商务信函写作能力doc.docx
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商务信函写作能力doc.docx
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商务信函写作能力doc
商务信函写作能力
篇一:
商务信函写作
商务英语写作辅导资料
主题:
对Unit11商务信函知识点的补充
学习时间:
2013年6月10日-6月16日
内容:
商务信函的内容
1.EssentialsofaGoodBusinessLetter
一封好的商业信函必须具备以下要素:
1)Clearthinking(思路清晰)
2)Exactnessofexpressions(表述准确)
3)Terseness,combinedwithcourtesy(简洁得体)
2.TheFormatsofaBusinessLetter(重点掌握)
典型的商务信函包括三部分:
开头部分、正文部分和结尾部分。
1)开头部分:
信头是指发信人的地址和写信日期。
正式信函的信头一般印制机构或公司的名称、地址、电话号码、传真号、电子邮件地址等,也有信头是临时打印的。
收信人一看信头就知道信函来自何方,何时发出,便于回信。
Yourref:
LE/x;
Ourref:
BL/RP
一般的商务信函都有编号,便于查询,也有信函不加编号。
信函编号臵于信
日期英文书信的日期一般在信的右上角,信头之下。
年份应完全写出。
正式信函中的月份一般要用英语的全称,如January,February等。
月份在非正式信函中可以缩写,如一月Jan.。
信函日期有两种:
英式的按日、月、年次序书写,如:
12thDecember,2001;美式的按月、日、年次序书写,如:
November21,2001
收信人地址写在信的左上角,从信纸的左边的顶格写起,低
于写信人的地址和发信的日期一、两行。
致某公司某人的信内地址写法如下:
收信人姓名
头衔
机构的名称
街道号码及名称
城市名、州名称及邮编
所在的国家名称
例如:
2)正文部分:
称呼:
指对收信人的称呼用语,自成一行,写于低于信内地址的
一、两行的位臵。
它是正文的开头,起着礼貌的问候作用。
一般而言,在称呼后用姓氏,如:
DearMr.Richard,DearDoctorSmith,etc.写给姓名未知的人时用DearSir/Madam,或者Gentlemen/Ladies
Bodyoftheletter:
此部分是信函中最重要的部分,它传递中心思想,表达发信人的意愿、建议和要求。
书写正文时应使用完整的句子且层次分明。
一封商业信函的正文一般包括以下三个基本部分:
简要说明:
开头:
写此信的背景。
细节:
举出具体的事实和数字。
对应:
所期望的行动。
3)结尾部分:
结束客套语:
通常,书信的正文结束的客套语应与开头相对应。
如英文的开头称呼是DearSir(敬启者)不称呼对方的姓名,则结尾的客套语应是Yoursfaithfully(拜上)
签名:
无论是亲手书写还是由秘书打印的书信,发信人均在信函的结尾的落款处签字。
正式的信函若无签字不仅会严重的失礼,而且失去法律的效力。
私人信函无本人签字则失礼。
抄送:
有抄送对象则写,若无,则不必写这项。
抄送通常臵于落款的左下端。
附件:
有则写,若无,则不必写这项。
附件臵于抄送的下
方。
再启:
如果信写好后正要寄发时,突然得到某种相关的信息,或想起一件重要的事需要在信中提及,那么,则在信的底端写上附言或再启。
商务信函的格式(重点掌握)
商务信函有不同的类型的格式,其中常用的格式有两种:
缩进式和齐头式。
后一种是现代商函中都采用的格式。
现分别介绍如下:
1.缩进式:
在此格式中,日期和结束的敬语从纸张的中间写起;每一段开始缩进四至五个空格。
例如:
2.齐头式:
这种格式现在使用的范围十分广泛,因为它快捷、效率高,而且能反映进行的商业活动的积极方式。
由于能节省打字的时间,信件的所有内容都从左边开始。
例如:
练习题:
BankofChinahopestoenterintobusinessrelationshipwithNewYorkBank.BothsideshavedecidedtomeetinHotSpringHotel.ButnowthemanagerofbusinessdepartmentofBankofChinacan’tgoforitbecauseofunexpectedaccidents.PleasewriteaformalbusinesslettertoexplainthistothedelegatefromNewYorkBankandcancelit.
