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秘书专业毕业论文Word版
文秘工作的亲身工作体会
我是一名自修秘书专业的在职人员,利用两年的业余时间,通过了南京师范大学秘书专业的所有课程。
还记得当初选专业的时候,好多朋友都不理解,认为秘书就是伺候领导的,是低人一等的。
我却从不这么认为,工作没有高低贵贱之分,再平凡的岗位也能做出成绩,获得别人的尊重。
去年我应聘到一家建筑公司工作,是一家规模不大的公司,我主要负责做资料及网上申报之类的工作,因为公司人手不足,我也会做一些与文秘相关的工作。
随着对公司业务越来越熟悉,并且单位得知我专科自学考试是学文秘的,就针对我的专业,领导开始给我加大工作量。
安排我处理一些日常事务,比如会议前的准备工作、接听电话并做好相关记录、撰写简单的文书、处理领导交办的事务、随从领导出差等等。
通过一段时间的摸索,下面是我对如何作好秘书工作的一点肤浅的认识和体会。
一、在公文写作方面
公文写作是秘书工作的一个重点,也是我着重学习的一个重点。
公文读起来很平凡,又没有生动感人的故事,好象很容易定,其实不然。
要具备较高的写作水平,必须靠勤学苦练,日积月累,靠所谓的捷径或仅靠书本的知识是难以办到的。
我们单位规模较小,相应的需要撰写的文书也不多,主要是一些通知、函、请示、简报、报告、讲话稿等等,但对于我一个新手来说也是一个不小的挑战。
我在努力学习公文写作的理论知识的同时,特别注重实践。
在工作中找不足找差距,还经常向前辈们请教。
通过一段时间的学习以及经验的积累,我渐渐地对公文写作有了一定的认识:
公文写作的目的性很强,重在实用,鲜明的实用性是公文首要和最本质的特点,也是公文的出发点和归宿。
在我们单位主要是领导口述发文的意图及应注意的事项,由我或其他同事进行起草,之后由办公室主任审核,审核完之后再进行修改。
我认为首先要正确领会领导的意图,公文写作不同于作家创作,通常都是受命撰写。
如果意图领会错了,就算是写得再好,领导不同意、不签发,岂不是等同于废纸一张?
因此我在听领导传达任务时,都会全神贯注的听领导讲的每一句话
,认真领会他的意图,有不太明白的地方当场就询问领导,以防会错意。
其次我认为要抓重点。
即抓要害,抓主导,抓全局性、指导性的问题,抓问题的核心、关键。
比如,去年下半年,全省建筑业系统都在进行安全教育活动,简报成为反映这次教育活动的主要阵地。
要反映好这次活动,首先应把握好一个原则,即抓住这次教育活动的支点,那就是全局性、指导性的问题。
因此,在简报编写之初,我先将省建设局以及市局关于安全教育的主要提法和重点要求加以辑录,作为下一步编写简报的指导思想和理论支点,使整个安全性教育活动简报内容始终围绕中心,做到既有骨架,又血肉丰满。
最后我认为一篇好的公文不是写出来的,是改出来的,通常在第一遍起草的时候,我会大致写出要点,然后再进行必要的修改。
有时会倾听同事们提出的见解,力争自己修改到合格的程度。
领导审核完之后,再按照领导给出的意见进行修改,我通常每一篇文书都修改过很多遍。
二、关于如何才能做好会务工作
会议作为一种重要的工作方法,是秘书工作中的经常性任务之一。
领导决策与管理,经常需要通过会议来进行。
这就要求秘书熟知各类会务的流程及应注意的事项。
会议有很多种类,按照内容性质可分为代表性会议、决策性会议、协作性会议、专业性会议、经念性会议、公关性会议以及现场会等等,其中决策性会议通常是秘书会务工作的重点。
要想做好会务工作,首先要做好
会前的准备工作。
会议准备充分与否,是会议取得成功的前提。
