WORD使用常见问题.docx
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WORD使用常见问题.docx
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WORD使用常见问题
中清集团员工培训
之
WORD使用常见问题及解决办法
一、编辑与排版1
1快速清除Word页眉横线的两则方法1
2同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚2
3Word文档页码从第二页起出现的设置方法6
4在Word页眉中快速让内容左中右分别对齐6
5两栏排列的文档同一页插入两个页码的方法7
6Word中插入公式后行距变宽的解决10
7下划线离文字太近了怎么调?
12
8让Word自动编号功能失效的两个小技巧16
9用厘米作为Word文档的宽度单位17
10解决Word表格超出版面问题17
11清除Word自动生成的分隔符的小技巧18
12快速找出两个Word文档之间的差别19
13Word公式编辑器常见问题的解决办法22
14巧妙隐藏Word文档文字内容25
15多个Word文档整篇一次性导入26
二、文档打印26
1把多页Word文档缩小打印到同一张纸上26
2利用文本框把多页Word文档打印到一张纸上28
3Word文档双面打印技巧两则37
4Word打印技巧:
输出文档按页序排列38
三、文档录入39
1用拼音指南功能在Word中输入循环小数39
2Word文档里输入平均数符号的两种方法40
3在Word文档中插入Cad图的三种方法41
4输入标准的简写中文数字“○”的六种方法45
5Word中输入商标等符号的快捷键46
6Word中快速输入大写中文数字47
7Word中轻松输入各式各样的下划线48
8最常用到的Word快速键列表48
四、文档操作50
1Word文档丢失的预防与丢失后数据的恢复50
2修复变成乱码的Word文档52
3Word文档损坏了?
六种方法可以挽救数据52
4Word文档多种保护方式的简明介绍54
5Word文档快速保存与完全保存的区别56
6让长篇Word文档中的图片快速显示出来57
7各种电子图书馆文章转为Word文档的方法57
8Office组件轻松把PDF文件转成Word文档59
9Word文档转为PPT演示文档的两种方法63
10插入图片讲方法有效控制Word文档体积63
11造成Word文档体积大的四个主要原因65
一、编辑与排版
1快速清除Word页眉横线的两则方法
经常使用Word进行办公处理的朋友们应该都知道,Word支持一个页眉页脚功能,但每次在页面中设置了页眉之后,Word总会自己在它的下面添加一条横线,有时我们不希望这根横线出现,但可惜的是Word并没有直接提供清除它的办法。
于是,不少朋友就自己研究出了清除它的办法,如建个图文框盖住它,或删除掉页眉后面的段落标记。
但笔者觉得这些操作都过于繁琐,而且在新版本Word中根本就无效。
现在笔者提供给大家两个快速清除页眉横线的方法:
方法一.更改样式快速清除横线
1.双击进入页眉、页脚编辑模式,并全选页眉文字
2.将“样式”切换到“正文”模式,如图1所示
图1
3.此时页眉下方的横线便已经消失,而且页眉文字也能像其他正文文字一样授受用户的编辑了
方法二.通过边框和底纹方法清除横线
1.双击进入页眉、页脚编辑模式,并全选页眉文字
2.执行“格式”菜单→“边框与底纹”命令,弹出如图2所示的“边框与底纹”对话框
图2
3.将“边框”菜单下的“自定义”设为“无”即可
2同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚
如果在Word文档中创建了页眉、页脚,那么在默认情况下,一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的。
但有时,我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚。
有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件,然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚,操作起来很麻烦。
有更简单的方法:
在文章中插入不同的分节符来分隔。
下面笔者以一份网络工程投标计划书为例向大家介绍具体的操作方法。
在本例中我们准备将首页页眉设为“网络中心机房施工部分”,从第2页开始再按具体的章节内容分别设为“机房装修设计”、“配电系统设计”……等不同的页眉内容。
具体操作步骤如下:
1.用Word打开投标书文件。
如图1所示
图1
2.此时先不要急着设置页眉,而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置,然后执行“插入”菜单→“分隔符”命令,如图2所示。
选中“分节符类型”中的“下一页”选框后点击确定按钮,并以此为例对整份文件进行分节处理
图2
3.等整个文章分好节以后,就可以点击“视图”菜单→“页眉与页脚”命令进入页眉编辑模式了。
如图3所示,按要求输入好首页页眉
图3
【小提示】请注意图3中红框位置的变化
4.然后再从“页眉与页脚”工具栏中点击“显示下一项”按钮,跳转到下一节的页眉处,如图4所示。
细心的朋友一定会发现,此时的页眉处已和图3有所不同,不仅节码由第1节变成了第2节,而且右上角也多出了一个“与上一节相同”的字样。
此时,我们应该点击页眉与页脚工具栏中的“链接到前一个”按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系,然后再输入第2节的页眉“机房装修设计”
图4
5.剩下的操作以此类推,每完成一个章节的页眉后就点击一下“显示下一项”和“链接到前一个”按钮,再对下一章节进行设置,直到完成整个文章的编排
这种方法操作快速,而且所有的页眉均保存在同一个文件中,也方便进行存档。
同时,页脚也支持这种多级设定,具体操作方法与页眉相似,本文不再赘述
【小提示】在图2中我们看到Word共支持4种分节符,分别是“下一页”、“连续”、“奇数页”和“偶数页”,它们之间有什么区别呢?