答案:
篇二:
商务信函段落写作
1.您是一家大型的连锁零售公司,希望与一家能够提供适合青年人消费市场的各类毛衫的制造商合作。
您在参观对方公司上个月在伦敦举办的男士毛衫展销会的展台时,对展销的一系列毛衫很感兴趣。
因为您公司的订单经常是很大的,所以希望能够得到净价20%的优惠。
希望如果对方觉得对以上条件感兴趣,并且能够一次性供货1000件,则请将对方公司将产品目录和价目表寄予您。
(alargechainofretailers大型连锁零售公司stand展台awiderangeof各类的theteenagemarket青年人市场netprice净价)
DearSirorMadam,
WeareinterestedintheselectionofsweatersthatweredisplayedonyourstandattheMenswearExhibition,Londonlastmonth.
Wearealargechainofretailersandlookingforamanufacturerwhocouldsupplyuswithawiderangeofsweatersfortheteenagemarket.
Asweusuallyplaceverylargeorders,wouldyoupleaseletmeknowifyoucouldgiveusa20%discountoffnetprices?
Iftheseconditionsinterestyou,andyoucouldsupplyover1000garmentsatonetime,wouldyoupleasesendusyourcurrentcatalogueandprice-list?
Welookforwardtohearingfromyou.
Bestregards,
2.敬启者:
感谢贵方5月6日的询盘。
今天寄出我方报价,并且另外邮寄了附有插图的目录和样品。
按照贵方要求,我方报盘如下:
产品名称货号包装数量装运用美元成本加保、
运费含3%佣金悉尼
阿迪达斯N2015每箱20双150双十月每双358耐克N2016每箱20双150双十月每双398希望此报盘能令贵方满意。
我方预计加拿大方面将有一个大的订单到来,这会引起价格猛涨。
期盼收到贵方及早的回电。
谨上
琳达.摩尔
深圳远征贸易公司
DearSirs,
WethankyouforyourinquiryofMay6.Wearesendingyouourquotationtoday,andthelatestillustratedcatalogueandsamplesseparately.
Asrequested,wearemakingyouanofferasfollows:
Hopeyouwillbesatisfiedwiththisattractiveoffer.WeareanticipatingalargeorderfromCanada,andthatwillcauseasharpriseinprice.
Wearelookingforwardtohavingyourearlyreply.
YoursSincerely,
LindaMoor
SHENZHENYUANZHENGTRADINGCO.
3.替马林撰写致Mr.Holladay的电邮:
收到对方查询XL/2空气净化器;对对方提出的问题的回答如下:
1.单价为每台HK$2,500
2.保质期为售出之日起一年
3.可以在订购后10内送货
4.因为是新品不能够给任何折扣
DearMr.Holladay:
ThankyouforinquiringaboutourXL/2airpurifier.Theanswerstoyourquestionsareasfollows:
1.ThecostperunitwouldbeHK$2,500.
2.Theguaranteeisforoneyearfromthedateofpurchase.
3.Wecoulddeliverwithin10daysofyourorder.
4.Unfortunatelywecannotgiveadiscount,becausethisisanewmodel.
Pleaseletusknowifwecanbeoffurtherhelp.
Sincerely,
MaLin
SalesManager
4.主题:
订货
感谢对方2002年5月20日的来函。
鉴于报价深受欢迎,现拟选购各种颜色、式样、品种的衬衫如下:
大号2000打
中号4000打
小号2000打
因为售季将至,希望全部货物能够于7月1日前发货。
届时将予以开出全额货品的信用证。
请确认订货,并来函告知装运时间表。
Subject:
Anorder
DearSir:
Thankyouforyoure-mailofMay20.
Sincethepriceyougiveisquitefavorable,wewouldliketoorderthefollowingitemsconsistingofvariouscolors,patternsandassortments:
Large2000dozens
Medium4000dozens
Small2000dozens
Asthesalesseasonisapproaching,couldyoupleasesendthetotalorderquantitybyJuly1?
AtthattimewewillopenaL/Cforthetotalpurchasevalue.
WouldyoupleaseconfirmtheorderandE-mailashippingschedule.
Welookforwardtohearingfromyou.
Sincerely,
5.请替李先生回复陈小姐3月10日的电邮:
鉴于第105号订单非常紧急,请于4月10日前送到我们的在沈阳的工厂。
DearMissChen,
Thankyouforyoure-mailofMarch10.
SinceNo.105isaveryrushorder,socouldyoupleasedelivertheproducttoourShenyangfactorybyApril10.
Welookforwardtohearingfromyou.