秘书人员一定要有认真负责的精神,不仅要缜密考虑会议的某些关键环节,而且要设想可能出现的问题,定出措施,使会议开出成效。
由于我们单位规模不大,基本上都是中小型会议,操作流程相对比较简单。
我通常在会议前做好以下工作,首先根据领导召开会议的意图,确定参加会议的人员名单。
拟出一个计划表,列出会议时间、地点、会议的议题及出席会议的人员,并根据领导需要拟出一份讲话稿,一并送交领导进行审核。
之后按照会议的规模安排会议的场地,布置会场也是一门不小的学问,如果是表彰会议那么会场就要布置得喜庆隆重;如果是决策性会议就要相对的庄重严肃一些;布置会场涉及到几十甚至上百项具体事务,包括台上、台下、会场标语、口号、鲜花的摆放、以及音响、灯光等等,每一个细节都不能忽视。
领导审核完的计划表便要付诸实施了,首先要及时通知参会人员,印发会议所需要的材料,然后根据领导修改后的发言稿重新润色,在会议进行期间我会做好会议记录,通常会采取速记法及录音同时进行的方法,以防遗漏重要的信息。
会议结束之后我会做好清理记录及会议文件等工作。
并对自己的工作进行总结,找出不足的地方,在以后的会务工作中注意并加以改善,以提高自己的办会能力。
三、正确处理领导以及同事之间的关系
《秘书学概论》一书中提出秘书工作的本质属性是辅助性,即近身、直接、综合辅助领导决策与管理,秘书工作的价值也就在于辅助领导正确决策与有效管理。
那么首先秘书在工作中接触最多的就是领导,因此秘书与领导的关系是秘书人际关系中最重要、最密切的关系,是秘书工作成败的关键因素。
它不是一种平面的关系,而是一种
多层次的多维关系。
在社会主义中国,公务秘书与领导的关系是建立在共同事业和目标这个基础上的,大家都是人民的公仆,只是职责分工不同,因此政治上是平等的。
非公务秘书特别是其中的私人秘书,同其上司的关系当然带有雇佣性质,但这是一种为社会主义体制所严格制约的雇佣关系,在人格上仍然是平等的。
因此作为秘书不应该总是一味的迎合领导,只看“眼色”行事,陷于机械的被动服务之中。
尊重领导是秘书人员应有的品德,首先做到尊重而不迎合。
怎样尊重,我认为有个“度”的问题。
尊重领导的根本,一是维护领导的威信,从内心里敬重领导;二是给领导补台,尽力协助领导做好工作。
在为若干领导服务中,要从维护领导的团结和威信出发,一视同仁,不能看人行事,厚此薄彼。
不能在这个领导面前说那个领导的短处,更不能把某些领导的缺点散布到群众中去。
但也不能把为领导服务庸俗到溜须拍马、巴结讨好的程度。
我们单位的王经理是一名让人尊敬的领导,对侍下属比较严厉,工作能力很强。
但难免有时会考虑不周,任何领导都会遇到困难,出现挫折,从而产生失误。
古人说“人非圣贤,孰能无过”;又说“智者千虑,必有一失”;记得有一次在布置下一个季度的任务工作会议时,王总在工期方面没有考虑到阴雨天的因素,虽然现场没有人提出异议,但王总走后,项目经理们意见很大,都说工期太紧张了。
却又没人出面去找王经理,我觉得我应该做点什么,于是会后我选了一个比较恰当的时候跟王总反映了这个问题,王总表现得很高兴,充分肯定了我的做法。
其次,参与而不干预。
秘书参与决策,必须在自己的职权范围内、在领导授予的权限内决定和办理事项,提出建议或方案。
即使所提的建议或方案被采纳,秘书也不能认为这是在决策,更不能产生这是与领导共同决策的错觉。
这种错误思维会使自己错位,甚至干预、干扰领导的决策。
也不能以秘书工作的主动性和超前性为借口,把超前的服务当成超前的决策,而只能看作是领导决策前的服务。
再次,我个人认为有必要与领导加强沟通,沟通主要是指思想沟通,当然也包括感情的沟通。
