施工资料归档要求.docx
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施工资料归档要求.docx
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施工资料归档要求
牡丹江市大湾拦河闸工程
施工单位资料立卷归档管理要求
黑龙江省北方水利水电工程监理有限公司
牡丹江市大湾拦河闸工程项目监理部
牡丹江市大湾拦河闸工程施工单位
资料立卷归档管理要求
根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002及水利部水办[2005]480号文件的规定,结合工程实际,制定施工单位工程资料立卷归档管理办法。
一、水利工程资料的立卷基本原则
水利工程档案的立卷基本原则是遵循水利工程材料的自然形成规律,保持卷内文件的有机联系,便于档案的保管和利用。
二、施工单位的职责
负责各自形成的文件资料的收集、整理、归档和保管工作。
各施工单位的技术负责人应对其提供档案的内容及质量负责。
三、施工单位的归档要求
1、各施工单位在完成收集、整理、审核工作后,应及时立卷,及时向项目法人等单位移交归档文件,办理移交手续。
2、施工单位未按要求提交工程档案的,不得通过验收;工程档案达不到规定要求的,项目法人不支付5%的保留金;凡档案内容与质量达不到要求的,不得通过工程档案验收;未通过档案验收或档案验收不合格的,不得进行或通过工程项目的竣工验收。
4、施工单位文件材料的收集、整理工作应与项目建设同步进行,使归档的材料达到完整、准确、系统,应采取必要的安全防护措施,确保保存的文件材料的安全。
5、各施工单位应加强与建管处、监理部的联系,相互沟通,互相配合,共同做好档案的归档、验收工作。
四、归档文件的质量要求
牡丹江市大湾拦河闸工程项目归档的文件质量、竣工图、声像资料、保管期限、密级等应符合国家法规要求。
五、工程文件资料编写要求
1、各种文件资料必须打印,但签名必须由当事人亲手签写,原件的签字和加盖的公章不得用复印件。
2、形成的各种文件资料打印的机构名称必须与加盖公章的名称一致。
3、凡是在施工过程中形成的“申请”、“报告”、“请示”等文件均加盖具有法人资格的参建单位在现场派出机构的公章,与审核、批复意见应有时间间隔,不可填写同一时间。
4、各种文件页面的边宽上、下、右侧均不得小于2cm;左侧不小于3cm(即装订的一侧),见下页图A。
5、有封面的文件,封面文字见下页图B。
无封面的文件,标题采用三号黑体字,落款随正文。
正文内容宜采用小3号或4号宋体字,行间距为1倍行距。
6、文件资料时间的书写,必须采用公历年月。
使用阿拉伯数字填写,年、月不得用“.”或其他符号代替,例如“2011.1.20”,必须书写“2011年1月20日”。
年份:
填写4位数字;月份:
填写实际月份(1~12);日:
填写实际日期(1~31)。
封面或扉页落款时间可使用大写汉字。
图A图中尺寸单位:
mm图B图中尺寸单位:
mm
7、施工过程中施工单位的管理性文件的签署,必须由本项目经理亲自签署;技术性文件的签署,必须由本项目技术负责人亲自签署。
签署意见字迹应工整、清晰。
8、所有签名必须由本人亲自书写,签名必须与本人身份证姓名相同,不得使用别名或曾用名,更不得代签。
9、所有书写的文字和签名必须使用黑色碳素笔(包括所有文件的签字),不得使用蓝色钢笔、圆珠笔、铅笔等。
10、会议记录编写内容主要包括:
时间、地点、参加人员、主持人、记录人、议题、发言内容、通过的决议事项等,记录人要签名,重要的会议要有与会人员签到单;各方组织的重要会议形成会议纪要,会议纪要必须有各方人员签名,按时间顺序编排文号。
11、分部工程、单位工程验收申请报告,要采用《水利水电建设工程验收规程》(SL223-2008)中的“附录D法人验收申请报告”内容要求编写。
