远卓上海君和贸易制度orgnization.docx
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远卓上海君和贸易制度orgnization
一、组织规程
1总则
1.1上海君合国际贸易有限公司(以下简称本公司)为求组织运作合理化以发挥经营效能,并促进公司之发展,特订定本规程
1.2本规程主要涉及本公司总经理室以下机构及其相应职位,董事会、董事长、董事及监事等只根据章程一般性涉及。
1.3本规程由总经理室拟定,呈请董事会核准后公布施行。
修订亦同。
2公司组织
2.1董事会
2.1.1本公司依法设董事及监事若干人,其人选依政府法令规定由股东会选任之,任期三年并得连任。
2.1.2本公司董事组成董事会,依法推选董事长一人。
董事长为董事会主席,依董事会之决议代表董事会行使职权。
董事长因故未能视事时,由董事长指定一董事代理之。
2.1.3本公司董事会核定事项如下:
2.1.3.1经营方针及计划
2.1.3.2年度预算与决算
2.1.3.3资本额之增减
2.1.3.4盈余分配或亏损之弥补
2.1.3.5对外重要合约
2.1.3.6公司组织及重要规章
2.1.3.7重要人员之任免
2.1.3.8其他依法令规定、本公司章程核定以及董事会决定应由董事会核定之事项
2.2总经理室
2.2.1本公司设总经理一人,其人选由董事会聘任,任期一年并得连任。
总经理依据经营方针及计划综理全公司业务。
总经理因故未能视事时由董事会指定董事代理。
2.2.2本公司视公司发展必要时可设副总经理或总经理特别助理若干。
副总经理与总经理特别助理辅助总经理办理所指定之业务,其人选由总经理呈请董事长核定之。
2.2.3本公司总经理、副总经理定期召开经营会议,商讨公司经营策略及各项重要工作,董事长列席指导。
经营会议由总经理担任主席,总经理因故未能出席时,应指定副总经理或总经理特别助理代理之。
2.3部门及分支机构
2.3.1本公司设下列部门:
贸易部、投资部、财务部、总经理办公室
2.3.2本公司部门各设经理一人,必要时可增设副经理或助理,秉承公司之意旨,并接受总经理指定之主管的督导,综理该单位业务,并指挥该单位全体员工。
其人选由总经理呈请董事长核定。
2.3.3本公司视业务需要,经总经理呈请董事长核定后,得在国内外失当地点设立分公司、办事处、联络处等直线单位。
2.3.4本公司所属分公司、办事处、联络处设经理或主任一人,秉承公司之意旨,并接受总经理指定主管之督导,综理该单位范围内之业务,并负责指挥该单位内之全体员工。
其人选由总经理呈请董事长核定。
3部门职责
3.1贸易部之职责如下:
3.1.1业务计划之拟定、检讨及修订
3.1.2业务管理制度及作业程序之研讨、设计及改进建议之提出
3.1.3本部门工作目标之拟定、执行及控制
3.1.4本部门年度预算之拟定、执行及控制
3.1.5相关市场研究及贸易发展企划之拟定
3.1.6公司贸易客户(用户及供应商)的维护,客户档案的建立
3.1.7公司贸易合同之订定、管理
3.1.8银行(信用证)、海关、商检事务之办理
3.1.9代理商(外贸代理、理货代理、货运代理、销售代理)之甄选
3.1.10出口贸易的产品采购
3.1.11进口贸易的产品销售
3.1.12贸易业务之货款回收
3.1.13贸易业务退税事项之办理
3.1.14贸易索赔事项之办理
3.1.15客户(用户、供应商及代理商)来往函电之处理,商务之联络及来访之接待,以及函电、接待记录之整理建档
3.1.16各种贸易信息资料的收集、整理,贸易业务资料的分析
3.1.17业务记录及单证之汇集和整理,业务报告(包括报表)的编制和传递
3.1.18本部门业绩统计及奖励之核算
3.1.19其他总经理及其指定主管交办的有关业务事项之办理
3.2投资部之职责如下:
3.2.1业务计划之拟定、检讨及修订
3.2.2业务管理制度及作业程序之研讨、设计及改进建议之提出
3.2.3本部门工作目标之拟定、执行及控制
3.2.4本部门年度预算之拟定、执行及控制
3.2.5相关市场研究及投资业务发展企划之拟定
3.2.6国家经济政策、法规的汇集、整理以及经济政府与证券市场间互动性分析
3.2.7产业景气度资料汇集、整理及分析
3.2.8国内外财经金融资料的收集与分析
3.2.9国内具有发展性产业的资料收集、调查、分析
3.2.10其他(非证券)投资业务的调查、可行性研究、投资方案的拟定
3.2.11上市公司之财务报告分析
3.2.12股市及期市之价格走向分析