思想沟通的目地是追求与领导思想认识的一致性,克服对工作中重要问题认识上的分歧,我在与领导进行思想沟通时谨记《秘书学概论》里提到的“四适”:
适时、适地、适人及适言。
另外我发现感情的沟通也很重要,我在工作中与领导建立了彼此信任的感情。
我争取与领导保持思想认识与价值观念上的一致,争取做到能够自然而然地实现同步思维。
另外,我还努力培养发展与领导一致或相似的兴趣与爱好,比如我的主管领导爱好书法绘画,我就在业余时间学习这方面的知识,空闲时和领导相互交流,不仅有助于自己提高文化修养,陶冶了情操,还与领导的关系更自然、融洽、协调。
日常工作中,办公室人员之间“低头不见抬头见”,在处理好与上、下级关系的同时,也要处理好相互间的关系。
同事之间和谐相处,既有利于增强内部合力,又有利于个人保持良好的心境。
作为秘书,在处理同事间关系时须注意以下两个方面。
一、虚心学习,自谦不自傲;记得我刚从事秘书工作时,年轻气盛,读同事的文章,不是学习优点,而是吹毛求疵。
时间长了,我发现同事的脸色渐渐难看,自己也变得浮躁。
好在我及时意识到问题所在,重新调整心态。
当我以谦虚的态度拜读同事的文章时,蓦地发现就是那些曾经为自己所不屑的文章里,也有许多的亮点。
从同事的文章里,我还“偷师”了许多“招式”,不仅写作水平有所提高,而且心情也常因有所收获而欣喜。
二、助人为乐,补台不拆台;作为秘书,在干好自己职责的时候,不要忘了帮助同事。
大家都是凡人,工作中难免出现差错。
当发现同事工作出现失误时,自己切不可不动声色等着看同事的窘态,而应及时善意地提醒、帮助。
我们单位办公室的小刘同志,有一次他给领导起草了一份演讲稿,我发现其中一句话不太妥当,我及时地告知他并提出自己的建议,他很感动并欣然接受。
有时就是一件小事儿但在同事的心中会有很深的感激。
就好比是雪中送炭,会赢得同事的感激与尊重。
相应的他也会时时帮助我,在以后的工作中,我和小刘一直相处得很愉快。
四、关于如何处理领导交办事务
作为秘书,完成领导交办的工作任务是自己首要的职责,因为秘书的工作性质就是领导的参谋和助手,对待领导交办的工作任务没有选择的余地。
而领导交办的工作大多数时间紧、要求高、综合性强,因此,秘书独立完成领导交办的各项任务就显得非常重要。
领导交办事项具有广泛性、临时性、具体性及紧迫性等特点。
我通常在处理领导任务时主要遵循两个原则:
一是积极主动。
领导交办的任务,我都会尽自己最大的努力,积极主动、千方百计的去完成。
领导配备秘书的主要目的,就是协助领导人处理各种大大小小的事务,以减轻领导人的工作负担,以便集中精力处理重大问题。
因此我总是把领导所交办的任务作为自己义不容辞的职责,争取做到让自己满意,让领导放心。
二是件件有着落,事事有回音。
秘书对领导交办的事项,无论事情大小,都必须认真对待,做到件件有着落,事事有回音,千万不能“泥牛入海无消息”。
要知道,领导人最反感的就是秘书不把他交待的事当回事,办了没有,办得怎样,中间遇到什么麻烦等等,领导人是很希望知道的。
所以,当我在完成一件事情后,会立刻向领导人报告办理的结果,使领导人放心。
当然,也会遇到一些棘手的问题,我自己能想办法解决的,尽量依靠自己的力量去完成,实在是解决不了的问题我会及时请教同事或领导,以寻求帮助,尽自己最大的努力去完成领导交办的任务。
五、在随从领导出差方面
领导者在履行领导职能的过程中,经常要外出活动,也就是出差。
跟随领导人出差就成为秘书人员的一项经常性工作任务。
秘书做好外出随从工作,对于保证领导人在外出活动期间顺利开展工作,提高工作效率,树立领导及单位的良好形象,具有很重要的意义。