12、监理日志、施工日志记录方式按日记格式,记录过程要保持连续和完整;记录内容要真实、准确、全面,记录人要签名。
13、大事记的编写采用纪事的方式按时间先后排序,一个事件为一个段落。
记录内容为时间(年月日)和发生事项。
纪事要具体,重点要明确,语言要简明扼要。
六、工程资料表格填写要求
1、表格(包括“工程质量评定表”)必须要采用微机进行填写,除签名、监理复核质量等级、需要签审意见外全部打印。
工程质量评定表一律打印,检查项目、检测项目填写用五号宋体字加重,未进行项用全角斜线“/”表示,等级核定栏由监理工程师手签,施工单位、监理单位由当事人亲手签写。
2、所有表格填写的文字必须采用小4号国标楷体(楷体-GB2312)加粗字;所填写的数字必须采用小4号新罗马数字体(TimesNewRoman)加粗字。
在表格填写栏太小时,可视情况缩小,但不得小于6号字。
3、签发表、报验单、通知、回复单等各类文件,一张表中有两个及两个以上参建单位的,意见签收栏除发文和签收单位名称可以打印(全称)外,其他内容皆由签收人员亲自填写。
4、表格内打印文字不允许有错误修改,如发现填写错误,必须重新打印,不得手工修改。
手写文字(或数字)发生错误时,用双划线划掉,并在右上方书写正确的文字,不允许刮、涂,更不允许进行覆盖。
5、填表数字必须采用阿拉伯数字(1、2、3……0);单位使用国家法定计量单位,并以规定的符号表示。
6、百分数填写,小数点后保留1位,如恰为整数时,则小数点后应用0补位(例如:
合格率为83.0%)。
7、所有文件的土方工程工程量填写必须到整数位,不保留小数。
8、工程项目名称应按照“施工承包合同”的工程项目名称填写;单位工程名称、分部工程名称、单元工程名称(编号),必须按照“工程项目划分”确定的名称(和编号)填写。
9、单元工程部位:
建筑物工程可直接填写具体部位;土方工程部位可用起止桩号和高程等表示。
单元工程量:
填写本单元主要工程量。
10、施工单位:
应填写与项目法人(建设单位)签订工程“施工承包合同”的施工单位的全称;承包人:
应填写施工单位派出的项目部全称;监理机构:
应填写监理单位在“监理施工合同”指定派驻该工程项目施工工地的监理机构的全称,不能填写监理单位名称。
11、表格中监理审核验意见、核准工程量、核准金额等项必须由监理工程师亲自逐项核对签署,不得由施工单位打印或空项。
12、表格中文字语句要规范,语言简练,文字准确,用技术术语,而不能用俗语填写。
七、卷盒要求
1、拦河闸工程归卷资料一律采用档案馆专用档案盒装卷,每盒装一卷,卷盒规格根据卷内容多少选择。
脊背及卷盒正面档号、案卷题名标签,要采用浅黄色打印纸打印。
用质量上好固体胶粘贴,要贴牢、粘实、不翘边,不得用双面胶及其它胶体粘贴。
脊背标签宽度不得超过卷盒脊背宽度。
2、案卷题名:
应简明、准确地揭示卷内文件资料的内容,主要包括项目名称、卷内文件内容。
由立卷人拟写,案卷题名与本卷封皮题名相同。
3立卷单位栏:
由立卷单位自己刻章印制,章体长短要和卷盒编制单位留出的长度一致,字体宽度与其上案卷题名字体宽度对应。
4、保管期限、密级字体刻章,字体为一号宋体;起止日期用五号数码号印制。
八、竣工图要求
1、建筑物工程,竣工后如果与原施工图设计没有改变,可采用施工图设计的新图纸。
如果有所变动,可在施工图设计图纸上进行修改。
土方工程的竣工图必须重新绘制。
并必须加盖竣工图章,有更改和重新绘制的要盖监理确认章。
2、竣工图图面作相应修改和添加说明,应使用黑色碳素笔;加盖竣工图章、监理确认章应使用不退色红色印油。
3竣工图必须使用CAD绘制的,并必须采用国家标准图幅,图幅最小不得小于A3复印纸张。
4、图章刻制应符合水利部水办[2005]480号《水利工程建设项目档案管理规定》附录5竣工图图章的要求,工程名称、施工单位、监理单位名称要刻全,其他皆由当事人签写。
