会议礼仪:完善的会议组织工作(共2页)1000字.docx
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会议礼仪:
完善的会议组织工作
所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。
会前准备阶段,要进行的组织准备工作大体上有如下四项。
(1)拟定会议主题。
会议的主题,即会议的指导思想。
会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都只有在会议的主题确定下来之后,才可以据此一一加以确定。
(2)拟发会议通知。
它应包括以下六项:
一是标题,它重点交待会议名称。
二是主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。
三是会期,应明确会议的起止时间。
四是报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清楚。
五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。
六是会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。
(3)起草会议文件。
会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。
其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。
需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。
要安排好与会者的招待工作。
对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。
要布置好会场。
不应使其过大,显得空旷无人;也不可使之过小,弄得拥挤不堪。
对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。
需用的文具、饮料,亦应预备齐全。
要安排好座次。
(4)排列主席台上的座次,我国目前的惯例是:
前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。
凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。
排列听众席的座次,目前主要有两种方法。
一**区域统一就座。
二是自由就座。
在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作,大体上可分为三项。
进行例行服务工作。
在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。
对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。
此外,必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。
在会场之内,则应当对与会者应有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。
精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。
认真做好会议记录。
凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。
会议记录,是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。
会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。
在会议结束阶段,一般的组织准备工作主要有以下三项。
(1)形成可供传达的会议文件。
(2)处理有关会议的文件材料。
(3)为与会者的返程提供方便。
一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律,主要有以下四项内容。
1、规范着装;2、严守时间;3、维护秩序;4、专心听讲。
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