Word 新增功能总汇.docx
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Word 新增功能总汇.docx
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Word新增功能总汇
Word2000新增功能總匯
●王 燦
MicrosoftWord(簡稱Word)是世界著名的微軟公司推出的Office辦公套件的重要組成部分,也是微軟公司最重要的文書處理軟體産品。
Word運行在Windows(視窗)環境下,被稱爲Windows平臺上文字處理系統的新標準。
Word從最初的Word1.0、Word2.0到Word5.0、Word6.0,又發展到現在廣泛使用的Word7.0(即Word95,Office95套件之一)和Word8.0(即Word97,Office97套件之一),其功能越來越強,使用越來越方便。
自從Word5.0中文版進入我國以來,其直觀靈活的介面、快捷簡單的操作、圖文並茂的形式和強大豐富的功能受到衆多電腦用戶的推崇和喜愛,已經在全國得到了普遍的使用。
1999年8月31日微軟公司又推出最新版Word2000(按慣例應叫Word9.0,Office2000套件之一),並把Office2000定義爲面向Internet的、智慧的第三代中文辦公軟體。
與早期版本相比,Word2000在功能上做了很大改進,特別在中文處理、網路功能、智慧化方面更顯特色,是一個適應現代辦公潮流的,順應Internet/Intranet發展的應用軟體。
本文將重點介紹中文Word2000的新增功能與操作。
要想時時得到有關Word2000的最新進展,請經常訪問其Web站點
一、Word2000的智慧化安裝
Office2000提供了強大的安裝與設置向導,使你能自由地選擇要安裝的元件,輕鬆愉快地完成安裝。
1.按需安裝
將Office2000套裝軟體光碟放入光碟機,或運行Setup程式,系統將自動運行Office2000安裝程式。
用戶只鬚根據提示依次輸入用戶資訊(用戶名、縮寫、單位、CDKey編號)→接受許可協定條款→選擇安裝方式等操作。
若選擇的安裝方式爲“自定義”方式,還須設定安裝位置、是否保留Word早期版本程式、選擇安裝功能暼等。
而這些選擇正體現了Office2000智慧安裝新特性(圖1),你可以:
圖1
(1)選擇安裝Office2000中的各組成部份。
(2)選擇各組成部份中不同的功能配製。
(3)選擇不同的安裝方式,如:
“從本機運行”、“從本機運行全部程式”、“從光碟上運行”、“從光碟上運行全部程式”等。
由於Office2000非常龐大,該特性允許您在最節省硬碟空間的情況下選擇安裝內容與方式,對用戶的資源環境非常“體貼”。
如果用戶要增加(或刪除)某一元件、功能,可重新運行Setup程式來進行,十分方便。
2.自動修復功能
Word2000使用了新的更加智慧化的安裝技術來保證Word2000的自我修復,在安裝過程中,Word2000已經記錄下了需要的文件和它們的存放位置,將自動監測相關註冊分析表中的相關資訊,如在使用過程中發現錯誤,系統會自動查找所需文件的位置並修補恢復,同時對Word2000進行優化,從而保證Word2000始終運行在最佳狀態下。
二、Word2000全新的個性化用戶介面
1.個性化用戶介面
Word用戶大概早已受不了小小螢幕上功能表、工具欄、下拉式功能表選項一大堆了,它們擠沒了文檔窗口的空間,增加了選擇的時間。
可在Word2000中,採用“活”的選單方式,功能越來越多,介面反而越來越簡潔了。
當用戶第一次啓動Word時,應用程式功能表將包含那些使用概率達到95%的命令,很少使用的命令不會馬上呈現出來擾亂功能表。