图章加盖在每张图纸空白处,不可以压图标线、文字、数字等图纸中的内容。
5、绘制的竣工图与设计变更内容、结算项目及工程量要吻合,与施工图内容对应。
6、归档的竣工图应包括竣工图封皮、编制说明、竣工图,其他内容与别卷相同。
编制说明是对整个竣工图的绘制说明,包括联测单位、参加人员、绘制依据、设计变更等内容,要简明、具体、说明问题。
九、原始记录编写要求
1、质量评定表原始记录检查项目、检测项目自检单位必须手写,数据准确,字迹要清晰,原始数据值、合格率要和评定表相符,要有质检员、测量人员签字。
2、重要隐蔽单元关键部位检查、检测数据,自检单位要有手写原始记录,质检员、测量人员签字;监理单位复核原始数据记录,监理工程师签字。
3、测量原始记录应用野账本记录,记录数据要清晰,过程应完整,记录人、测量人员签字。
测量结果与测量成果表数据一致。
该测量记录必须保存完整,以作为备查、归档。
十、影像资料要求
1、每个项目施工标段必须至少形成一本影像资料。
工程资料中的图片必须和相册中相片互见,标注互见号。
2、隐蔽工程关键部位每个单元必须保证至少有一张隐蔽前验收时相片,单元间相片不得重复利用,相片应带有桩号标识。
十一、文件页号、卡号要求
1、编排案卷页号卷内文件均以有书写内容的页面编写页号。
卷内扉页、卷内目录和备考表不编写页号。
2、编写页号时,单面书写文件在右下角;双面书写文件,正面在右下角,背面在左下角。
3、卷内文件页数卡号,应按照阿拉伯数字顺序1,2,3……,一页一号,不按001(或01),002,003……顺序卡号。
4、已装订成册的文件资料,并已有页号,可不在重新编号,只需在备考表、卷内目录中说明此序号共有多少页。
5、竣工图纸的编号A3图幅及大于A3图幅的编写在图纸正面的右下角。
十二、相关目录要求
1、卷内目录:
表头为2号仿宋体加粗字,表内字为4号仿宋体加粗字,不得更改。
表内容采用5号仿宋体填写,至多分三行。
2、序号:
根据文件排列顺序,用阿拉伯数字“1,2,3………”依次填写。
说明某一实体、问题、事情的相关文件材料组成一件。
如:
质量评定材料中的某一单元工程所包含的全部文件材料为一件。
3、文件编号:
有明确发文号(包括检测报告、证书编号)或图纸图号(皆为原始编号),填写文号或图号(文号编序要合理,不得重号),其他皆填写施工合同编号。
4、责任者:
填写文件材料形成的部门或主要责任者的全称。
5、文件材料题名:
应填写“关于……项目名称”加上文件材料标题的全称。
没有标题的,应自拟标题。
6日期:
为每一项的资料完成的最晚日期。
在一定时间跨度形成的,应写起止日期,如:
20100405至20100524。
7页号:
为此项文件材料的起止页号。
如:
某项材料的第一页号为5,则填写为“5”。
最终件应填写起始至终止页号,表示此件为此卷的终止件。
如:
50至50(此件为一页)或60至79。
8、备注栏:
标注成册文件及页数或复印件。
9、《科技档案卷内备考表》表头为2号宋体加粗字,档号为5号宋体加粗,表内字为4号宋体字,表的样式、字号体不得更改。
表内容填写采用4号宋体字。
10、卷内备考表要说明组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。
如卷内文件的件数、页数,不同载体形式文件的数量、成册文件、复印件及原件出处等。
11、立卷人、日期:
立卷人应由案卷整理负责人手写签名;日期填写立卷完成日期。
12、审核人、日期:
审核人由案卷质量审核者签名,施工卷由项目技术负责人手写签名;监理卷由项目责任总监理工程师手写签名。
日期填写审核完成日期。
十三、立卷要求
(一)立卷要求
案卷分为:
综合卷、验收评定卷、竣工图、声像资料卷。
综合卷分A、B两部分:
A、基本资料;B、施工管理资料。
十四、工程施工文件材料的归档范围及分类提纲
根据水利部关于《水利工程基本建设项目档案管理规定》(水办[2005]480号)文件附件3《水利工程建设项目文件材料归档范围和保管期限表》要求,依据省水利质量监督站项目文件与归档与提纲,结合工程资料的归档范围及分类提纲内容如下:
一、综合卷
A、基本材料
(一)合同文件
1、中标通知书;
2、合同协议书,包括:
施工承包合同、原材料采购合同协议书等;
3、履约保函类文件;
4、保险文件;
5、工程变更申请与审批文件;
6、工程延期申请与审批文件;
7、合同违约纠纷及处理文件;
8、价格、单价变更申请与审批文件;
9、其他有关合同管理文件。
(二)资格文件
1、企业资质、营业执照、安全生产许可证、组织机构代码证;
2、项目经理、技术负责人、质检员、安全员等主要施工人员、职称证书;
3、施工、检测等设备鉴定证书。
(三)开工准备
1、工程项目划分请示批复文件(附划分表);
2、技术交底,包括:
设计交底会议纪要、图纸会审纪要(各方签字)、设计变更文件、基点基线的移交记录文件等;
3、施工组织设计方案,包括;批复文件、施工组织设计、试验检测计划等;
4、施工前复测成果报验单及成果表,高程测量控制网布置施工测量成果报验单;
5、施工放样报验单及成果表,联合测量通知单,测量原始数据;
6、现场施工人员、机械设备审查表;
7、设计文件和施工图纸会审表;
8、原材料质量及证明文件,包括;自检综合报告、原材料报审表,各种原材料出厂合格证书,复验报告单、混凝土配合比、抗压报告,其他检测报告单等;
9、混凝土施工记录,混凝土养护记录,砂含水量试验原始记录,砂子含泥量试验检测记录,砼含气量检测记录。
10、各项计划,包括:
材料供应计划,资金计划,应急防洪渡汛计划,安全生产预案,施工进度计划及审批表(审批表在前) 等;
11、工程开工令
(1)合同项目(单位)工程开工令,后附开工申请报告;
(2)分部(分项)工程开工令,后附分部(分项)工程开工申请表;
(3)单元工程开工令,后附单元工程开工申请表。
(四)安全文件
(1)安全自控体系文件、安全管理组织机构,安全管理规章制度、安全生产事故应急救援预案。
(2)进场人员三级安全教育、安全技术交底记录。
(3)安全生产教育培训记录、安全生产检查记录、安全生产会议记录。
B、施工管理资料
(一)监理机构签发资料
1、进场通知;
2、会议纪要;
3、监理通知;
4、工程现场书面指示;
5、监理机构签发的技术要求等。
(二)建设单位签发资料
(三)质量监督机构下发文件
(四)施工进度控制资料,包括:
实际施工进度计划表,工程进度完成情况表,工程进度投资完成情况表,施工质量控制方案。
(五)施工月报、月支付申请与批复、工程结算、合同外工程量支付申请与审批、工程预付款申请书与监理批复、价格单价变更申请与批复。
(六)施工总结报告,包括:
施工技术总结,施工管理总结报告。
(七)其他资料,包括:
施工日志(每月一本),施工大事记,其他资料。
二、验收评定卷
(一)单位工程
1、验收资料,包括:
鉴定书,验收质量结构,申请报告;
2、评定资料,包括:
单位工程质量评定表,工程外观质量评定表,工程外观质量检测表,单位工程质量核定表,单位工程施工质量检测资料核查表,单位工程设计指标与实际指标符合表,单位工程设计变更情况登记表,单位工程质量问题和历次检查所提出整改意见的处理情况复核表等。
(二)分部工程验收评定资料
1、验收资料,包括:
鉴定书,验收质量结论,申请报告;
2、评定资料,包括:
分部工程验收签证,分部工程质量评定表。
(三)单元工程质量评定资料
包括:
单元工程质量评定表,工序质量评定表,重要隐蔽工程(关键部位单元工程)质量等级签证表,重要隐蔽单元工程检查记录,隐蔽工程测量成果表,影像资料复印件,工程施工工序质量验收合格证(三检制),工程施工质量联合检验合格证,单元质量检查原始记录等。
