档案管理制度.docx
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档案管理制度
档案管理制度
1目的
为使集团公司重要资料归档及时、防止遗失、查阅方便,规范档案管理。
2范围
本制度适应集团公司、下属子公司均可参照执行
3制度内容
3.1档案管理总则
3.1.1总贝IJ
3.1.1本制度根据《中华人民共和国档案法》及有关部门的规定,结合集I才I公司的具体情况而制定。
3.1.2本制度规定了公司档案管理的体制、范围、收集、保管、借阅使用、鉴定、销毁、监督检查等方面的基本准则。
声像档案和科技档案由于其特殊性,另行制订了相应规则,但基本准则也以本总则为准。
3.1.3公司档案工作的基本原则是:
集中管理与分散管理相结合。
以集中管理为主,即公司文书档案由公司行政集中统一管理。
档案(以交人事行政部的除外)分别由有关部门管理,以便于及时利用。
但需定时向人事行政部移交。
3.1.4.管理部门
3.1.4.1文书结案后,原稿由人事行政部负责归档,经办部门根据实际需耍留存影本。
如因业务需要,原稿须由经办部门保管,应经人事行政部同意后妥善保存,人事行政部以影本归档。
3.1.4.2各子公司档案分类目录及编号原则,由各公司管理档案的部门统一制定,公司各部门档案则由各部门自行编定并报送集团人事行政部。
3.1.5.A事行政部档案工作的任务
3.1.5.1收集、整理、立卷、鉴定、保管公司所有的文书档案。
3.1.5.2积极开展档案的提供利用工作。
3.1.53掌握档案的归档方法,保证档案的质量。
3.1.2文件的处理
3.1.2.1.文件接收
文件档案移送归档时,须根据以下原则接收:
3.1.2.1.1检查文件的文本及附件是否完整,如有短缺,应立即追査归入。
3.1.2.1.2文件的处理手续必须完备,如有遗漏,应立即退回经办部门。
3.1.2.1.3与本案无关的文件或不应随案归档的文件,应立即退回经办部门。
3丄22文件整理
3.1.2.2.1整理原则:
遵循文件的形成规律,保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
3.1.2.2.2整理方式:
3.1.2.2.3将须归档的文件以“件”为单位进行装订、分类、排列、编号。
3.1.2.2.4所有文件以左方装订为原则,文件及其附件对准左上角。
3.1.2.2.5文件如有皱折、破损、参差不齐等情形,应先补整、裁切、折叠,使其整齐划一。
3.1.3档案处理
3.L3.1.文件归档
公司归档文件分为一般文件和红头文件,一般文件每月归档一次,红头文件每年归档一次,各部门的归档文件则定期向人事行政部移交,由人事行政部统一归档。
3.1.3.2.归档要求
3.1.3.2.1及时做好平时归档工作,应根据办文的规定时限及时收集办结文件,如对各部门以及工作人员尚未办理完毕、或办理完毕尚未及时退回的,应予催办或催退,促使文件尽快办理完毕并退冋。
3.1.3.2.2收集时要注意文件是否办理完毕。
未办理完毕的应退承办部门或承办人,责其办结再退回。
对确系办结文件应检査其是否齐全完整,如有异常应及时插问并记录査询结果。
3.1.3.2.3及时整理退回办结的文件,归卷并在登紀薄上登记。
3.1.3.2.4一般文件按项目归档,红头文件按永久、长期、短期分别归档。
文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起。
3.1.3.3.归档范围
3.1.3.3.1重要的会议材料,包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。
3.1.3.3.2上级机关发来的与本公司有关的决定、决议、指示、命令、条例、规定、计划等文件材料。
3.1.333本公司对外的正式发文与有关单位来往的文书。
3.1.3.3.4各子公司的请示与本公司对其的批复。