Word2000的上述特性爲每一個使用者提供了一種個性化的介面。
因爲,下拉功能表和工具欄中顯示的是某個用戶最近常用的功能。
此外,功能表還會根據IntelliSense規則(例如,定時、懸停)自動擴展,當用戶訪問某個功能表命令時,該命令就得到“提升”並顯示在清單較高位置。
沒有使用的功能表命令最終會在顯示時受到抑制,而不會顯示在個性化功能表中。
經過一段時間的使用,功能表將顯示該用戶最常用的命令,抑制、隱藏那些從未或基本沒有使用過的命令。
當用戶需要使用隱藏功能時,可以迅速擴展功能表查找。
在平時只會看到他經常使用的命令,這既符合某人的使用習慣(即個性),又大大簡化了介面。
而且,這種個性化選單的配置還將以文件的方式保存下來,無論你走到哪里,只要通過網路調用這個文件,就會看到自己熟悉的介面了。
你可以取消個性化選單設置。
方法是:
在工具欄的空白處右擊,選擇“自定義”,然後打開“自定義”對話方塊的“選項”選項卡,取消“功能表中首先顯示最近使用過的命令”核取方塊以顯示完整的選單。
2.新型的文件“打開”和“另存爲”對話方塊
在“文件/打開”和“文件/另存(爲)”對話方塊的左邊,增加了與Web瀏覽器的導航條相似的“PlacesBar”,在PlacesBar的圖示上有最近使用的文件與文件夾的列表、Windows標準的“MyDocuments"、“桌面”、“收藏夾”、“Web文件夾”的列表等,你可以快速地定位你的文檔。
在這種新型的文件操作對話方塊中,工具欄和工具按鈕也進行了革新。
例如,您可以通過單擊“後退”按鈕,快速返回到上一個文檔操作位置,而不管這兩個文檔操作位置之間是否有物理或邏輯上的關係。
不難看出,這種特性是從瀏覽器繼承而來的。
三、Word2000強大的編輯功能
除完全繼承Word97的編輯功能外,Word2000的編輯功能特點主要表現在以下方面。
1.即點即輸
在Word97中,無論是用滑鼠還是游標,都只能在已存在的段落或空白處輸入文本,不能在頁面中未被使用的部分插入文本。
而在Word2000中,你只需在編輯區內移動一下滑鼠,你會發現它並不總是顯示爲通常的Ⅰ形指標,在頁面中未被使用的部分有時會變爲其他各種形狀,這就是“即點即輸”功能。
此時只要雙擊滑鼠,它就會自動將游標移到此處,然後開始鍵入即可。
無需你再做其他的輔助工作。
“即點即輸”功能使你能夠在頁面上的任意位置插入文字。
該功能同樣適用于在文檔的空白區域插入圖形和表格等專案。
插入專案時,“即點即輸”功能將根據插入的位置自動設置專案的格式。
如果要關閉“即點即輸”功能,可選擇“工具”選單下的“選項”命令,然後在“選項”對話方塊的“編輯”選項卡中取消“啓用‘即點即輸’”核取方塊。
2.直接編輯電子郵件
以前,你要把一個文件發送給別人時,需要先在Word內編輯該文件,然後再執行一個電子郵件軟體,將該文件作爲郵件附件發送出去。
在Word97中,WordMail提供了利用Word編輯電子郵件的特性,但是也只有WordMail才能看到完全保真的郵件。
現在可方便多了,你可以直接在Word2000中編輯你的電子郵件,而且你還可以直接在Word2000中以E-Mail的形式發送出去(詳見後面Word2000Internet功能)。
圖2
3.增強的剪貼板功能
在Word2000中配備了專用的Office剪貼板,與一般的Windows剪貼板不同的是,Word2000允許您把多達12段來自不同文檔的資訊粘貼在剪貼板上(圖2),然後每次在需要的地方插入它們中的一個,或者一次性插入它們中的多個或全部。
這項改進在需要從多個不同程式、文檔中複製內容的場合裏特別有用。
再也不必在不同文檔之間前後跳轉來剪切和粘貼。
不過這一功能只能在Office2000的應用軟體之間使用,只有最後一次複製的資訊才可以粘貼到Office家族之外的軟體中。
