重命名等操作,而不涉及工作表内部的细节。
1.显示工作表标签
当工作表标签较多而超过工作表标签栏的宽度时,一部分工作表标签将无法显示于标签栏。
此时用户可以扩大标签栏的宽度,其操作方法为:
把鼠标指针指向标签栏拆分标记,待鼠标指针变成水平双箭头时,向右拖动即可。
如果工作表标签栏的宽度经扩大后仍无法显示所有的工作表标签,则可以使用工作标签左侧的箭头按钮翻阅工作表标签。
其功能标示于图4-9中。
图4-9工作表标签栏
2.选定工作表
若要对工作簿中的工作表进行添加、删除、移动和复制等操作,必须先选定工作表。
选定工作表的方法见表4-1。
3.插入工作表
(1)使用“插入”菜单插入工作表
1)单击要插入位置右边的工作表标签。
2)选择“插入”菜单中的“工作表”命令,新工作表插在选定工作表左边。
(2)使用快捷菜单插入工作表
1)右击插入位置右边的工作表标签,弹出快捷菜单。
2)选择“插入”命令,打开“插入”对话框。
3)选择“常用”选项卡,然后在列表框中选择“工作表”图标。
4)单击“确定”按钮。
4.删除工作表
(1)使用“编辑”菜单中“删除工作表”命令
1)选中要删除的工作表标签。
2)选择“编辑”菜单中“删除工作表”命令,即弹出提示框。
3)单击“删除”按钮。
(2)使用快捷菜单删除工作表
1)右击要删除的工作表标签,弹出快捷菜单。
2)单击快捷菜单中的“删除”命令。
5.重命名工作表
(1)双击要重新命名的工作表标签,使之呈反白显示。
(2)右击要重新命名的工作表标签,在弹出的快捷菜单中选择“重命名”命令,该工作表标签亦呈反白显示。
(3)先选定要重新命名的工作表标签,然后选择“格式”菜单中“工作表”命令的“重命名”子命令,使该工作表标签呈反白显示。
以上三种方法都可使工作表标签名处于可编辑状态,用户可单击鼠标左键,将插入点移入工作标签,输入新名称,然后单击工作表标签之外任意处或按Enter键。
6.移动或复制工作表
(1)在同一个工作薄中,使用鼠标移动或复制工作表。
1)选定要移动或复制的工作表标签。
2)若要移动,则直接拖动所选的工作表标签到目标位置;若要复制,则按住Ctrl键,然后拖动所选的工作表标签到目标位置。
拖动过程中,在标签栏上方会出现黑色小三角形,它指示所要插入的位置。
3)松开鼠标左键,即完成移动或复制的操作。
(2)在同一个或不同的工作薄中,使用“移动或复制工作表”对话框移动或复制工作表。
1)在源工作簿中,选定要移动或复制的源工作表标签。
2)选择“编辑”菜单中的“移动或复制工作表”命令,打开“移动或复制工作表”对话框,如图4-11所示。
图4-11“移动或复制工作表”对话框
3)在“工作簿”列表框中,输入用于接受工作表的当前工作簿名称。
4)在“下列选定工作表之前”列表框中,选定工作表插入的位置,即选定要在其前面插入工作表的工作表。
5)若要移动工作表,则清除“建立副本”复选框;若要复制工作表,则选中“建立副本”复选框。
6)单击“确定”按钮。
7.设置工作表标签的颜色
(1)单击选中要改变颜色的工作表标签。
(2)选择“格式”菜单中“工作表”命令的“工作表标签颜色”子命令,或者鼠标右击要改变颜色的工作表标签,然后在弹出的快捷菜单中选择“工作表标签颜色”命令,打开“设置工作表标签颜色”对话框。
(3)设置所需的颜色,再单击“确定”按钮。
§4.3 工作表的编辑
§4.3.1 输入数据
1.选定单元格
(1)选定一个单元格
鼠标单击某单元格,该单元格即成为活动单元格。
也可以使用键盘来选定或移动活动单元格,操作方法如表4-2所示。
(2)选定单元格区域
单击要选定区域左上角单元格,按住鼠标左键并拖动到区域右下角单元格,松开鼠标左键;或者单击要选定区域左上角单元格,按住Shift键,然后单击要选定区域右下角单元格。
(3)选定一行或一列
单击要选定的行号或列标。
(4)选定相邻的行或列
单击要选择区域的第一个行号或列标,按住Shift键,然后单击最后一个行号或列标。
(5)选定不相邻的行或列
按住Ctrl键,并单击要选择的各行号或列标。
(6)选定不相邻的单元格区域
先选定第一个单元格区域,然后按住Ctrl键,再选定其它单元格区域。
(7)选定整个工作表
单击工作表窗口中的“全选框”。
“全选框”位于列标所在行与行号所在列的交叉处。