3.2.13代理商之甄选(资讯代理、事务代理、策划代理、券商等)
3.2.14本公司证券投资业务的办理
3.3财务部之职责如下:
3.3.1财务管理与会计制度之研究、设计与改进建议之提出
3.3.2预算制度之研究、检讨及推行
3.3.3财务计划之拟订、执行及控制
3.3.4本部门年度预算之拟编、执行及控制
3.3.5年度财务预算之汇编、控制及执行结果之分析与报告
3.3.6本公司之资金筹划与调度
3.3.7现金、证券、票据、契据等之出纳、保管及转移
3.3.8对外投资之处理
3.3.9各单位收支款项之审核
3.3.10会计凭证之编制、审核与保管
3.3.11会计帐册之登记、处理与保管
3.3.12税务会计事项之处理
3.3.13成本之计算及分析
3.3.14财务、会计报告之编制与分析
3.3.15结算与决算报告之编制
3.3.16本公司与分支机构间帐项之查核
3.3.17本公司财物(包括贸易商品)的盘查
3.3.18其他有关财务、会计事项之办理
3.4总经理办公室之职责如下:
3.4.1本公司组织结构、部门职责与权责划分之研究、分析及改进建议
3.4.2人力资源发展计划之拟订、检讨及修订
3.4.3人事制度与其作业程序之研究、设计及改进建议之提出
3.4.4文书、庶务管理办法与其作业程序之研究、设计及改进建议之提出
3.4.5本部门工作目标之拟订、执行及控制
3.4.6本部门年度预算之拟编、执行及控制
3.4.7定员编制之研订、控制及调整
3.4.8人员之任免、考勤、考绩、奖惩、差假、升迁、调动、离职等事项之办理
3.4.9员工待遇分析、研订及办理
3.4.10员工教育与培养计划之汇订及实施
3.4.11员工安全、福利、保险、退休等办法的拟订、实施及改进建议之提出
3.4.12人事资料之汇集、整理、保管及统计分析
3.4.13员工关系之维护及促进
3.4.14员工违纪与失职之调查处理
3.4.15公司法律事务之接洽与办理
3.4.16土地、房屋及设备之购置、维护、保险、租赁、出售等事项之处理
3.4.17办公用品之登记、整理、维护、保管
3.4.18办公环境与设施之改善。
整理、维护、安全等事项之处理
3.4.19文书之收发、登记、编号、归档及保管
3.4.20非经营性采购及零用金之支用与保管
3.4.21表格、书刊、讲义、印章、名片之印制、登记及整理
3.4.22通讯设备之管理
3.4.23车辆的管理
3.4.24接待台之管理
3.4.25员工出国事项之办理
3.4.26其他总经理交办之事务
3.5专业委员会及顾问
3.5.1本公司视业务需要可由总经理呈请董事长核准后设置各专业委员会或顾问。
3.5.2专业委员会成员或顾问之人选由总经理呈请董事长核定后聘任。
4
本公司组织系统图示
董事长
总经理
副总经理
总经理特别助理
办公室财务部投资部贸易部
产品1部产品2部产品3部
人事财务金融投资海外客户联络国内客户联络客户联络
总务会计实业投资海外业务洽谈国内业务洽谈储运理货
文书财务投资信息分析海外业务实务国内业务实务海关商检
二、权责划分规程
1.本公司为明确划分各层人员之权责,以加强管理,提高工作效率,特订定本规程。
2.本规程按本公司组织系统分为:
∙董事长
∙总经理
∙副总经理或总经理特别助理
∙部门经理或副经理
∙业务主任、主管
∙承办员
等六个层级,将所有应由各层级人员负责之事项,分列于权责划分表(以下简称本表)
3.本规程中将各层级人员之权责,分为下列三项,并以三种符号代表之:
∙○:
代表经办、主办或提出──指该事项应由该层人员负责办理或由其发动提出。
∙△:
代表复核或初审──指该事项应由该层人员负责复核或初审并转交上一层级。
∙※:
代表核准──指该事项可由该层人员作最后决定,而付诸实施。
4.本规程中将所有事项分为共同事项与个别事项两部分,以资简化。
5.本规程中所列之权责,各层级人员均应切实负责办理,不得托词推诿。
实施时,如遇困难或特殊情况发生,应向上一层级人员请示后处理。
6.各层级人员依本规程之规定完成事项处置后,如须向上一层级人员汇报时,仍应以书面或口头方式报告。
7.本规程采取列举方法,其未列举之事项,如已在本公司之各项规章中有所规定者,照其中规定办理,无规定者,可由各部门经理酌情办理之。
8.任一事项,涉及两个以上单位之职责人,应会签意见后由主办一方处理之。
9.本规程所规定之事项及其权责,应根据时事需要进行修订。
10.本规程经呈请董事长核准并公布后施行,修订时同。
附:
权责划分表
表1类别:
共同事务(之一)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