4.增強的圖片庫功能
第一、Word2000強化了圖片庫的搜索功能,允許用戶“尋找更多的與此相似”的圖片。
第二、它改進了圖片的導入方法,用戶只需在插入圖片對話方塊中將選中的圖片用滑鼠往文檔中任意位置進行拖放即可。
第三、插入圖片的對話方塊可以在文件編輯期間一直以縮小的視圖形式停留在視窗的任意位置,不需要像以前那樣每插入一幅圖片都重新打開。
第四、改進的圖片庫將允許使用者將各種類型的圖片以原始的格式進行交換和編輯,不需像以前那樣爲了編輯的需要將所有以OLE連接方式導入的圖片都格式化爲.BMP格式。
第五、插入圖片對話方塊的預覽視窗中每個圖像的縮略圖更小,用戶一次就可以看到多個圖片文件的內容。
第六、開放的圖片庫介面,允許用戶將已有的圖片加入圖片庫中,並對圖片庫的內容進行重新分類。
5.快速文檔切換
在Word2000中,取消了多文檔介面(MDI)方式,每個使用中的文檔將自動生成單獨的應用窗口。
當你同時打開多個文檔,在Windows的任務欄上將顯示其圖示(圖3),因此,不必通過“窗口”功能表中的檔案名選項來切換活動文檔,只須在Windows的任務欄上像切換程式一樣用滑鼠單擊,就可快速切換文檔,大大的方便了多文檔切換與相互操作。
圖3
6.中文校對
以前的Word版本,語法校對主要針對西文部分。
在Word2000中對簡體中文文檔也提供了包括語法、錯別字等自動校對的功能,在確信錯誤的詞語下面將用紅色波浪線表示,在有疑問的詞語下面將用綠色波浪線表示。
校對有一定的準確性,可以糾正一些錯誤,如對文本“山青水秀、中國工産党、毛則東”,Word2000能發現“山青水秀”中的“青”字用錯了,並建議改爲“山清水秀”;對“中國工産党、毛則東”兩個錯詞則能提出疑問,提醒你改正。
四、Word2000新增的排版功能
1.漢字上加拼音
在有些情況下,如許多少兒讀物中常常需要在文字之上加拼音。
爲了便於用戶排版,Word2000中新增了這種功能,具體操作方法是:
選中要添加拼音格式的文字,如選中“電腦”;
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[中文版式(L)]中的[拼音指南(U)],彈出“拼音指南”視窗;
在“拼音文字”文本框中輸入對應於基準文字的拼音即可。
在該視窗中還可以設置拼音文字的字體、大小及對齊方式。
如果安裝了Microsoft中文輸入法2.0或更高版本,則能夠自動將中文拼音標注在選定的中文文字上。
2.帶圈文字
爲了突出重點文字或語句,有時需要用圓圈或其他符號做標記。
在Word2000中新增了帶圈文字格式,爲文字加“圈”的具體方法是:
選中要加“圈”的文字;
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[中文版式(L)]中的[帶圈字元(E)],彈出“帶圈字元”視窗;
選擇所需的樣式及圈號(如:
圓圈、正方形、三角形、菱形等);
確定即可。
3.縱橫混排
具體操作方法如下:
選中要改變排列格式的文字;
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[中文版式(L)]中的[縱橫混排(T)],彈出“縱橫混排”窗口;
確定即可。
4.雙行合一
Word2000提供的該項功能完善了Word97中的並排字元功能,使用起來更加方便。
其操作方法爲:
選中一段文字;
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[中文版式(L)]中的[雙行合一(W)],彈出“雙行合一”窗口;可以爲雙行合一後的“行”加括弧;
確定即可。
5.中文簡繁字體轉換
在Word2000中添加了中文簡繁字體轉換功能,可以將已有的文本進行簡繁體的相互轉換。