“下一页”:
是指插入一个分节符后,新节从下一页开始。
如图5所示
图5
“连续”:
是指插入一个分节符后,新节从同一页开始。
如图6所示
图6
“奇数页”或“偶数页”:
是指插入一个分节符后,新节从下一个奇数页或偶数页开始。
如图7所示
图7
3Word文档页码从第二页起出现的设置方法
1.将光标移到首页中最后一行的末尾处,单击“插入→分隔符”命令,弹出“分隔符”对话框,选择“分节符”类型中的“连续”一项,单击[确定]按钮。
2.删除第二页产生的空行,并把光标移到第二页任意位置,执行“插入→页码”命令,在随后出现的“页码”对话框中,单击[格式]按钮,在“页码编排”一栏中选择“起始页码”。
3.按两次[确定]按钮后,退出“页码对话框”,这时会看到首页和第二页的页码均为“1”,把光标返回到首页,再次进入到“页码”对话框中,去掉“首页显示页码”复选即可。
4在Word页眉中快速让内容左中右分别对齐
我们在编辑Word文档的页眉时,有时需要在页眉的左侧、中间和右侧位置分别输入不同的文字,并分别实现居左对齐、居中对齐及居右对齐。
那么,如何实现这个要求呢?
输入空格进行调整行得通,但显然缺少技术含量,呵呵。
而且以后如果需要修改,以显得太麻烦。
其实,我们可以使用制表位快速实现文字的居左、居中、居右对齐。
非常方便。
具体的方法是:
第一步:
在页眉处分别输入文字“2006年潍坊科技职业学院学生处”。
(不含引号)
第二步:
在标尺的左侧、中间位置和右侧位置分别单击,各加上一个制表符标记。
此时加入的制表符均为居左对齐方式。
不过,我们可以对它们进行修改。
双击第二个制表符,打开如图1所示的对话框。
先根据制表位位置选中中间位置处的制表位,然后将对齐方式选为“居中”。
再选中右侧位置处的制表位,将对齐方式选为“右对齐”。
点击“确定”按钮关闭对话框。
第三步:
将鼠标定位于文字“潍坊科技职业学院”之前,按下“Tab”键。
再定位于“学生处”之间,按下“Tab”键。
行了,现在就可以得到如图2所示效果了。
5两栏排列的文档同一页插入两个页码的方法
在Word文档排版中,文档分成两栏后插入页码,只有一个页码,若需要在同一页插入两个连续页码,该怎么处理?