一
二
目标及预算:
1.部门年度工作目标之订定与修订
2.部门年度工作目标之追踪与控制
3.部门年度预算之初编
4.部门年度预算之执行与控制
人事:
1.经理以上人员任免、升迁及调任
2.主管以下人员之任免、升迁及调任
3.员工之招募任用
4.部门内人员工作之分配
5.部门编制定员之增减
6.经理之请假与出差:
∙三天以内
∙三天以上七天以内
∙七天以上
7.主管之请假与出差:
∙三天以内
∙三天以上七天以内
∙七天以上
8.员工之奖惩与考绩:
∙经理(副理)以上人员
∙主管(含主管)以下人员
9.员工待遇之核定:
∙经理(副理)以上人员
∙主管(含主管)以下人员
10.部门人员日常工作之督导与训练
11.部门内人员工作之考核
表1共同事务(之二)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
三
事务:
1.办公用品的请领
2.联络函之发出
3.国际长途之使用
4.逾期档案(凭证)之处理
5.办公费用预算之核准
6.用品、器具、设备之请购:
∙费用预算内正常购买
∙单项采购超预算1000元
∙费用预算总额超支3000元
∙预算未列金额在1000元内
∙预算未列金额在5000元内
∙预算未列金额超过5000元
7.表格、内部单证印制之申请:
∙总金额在1000元内
∙总金额超过1000元
8.参考书籍杂志之请购
∙年度订购预算核准
∙订购目录外之请购
9.部门零用金之借支
∙1000元以下
∙1000元至3000元
∙3000元以上
10.部门杂项费用之报销核准:
∙月总金额在1000元内
∙月总金额超过1000元
11.员工借支差旅费之核准
12.员工差旅费报销之核准
∙标准以内
∙超过标准
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
表2贸易部(之一)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
一
二
三
四
计划与制度:
1.年度贸易计划之订定与修订
2.贸易业务管理办法之订定与修订
3.代理商之甄选
4.营业人员待遇办法之订定与修订
5.营业人员教育训练计划之订定与修订
市场研究与发展
1.市场情报之搜集整理与提供
2.市场调研之立案
3.市场调研之执行与跟催
4.新业务种类发展预案
订货与受订
1.贸易合同条款的提出
2.业务企划核算表的编制与核准
3.贸易合同文本的提出与审定
4.代理合同文本的提出与审定
5.资金使用计划之编制与核准
贸易作业
1.出具文件申请进出口许可证
2.开具信用证或保函
3.信用证保证金的核付
4.商品进出口保险条件的确定
5.理货代理之委托
6.到货商品报关商检之委托
7.进出口退税事宜之办理
8.进货短损索赔之办理
9.货运代理之委托
10.用户收货凭证获取及申请结算
11.货运短损之索赔之办理
12.用户货款的回收及跟催
13.信用证垫款之偿付及各项代理费用之预付和核付
表2贸易部(之二)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
五
六
商务联系及资料管理:
1.有关贸易进度与客户间的联系
2.催请客户复函
3.出函询价问盘
4.客户往来及接待之安排
5.清结与客户间的往来帐款
6.业务报告之编制与提供
7.客户档案的建立、维护与汇编
8.情报资料之搜集与保管
其他
1.贸易绩效之分析与检讨
2.贸易业绩之统计与奖金之核算
3.贸易统计报告之提供
4.零用金之报支
5.差旅费之报支
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
表3投资部
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
一
二
三
四
五
计划与制度:
1.年度投资计划之订定与修订
2.投资业务管理办法之订定与修订
3.代理商之甄选
4.营业人员待遇办法之订定与修订
5.工作人员教育训练计划之订定与修订
市场研究与发展
1.市场情报之搜集整理与提供
2.新业务种类发展预案
3.政策环境与行情变动分析及投资策略的提出
4.产业投资目标的提出及企划
投资作业
1.投资品种的选定
2.盈利空间的设定
3.资金调动的提出与核准
4.证券投资的报盘
5.证券投资之结算
6.期货交割手续之办理
商务联系与资料管理
1.有关投资事务与相关机构联系之事务
2.相关机构往来及接待之安排
