行政部管理制度.docx
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行政部管理制度.docx
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行政部管理制度
行政管理
总则
为完善公司的行政管理机制,建立规范化的行政管理,提高行政管理水平和工作效率,使公司各项行政工作有章可循,照章办事,制定制度。
文件收发规定
公司文件由指定的拟稿人拟稿,文件形成后,属公司的由总经理签发,属党内的由党委书记签发。
属于秘密的文件,核稿人应该注“秘密”字样,并确定报送范围。
秘密文件按保密规定,由专人印制、报送。
已签发的文件由核稿人登记,并按文件内容或编号进行分类归档后,送文印室打印。
文件由行政部负责校对,并送拟稿人核稿人审查合格后,方能复印、盖章。
经签发的文件原稿送保密(档案)室存档。
外来的文件由行政部专人负责签收。
签收人应于接件当日即按文件的要求报送给有关部门,不得积压迟误,属急件的,应在接后即时报送。
文印室管理规定
文印室由行政部统一管理。
文印室使用应遵守公司的保密规定,禁止非公司人员进入文印室,不泄露工作中接触的公司保密事项。
员工在使用文印室设备、耗材等时励行节约,避免浪费。
文印室应每月统计核算费用,制成《文印耗材月报表》上报总经办,同时抄报计划财务部(报表见附表一)。
保持文印室干净、整洁、物品摆放有序,文件材料请勿随意取用。
文印室人员应爱护各种设备,节约用纸,降低消耗、费用。
对种设备应按规范要求操作、保养,发现故障,应及时报请维修,以免影响工作。
私人资料,不得在公司打印、复印或用公司传真机递送,严禁私事使用传真电话。
违犯者除补交相应的费用外,并视情节轻重给予罚款处理,。
办公用品采领规定
为加强本公司办公用品管理,节约成本,提高效率,规范流程,明确责任,倡导健康优质、绿色环保、勤俭节约的现代办公方式,特制定本制度。
一、办公用品分类 :
固定资产类办公用品、非消耗性办公用品、消耗性办公用品 .
1、固定资产类办公用品,如:
办公桌、办公椅、传真机、复印机、电脑、打印机、扫描仪、碎纸机、照相机、汽车等;
2、 非消耗性办公用品,如:
计算器、电话机、订书机、打孔机、剪刀、纸刀、白板等;
3、 消耗性办公用品,如:
笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、公司印刷品、墨盒、复印纸、传真纸、水性笔、白板笔等;
二、办公用品的申购
1、行政部根据各部门年度预算,按财务管理规定审批权限报上级领导批准后,进行计划采购。
2、各部门预算外采购或临时、急需办公用品采购,需由所在部门主管填写《商品采购申购单》(见附表二),并在备注栏内注明采购原因,经上级领带审批,确认购买。
预算外采购必须由总经理审批确认;
三、办公用品入库
1、办公用品入库前须进行验收,对符合规定要求的,由行政部负责登记入库;对于专业类的用品或大金额用品,可由品管部同事协助验收入库;
2、对不符合要求的,办理调换或退货手续。
四、办公用品发放
公司各部门领取办公用品须填写《办公用品领取登记簿》(见附表三),注明办公用品品名、数量、领用日期,待填写完整无误后,方可领取;
领取原则:
降低资金占用率,按照“用多少、领多少”的原则,办公室根据实际情况进行限量领取;
五、办公设备管理
1、公司各部门所需的办公设备(电脑、传真机、电话机、桌、椅、档案柜等办公设备)由行政部统一购买。
2、行政部应将办公设备及时编入《固定资产盘点表》,领用人登记,遵循谁使用谁负责的原则,严格按照固定资产管理制度进行管理。