Bestregards,
LiHui
6.主题:
预约会面
康先生在过去两周曾多次来电,您曾试着回电但均未成功.请您撰写一封电邮回复康先生关于希望在7月20日或21日见面的留言.表示可以在21日早晨约见,问对方意见。
如果没有问题则21日早11点见。
DearMr.Kang:
Thankyouforyourcallsoverthelasttwoweeks.Itriedcallingbackafewtimesbut
withoutsuccess.
IunderstandfromyourmessagethatyouwouldliketomeetmeeitheronJuly20or
21.WouldthemorningofJuly21beconvenient?
Ifnot,pleaseletmeknow.OtherwiseIshallexpectyouat11:
00a.m.onJuly21.
Ilookforwardtoseeingyouthen.
Sincerely,
LisaCao
7.谢谢来函告知我方六月2-7日格林先生的来访。
不巧,我们的总经理艾德华先生现正在巴黎,到六月中旬才能回来。
但他回来后愿意在任何时间会见格林先生。
DearSirorMadam:
ThankyouforyourletterinformingusofMr.Green’svisitduringJune2-7.
Unfortunately,Mr.Edwards,ourmanager,isnowinParisandwillnotbebackuntilthesecondhalfofJune.Hewould,however,bepleasedtoseeMr.Greenanytimeafterhisreturn.Wouldthisbeacceptable?
Welookforwardtohearingfromyou.
Yourssincerely,
8.ClassicGallery给Mr.Cai汇去了$9,000的款项后发现数额应为$10,000。
撰写电邮询问对方是否可以将剩下的$1,000连同对方在HongKongartexhibit上的所得于十二月十日一同汇出。
并就出现的错误向对方道歉。
DearMr.Cai:
Imailedacheckfor$9,000todaybutrealizedtheamountshouldbe$10,000.WoulditbeacceptableifImailthebalanceof$1,000togetherwithyourearningsfromHongKongartexhibitonDec.10?
篇三:
商务信函的写作须知
我们给贸易伙伴的每一封信都代表着自己所在公司的形象,显示着公司的水平和实
力。
“一封好的商务信函有助于促进和发展同客户的关系,在促进达成新的业务方面起着积极的作用。
”(摘自《丹尼尔?
肯尼迪方法:
推销信创造的奇迹》)
所以在写作时我们应该严格遵守并且灵活运用“7C”原则:
Completeness(完整)Concreteness(具体)Correctness(正确)Conciseness(简洁)Clearness(明晰)Courtesy(礼貌)Conscientiousness(诚意)商务信函的写作重点应始终放在“效率”二字上,短小精悍、切中要点。
简洁就是用最简单的话语准确地表达自己的意思。
而无需以牺牲完整、具体、礼貌为代价。
一般不需要礼节性地寒暄,最好是开门见山、直入主题;语言精练,言简意赅。
信函中的冗言必须省去,尽可能地将交易的详细事项整理后,简洁地向对方陈述,要尽可能地避免毫无重点而罗嗦冗长地写上好几张的情形。
让对方很清楚地了解你想说什么,非常轻易地领会你的意图,从而快捷迅速地做出反应。
在商务写作过程中,笔者认为简洁是最重要的一个环节,同时也是最难做到的。
所以下面我将对简洁原则从全文组织结构、段落、句子和词汇这四个方面作一些研究和探讨。
一、压缩篇幅,删繁就简。
(一)3W式结构。
一封商务信函的全文结构可以用3W来表示,即:
Whydoyouwritetheletter?
;What’sthedetailedreason?
;Whatdoyouexpectyourreadertodo?
。
我们在上文中已经提到过,商务信函写作的最主要目的就是沟通和交流。
收信人或许每天都要看很多的信函,一封冗长、拖沓、空洞、开头就不得要领的信函第一眼看到会让人感到厌烦,从而对写信人的印象大打折扣。
1、第一部分(Whydoyouwritetheletter?
):
在信函的一开头就要目的明确、简明扼要告诉读信者为什么要写这封信,如:
例(1):
IamreplyingtoyourletterofApril15askingustoclearourMarchpayment.这样的开头直接告诉对方写信是为了回复对方4月15日让己方对三月份的订货付款的来信。
这样可以使得读信人立刻知道写信的意图,在读信的时候可以有充分的心理准备,或者把注意力集中在问题的重点上。
不会因为一些无关紧要的寒暄而分散注意力。
在这方面,我们最应该注意的就是避免中国式的寒暄和问候,不要为了追求客气而落入俗套。
例(2):
ItwasalongtimesinceIsawyouinQingDao3monthsago.这样的信函开头不仅罗嗦、冗长,而且会给收信人一种错觉:
这是一封朋友之间相互问候的私人信件。
因而将它搁置一边,待自己较为空闲时再看,很可能会因为延迟阅读而给双方带来无可弥补的损失。
2、第二部分(What’sthedetailedreason?