三、竣工图(竣工图章见附件)
1、竣工图封皮
2、编制说明
3、竣工图
四、施工声像资料
十五、案卷归档份数
牡丹江市大湾拦河闸工程档案应形成四套完整的工程资料,二套应为原件,一套交由建设单位保管归档,一套移交流域机构档案馆;其余二套为复制件,两套由施工单位、监理单位自行保管。
十六、案卷封皮目录
案卷卷皮封面设计依据GB/T11822-1989及省档案管理部门的要求,式样确定后另发。
1、幅面采用国际标准A4纸(297mm*210mm)。
2、装订应采用线绳三孔左侧装订法,要整齐、牢固、便于保管和利用。
3、每册纸张张数不应超过200页。
4、案卷装具采用卷夹,卷夹的外表尺寸为310mm×220mm,厚度一般为20~30mm。
5、卷皮下应有为与卷皮同样规格和内容的副封皮,纸张与卷内纸张相同。
6、副封皮下为卷内总目录,总目录应简单、明了;总目录的下页为本卷内容目录,其应详尽,标明页号,页号的标注应符合标准要求。
7、案卷提名;分三行书写。
第一行:
牡丹江市大湾拦河闸工程
第二行:
单位工程名称全称
第三行:
资料名称
十七、卷盒要求、卷脊的编制
(一)、卷盒的要求:
牡丹江市大湾拦河闸工程采用省档案局统一制定的卷盒。
卷盒上的档号由承包单位暂用铅笔填写。
(二)、卷脊的编制:
依据GB/T11822-1989式样。
(三)、影像资料单独成卷,必须采用档案馆相册,标明照片拍摄日期,背景,人物,地点,主题。
(四)、施工相册、资料卷经项目技术负责人审核、签字后,每卷册必须由负责该项目的监理工程师审核,在卷册后备考表空白处加盖签字章。
(五)、归档文件资料打印、手签写的文字必须清晰,加盖章必须清楚,签字章齐全完备。
(六)、归档文件要用原件。
需要用复印件时,必须在卷内目录备注栏标注复印件字样,备考表中说明原件出处。
复印件字迹、图表清晰,不可漏字、压页。
(七)、归档验收文件资料,施工单位监理单位日志、竣工图、月份进度计量支付等项内容必须与结算的项目、工程量一致。
附件:
1、施工照片档案归档目录;
2、项目部声像、录像资料归档目录;
3、卷内目录;
4、卷内备考表;
5、竣工图章。
附件1:
施工照片档案归档目录
序号
归档范围
照片质量要求
一
开工准备阶段
施工标段的原始地貌
具有代表性、照片要清晰。
施工进场情况(道路、场地、设备、生活区设置、环境、各种宣传标牌等)
反映施工队伍的文明施工,规范化管理。
施工放样、测量、联合测量
要有桩号标识,标牌字迹要清晰。
监理人员的正面或侧面检查时的照片。
施工原材料、中间产品、金属材料等运输存放等情况照片
材料堆放要规整。
水准点移交
选择场地全景、主要人员或监理做交接时的照片。
要突出主要人员在照片中的位置。
跟踪检测工作
选择监理在实施检测跟踪检查时的照片。
人物图像要清晰,能够辨认。
二
隐蔽(关键部位)单元工程
基础开挖作业
要有桩号标识。
测量基槽高程、宽度、平整度、长度等检测
要在桩号标牌附近立标尺,测量的标尺数据要清楚。
垫层、无纺布铺设
要有桩号标识
垫层厚度、无纺布搭接宽度检测
要在桩号标牌附近立标尺,测量的标尺数据要清楚,垫层粒径符合标准。
砌石
要有百米桩号,砌石用料要符合质量标准。
要体现砌筑前后过程,做到全面完整,从不同角度、层面拍摄。
砌石厚度、护坡平整度检测
要在桩号标牌附近立标尺,检测的标尺数据要清楚。
隐蔽(关键部位)旁站工作
每个工序要有监理旁站照片,人物图像要清晰,能够辨认。
要有桩号标识。
基槽回填时项目部人员及监理到场旁站
要选主要人员的正面或侧面及检查时的照片。
人物图像要清晰,能够辩认。
施工照片档案归档目录
序号
归档范围
照片质量要求
隐蔽(关键部位)单元工程抽检验收影像资料