3、严禁个人浪费和人为损坏,严禁员工将办公设备挪作私用,因挪作私用,造成办公用品损坏的,责任人应按照市场价进行赔偿。
4、员工离职时应由部门其他人员与办公室人员检查其办公用品(消耗品除外),若有损坏的,从应发工资中按市场价扣除,离职人员的办公用品由部门主管代管,若有损坏或丢失部门主管负责
5、所有员工对办公用吕必须爱护,勤俭节约,杜绝浪费,禁止贪污,努力降低消耗、费用。
固定电话使用规定
电话为办公配备、使用。
私事打市内电话不得妨碍联系公务。
禁止员工为私事挂发长途电话。
违者除补交长途电话费外,给予罚款处理。
确有急事者,应先请示部门领导同意,并按邮电部门规定交长途电话费。
车辆使用管理规定
一、车辆管理
1基本原则
1.1公司车辆由公司行政部统一管理。
1.2公司有关车辆的购置费、保险费、租赁费、汽油费、维修保养费等费用均由行政部报批后统一办理。
1.3公司的车辆原则上由公司的专职驾驶员驾驶,如有特殊情况需要其他有驾驶执照的员工驾驶公司车辆的,须经过部门经理同意。
否则将按违规处理,并由相关责任人承担因此造成的一切经济责任和法律责任。
1.4严禁无驾驶执照的员工驾驶公司车辆。
2用车原则
2.1车辆使用范围:
1)各部门行政业务用车;
2)接待用车;
3)集体参加各种会议、参观学习;
4)经总经理审批同意的其他用车。
2.2公司员工外出公务,以保证效率、节省时间、减少费用为原则,应合理安排出行时间和路线。
2.3员工出现生病或紧急情况可以向公司申请用车。
3燃油管理
车辆按出车里程核定用油。
由驾驶员和行政部一起签字确认加油数,驾驶员协助办公室人员做好加油记录及出车行程记录。
每辆车按标准核定耗油量。
二、车辆调度流程
1申请和调度
1.1公司员工使用车辆请提前向行政部申请,填写《用车申请单》(见附表四),明确用车事由、用车人、出车时间、返回时间、到达地点、行驶路线、过桥过路费数额;经部门主管批准后,交行政部确认办理车辆调度。
1.2公司员工因特殊原因无法到公司填写《用车申请单》的,可以通过电话向行政部申请,由行政部经理批准后方可出车(回公司当天即补办手续)。
1.3行政部接到派车申请后,根据事情的轻重缓急合理调度。
1.4行政部做出调度后,确认《用车申请单》中所填信息,并通知驾驶员。
1.5驾驶员出车前在《用车申请单》上填写车辆初始公里数,用车结束后填写截止公里数,填写出发时间和返回时间并交由行政部签字确认。
1.6驾驶员有义务提醒用车人相关法规,严禁超载用车。
2车辆使用
2.1用车人凭经确认的《用车申请单》使用车辆。
无《用车申请单》,驾驶员不能出车。
2.2驾驶员须提前作好出车准备工作,保证能够按时出车;用车人上车后,驾驶员问清到达地点及行车路线。
2.3驾驶员在行车过程中要谨慎驾驶,避免违章或发生事故。
如果发生违章,一切责任由驾驶员承担。
2.4如果用车人因工作需要改变车辆使用时间、行车路线时,请提前通知行政部,便于行政部合理安排后续用车。
用车人请勿利用工作用车的机会,在未得到批准的情况下,用于非工作需要。
2.5用车人应遵循交通规则合理用车,请勿要求驾驶员违反交通规则,否则一切责任由用车人承担。
2.6车辆使用过程中发生违章或事故等意外事件,驾驶员或用车人应及时通知行政部,并采取必要的补救措施。
2.7车辆使用结束后,驾驶员应及时向行政部报到,并报告车辆截止公里数,便于行政部掌握车辆状况或作进一步安排。
2.8车辆使用完毕后,驾驶员必须将行驶公里、地点、日期(时间)加班、等候等做好登记。
行政部每月核对登记内容。