在轉換過程中,不僅字體有簡繁體的相互變化,您還會發現,常用詞和常用語亦在此過程中有所變化。
操作方法爲:
選中文檔中欲轉換的文字,須注意,若未選中則默認爲將整個文檔轉換。
這裏假設選中“個人電腦軟體”;
單擊工具檔圖示右邊的下拉按鈕,彈出簡繁轉換下拉選項就可進行轉換操作;
6.文本框
在Word2000中,文本框取代了圖文框,具備全部OfficeArt功能,如立體效果、填充、背景、旋轉、調整大小及裁剪。
7.漂亮的專案符號
在Word2000中,專案符號的形式豐富多彩,用戶可以自定義喜愛的專案符號;也可以將圖片導入,插入一個圖片式專案符號;並且,用藝術字作爲專案符號的願望也能夠實現。
(1)自定義專案符號。
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[專案符號和編號(N)];
單擊[專案符號(B)]選項卡;
單擊“自定義”按鈕;
單擊“專案符號”按鈕;
選擇喜歡的符號形式,確定即可。
(2)圖片式專案符號。
單擊[格式(O)]功能表項,在下拉功能表中選擇[專案符號和編號(N)];
單擊[專案符號(B)]選項卡;
單擊“圖片”按鈕;
單擊“導入圖片”按鈕,將喜歡的圖片導入;
選擇該圖片,選擇“插入”按鈕即可。
(3)藝術字專案符號。
就實質而言,Word2000還不具備藝術字專案符號功能。
因爲它不能自動添加所插入的藝術字,但從形式上看,用戶可以使用藝術字功能創建更爲豐富的專案符號,具體方法有兩種:
①插入“藝術字”,並按需要設計其形式,用複製的方法反復使用。
②將設計好的藝術字製成圖片,用插入圖片專案符號的方法使用它。
五、Word2000靈活的表格功能
1.支援表格的自由移動
在Word2000中,表格就像圖片一樣可以隨意移動。
因此,用戶可以用滑鼠隨意移動表格,將其放置在合適的位置。
具體方法是:
將滑鼠指標移動到表格中的任一位置,在表格的左上角會出現一個標記,將滑鼠指標移動到這個標記上,出現移動標記後,按住滑鼠左鍵進行拖動即可。
用拖動方式直接調整表格的大小
以前版本的Word在調整整個表格的尺寸時很麻煩。
因爲表格的外邊框只是鄰近行或列的邊框。
因此,通過拖動外邊框調整整個表格的大小,只能改變鄰近行或列的寬度或長度。
在Word2000中,這個問題已經得到了解決。
用戶只需使用滑鼠拖動表格右下角的方形標記就可以調整整個表格的尺寸。
2.並排擺放表格
在Word2000中,可以將表格並排擺放,這使得用戶在進行表格編排時,變得很靈活。
這一功能在需要對比表格中的內容時顯得十分有用。
3.文字環繞表格
在Word2000中,文字環繞方式不但應用於圖片,也應用於表格。
單擊[表格(A)]功能表項,在下拉功能表中選擇[表格屬性(R)],單擊[表格(T)]選項卡,再將文字環繞方式設爲“無”或“環繞”即可。
在該選項卡中還可設置表格的位置(左對齊、右對齊、居中)。
4.在單格中插入表格(表格中嵌套表格)
在以前的Word版本中,表格內部是不能夠嵌套表格的。
這就使本來可在一張表格中描述的問題不得不分爲兩個或更多的表格進行描述。
Word2000可以在單格中插入表格,使上述問題得到解決。
5.單格中的圖片及文字環繞方式
有時我們會需要單格中既有文字性說明,又有一目了然的圖片。
在Word97中雖然可以在同一單格中輸入文字並插入圖片,但此時,文字環繞功能卻不能使用。
在Word2000中,這一功能得以完善,使文字環繞功能不但能在單格外使用,也可以在單格內部使用。
6.繪製斜線表頭功能
在以前的Word版本中,如果用戶需要創建如圖所示表格,那麽只能採用“繪製表格”功能來完成,而且需要調整文字的位置。
在Word2000中,新增了“繪製斜線表頭”功能,幫助用戶快速創建如圖所示的表格。
其步驟爲:
插入一張普通表格;
單擊[表格(A)]功能表項,在功能表中選擇[繪製斜線表頭(U)];
選擇[表頭樣式(S)],然後輸入標題(例如單位,任務),確定即可。
7.用橡皮擦進行整塊擦除
在Word97中,如果對所繪製的表格中的某一部分單格不滿意,擦除它們可是一件麻煩事(一次只能擦除一段線)。
而在Word2000中,使用“橡皮擦”則可以進行整塊(多單格)擦除,大大簡化了操作。
8.在一段文字上繪製表格
在Word2000中,新增了一個非常有特色的功能:
在一段文字上繪製表格。
其步驟如下:
選中一段文字;
單擊[表格(A)]功能表項,在功能表中選擇[繪製表格(W)];
在所選的文字上畫出表格的外邊框;
增加、調整表內線段;
依需要分割文字至各單格。
六、Word2000的Internet功能
1.用Word編輯電子郵件,將所編輯的內容發送出去
可以將正在操作的Word文件立即轉換成電子郵件,通過Internet發送出去。
操作如下。
在Word2000編輯狀態下,單擊常用工具欄上的電子郵件按鈕,視窗變成發送郵件時的介面(圖4),此時還沒有打開OutlookExpress程式。
在“收件人”欄中填上欲發往的電子郵件位址,或單擊“收件人”按鈕,打開“選擇收件人”對話方塊,在收件人列表中,選擇需要的收件人。
“抄送”和“主題”欄的使用與其他軟體一樣。
單擊“發送副本”按鈕,Word文件就作爲電子郵件發送出去了。
圖4
2.召開聯機會議
若想就正在操作的某篇Word文檔在網上進行討論,可單擊[工具(T)]功能表項,在下拉功能表中選擇[聯機協作(N)]中的“現在開會”按鈕,Word2000將打開NetMeeting。
如果這是您第一次參加聯機會議,將顯示“MicrosoftNetMeeting”對話方塊。
在“我的資訊”和“目錄”框中添入資訊。
如果您知道被邀請人的電腦名或其網路IP位址,請單擊“高級”按鈕。
按各自的IP地址相互呼叫聯接後方可。
會議的方式可直接音頻對話、文字聊天、修改文檔等。
注]:
召開網上會議的前提是參會諸方必須事先上網並打開NetMeeting。
如果受邀請人雖在網上,但未運行NetMeeting,您可以事先用電子郵件或聊天室的方式通知他(當然也可用電話),以便適時運行NetMeeting,收到聯機會議的邀請資訊。
若是動態IP地址的參會者也可查出本機的當前IP後用上述方式通知主動呼叫方,以便被呼叫。
3.Web討論
在上述[聯機協作(N)]中,還有一選項“Web討論”,即對遠端Web伺服器中保存的Word文檔做聯機討論,該功能支援在Word中進行討論和Web頁中進行討論。
利用“討論”功能,您和您的同事可在同一篇文檔中插入批語。
可以使用“討論”工具欄針對文檔中某一部分或整篇文檔進行討論。
要使用Word2000的“討論”功能,系統管理員或ISP必須在Web伺服器上首先安裝MicrosoftOfficeServerExtensions。
只有安裝了MicrosoftOfficeServerExtensions之後,才能使用“討論”功能。
然後,您需要連接到系統管理員或ISP建立的這台Web討論伺服器上,才能添加、查看、答復和編輯討論批註。
在將文檔置於Web伺服器上之後,可進行Web頁中的討論。
可邀請其他人添加以線索方式組織的批註,這些批註與特定的段落相關聯。
或者也可以就整篇文檔展開以線索方式組織的討論。
人們可以不斷添加評論意見,直到每位參與者都發表完意見爲止。
討論結束之後,你可以接受或拒絕這些批註。
4.Web訂閱與Web通知
當保存在指定Web伺服器上的文檔或文件夾發生變更時,你可以通過電子郵件得到通知。
5.Web文件管理
將文件保存到Web伺服器可在“Windows資源管理器”中直接添加“Web文件夾”,也可在MicrosoftWord中使用“文件”功能表中的“打開”或“另存爲”對話方塊添加“Web文件夾”。