下面就以Word2007为例,介绍如何实现每页按栏设两个页码,附带看看Word2007中的排版。
1、启动Word2007;
2、选择“页面布局”选项。
3、点击“列”下的小三角,选择“一栏”。
4、点击“方向”下的小三角,选择“横向”。
5、点击“大小”下的小三角,选择所需要的大小。
这里选择“B4”。
6、点击“页面设置”旁的小按钮,将“页面设置”对话框打开。
6Word中插入公式后行距变宽的解决
依次单击菜单命令“文件→页面设置”。
单击“文档网格”选项卡,如图1所示。
选中“无网格”,单击“确定”按钮就可以了。
小提示
此种方法可以轻松地对全文档进行行距的调整,而无需对公式本身进行任何操作,非常简便。
局部调整方法
在正篇文章中如果你想只对其中的一部分内容进行类似行距的调整,可以按下面的步骤进行:
选中要进行操作的那些行,依次单击菜单命令“格式→段落”,打开“段落”对话框;单击“缩进和间距”选项卡,将间距的“段前”和“段后”都调整为“0行”;将“如果定义了文档网格,则对齐网格”复选项前的小勾去掉,如图2所示,最后单击“确定”按钮即可。
7下划线离文字太近了怎么调?
第一步:
输入需要使用下划线的文字,如“下划线请别套近乎”。
第二步:
在所输入的文字前后各加一空格,如果内容为第一行,防止Word自动缩进,可先输入一无关的字再输入空格,最后将无关的字删除,即可实现字前添加空格,最终效果为“下划线请别套近乎”(见图1)。
第三步:
选中“下划线请别套近乎”(不包括前后空格),依次点击“格式→字体”(见图2),在弹出的“字体”对话框中,切换到“字符间距”选项卡,在位置一栏选择提升,后面的磅值处输入一数字(见图3),点击“确定”按钮回到Word主窗口。
第四步:
选中“下划线请别套近乎”(包括前后空格),并添加下划线效果,效果如图4。
第五步:
将“下划线请别套近乎”后面的空格删除,选中前面的空格,将其字号设置为“1”(见图5,在“字号”框中输入“1”后按回车键),最终效果见图6。
注:
1.提升的磅值即为文字与下划线之间的距离。
2.当文字为的字号为“五号”时,提升的磅值有效范围为“1~3”。
经测试,当磅值超过“3”时,下划线便会丢失。
如果要增大文字与下划线之间的距离,可先增大字号,然后再增大磅值。
3.文字前面的空格不能删除,如果删除,下划线便会自动丢失。
8让Word自动编号功能失效的两个小技巧
微软的Word有“自动编号”功能,能够在作者每次换行的时候,自动为新段落添加编号。
而且即使我们对这些段落随意进行添删操作,自动编号也能保证编号的准确。
但由于文档的格式要求不同,有时我们并不需要Word这个“自作主张”的功能。
那您知道该如何取消它吗?
本文列举了如下两个方法——
(注:
本文所述技巧已于微软Word2003中测试通过)
1.暂时取消自动编号
如果我们需要暂时取消自动编号功能,可以在换行的时候按住Shift键再击打回车(Enter)键,此时,Word暂时不会输出编号,而等作者对该段落录入完毕再击打回车键时,Word仍会按照原来的编号次序继续为新段落编号。
如图1所示
图1
2.完全取消自动编号
如果我们在后续的段落中根本不再需要编号时,只需要直接击打两次回车(Enter)键即可完全取消Word的本次自动编号。
当然,如果我们再次启动编号功能时,Word会重新从1开始编号。
如图2所示
图2
9用厘米作为Word文档的宽度单位
从“工具”菜单中,打开“选项”对话框,选取“常规”标签,界面下方有一个“度量单位”选择框,大家可不要被已填好的“厘米”蒙骗了,在它下面有一个已经勾选的“使用字符单位”选择项,现在把这个小方框中的钩去掉,点击“确定”后,返回Word界面看看,原来标尺上的2、4、6……38,已经变成了以厘米为单位的1、2、3……14等数字了。
10解决Word表格超出版面问题
打印时,为了节约成本,我通常都会把一些小尺寸的表格设置成为右对齐且文字环绕方式。
但是在排版的过程中发现表的右边框总是超出版心(正文边框)约2毫米。
无论我怎样拖动和调整,都不行。
以前笔者曾处理过不少类似的文件,但从来没有出现过这种现象。
为此,就将以前处理过的文件与现在的文件作了仔细的比较分析,终于找出了原因,下面就介绍具体的解决方法。
