秘书接待客人计划(共4页)2100字.docx
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秘书接待客人计划
秘书接待工作计划
(一)接待规格及接待计划的主要内容
1.接待规格划分
接待规格有3种:
(1)高规格接待;
(2)对等接待;(3)低规格接待。
2.影响接待规格的因素
影响接待规格的因素有:
(1)对方与我方的关系;
(2)一些突然的变化会影响到既定的接待规格;(3)对以前接待过的客人,接待规格最好参照上一次的标准。
3.接待计划的主要内容
接待计划的内容有4项:
(1)确定接待规格;
(2)日程安排;(3)经费运算;(4)工作人员。
(二)制定接待工作计划的程序
制定接待计划的程序是:
了解背景资料→草拟接待计划→与本单位相关部门沟通情况→与来访者沟通情况→报请上司申批。
(三)制定接待工作计划的注意事项
(1)如果本单位有接待方面的规章制度,秘书应严格遵照执行。
(2)要注意了解来宾的饮食习惯,特别是与宗教相关的饮食忌讳。
(3)在接待过程中,要特别做好保密工作。
秘书接待客人注意事项
不浪费客人的时间
如果是接待有预约的客人,事情就比较简单,把他带到预先定好的会议室,及时通知预约的部门就行了。
如果客人没有事先预约,那么,就要详细地问明客人有什么事,要找谁,马上与有关部门联系。
现在经常有这种现象,秘书在没有弄清客人到底找准合适之前,就##市场部;到市场部后,市场部的人说客人的事是销售部负责,当他们来到销售部时,人家又说这方面的工作已移交给企管部……这种来回往返,让客人感到十分难堪,这实际上是对他的不尊重。
因此,在这种没有把握的情况下,最好是请客人稍等一会,先用电话与有关部门联系一下:
“……天地公司的李强先生有件关于广告的事,是不是请你们接待一下?
”这样就可以少碰许多软钉子,客人也会感到你的热情。
客人较多的时候
在客人较多的时候,秘书要坚持先来后到的接待原则,有些客人虽然是初次来访,但说不定他就是总经理几十年没见面的老同学。
如果秘书在接待客人时不坚持先来后到的接待的原则,熟人优先,让客人明显感到薄此厚彼,那心里肯定不痛快。
因此,即使是总经理的座上客,也得按先后顺序接待。
其实,只要你对他们点点头,表示一下歉意:
“实在对不起,请您稍等一下。
”他们大多都会理解。
现在有许多送水、送饭、文具、快递公司的人上门推销,这多少会影响一些前台的接待工作。
即使如此,秘书也不能表现出一副不耐烦的样子,摆出一副高高在上的架势。
你无形的优越感会让他们产生自卑感,甚至产生怨气。
当他们推销的时候,你只要婉言谢绝,他们一般不会胡搅蛮缠。
有时候会出现这样的情况,穿快递服装的客人并不是快递公司的,而是公司某位老总的亲戚,或其他重要单位的客人,如果前台秘书以衣帽取人,那到时候局面可能就无法收拾。
另外,接待客人不只是值班秘书一个人的事。
客人是公司的客人,但现在有些人在走廊上碰到客人,却视而不见。
在一些秘书看来,这只是一件小事,但在客人看来,这是做秘书的缺乏教养的表现,是公司管理不严的表现。
不是你值班,不一定要专门停下来打招呼,但是,点个头、问声好的礼貌还是要有的。
如何应付各种突然出现的场面
如果事前已经约好,那么,上司的客人到了之后,一般都要将客人带到上司的办公室去,除非上司有急事要办临时出去了。
不过,如果上司确实不在的话,那么,与其让客人在上司的办公室干等,还不如自己先与客人聊聊。
上司突然不在客人按照约好的时间来访,可是上司因为别的急事要办突然出去了。
在这时,秘书应向客人说明情况,请求谅解,并征求他的意见:
“请再等一会儿好吗?
”“等经理回来之后,我再跟您联系行吗?
”或者根据具体情况,把他介绍给有关部门:
“让市场部的张经理跟您谈谈,您看如何?
”总之,不管客人是否愿意等到上司回来再谈,还是愿意跟有关人员谈,都要按照上司事先留下的指示办。
不速之客如果是出门办事,事先就应该与对方约好,这是现代社交中的一般规矩。
但是,秘书对于那些不速之客,决不能因为没有预约而怠慢他们。
首先要弄清来客的姓名、所在的公司、有什么事情。
如来客人点名要与某某会谈,就应当立即与当事人联系。
但是,在联系好之前,不应给客人以肯定的答复,因为当事人有可能不在,也有可能不愿见这位客人。
如果是不愿意见,你就要这样答复客人:
“实在对不起,某某现在不在家……”这样不致于给客人留下一个没有诚意的印象。
有时,上司会给秘书来个电话或者写张纸条来,说今天某某客人要来,自己不想见他。
然而客人到后,秘书总不能以上司不想见他为理由而不给予安排会见。
所以,秘书在这时头脑要灵活一点,比如可以这样委婉地拒绝对方:
“实在对不起,孙总准备明天下午出差,今天确实抽不出时间。
”这样客人就能给予谅解。
不过,在这之前,秘书有一点要弄清楚,那就是上司究竟是不想见客人还是实在抽不出时间,如果是当天抽不出时间,那么,就有一个改期的问题。
现在秘书不时要接待一些不请自来的客人。
这些并不受人欢迎的客人之中,大多是上门推销;有的干脆就是无理取闹。
不管是哪一种人,秘书在接待时都要待之以礼,显示出自己的涵养和风度。
首先把来各领到接待室,立即让有关部门出面接待,并借送茶的机会,摸清对方来访的意图,及时向上司汇报、请示。
当然这些不能做得太显眼了。
比如,可以装作接电话的样子,把请示的内容写在纸条上递给上司,或者干脆装做很忙的样子,总之要让这种客人知道自己丝毫没有怠慢他的意思,这样让他们尽可能少惹点麻烦。
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