对外文书使用的要求(共2页)900字.docx
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对外文书使用的要求
格式使用对外文书首先要注意格式,不要用错。
如外长和外交代表使用正式照会,不要用普通照会的格式,非外交代表机构使用对外函件,不要用照会格式等等。
人称人称要与文书格式相适应。
正式照会、外交函件、电报均是以签署人的口气用第一人称写成。
在正式照会中,一般不用“我们”一词,普通照会一般以单位名义用第三人称写成,称对方亦用第三人称,不可用“贵方”或“贵馆”等措词,而是重提受照机关的名称。
以机构名义书写的对外函件亦用第三人称。
另外,签署者与受文者要相适应,即人对人、单位对单位。
如:
正式照会是人对人,普通照会是单位对单位。
在个人对个人的外交文书中讲究身份对等,如元首对元首,总理对总理,外长对外长。
但也有特殊情况,如大使作为国家的全权代表可对外长、总理、元首,而代办一般只对外长。
其他的对外函件可根据实际情况书写。
客套用语客套用语要与格式相适应。
如普通照会开头的“×××向×××致意”这一客套用语不能用作个人函件中的开头语,非外交机关发的对外文书也不用这一套语,照会结尾的致敬语使用时要注意与双方的身份、关系和场合相适应。
如,致代办处的文书一般用“顺致敬意”或“顺致崇高的敬意”;给外交部和大使馆的文书则一般用“顺致崇高的敬意”。
事务性的文书,亦用“顺致崇高的敬意”。
致敬语不能自成一页,应紧跟正文后另起一段。
称呼文书抬头即受文人的职衔、姓名等要全称,文中第一出现职衔、姓名也要全称。
第二次出现则可用简称。
国名文书信封和文中的抬头的国名等均用全称。
文中第一次出现时用全称,以后可用简称。
但有些国家由于情况特殊,如朝鲜民主主义共和国国名则须用全称。
有些国家由于发生革命、政变或其他原因,国名可能改变,须随时注意,不要写错。
译文对外文书一般以本国文字为正本。
但为了使收件人能够确切理解文件的实质内容,往往附有收件国文字或通用的第三国文字的译文。
在本国向外国常驻代表机关发送事务性函件,也可仅用本国文字,不附译文。
较为重要的文书则附以译文为好(有的国家译文本上注有“非正式译文“字样)。
各国套语用法以及行文格式与中文不同,翻译时应注意,要符合各种文字的用法。
一般函电也可用接受国文字或通用文字书写。
来源:
金狐
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