执行“表格→表格属性”命令,打开“表格属性”对话框,如图。
单击“选项”按钮,打开“表格选项”对话框,在“默认单元格边距”下方的四个选项中,将“右”选项框中的数字(0.19厘米)改为“0”,单击“确定”按钮。
经这样简单设置后,表的右边框自动与正文边框对齐。
同理,如将表设置为“左对齐”,文字“环绕”方式,只要将在“默认单元格边距”下方的“左”选项框中的数字(0.19厘米)改为“0”即可。
根据笔者的体会,在处理这类表格时,最好将“表格属性”中的“默认单元格边距”的默认值全部设置为“0”。
当然这样会带来一个问题,即表中的文字与单元格线的间距过紧,显得十分拥挤,从而影响版面的美观。
但可通过“格式”菜单的“段落”命令来加以解决,即将段落左、右间距均设置为缩进“0.1~0.2厘米”,问题就迎刃而解了。
11清除Word自动生成的分隔符的小技巧
方法一、单个删除法
这个方法适用于删除单个自动分隔符。
具体的操作很简单,我们只要将鼠标定位于分隔符的前一行,然后按动删除键将此后的字符一个个全部删除以后,分隔符也就会跟着被删除了,如图2所示。
但是,它的工作效率很低,一般一次只能删除一行左右,如果文档里包含更多的分隔符打算删除时,就不妨利用下面的方法。
图2
方法二、批量删除法
这个方法适用于一次性删除大量的自动分隔符。
操作时,首先将被删分隔符所在的区域用鼠标选中(不要刻意去选择分隔符,因为它是不可选取的),然后,点击“格式”菜单→“边框与底纹”,将边框设置调整为“无”后确定,选中区域的自动分隔符便马上消失地无影无踪了,如图3所示。
12快速找出两个Word文档之间的差别
我们经常会遇到这样的问题:
两份Word文件之中,只有一些极为细小的区别,如果单纯通过人工的方法去进行校对,那么不仅效率很低,而且也容易出错,容易漏掉一些不太明显的区别。
Word2003已经内置了一个小功能,可以让我们快速地找出两个Word文档之间的不同。
(注:
本文技巧已于微软Word2003环境下测试通过)
操作步骤如下:
首先打开待比较的Word原文件
执行“工具”菜单→“比较并合并文档”命令,在弹出的“比较并合并文档”窗口中单击另一份待比较文件,然后再勾选“精确比较”复选框后点击“比较”按钮
图1
此时Word便开始新建一份文档,并将所有的不同点用蓝颜色醒目地标识出来。
如图2所示
图2
怎么样,很兴奋吧?
可我们发现,Word自动生成的的这个校对页面与我们平时的校对习惯不太一样,比如首先它没有使用标准的校对符号(比如删除线、插入点什么的),而且它将所有的修改都自作主张地以“删除的内容”形式显示出来(无论是插入的还是修改而来的),让人看起来很不习惯
其实,这只是Word校对的默认显示方式问题罢了,对此我们可以通过修改其标识显示方式来解决。
如图3所示,Word现在默认的是使用“显示标记的最终状态”,我们只要把它改成“显示标记的原始状态”就可以了
图3
如图4所示就是最终的效果图
图4
13Word公式编辑器常见问题的解决办法
一、解决插入公式后的行距不等问题
大家在Word文档中某一行使用公式编辑器输入数学公式后,发现行距明显变大,就好像公式把这一行和其它行给撑开了一样,使用改变行距的命令也不行。
解决它有两种方法:
1.将点击要修改的数学公式,当光标变成“双箭头”时,通过拖动把它缩小。
这种方法,适合于只含有极少量的数学公式时使用。
并且拖动的精确度不高。
2.点击“文件”下拉菜单,点击“页面设置”项。
在“文档网格”中的“网格”项,勾选“无网格”项(如图1)。
这样就很好的解决了行距不同的问题。
极力向大家推荐这种解决方法。
二、变换公式的颜色
在Word文档中输入数学公式时一般不需要变换颜色,黑白色的就可以。
但在PowerPoint幻灯片中输入一些数学公式时,如果遇到背景色较深时,黑颜色的公式就看不清了,但是如果更换背景有时又和前面的背景显得格格不入。
遇到这样的情况,大家可以试一试下面的方法:
1.在PowerPoint中修改数学公式颜色
因为公式编辑器输入的数学公式是以图片形式出现在文档中的。
所以我们可以像修改图片一样修改它。
在PowerPoint执行“视图→工具栏→图片”命令,展开“图片”工具栏。
选中要变换颜色的公式,然后单击“图片重新着色”按钮,打开“图片重新着色”对话框。