):
即商务信函的征文,叙述事实或者理由来支持信里的第一句。
会显出你郑重其事、思想缜密。
把所要列举的事实或者理由合并成最重要的一点或者两点,在不影响清楚准确的基础上越简洁越好。
如:
例(3):
Iapologizefornotsettlingtheaccountantsooner,butbecauseoftheunfortunatediseaseofMrs.Lund,ouraccountant.Wearenotabletosettleanyofouroutstandingbalance.简明地告诉对方未按时付款的原因是因为会计生病了,没有一句多余的话,既解释了未按时付款的原因,又道了歉。
没有让人感觉既讨厌又烦人的罗嗦。
要记住:
你不是想给收信人添麻烦,而是想让他同意你的意见,接受你的要求。
所以,写商务英文信函的一个主要原则和技巧就是要写的简洁明白。
3、第三部分:
结尾是提出要求或者提请注意。
不要有任何多余的话,因为那样可能会使写信人的要求不够明确突出,简洁的表达更能突出重点,以便对方对你的来信及信中提到的内容做出及时迅速的处理。
如:
例(4):
Pleasefindenclosedthecheckfor1,000,000dollarsandinformusthereceipt.短短的一句话就告诉了对方两层意思:
①随信附上了100万美元的支票;②受到支票后请通知写信人。
以上例(1)、(3)、(4)构成了一封重点突出、清楚明白的商务回复信。
简明扼要,没有一句冗言、废话,也没有一句虚礼客套。
套用一句称赞美女的话说就是“增之一分嫌多,减之一分嫌少。
”,可谓商务英文信函中的上佳之作。
当然,我们还需要注意要求简洁并不是要使商务信函像电报一样,没有一个多余的词。
有时为了给书信增添几分人情味,加上一些词语和句子也属于商务书信写作的一种策略和技巧。
问题是写作者如何把握好“简”和“繁”之间的这个“度”。
删繁就简是必须的,但是我们主张删除的是那些不增加任何新的信息的无实际意义的、重复和累赘的字、词、短语和句子。
(二)避免客套罗嗦、语义重复。
如果可以用40个字写完一封信,却花了100个字作长篇累牍的叙述,这样的写作者实在是最令人讨厌的时间杀手。
不仅浪费了自己的时间,也给别人带来了不必要的麻烦。
所以在写作商务信函时要尽可能地使用通俗易懂的语言作简明扼要的陈述,避免用陈旧的套话(cliché)和没有什么实际意义的词语。
删掉那些不必要的罗嗦的字句。
如:
例(5):
Wewouldliketoknowwhetheryouwouldallowustoextendthetimeofshipmentfortwentydays.Andifyouwouldbesokindastoallowustodoso,kindlygiveusyourreplybyfaxwithoutdelay.(我们很想知道您是否允许我们将交货时间延期二十天,如果你方友好地容许我方延期二十天交货,请速电复无误。
)本句由42个单词组成,要求将交货日期延迟二十天。
表达上的过分客气使得句子冗长而不清楚。
而且,“toextendthetimeofshipmentfortwentydays.”这一表达在意义上也很含糊,为了更好的表达主要意思,这句可以改写为:
PleasereplybyfaximmediatelyifyouwillallowustodelaytheshipmentuntilApril21.
例(6):
WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20,wehaveconsideredthemattercarefullyandarepleasedtotellyouthatwewillbewillingtoallowyouanadditional90daystomakepaymentonyournote.
这段话只有一个重点,那就是写信者很乐意多给读信者90天的时间来支付3月20日到期的货款。
可就在这段话中有两句多余的话。
第一句“WithreferencetoyourrequestforanextensiononyournoteunderdateofMarch20”纯属多余,因为这是给对方的回信,只要写信者提到同意放宽付款期限,读信者就一定知道是关于何事。
第二句是“wehaveconsideredthemattercarefullyand”放宽付款期限在一项商业贸易中是一件很重要的大事,任何人都会慎重考虑的,对方从你的口气中已经
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