三、车辆维护
1车辆维护工作
1.1公司的车辆应落实驾驶员负责维护。
1.2驾驶员应负责公司车辆的车况车貌,保证随到随用。
车辆内使用的装饰用品、清洁工具和简单维修工具由驾驶员向行政部申请批准。
1.3驾驶员应充分了解车辆使用的状况,及时对车辆作保养和维修处理。
1.4驾驶员负责完善车辆年检资料、维修资料、配件更换资料、保险资料等,并交由行政部统一归档。
1.5使用车辆应办的各项手续由司机本人负责办理。
否则,由此所引起的罚款、处理、损失等由本人负责。
2车辆维护费用
2.1车辆需要装饰、保养、维修时,驾驶员应提出申请,由行政部选择价格合理、质量优良的修理厂家,询价后报中心副总核批,获准后及时执行,对于超预算或超规格的,虚报总经理审核。
2.2驾驶员应视天气状况定时为车辆做清洁工作,保证车辆内、外的清洁卫生。
2.3如因特殊天气或异地出差,需清洁车辆时,应留存收据或发票,回公司后及时报销。
2.4车辆的汽油费报销和维修费、清洁费报销时,应先经行政部审核后按权限流程进行审批核准。
四、司机管理
1合理安排
1.1无出车任务时,驾驶员应在行政部待命,同时遵守公司各项制度;完成行政部领导交办的其它事项,协助行政助理处理相关行政事务。
1.2行政部或用车人要合理安排司机的工作和休息,避免疲劳开车和带病开车。
1.3行政部或用车人要合理安排好用车路程和时间,防止超速行车或违章行车。
1.4行政部制定司机的《任务调度统计表》(见附表五),按月度汇总,由司机签字确认,作为司机月度考核的重要依据,
2加班与调休
2.1凡公司确定的公休日,司机出车时按加班计,公司给予相应的调休。
2.2如陪同中层及以上员工出差,无单独用餐、住宿等,原则上不再享受出差补贴,只计算调休时间。
2.3加班司机于当日填写《加班调休单》,由行政部进行复核,经人力资源批准后作为调休的依据;如当天因特殊原因不能申请加班调休,应在回公司后及时申请。
2.4出差期间已经享受出差补贴的不再计算加班调休。
3驾驶员守则
3.1严格遵守国家和地方的交通法规,遵守公司的规章制度。
3.2驾驶员需保持良好的个人形象,保持服装的整洁、卫生;注意个人的言行,有礼有节,不可在客户面前影响公司形象。
3.3安全第一,服务周到,保障公司业务用车。
3.4爱护车辆及设施,做好车辆维护工作,保证车辆卫生和车况正常。
3.5严格按照公司调度出车,未经许可,请勿让非公司人员驾车或公司非专业驾驶员驾车。
3.6厉行节约,尽可能为公司节约汽油费、停车费、过路费、维修费等。
五、事故管理
1事故处理
1.1事故发生后,驾驶员及用车人应迅速电话通知行政部并妥善处理好现场。
1.2行政部接通知后,应及时了解事态发展,并酌情向总经办报告,一般情况下应报警,并按正常程序处理。
1.3尽量寻找目睹事故的第三者作证,并记清姓名、地址、联系方式。
1.4在一天内以书面形式请求理赔,并填写汽车事故报告呈报行政部。
2事故赔偿
行车事故责任判明后,如当事双方愿达成和解,其损害赔偿依下列规定分别处理:
2.1事故责任属于公司驾驶员的过失,其赔偿款项由保险公司承担,但若事故金额超过保险金额时,其超出金额由事故驾驶员承担。
2.2事故责任属于公司驾驶员与对方驾驶员或第三者共同过失的,按各方应负责任之比率分担,其损害赔偿按照第一条办理。
2.3事故后对方车辆逃逸,公司驾驶员能制止而未制止,对方车号能记录而未记录,致使事故责任无从判明或追究者,所造成的损害赔偿按照第一条办理。
六、私车公用
鉴于需要经常外出办事的员工,在公司车辆已安排的情况下急需用车的,可私车公用。