2.输入数据
在Excel单元格中可以输入常数和公式。
常数的值是不变的,包括数字、文字、日期和时间。
公式用于计算数据。
如果公式所引用的单元格的数据改变了,应用公式的单元格中的数据也随之改变。
(1)输入数字型数据
1)Excel2002中合法的数字只有下列字符:
01 2 3 4 5 6 7 8 9 + - * / ( ) , % E e。
2)数字前的正号可忽略。
3)负数的数字前面要冠以负号,或将数字置于括号中。
例如“-25”或“(25)”。
4)输入分数(如1/2),应在分数前加0和空格,即应输入“01/2”,否则Excel将视之为日期数据“1月2日”。
5)句号将作为小数点处理。
6)当输入的数字长度超过单元格列宽时,数字将以科学记数的形式表示,例如,2.3456E02。
若该数字长度仍然超过单元格列宽,将以“#”号填充,此时用户可以通过调整列宽让数字显示出来。
7)数字在单元格中默认右对齐。
键入数据后,单击编辑栏中的“输入”按钮
,或者按Enter键,或者按Tab键,或者按箭头键
,键入的数据就显示于活动单元格中。
(2)输入字符型数据
字符包括英文字母、汉字及作为字符串处理的数字、空格及其它可打印字符。
字符在单元格中默认左对齐。
一个单元格的默认宽度为8个字符,当输入的文字长度超过单元格宽度时,如果其右侧的单元格为空,则超出的部分将侵入到右侧的单元格内显示。
如果其右侧的单元格非空,则超出的部分将被隐藏起来,但并没有被删去。
当该单元格为活动单元格时,其完整内容将显示于编辑栏中。
如果要把数字作为文字型数据输入,则必须在数字前面加上单撇前字符“’”(与”号在同一个键)。
例如,输入“’3.1416”,Excel将其作为文字型数据处理,在单元格中显示“3.1416”并左对齐。
(3)输入日期型与时间型数据
在Excel内部,日期型与时间都是以数字形式在存储。
日期从1900年1月1日起开始计数。
若输入的数据符合日期或时间型的格式,则Excel将该数据以日期或时间的格式存储和显示。
1)用户可用多种格式输入日期和时间
2)如果在同一个单元格中输入日期和时间,则日期和时间之间要用空格隔开。
3)日期型数据和时间型数据在单元格中默认右对齐。
3.快速输入数据
(1)同列记忆式输入重复数据
当某单元格输入的字符与同一列上一个已输入的内容相同时,只要输入第一个文字,Excel将自动填充余下的文字。
(2)多个单元格同时输入相同的内容
1)选定要输入相同数据的多个单元格。
2)输入数据,并按Ctrl+Enter键。
(3)填充相同数据
1)选定活动单元格,并输入数据。
2)将鼠标指针指向选定单元格右下角的“填充句柄”,待鼠标指针呈“十”字形时,按住鼠标左键并沿着要填充数据的相邻单元格拖动,松开鼠标左键后,拖动时经过的单元格都将填充以相同的数据。
填充数字型数据时,拖动填充句柄只是以复制的方式填充数据。
如果想以升序或降序方式填充数据,则要按住Ctrl键,然后再拖动填充句柄。
填充日期型数据时,拖动填充句柄则以升序或降序方式填充数据。
如果想以复制方式填充数据,则要按住Ctrl键,然后拖动填充句柄。
Ctrl键是升序或降序方式与复制方式填充单元格数据的转换开关。
如果要以升序填充数据,则从上到下或从左到右拖动填充句柄;如果要以降序填充数据,则从下到上或从右到左拖动填充句柄。
(4)填充序列数据
1)选定起始单元格,并输入数据。
如果要让序列数据按给定的步长增长,则可在相邻的单元格中输入第二个数据,头两个单元格中数据的差额将决定序列数据的步长。
2)选定包含初始值的单元格。
3)用鼠标拖动选定区域的填充句柄并经过要填充的区域,然后释放。
(5)设置数字型数据序列填充的类型
1)选择“编辑”菜单中的“填充”命令的“序列”子命令,打开“序列”对话框。
3)在“类型”选项组中,选中所需的数据序列填充的类型。
4)单击“确定”按钮。
§4.3.2 编辑单元格
1.编辑单元格中的数据
用户可以在单元格中直接修改数据和在编辑栏中修改数据。
(1)在单元格中直接修改单元格数据
1)双击要编辑数据的单元格,插入点出现在该单元格中。
2)修改单元格数据。
若要确认所作的修改,则按Enter键,或用鼠标单击工作表的其它区域;若要取消所作的修改,则按Esc键。