选择监理抽检具体部位活动照片,主要质检人员参加照片;监理主持验收会议全景照片,要突出主要人员在照片中的位置。
隐蔽(关键部位)单元工程完工照片
要有桩号标识,图像要清晰,要与照片档案填写互见号。
要选择好拍摄角度,从不同角度、层面拍摄,展现最完善的场景。
三
护坡工程
人工、机械削坡作业
要有桩号标识
无纺布的铺设作业、搭接宽度测量
要有桩号标识,测量的标尺数据要清楚。
垫层的铺设作业,测量垫层厚度
要有桩号标识,测量垫层厚度的照片标尺数据要清楚,粒径应满足设计要求。
测量砌石厚度、质量大小的作业
照片标尺数据要清楚。
砼板预制、原材料拌合物检测
预制场全景,突出预制、检测过程,从不同角度、层面拍摄。
砼预制板的铺设作业
要有桩号标识,要体现铺设前后过程。
做到全面完整,从不同角度、层面拍摄。
砼预制板的铺设作业质量监督
选择监督人员的正面或侧面清晰角度拍摄。
护坡施工阶段监理对施工现场巡视检查、单元工序质量检查
选择监理人员的正面或侧面检查时的照片。
人物图像要清晰,能够辨认。
护坡工程的完工照片
要选择好拍摄角度,从不同角度、层面拍摄,展现最完善的场景。
四
马道、踏步工程
垫层的铺设、测量垫层厚度
垫层的粒径要符合质量要求,测量的标尺数据要清楚。
砼板铺设、检测
要体现铺设前后过程,做到全面完整。
从不同角度、层面拍摄。
施工照片档案归档目录
序号
归档范围
照片质量要求
马道、踏步施工阶段监理对施工现场巡视检查、单元工序质量检查
选择监理人员的正面或侧面检查时的照片。
人物图像要清晰,能够辨认。
马道、踏步工程的完工照片
要选择好拍摄角度,从不同角度、层面拍摄,展现最完善的场景。
五
压顶工程
垫层铺设、测量垫层厚度
垫层的粒径要符合质量要求,测量的标尺数据要清楚。
砼板预制、现场浇筑、原材料拌合物检测
预制场地全景,突出预制、浇筑、检测过程,现场浇筑要有桩号标识。
砼板铺设
要体现铺设前后过程。
做到全面完整,从不同角度、层面拍摄。
压顶施工阶段监理对施工现场巡视检查、单元工序质量检查
选择监理人员的正面或侧面检查时的照片。
人物图像要清晰,能够辨认。
压顶工程的完工照片
要选择好拍摄角度,从不同角度、层面拍摄展现最完善的场景。
六
各阶段验收工作
验收小组的现场检查照片
选择验收小组成员的正面或侧面检查时的照片,从不同层面拍摄,体现全面。
验收会议
选择参加会议人员的全景,主要人员的正面照,发言人的正面照,会议横幅等。
七
工程完工照片
工程全景
选择拍摄角度,从不同角度拍照。
图像要清晰,展现最完善的护岸工程照片。
其他
将周边环境也可能的拍照下来。
八
各级领导来工地检查视察工作、各项会议照
选择好拍摄角度,从不同角度拍照。
要突出主要领导现场检查时的正面或侧面照片,人物图像要清晰,主题要鲜明。
现场第一次工地会议
选择会议全景、主要人员、监理主持会议照片。
突出主要人员在照片中的位置。
其他监理组织的会议
选择会议全景、主要人员、监理主持会议照片。
突出主要人员在照片中的位置。
各级领导来工地检查视察时的照片
选择好拍摄角度,从不同角度拍照。
要突出主要领导现场检查时的正面或侧面照片,人物图像要清晰,主题要鲜明。
九
施工中出现的质量问题或遗留问题
选择场地全景,突出对出现问题的地方从不同角度、层面拍摄,要有桩号标识,图像要清晰。
附件2:
项目部声像、录像资料归档要求
序号
归档范围
质量要求
一
各级检查、建设管理照片(应提供)
归档资料内容应真实、准确、影像清晰、主题鲜明、具有代表性,画面完整、未加修饰剪裁。
要尽量选择主要人物正面检查时的照片。
对反映同一内容的若干照片,应选择其主要照片归档。
归档的资料要有详细、明确的文字说明。
1
项目部人员到工地现场检查工作活动照片
项目部工作人员不同时期、不同施工阶段到施工现场
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