接电话的礼仪常识(共2页)900字.docx
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接电话的礼仪常识
电话铃声响起三声之内,应立即接起电话。
在商务交往中,接电话时所讲的第一句话应是问候语加上单位名称:
“您好!
**公司”。
接电话时不允许出现"喂,喂"或者"你找谁?
"等非商务用语。
特别不允许一开口就毫不客气地查问对方"你找谁","你是谁","你是哪儿",或者"你有什么事?
"
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西,也不要同时与他人闲聊。
结束通话时,应认真道别。
而且要恭候对方先放下电话。
遇上不相识的人打起电话没完,非得让其"适可而止"时,说得应当委婉、含蓄,不要让对方难堪。
比如,不宜说"你说完了没有?
我还有别的事呢。
",而应当讲"好吧,我不占用您的时间了"。
接电话时,被找的人如果就在身边,应告诉打电话者:
"请稍等",然后立即转交(转接)电话。
如果对方认错了人,应马上告之,不得将错就错,乱开玩笑,更不得因懒于转告而随意向对方说"人不在",或大声喊叫"某人找某某人"。
倘若被找的人外出或在洗手间,应回答"他暂时不在座位上,如果需要转告请留下您的电话"。
如果找领导,领导不在,不可随意报出领导在哪,切不可说"他在总经理处"或"他到某某公司去了"。
代接电话时,对方如有留言,应当场用纸笔记录。
之后复述一遍,以免有误。
并告诉对方会及时转告。
例如:
"我再重复一遍,您看对不对……。
好的,等他回来我立即转告他。
"
代接电话的留言最好用N次贴记录,然后贴到相关人员的桌子或者电脑旁,以免遗忘造成失误。
对不指明的电话,判断自己不能处理时,可坦白告诉对方,并马上将电话交给能够处理的人。
在转交前,应先把对方所谈内容简明扼要告诉接收人。
如果分机转接出错,应告知对方:
"抱歉,×××不是这个号码,他(她)的分机号码是**,我先帮您转接,如果没转过去请您再重新拨**号码,请稍等。
"然后迅速将电话转接到正确的分机上。
如果遇到对方拨错号码时,不可大声怒斥,或用力挂断电话,应礼貌告知对方。
如果是自己拨错了号码,应马上向对方表示歉意。
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