(2)在编辑栏中修改单元格数据
1)单击要编辑数据的单元格,该单元格的内容将显示于编辑栏中。
2)单击数据编辑框,使插入点置于数据编辑框中,然后对单元格的数据进行修改。
3)若要确认所作的修改,则按编辑栏中的“输入”按钮
或Enter键,或用鼠标单击工作表的其它区域;若要取消所作的修改,则按编辑栏中的“取消”按钮
或Esc键。
2.清除与删除单元格内容
清除单元格只删除该单元格中的内容(包括数据、数据格式、批注等),工作表的布局不变。
删除是以整个单元格为对象,工作表的布局改变。
(1)清除单元格指定的内容
1)选定要清除的单元格、行或列。
2)单击“编辑”菜单,鼠标指向“清除”命令,弹出级联菜单。
3)在“清除”子菜单中,若选择“全部”,则清除单元格中的内容、格式、批注;若选择“格式”,则清除单元格的格式设置,而内容保持不变;若选择“内容”,则清除单元格中的内容,而保留单元格的格式。
(2)删除单元格
1)选定要删除的单元格、行或列。
2)选择“编辑”菜单中的“删除”命令,弹出“删除”对话框。
3)选择“右侧单元格左移”、“下方单元格上移”、“整行”或“整列”选项。
4)单击“确定”按钮。
3.移动与复制单元格内容
(1)用鼠标移动或复制单元格内容
1)选定要移动或复制的单元格或区域。
2)将鼠标指针指向选定区域的边框,待鼠标指针变成十字箭头
时,按住鼠标左键拖动,此时有一个和选定区域同样大小的虚框随着鼠标移动。
3)如果要移动,则直接将虚框移到目标位置后,松开鼠标左键;如果要复制,则按住Ctrl键,将虚框拖到目标位置后,先松开鼠标左键,然后松开Ctrl键。
(2)用剪贴板移动或复制单元格内容
1)选定要移动或复制的单元格或区域。
2)如果要移动,则按“剪切”按钮;如果要复制,则按“复制”按钮。
3)切换到其它工作表或工作簿,选定目标区域的左上角单元格。
4)单击“粘贴”按钮。
4.插入行、列、单元格
(1)插入行
1)若只需插入一行,则选定插入位置下方的一行;若要插入若干行,则在插入位置的下方选定与插入行数相同的行数。
2)选择“插入”菜单中的“行”命令。
(2)插入列
与插入行相似
小结:
插入的位置在选定的前面;插入的数目与选定的相同。
(3)插入单元格
1)单击要插入处的单元格。
2)选择“插入”菜单中的“单元格”命令,打开“插入”对话框。
3)选择该对话框中任意一个个选项。
4)单击“确定”按钮。
5.删除行、列、单元格
(1)选定要删除的单元格或区域。
(2)选择“编辑”菜单中的“删除”命令,打开“删除”对话框。
(3)选择“右侧单元格左移”、“下方单元格上移”、“整行”或“整列”选项。
(4)单击“确定”按钮。
6.查找与替换
与Word相似
§4.4 工作表的格式化
§4.4.1 调整行高与列宽
1.调整行高
(1)使用鼠标调整行高
1)将鼠标指针指向某行行号的下框线,这时鼠标指针变为双向箭头。
2)按下鼠标左键,拖动鼠标指针上下移动,直到合适的高度为止
(2)使用对话框调整行高
1)在工作表中选定需要调整行高的行或该行中的任意一个单元格。
2)若选择“格式”菜单中的“行”命令的“最适合的行高”子命令,则Excel自动将该行高度调整为最合适的高度。
若选择“格式”菜单中的“行”命令的“行高”子命令,则打开“行高”对话框。
3)在“行高”对话框中,输入要设置的行高值,然后单击“确定”按钮。
如果要改变多个行的行高,则要先选定要改变行高的多个行,然后按上述步骤调整,所选定的多个行的行高将调整为同一高度。
2.调整列宽
与调整行高相似
§4.4.2 设置工作表的数据格式
设置工作表的数据格式即对工作表进行格式化,包括设置字符的格式、设置数字的格式、添加边框和底纹、自动套用格式等。
1.字符的格式化
(1)选定要格式化的单元格或区域。
(2)字符的格式化与Word相似。
2.数字的格式化(Excel特有的)
用户输入的数字以整数、小数或科学记数方式显示。
常规格式最多显示11位数字。
数字格式化包括“货币样式”、“百分比样式”、“千位分隔样式”、“增加小数位”和“减少小数位”等。
(1)使用“格式”工具栏格式化数字
1)选定要格式化数字的单元格或区域。
例如,选定E3:
E6区域。
2)单击“格式”工具栏中的“货币样式”按钮,即完成数字格式化。