私车公用的员工,需与公司签订统一的《私车公用协议》(见附件六),并按需填写《用车申请单》,经部门主管同意,由行政部交由中心负责人批准后方可出车。
私车公用的费用标准如下:
1.5元/公里。
过路费、停车费实报实销,必须提供实际发生的发票。
用车人粘贴好加油票等,到财务部审核确认后方可报销。
公司档案管理制度
行政部负责档案管理。
第二章 档案明细(用表格罗列)
一、办公事务档案
1、公司章程、公司规章制度;
2、政府发布的有关法规、指示、决定、决议、通知;
3、董事(股东)会会议文件、指示、通知、决定;
4、固定资产帐簿;
5、公司物品管理台帐;
6、公司(发、收)文件、信函、报告等;
7、会议纪要;
8、图书、杂志、报纸、资料等;
9、公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料;
10、发展规划、工作计划、统计报表,年度总结;
11、荣誉证书、奖状、奖杯;
12、其它。
二、项目管理档案
1、项目立项文件;
2、项目勘察、设计资料;
3、行业管理部门资料;
4、项目招投标资料;
5、项目成本管理资料;
6、工程质量管理资料;
7、工程进度资料;
8、项目竣工阶段报验资料;
9、销售资料、项目荣誉档案;
10、其他档案、资料。
三、人力资源档案
1、人力资源情报资料;
2、劳动合同、协议;
3、员工档案;
4、任、免职通知;
5、培训费用台帐;
6、员工绩效考核记录,审计报告;
7、员工工资表;
8、员工养老保险等;
9、其它。
四、财务管理档案:
1、房屋产权证照\营业执照、税务登记、资质证书、代码证
2、财务账簿;
3、财务报表、统计报表;
4、验资报告、审计报告、评估报告;
5、融资、贷款资料;
6、购销合同管理(原件)。
第三章档案管理责任
第七条管理责任人界定
1、凡属部门经办、经手的档案,在上交行政部建档前,各部门经理是档案管理的第一责任人。
凡属行政部经办、经手的档案,行政部经理就是是档案管理的第一责任人。
2、当无法确定档案缺失的责任人时,以该档案缺失前经手部门经理(或档案管理员)为责任人,由其承担相应的责任。
3、各部门必须建立档案、资料往来传递记录薄,每一项档案资料的传递都必须做好收、发记录。
第八条档案缺失处罚
每缺失一份档案,视档案的重要程度给予100~2000元经济处罚;对于丢失重要档案者,除进行经济处罚外,还给予其行政处罚;对于因丢失档案,给公司造成较大损失者,除进行经济处罚外,将追究相关责任。
第三章 整理与分类
第七条 规格标准:
公司文件、报告、有关资料、图纸都以A4纸为基准,其它档案根据实际规格存档。
第八条 文件结案移送归档时,依如下原则点收:
1、检查文档及附件是否完整,如有缺少,应即追查归入。
2、文档如经抽存,应由其主管副总签认,并明确归还时间,管理专员负责追查。
3、文档的处理手续是否完备,如有遗漏,管理专员应即退回经办部门补办。
4、与本案无关的文档资料或不应随案归档的文件资料,管理专员应即退回经办部门。
第九条 文档整理,点收文档后应以下列方式整理:
1、中文横写或外文文档以左方装订为原则,中文竖写文档以右方装订为原则。
2、文档如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先整补,裁切折叠,使其整齐划一。
第十条 档案名称及编号
1、档案应视其案件内容进行分类,各级分类应赋予一名称。
2、档案分类各级名称经确定后,应编制“档案分类编号表”,即将所有分类各级名称及其代表数字编号,用一定顺序依次排列,以便查阅。
3、档案分类各级编号内应预留若干空档,以备将来组织扩大或业务增繁时,随时增补之用。