3丄3.3.5本公司反映主要职能活动的报告、总结。
3.1.3.3.6本公司的各种工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录、统计报表及简报。
3.1.3.3.7信访工作材料。
3.1.3.3.8本公司与有关单位签订的合同、协议书等文件材料。
3.1.3.3.9本公司干部任免的文件材料以及关于职工奖励、处分的文件材料。
3.1.3.3.10本公司职工劳动、工资、福利方面的文件材料。
3.1.3.3.11本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。
3.1.3.4.归档分类
3.1.3.4.1一般文件按照营运公司、各子公司立项分类。
3丄3.4.2一般文件各立项类别中分为人事行政类、财务类、生产技术类、计划类、审计类五类。
3.1.3.4.3红头文件分行政管理、计划经营管理、生产技术管理、财务、审计、人事劳资六类。
3.1.3.4.4红头文件在大类下分为短期、长期、永久三类
3.L3.5档案名称
档案名称根据归档文件的内容而定,以充分表示档案内容性质为原则,并要有一定范畴,不能笼统含糊。
3.1.3.6.档案编号3.1.3.6.1一般文件编号从001号开始,按时间顺序编流水号。
3.1.3.6.2按红头文件的编号编制。
3.1.3.7.档案整理
3.1.3.7.1归档的一般文件,应依目次号顺序以活页方式装订于文件夹中,并装订卷内目录,以便査找。
3.1.3.7.2归档的红头文件,应依目次号顺序以件为单位存放于相对应的类别档案盒中,并附卷内目录和备考表。
3.1.3.8.保存期限
文件保存期限除政府有关法令获本企业其他特定者外,以下列规定办理:
3.1.3.8.1永久保存:
3.1.3.8.1.1公司章程;
3.1.3.8.1.2股东名册;
3.1.3.8.1.3组织规程及办事细则;
3.1.3.8.1.4董事会及股东会记录;
3.1.3.8.L5财务报表;
3.1.3.8.1.6政府机关核准文件;
3.1.381.7不动产所有权及其他债券凭证;
3.13.8.1.8工程设计图;
3.1.3.8.1.9其他经核定须永久保存的文书。
3.1.3.8.2长期保存:
3.1.3.8.2.1预算、决算书类;
3.1.3.8.2.2会计凭证;
3.1.3.8.2.3事业计划资料;
3.1.3.8.2.4其他经核定须氏期保存的文书。
3丄3.8.3短期保存:
3.13.8.3.1期满或解除之合约;
3.1.3.8.3.2其他经核定短期保存的文书。
3.1.3.9.档案借阅
3.1.3.9.1借阅档案(包括文件、资料)必须在档案借阅登记簿登记,由人事行政部批准,秘密级以上的档案文件须经副总裁或总裁批准后方能借阅。
3.1.3.9.2案卷不许借出,只能在档案室查阅,未归档的文件及资料可借出,但必须登记。
3.1.3.9.3借阅期限不得超过两星期,到期必须归还,如需再借,须办理续借手续。
3.1.3.9.4档案人员必须爱护档案,不得擅自涂改、勾画、建材、抽取、拆散、摘抄、翻印、复印、摄影,不得转借或损坏。
否则,按违反《保密法》追究当事人责任。
3.1.3.9.5借阅档案交还时,必须当面点交清楚,如发现遗失或损坏须立即报告上级领导。
3.1.3.9.6外单.位借阅档案,应持单.位介绍信,并经人事行政部批准后方能借阅,但不能将档案带出档案室。
3.1.3.9.7外单位摘抄卷内档案,须经人事行政部同意,对摘抄的材料要进行审査、盖章。
3.1.4.检査与监督
3.1.4.1人事行政部每年应组织有关专家对档案管理工作抽査1-2次。
3.1.4.2发现违反上述规定情况,按有关规定予以处理。
3.2声像档案管理制度
3.2.1总则
3.5.1.1因为声像资料的特殊性,为区别一般文书档案的管理,特制订本制度。
3.5.1.2本公司的声像档案是指本公司各部门、子公司或个人在社会实践活动中直接形成的,对国家、社会利公司有保存价值的录音、录像、照片、影片等辅以文字说明的历史记录。