数字格式化的效果,如图4-25所示。
图4-25设置单元格的数字格式
(2)使用“单元格格式”对话框设置数字的格式
1)选定要格式化数字的单元格或区域。
2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,选择“数字”选项卡。
3)在“分类”列表框中选择要使用的数字类别,在对话框的右侧,按要求作进一步设置,并在“示例”框中查看设置效果。
(4)单击“确定”按钮示。
3.设置日期和时间的格式
(1)选定要格式化日期和时间的单元格或区域。
(2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,选择“数字”选项卡。
(3)在“分类”列表框中,选择“日期”选项;在“类型”列表框中选择某一种日期显示格式。
(5)单击“确定”按钮。
§4.4.3 设置对齐方式
1.合并及居中
以图4-25中工作表的标题为例,设置标题跨列居中、水平对齐和垂直对齐。
(1)在要标题跨列居中的区域内,选定最左边的单元格,并输入标题。
(2)选定要合并的单元格区域。
(3)单击“格式”工具栏中的“合并及居中”按钮
。
2.水平对齐
(1)选定数据要水平对齐的单元格或区域。
(2)单击“格式”工具栏中的“居中”按钮。
3.垂直对齐
(1)选定数据要垂直对齐的单元格或区域。
(2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,并选择“对齐”选项卡。
(3)在“垂直对齐”下拉列表框中,选择“居中”。
(4)单击“确定”按钮。
标题垂直方向对齐的效果如图4-25所示。
§4.4.4 设置边框和底纹
工作表网格线是为了方便输入和编辑而预设的,在打印或显示时,可以取消它,也可以把它作为表格线。
下面以图4-25的工作表为例,介绍边框和底纹的设置方法。
1.使用“格式”工具栏设置边框和颜色。
(1)选定要格式化的单元格或区域。
(2)单击“格式”工具栏中“边框”按钮右侧的下拉按钮,弹出“边框”列表。
从“边框”列表中选择所需的边框线型。
(3)单击“格式”工具栏中“填充颜色”按钮右侧的下拉按钮,弹出“填充颜色”列表。
从“填充颜色”列表中选择所需的填充色。
2.使用“单元格格式”对话框设置边框、颜色和底纹
(1)选定要格式化的单元格或区域。
(2)选择“格式”菜单中的“单元格”命令,打开“单元格格式”对话框,选择“边框”选项卡,如图4-32所示。
图4-32“单元格格式”对话框“边框”选项卡
(3)在“线条”的“样式”列表框中,选定边框线条的样式。
例如,选择最后一个“平行双线”样式。
(4)在“颜色”列表框中,为边框线选定一种颜色。
例如,取默认值“自动”。
(5)在“预置”区内选择一个选项。
例如,选择“外边框”选项。
(6)如果“预置”区的选项不能满足需要,则可以单击“边框”区内的按钮,来添加框线,并且可在预览框内查看设置的效果。
至此,边框已经设置完毕,接着可以设置底纹图案。
(7)选择“图案”选项卡,如图4-33所示。
图4-33“单元格格式”对话框“图案”选项卡
(8)在“颜色”区选择一种颜色作为单元格的填充颜色。
例如,选择“浅绿色”。
(9)单击“图案”列表框右侧的下拉按钮,弹出“图案”列表,从中选择一种底纹图案。
(10)单击“确定”按钮。
§4.4.5 自动套用格式
“自动套用格式”功能是使用Excel内置的表格格式快速格式化工作表。
具体操作步骤如下:
1.选定要格式化的单元格区域。
例如,选定B2:
E6区域。
2.选择“格式”菜单中的“自动套用格式”命令,打开“自动套用格式”对话框。
3.在“格式”列表框中选择要使用的格式。
。
4.单击“确定”按钮。
§4.4.6 单元格批注
批注是附加在单元格中与单元格内容分开的注释。
1.插入批注
(1)右击要加批注的单元格,在弹出的快捷菜单中选择“插入批注”命令。
(2)在弹出的批注框中键入批注文本,然后单击批注框外部的任意单元格。
(3)如果不想在批注中显示批注者的姓名,可选择该姓名后,按Delete键删除。
2.显示批注
添加了批注的单元格的右上角有一个批注标识
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