4、档案分类各级名称及其代表数字一经确定,不能任意修改,如确有修改必要,应拟具新旧档案分类编号对照表,以免混淆。
5、案件如系新案,应根据“档案分类编号表”,查明该案件所属类别及其卷次、目次顺序编列档号。
6、综合文件部分,按文件形成年编号。
7、项目类档案资料,按项目编号。
第四章 归档与档案清理
第十一条 归档档案资料一律为原件,部门可留存复印件。
第十二条 档案必须先办存档,后办借阅、领用、使用手续。
第十三条 每季度结束后的下月的上旬(即15日前)为各部门内业主管向公司档案室集中归档日期,凡属归档档案都必须办理档案归档手续,填写“档案资料归档两联单”(见附表八)。
第十四条 档夹的脊背应标明档夹内所含案件的分类编号及名称,以便查档。
第十五条 保存期限
档案保存期限除政府有关法令或财务特殊规定以外,依下列规定办理:
1、永久保存:
公司章程,董事(股东)会议文件,营业执照、税务登记、资质证书,固定资产帐簿,房屋产权证照,公司印章台帐,车辆证照,公司规章制度,规划设计文件,项目5证,项目质检备案登记资料、产权登记备案资料,公司大事记、内部刊物、照片、录音、录像资料、公司简介等声像资料,其他核定需永久保存的文档。
2、20年保存:
预算、决算书、购销合同、人力资源文档,招投标、评标记录,项目有关行业审批文件。
3、10年保存:
除此之外的其它文档。
第十六条 档卷清理及定期盘存
1、管理专员应随时维护档案清洁,以防虫蛀腐朽。
每年12月20日至12月30日期间,依本办法第十五条的规定清理一次,已到保存期限者,申报销毁,销毁前应造册呈报总经理核准,经批准后由专人监督,由公司法务销毁,销毁名册永久保留。
2、保管期限届满的文档中,部门经核定仍有保存价值者,应继续保管,直至核定无保存价值之日。
3、管理专员需定期参照档案名录对各类档案资料进行核对盘存,确保各部门档案的准确性,防止漏缺。
第五章 调卷及其他
第十七条 调阅档案
董事长、总经理有权调阅各类档案资料,其他人员有权调阅其职责范围内的档案资料,超范围调阅档案须经总经理签批。
第十八条 调卷程序
1、查阅档案:
各部门经办人员因业务需要需查阅档案时,应填写“档案查阅登记表”(见附件九),经其主管经理审批后查阅,超职责范围查阅档案,须经总经理审批。
2、借阅档案:
各部门经办人员因业务需要需借阅档案时,应填写“档案借阅登记表”(见附件三),经其主管经理、总经理助理审批后借阅,超职责范围借阅档案,须经总经理审批。
第十九条 调卷管理
1、档案调卷申请以一单一案为原则,借阅时间以十天为限,超期视实际情况办理续借手续。
2、调卷人员对于所调案件,不得抽换增损,如有拆开必要时,亦须报明原因,经批准后拆阅。
3、调卷人员调阅档案,应于规定期限内归还,如有其它人调阅同一档案时,不准调阅人之间转阅。
集体宿舍管理规定
住集体宿舍的员工应服从管理、团结友爱、互相帮助、讲究卫生、文明礼貌、注意安全。
住宿员工应爱护宿舍内各项公物及设施,损坏、遗失公物者必须照价赔偿。
住宿员工应自负应承担的房租、水电费等。
集体宿舍内严禁私自留宿他人,违者视情节轻重处理。
特殊情况需留宿的,须先报告行政部经理或宿舍负责人同意。
不准在宿舍内高声喧哗;宿舍内各项文娱活动应在晚上10点前结束,以免影响他人休息。
不准在宿舍内干违法乱纪的事。
员工搬离集体宿舍时,须将所领用的公物交还给公司。
凡离职员工,必须在办理离职前退还住房,否则公司有权不办理薪酬结算。
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