3.5.1.3声像档案一般由录音带、录像带、摄像带、影片(母片)、照片(含底片)和文字说明两部分组成。
3.2.2管理内容
322.1声像档案资料的收集
3.2.2.1.1收集范围
3.2.2.1.1.1反映本公司主要职能活动、工作成果和存在问题的声像资料。
3.2.2.1.1.2国家级领导人和著名人物参加的与本公司有关的重大活动的声像资料。
3.2.2.1.I.3本公司有关人员组织或参加的重要会议、会见以及外事活动的声像资料。
3.2.2.1.1.4其他单位形成的与本公司有关的車要声像资料。
3.2.2.1.1.5其他具有保存价值的声像资料。
3.2.2.1.2收集时间
3.2.2.1.2.1声像档案资料应在形成后一个月内,随档案室其他载体形态的档案同时归档,如有特殊情况可以适当延氏归档时间。
3.2.2.1.2.2档案室应随时收集零散的具备保存价值的声像资料。
3.221.3收集要求
3.2.2.1.3.1录音带、录像带、摄像带、影片、照片(含底片)和文字说明要收集齐全,按时归档并建立归档控制措施。
凡未按规定归档的,其形成费用不予报销。
3.221.3.2接收原版、原件,特殊情况下也可接收复制件。
3.2.2.1.3.3声像资料的内容要真实,底片、原件与影像、复制品要相符。
3.2.2.1.4档案室有责任随时征集重要声像资料。
3.221.5本公司各部或个人凡按本办法第四条形成声像档案的费用,只要将档案
资料按要求向档案室归档,经档案室认可,财务部门就可以给予报销费用。
3.2.2.2声像档案的整理
3.2.2.2.1声像档案的整理由摄录人员负责,档案部门协助。
322.2.2分类、编号
422.221照片档案按年代、问题分类。
同属一类的照片按时间顺序编号,同时
填写其底片号。
底片在卷宗内编流水号,其格式为:
卷宗号■■“流水号。
3.2.2.222录音带、录像带、摄像带按年代、问题分类,按内容编号。
同一内容儿盘的应视为一个案卷,编一案卷号,然后每盘再集资编排序号。
3.2.22Z3编注与其他载体档案有联系的用参照号。
322.2.3文字说明的编写
3.2.2.23.1文字说明的基本内容包括事由、时间、地点、人物、背景、作者(摄制者)等。
322.232编写文字说明的要求:
1准确揭示档案材料的内容,概括其反映的全部信息,标注项目正确齐全。
2照片按自然张(内容相近的亦可以若干张)编写文字说明。
录音带、录像带、摄像带按案卷编写文字说明。
一组声像资料联系密切的应加文字说明。
3文字简洁、语言通顺。
4时冋用阿拉伯数字表示。
3.2.2.2.4编制格式
32224.1照片编制釆用横写格式。
其格式为/照片底片号一文字说明一参见号摄制时间--摄制者O
3.2.2.2A2录音带、录像带、摄像带的编制格式为在盒套上标注页码,然后按要求逐项填写。
3.2.2.2.5案卷要求
3.2.2.2.5.1将具有共同主题内容的若干份声像资料组成案卷,集中编放。
3.2.225.2卷内目录:
照片、底片以自然张为单元填写卷内目录。
3.2.2.2.5.3卷内备考表,用于说明卷内声像材料的整理、变动情况。
3.22.2.6声像档案的著录依照GB3792.5-85《档案、著录规则》执行。
3.2.2.3声像档案的保管
3.2.2.3.1声像档案入库前要进行检査,对巳被污损的,要进行必要的技术处理。
3.2.2.3.2底片、胶片库温度应保持在13~15°C之间,相对湿度应保持在35%~45%之间。
照片库温度应保持在14~24°C之冋,相对湿度应保持在7.5%~67.5%之间;录音、录像带库温度应保持在18〜24°C之冋,相对湿度应保持在40%~60%之间。
3.2.2.33底片册、录音、录像带、摄像带应立放,磁带库必须避开30奥斯特以上的磁场,磁场盒与盒的间距不小于3亳米,存放磁带最好不用铁皮柜。
对库存的照片档案,要半年检査一次。