3.清结与代理商之间之往来帐款
4.编制月度交易、核算报告
5.上市公司财务资料的收集整理
6.市场行情变动资料收集整理
7.国家有关政策法规的收集整理
其他
1.投资业绩统计及奖金核算
2.投资绩效分析及检讨
3.部门零用金之报支
4.差旅费之报支
结算单交财务部
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
表4财务部
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
一
二
三
四
计划与制度:
1.年度财务计划之订定与修订
2.财务管理办法之订定与修订
3.预算制度之订定与修订
4.会计制度及其作业程序之订定与修订
财务管理
1.资金筹措与运用
2.年度预算工作之筹划与预算之汇编
3.年度预算之审定
4.年度总预算之控制
5.各部门零用金限额之核定
6.各部门经费之核拨
7.应付帐款之核付
8.票据承兑及贴现之办理
9.有价证券凭证与契据之保管
10.结算与决算报表之编送
帐项处理及审核
1.薪资之核发
2.各项税款之报缴
3.帐目之结算与申报
4.各部门原始凭证之审核
5.各部门现金、票据、存货之稽核
6.暂收、暂付、预收、预付、借支及逾期帐款等悬记帐项之处理
其他
1.发票之购买与申报
2.有关政府部门调查表之填报
3.银行征信调查表之填报
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
表5总经理办公室(之一)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
一
二
三
四
计划与制度:
1.组织结构、部门职责与权责划分之订定与修订
2.公司员额总编制之订定与修订
3.人力发展计划之订定与修订
4.员工工作标准之建立
5.人事管理制度之订定
6.文书、庶务管理办法及其作业程序之订定与修订
7.总务费用预算之提出与核准
8.财产管理办法之订定与修订
一般人事作业:
1.增员需求之提出
2.招募作业计划之提出与核准
3.员工任用之提出与核准
4.新员工工作安排
5.员工各类证明文件之核发
6.国内差旅费标准之订定与修订
7.有关人事资料的管理与提供
待遇与福利:
1.员工待遇标准之汇订与修订
2.薪资表之编制及其统计分析
3.员工福利金、退休金之筹措
4.员工福利保险、抚恤办法之订定与修订
5.员工一般福利事项申请给付之审核
6.员工保险、抚恤案件之核办
7.奖金之核发
教育与培训
1.员工教育训练计划汇订与修订
2.员工教育、训练计划之主办
3.员工训练教材之汇编及教员之选聘
4.教室之安排及教育用具的采购
表5总经理办公室(之二)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
五
六
七
工作考核:
1.员工考核奖惩办法之订定与修订
2.员工晋升考核办法之订定与修订
3.各部门员工平日考核与考绩之汇办
4.员工晋升考核及晋升公告之办理
5.员工出勤加班及值班管理办法之订定与修订
事务管理
1.公司档案集中管理之办理
2.公司会议安排与通报
3.总务费用之分析、统计与控制
4.接待、会议及教育培训等庶务费用之支用:
∙1000元以下
∙5000元以下
∙超过5000元
5.办公场所之分配
6.办公场所安全及卫生措施
7.办公设备、运输工具之调度
设备及用品之采购
1.采购事项之询价、比价及价格决定
∙单价在1000元以下者
∙单价在5000元以下者
∙单价超过5000元者
2.采购品之验收
3.修缮与装璜事项之处理:
∙总价在3000元以下者
∙总价在10000元以下者
∙总价超过10000元者
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
表5总经理办公室(之三)
项次
事项
董事长
总经理
副总经理
部门经理
业务主管
承办人
备注
八
九
财产管理
1.办公设备、器材、用品之维护、保管及控制
2.办公设备、器材、用品之分配与调拨
3.房屋、设备之租赁转移及出售
4.财产之保险
5.设备、器材等固定资产之报废
6.低值易耗品之簿记、统计与控制
其他
1.有关公司权益诉讼案件之合办
2.员工建议制度之订定与修订
3.公司庆祝活动、仪式之办理
4.部门零用金之报支
符号说明:
○:
经办、主办或提出△:
复核或初审※:
核准
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