單擊“新建文件夾”按鈕可以啓動“添加‘Web文件夾’向導”。
添加“Web文件夾”後,即可將文件和其他文件夾保存到Web伺服器上的相應位置。
6.基於Web的幫助系統(在線幫助)
Word2000配備了基於Web的幫助系統。
當在線幫助系統中不存在所輸入問題的答案時,可以選擇“lookformorehelpontheWeb",通過因特網進入微軟的Web站點進行查找詢問。
七、Word2000網頁製作功能
1.利用Word2000模板製作網頁
單擊[文件(F)]功能表項,在下拉功能表中選擇[新建(N)],彈出“新建”對話方塊後,單擊標簽“Web頁”,就選中了Web頁模板組,可見有8種模板。
單擊其中的“個人Web頁”後,再單擊“確定”按鈕。
此時,Word2000將按照該模板創建初始的個人Web頁,您馬上可以在此基礎上進行修改了。
至於如何去修改,相信在看了初始頁後您自然會明白的(也可參考下面“利用Word2000提供的Web頁向導製作Web網頁”一文)。
最後保存該文件即可。
2.利用Word2000提供的Web頁向導製作Web網頁
單擊[文件(F)]功能表項,在下拉功能表中選擇[新建(N)],彈出“新建”對話方塊後,單擊標簽“Web頁”,就選中了Web頁模板組,可見有8種模板。
單擊其中的“Web頁向導”後,再單擊“確定”按鈕。
此時,Word2000將啓動Web頁向導。
單擊[下一步(N)>]按鈕,製作過程開始。
(1)確定標題和位置,在“Web站點的標題(T)”框中輸入網頁的標題,如“某某的網頁”、“某某的網站”等;在“Web站點的位置(L)”框中輸入網頁的本機存放位置,如D:
\web\。
單擊[下一步(N)>]按鈕。
(2)選擇要用於Web站點的漫遊方式,這裏可用選擇框架結構(包括縱向框架和橫向框架)或“分隔頁面”選項來實現漫遊功能。
單擊[下一步(N)>]按鈕。
(3)給Web站點添加網頁,一個站點一般由幾個網頁組成,在此可以選擇“新增空白網頁”、“添加模板網頁”、“添加原有文件”等。
單擊[下一步(N)>]按鈕。
(4)組織網頁,可以修改Web站點中網頁的名稱和其相對位置。
修改後單擊[下一步(N)>]按鈕。
(5)選擇要用於Web站點的直觀主題,可通過改變字體、專案符號、背景來賦予站點以新的外觀。
單擊[瀏覽主題(T)...]按鈕選擇主題。
單擊[下一步(N)>]按鈕。
(6)到此,一個用Web頁向導製作的初始網頁即告完成。
您可以馬上在此基礎上進行修改了。
所謂修改即根據初始網頁上的提示在相應部位輸入主標題、個人工作資訊、聯繫資訊、當前專案、自傳資訊、個人興趣,並創建熱點鏈結等等。
修改後保存該文件即可。
3.直接創建網頁
在Word2000中,HTML格式已不再是附屬文件格式,它的“地位”已經等同於.doc文件格式,因此,可直接創建HMTL文件(如同創建.doc文件一樣)。
具體操作是:
單擊[文件(F)]功能表項,在下拉功能表中選擇[新建(N)],彈出“新建”對話方塊後,單擊標簽“其他文檔”,選擇其中的“Web頁”後,再單擊“確定”按鈕。
此時,Word2000將生成一張空白的初始Web頁。
這與利用Word2000模板製作的初始網頁不同的是:
此時它什麽都沒有,全靠您按需要設計頁面,選擇主題,添加文字、圖片及多媒體物件,並創建超連結等等。
最後保存該文件即可。
4.利用已有的.doc文件製作網頁
在Word2000中,也可以很方便地將已創建的.doc文件轉化爲HMTL文件,並且提供將多個.doc文件一次轉化爲HMTL文件的功能。
具體操作是:
對於一個.d
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