322.3.4归档保存的声像档案,任何人不得私自撤销、抽出、清洗、消磁和涂改,销毁声像档案必须经过鉴定,征得归档单位同意,报经主管领导审批并登记造册。
322.3.5建立健全声像档案统计制度,做好声像档案收进、移出、库存数量、保管情况、提供利用及效果等项的统计工作。
3.224声像档案的开发利用
3.2.2.4.1编制声像档案目录、卡片等检索工具,为利用提供方便条件。
3.2.2.4.2声像档案借阅、利用按照《档案管理制度》要求的程序办理。
3.2.2.4.3具有专利的声像档案,外单位需要利用时,应按《中华人民共和国专利法》的有关规定办理。
己移交档案馆的,所得专利收益,原则上应拨给原移交单位,档案馆只收取保管费。
322.4.4声像档案的原版一般不得借出档案室外。
如有特殊需要,经主管领导批准后,方可限期外借。
利用率高的声像档案可将复制件外借,外单位借用或复制声像档案,由档案室负责办理,并按有关规定收费,实行有偿服务。
如在借用中造成损坏,则由借用单位负责赔偿。
3.2.245在不影响保密的前提下,各单位可利用声像档案举办报告会、展览会,编辑综合性或专题性剛册、资料片等,积极开发利用现存的声像档案。
3.3科技档案管理制度
3.3.1总则
3.3.1.1鉴于科技在企业生产经营中的重要地位,为了充分发挥科技档案在生产、基本建设、科学研究、技术革新等方面的作用,根据公司的实际情况,特制订本制度。
3.3.1.2公司科技档案是生产、科学研究、基木建设、引进国外先进技术等活动的历史记录和真实反映,是科学资料储备的一•种形式,是发展公司事业的重要条件
及不可缺少的依据。
各部门必须将科技文件、资料、图纸的形成、积累、整理、归档以及修改补充等工作列入专业人员职责范围,按有关规章制度中的规定,认真贯彻执行。
3.3.2管理内容
3.3.2.1管理体制
3.3.2.1.1建立科技档案工作领导小组,由总裁负责,各中层管理人员为成员的组织机构,实行科技档案分级授权管理体制。
3.3.2.1.2各部门应指定本部门档案管理兼职人员,负责本部门科技档案的收集、整理、分类、立项、组卷,定期上交档案室,要成为一项制度执行。
对文件、技术资料的归档范围、保管期限、保密、利用等制定必要的规章制度,使之有章可循,做到规范化、标准化、条理化。
3.3.2.1.3公司档案室对全公司的档案工作负有指导、检查、监督、把关的责任。
对基层各部门在生产活动中形成的各种科技资料;公司领导、技术专业人员出国考察、培训时的各种归档的技术资料如不按时上交归档,公司档案室有权采取经济手段进行制裁,档案室不签字,财务部门也不予报销。
3.3.2.1.4从事科技档案管理的人员,应具有较好的职业道德和大专以上文化程度,具有一定的专业知识,并保持人员相对稳定。
档案管理人员享受专业技术人员待遇,按工程技术专业或档案专业技术职务聘任。
33.2.2科技文件材料的归档
33.2.2.1各部门应严格执行科技文件的形成、积累、整理归档制度,做到每项工程、技术活动、引进项FI等都要完整、准确、系统地归档保存。
3.322.2科技材料的归档范围
3.3.2.221设备方而的图纸、文件资料。
包括:
各种原理图、布线图、方框图、说明书及维护手册等。
3.3.222.2生产方面:
与生产有关的请示、报告、批复文件、设计任务书、设计原始材料等。
3.3.2.2.23技术革新、科研及教学方面:
上报审批文件、技术革新图纸及批文、专业教学计划、名单、报告、审批文件等。
3.32224出国学习、考察和谈判人员回国后,应把外商或对方提交的各种资料主动向档案室归档,由档案室签字后,财务部门方可接受报帐,否则不予报销。
332.3档案的保管
科技档案有文书形式和声像形式,保管办法见《档案管理总则》和《声像档案管理制度》□
3.3.2.4借阅
依照《档案管理总则》执行。
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