我们单位是一家建筑公司,领导人要经常出差去各个工地查看工程进度,我随行过几次,感触很大,它不同于在办公室的工作,是秘书人员为领导工作服务的一种特殊形式,但出差工作的出发点和归宿点同样是保证领导者能够顺利开展工作,不同的是在流动的条件下进行的协助领导的活动。
随从工作的类型有很多种,我基本上都是随从领导去各工地处理问题,偶尔也会去各项目部检查考核。
在出差的过程中我愈发觉得随从领导外出的重要,做好外出随从工作有利于提高领导的工作效率,从领导活动的范围角度来考察,领导的工作方式不外乎两种:
一种是在机关指导工作,用开会、发文等手段来掌握情况,指挥全局。
另一种是走出办公室,深入基层,调查研究,检查指导。
这两种工作方式是相辅相成的,不可偏费。
我一般在出差之前做好相关的准备,包括思想准备、组织准备、资料准备、物资准备。
思想准备就是在出差之前,我会摸清领导人出差的意图和任务,出差的具体时间和日程,出差的地点及单位,甚至乘坐哪种交通工具我都得先考虑周全,做到心中有数。
组织准备则是指拟定出一份较详细的出差计划表,内容包括出差的目的或者任务、出差的时间和地点及具体的行程安排、出差要求等等,起草好之后,送交领导审核。
根据出差的目的收集相关资料也是我出差之前的必做的功课,如果是随从领导去各项目部验收工作的,我就会收集各项目部在建工程的详细资料,以备不时之需。
资料准备得越充分,我在随从工作中就会越主动。
临行前的物资准备工作也很重要,正所谓“在家千日好,出门一时难”,在外面不比在本单位,我会在临行前仔细检查携带的物品,以防止遗漏。
记得有一次,我随单位吴主任去南京出差,
由于忘带笔记本电脑了,给我们带来很大的不便,那次教训对我来说十分的深刻。
在出差的途中,我会按照制定好的出差计划表合理安排领导人的活动。
出差结束后,我会反思自己的工作,有哪些不足的地方在今后的出差过程中加以改进。
当然,出差随从工作在具体实施过程中,会遇到各种各样的问题,我的态度是积极主动,细心、谨慎。
六、加强自我学习
记得刚到单位的时候,我只是对自己的工作职责有了初步的认识,但明显感觉到知识的匮乏。
于是我选择利用业余时间学习。
当今社会,知识经济迅猛发展,信息浪潮让人应接不暇。
如果不及时填充自己的知识,墨守陈规,停滞不前,很难胜任秘书岗位,也很难干好文秘工作。
对一名文秘人员来说,由于为领导当参谋,为基层搞服务,吃透上级政策是最重要的。
所以,文秘人员平时要加强对政策理论的学习,使自己的思想始终与各级党委保持一致,这是做好文秘工作的前提。
我们小镇上的图书馆里的有关于文秘的书我几乎都看过。
学习到底学什么呢?
我认为,工作需要什么就学什么,自己缺少什么就学习什么。
我一开始的主要工作就是网上申报,这就要涉及到办公自动化,电脑不精通那可不行。
于是我便利用业余时间系统的学习了计算机。
文秘人员更要跟上科技发展的脚步,对日常办公用的计算机要能够熟练地操作,能编排打印各种文档,能利用电子邮箱收发文等网络知识。
还要勤于学习基本知识。
除巩固和加强自己文字功底,提高写作能力外,不论是警务、战训、公安管理,还是经济、法律、社会管理等方面的知识都要学习,都要有所掌握。
要善于当“杂家”,什么都要学一点,什么都得懂一点,“博学而不穷”。
通过这一段时间的工作,我认识到自己还有许多不足,一是工作主动性还不够,工作预见性有待提高;今后工作要增强超前意识,凡事想在前头,先行一步。
二是对突发事件的应变能力需要提高;在今后的工作中,我还要继续加强学习,努力涉猎多方面知识,争取做到全面发展,争做一名合格的秘书。
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