文秘基本电话礼仪(共2页)1100字.docx
- 文档编号:11251847
- 上传时间:2023-05-30
- 格式:DOCX
- 页数:2
- 大小:9.10KB
文秘基本电话礼仪(共2页)1100字.docx
《文秘基本电话礼仪(共2页)1100字.docx》由会员分享,可在线阅读,更多相关《文秘基本电话礼仪(共2页)1100字.docx(2页珍藏版)》请在冰点文库上搜索。
文秘基本电话礼仪
电话作为现代通讯工具,因其使用方便、信息传递快速及时的优点成为现代社会交往的主要方式之一。
接听电话也是秘书工作的基本内容之一,秘书人员要学会树立自己良好的电话形象。
电话形象是人们在接听电话的整个过程中的语言、声调、内容、态度等给对方留下的整体印象,它能真实的体现个人的基本素质。
秘书人员如果缺乏使用电话的常识和素养,不懂得接听电话地礼仪规范,往往会影响工作任务的完成,甚至会使个人和单位的形象受损。
电话接听礼仪有以下几个方面需要注意:
(1)时间的选择。
打电话的时间,除紧急事件以外,一般不宜在早上七点以前、用餐时间和晚上十点以后。
同时,还应注意各个国家和地区的时差,选择适当的时间进行电话联系。
电话交谈的时间一般要控制在五分钟之内。
如果事情很多,则要首先说出事情的重要性,征询对方是否方便;如果对方此时不便,就应请对方另约时间进行联系。
(2)使用文明的接听语言。
由于语言是电话交谈的唯一载体,因此在接听电话时要特别注意使用文明的接听语言。
在接听电话是一般要使用&;您好,这是某某单位,请讲&;、&;请稍等&;、&;对不起,他这会儿不在,请问有什么事需要转达?
&;。
切忌用&;喂,你是谁?
&;、&;找谁?
&;、&;不知道!
&;、&;等一会儿!
&;等不规范用语。
一般来说,应由打电话的一方提出结束谈话。
如果对方是长辈、上级或女性,则应在听到对方挂完电话后方可挂机。
如果对方找的是总经理,而他又恰巧不在。
作为秘书最好先说:
&;对不起,总经理现在不在,请问需要我留话给他吗?
&;而不要先问对方是谁,再告知总经理不在,给对方造成一种人在而不愿接听电话的感觉。
(3)注意接听的语音语调。
由于打电话时看不见彼此的表情,对方主要是通过语音语调来感受对方的态度。
语音过高、语气过重,会使人感到生硬和冷淡;语音过轻、语调过低,会使人感觉无精打采,没有生气;语调过长又显得懒散拖沓;语调过短则显得过于敷衍且不负责任。
一般说来,语音要柔和,语气要适中,语调要均匀,使对方感到亲切自然。
在电话交谈中,讲话的态度一定要诚恳,表示出对对方应有的尊重。
即使在自己心情不佳、情绪烦躁时也要控制自己,切忌让不好的情绪影响工作,使对方感到不舒服。
(4)其它细节。
接听电话时,一般应在听到完整的一次电话铃响后立即接听,不要让铃响多次。
为了节约时间,电话旁最好准备一本来电记录本,及时记下重要的事务和来电,以免遗忘。
交谈过程中要注意口齿清楚,说话要简洁明了。
谈话时嘴里不含,不吃东西,不与身旁人谈话。
如确有急事与身边的人说一两句,则应与对方道歉后用手捂住话筒。
如果谈话中涉及到人名、地名、数字或重要的句子,最好重复一遍。
如果感到对方有为难之处时可自觉转移话题或另约时间,这样会使对方感到舒服,避免尴尬局面的出现,给人留下良好的印象。
- 配套讲稿:
如PPT文件的首页显示word图标,表示该PPT已包含配套word讲稿。双击word图标可打开word文档。
- 特殊限制:
部分文档作品中含有的国旗、国徽等图片,仅作为作品整体效果示例展示,禁止商用。设计者仅对作品中独创性部分享有著作权。
- 关 键 词:
- 文秘 基本 电话 礼仪 1100