公司证照管理制度.docx
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XXXXX公司
文件编号:
2018CC-002-A/0
证照管理制度
编制:
审核:
批准:
发布日期:
2018年06月12日生效日期:
2018年06月12日
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编号
修订内容简述
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修订人
审核人
批准人
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创建
2018.06.12
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证照管理制度
第一章总则
第一条为加强公司证照管理,规范和完善公司证照的办理、保管和使用程序,确保公司依法合规开展经营活动,有效防范风险,结合公司实际情况,制定本制度。
第二条公司证照管理范围包括下列证照原件及复印件、扫描件:
(一)经营类:
由政府职能部门颁发的企业法人日常经营必备的各种有效证件,如《企业法人营业执照正、副本》;
(二)专业资质类:
如生产经营许可证件;
(三)权证类:
由政府职能部门核准或颁发的权属证明,如《国有土地使用权证》《不动产登记证明》《房屋所有权登记证》。
第三条本制度适用于公司所有证照原件、复印件、扫描件的管理。
第二章职责要求
第四条投资风控部负责各种证照原件的保管、借阅、使用,综合管理部负责各种证照复印件、扫描件的保管、借阅、使用。
各种证照的申报、登记、备案、变更、年检、注销等事项由综合管理部负责。
第五条投资风控部应当指定专人进行证照原件的妥善保管,主要职责包括:
(一)负责证照原件(正本、副本)的保管;
(二)负责所保管证照的查询、使用、借用、借阅管理;
(三)负责相应证照的日常使用管理,包括使用登记、用印、发放;
(四)指令综合管理部办理证照更换、废止、遗失、损毁等特殊情况的处理;
(五)督促综合管理部办理证照变更、年检、延期、续展等工作。
第六条综合管理部应当指定专人负责办理证照申请、变更、年检、注销、证照复印件、扫描件使用管理等工作。
(一)根据法律法规及公司经营需要,负责向相应的政府部门或机构提交申请,办理证照的申办、变更、备案、年审、注销等事宜;
(二)负责收集整理证照办理的申办材料,跟踪办理过程;
(三)处理证照办理的其他事项;
(四)负责所保管证照复印件、扫描件使用管理,登记使用情况。
第三章证照办理
第七条综合管理部应当安排专人负责证照的申办、补办、变更、换领、注销、年检等工作,根据公司生产经营实际需要及时办理证照事项,确保相应证照的有效性。
第八条证照办理事项由经办人提交《证照办理申请表》,经审批后方可办理。
涉及公司设立、注销、公司名称变更、注册资本、注册地址、法定代表人、经营范围等重大事项变更的,应当根据公司章程等规定经议事程序后办理证照事项。
第九条证照办理完毕后,综合管理部应当将证照及相关证明文件原件等,及时移交投资风控部统一保管、存档。
第四章证照保管与使用
第十条投资风控部应当指定专人保管证照,建立证照保管台账,登记所管理证照的基本信息。
综合管理部应当保存相应的复印件、扫描件。
复印件需要加盖公章的,按照公章管理制度审批程序执行。
第十一条各部门因业务需要借用证照原件或复印件、扫描件的,应当按照审批程序办理证照原件借用,复印件及扫描件使用手续。
第十二条证照管理人应当严格按照审批流程执行证照原件借用,复印件、扫描件的使用手续,做好证照借用、使用登记。
复印件需在有字处注明使用部门、用途及不得再次复印的文句。
第十三条借用证照必须在规定期限内归还,不得私自复制、涂改、污损等。
证照在使用过程中遗失的,使用部门应当及时通知投资风控部并说明理由,并由综合管理部补办相应的证照。
第十四条证照保管人员因工作需要调动岗位的,应按照工作交接程序办理移交。
证照保管情况纳入员工离职管理,如员工负责保管证照的,需办理完毕证照移交手续后方可办理离职手续。
第五章罚则
第十五条证照的申办、变更、年检、注销等事项须在规定期限内完成,如超过规定期限办理或未及时办理造成证照失效的,视情节轻重给予责任人批评教育或行政处理(包括但不限于罚款、克扣奖金、降职、解职等);主管领导失职、管理不当的,追究相应的主管责任和领导责任。
第十六条证照申办、变更、年检、注销等事项必须严格按照审批程序办理,不得越权办理,因违规造成损失或不良影响的,视情节轻重给予责任人批评教育或行政处理(包括但不限于罚款、克扣奖金、降职、解职等);主管领导失职、管理不当的,追究相应的主管责任和领导责任。
第十七条证照原件借用,复印件、扫描件使用必须严格按照审批程序办理,不得未经授权、越级授权、超登记范围使用证照,因违规造成损失或不良影响的,视情节轻重给予责任人批评教育或行政处理(包括但不限于罚款、克扣奖金、降职、解职等);主管领导失职、管理不当的,追究相应的主管责任和领导责任。
第六章附则
第十八条本制度如有未尽事宜或者根据公司发展需要修改、废止的,经总经理批准后生效。
第十九条本制度由投资风控部制定、解释,自公布之日起生效。
附件一:
《证照办理申请表》
证照办理申请表
申请部门
经办人
申请日期
年月日
证照名称
证照类型
□正本□副本□其他
办理(变更)事由
经办人:
年月日
部门负责人:
年月日
投资风控部:
年月日
常务副总经理:
年月日
备注:
附件二:
《证照移交登记表》
证照移交登记表
证照名称
证照类型
□正本□副本□其他
数量
移交时间
□临时:
自年月日起至年月日止
□永久:
自年月日起
移交人:
年月日
接收人:
年月日
监交人:
年月日
备注:
附件三:
证照借用(使用)审批表
证照借用(使用)审批表
申请部门
申请人
申请日期
证照名称
证照类型
□正本□副本□其他
文件形式
□原件□复印件□扫描件
用途(事由)
是否外带及事由
□是□否
外带用途及其事由:
部门负责人
年月日
投资风控部
年月日
分管副总经理
年月日
附件四:
证照使用(借用)登记表
证照使用(借用)登记表
序号
证照名称
原件/复印件/扫描件
数量
用途
使用(借用)人
使用(借用)日期
归还日期
归还人
保管人
备注
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