为公式设置一种颜色,确定返回即可(如图2)。
注意:
此处重新着色的公式,如果直接复制、粘贴到其他软件(如Word)中,则恢复原来的黑白色。
2.在Word中修改数学公式颜色
虽然在Word中一般不需要修改,但万一有特殊需要时,非常遗憾的是,用上面的方法就不行了。
但是我们可以将公式编辑器升级,使用MathType输入公式,它是一个可以免费
评估使用一个月的软件,可以直接更改数学公式的颜色。
具体方法如下:
选中输入的具体数学公式,之后双击MathType下方的“颜色”选项卡,选择一种需要的颜色即可(如图3)。
安装了MathType后,同样可以使用它为PowerPoint中的数学公式修改颜色。
三、解决公式中的某些项打印显示乱码问题
由于Office软件安装时默认是不安装公式编辑器的,很多打印店是没有安装公式编辑器的,所以在打印含有数学公式的Word文档时,很容易出现这样或那样的乱码。
最常见的就是“……”或“…”以倒三角“∧”这个符号代替。
如果文档中公式只含有“……”或“…”的话,那么大家可以在中文输入法状态下使用快捷键“shift+6”来输入,不用公式编辑器自带的省略号输入。
那么打印时就不会出现倒三角“∧”了。
最好的方法还是安装一个公式编辑器吧!
省得出现乱码!
或者使用专门的软件将其改为PDF文档(具体方法这里不再赘述)。
14巧妙隐藏Word文档文字内容
在Word中,我们可以考虑设置字体颜色、用图片隐藏文字等手段来使用人无法进行正常的判断,从而达到保密的目的。
1.文字与背景一色
这恐怕不能算是一个技巧,可是正所谓兵不厌诈,最危险的方法就是最安全的方法。
我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色,一般就是将文字颜色设置成白色。
选中要保密的文字,右键点击并执行“字体”命令,在“字体颜色”中设置为白色,点击“确定”后便可。
2.自动“隐藏文字”
如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科,你可以试试“隐藏文字”功能,首先同样是选中要保密的文字,然后右键点击并执行“字体”命令,在“字体”选项中,勾选“隐藏文字”复选框后单击“确定”按钮即可(图1)。
图1
3.文字藏于图片下
经过上述设置,我们要保密的文字已经比较安全了,现在我们再来一招。
输入自己要保密的文字后,执行“插入→图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片,然后在Word中双击此图片打开“设置图片格式”对话框,在“版式”标签页中选择“浮于文字上方”。
现在,你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方。
15多个Word文档整篇一次性导入
利用Word中的“插入、文件”功能,可以将多篇文档(TXT或DOC格式)一次性导入到某篇Word文档中:
打开目标Word文档,执行“插入→文件”命令,打开“插入文件”对话框(如图),定位到需要添加的文档所在的文件夹,再将“文件类型”修改为“所有文件(*.*)”,用鼠标选中第一个文档,在按住Shift键的同时,再用鼠标选中最后一个文档,最好按下“插入”按钮就成功了。
当然,通过这种方法合并的文档会各自保留原文档的格式,需要重新编辑处理。
注意:
①如果需要合并多个文件名称不是连续排列在一起的文档,可以在按住Ctrl键的同时,用鼠标分别选择。
②事先需要将要合并的文档保存到同一个文件夹中。
二、文档打印
16把多页Word文档缩小打印到同一张纸上
在Word中,有时我们需要把已经做好的一份多页文档缩到一页中一起打印,即在一页中显示出多页的内容,应该怎么办呢?
我们可以用调整打印选项的方法来处理。
下面我们以一份四页的文档(见下图)为例来说明:
示例文档(4页):
要将上述4页缩到一页打印,单击:
“文件”--“打印”,进入如下打印对话框:
单击“每页的版数”(上图画红圈处),即可出现“1版”、“2版”、“4版”、“6版”、“8版”、“16版”6个选项。
见下图:
由于这篇文档有4页,估计缩成4页后文字还能看得清,所以我们选“4版”。
一页纸显的版数越多,字就会越小,可以根据实际效果来调整打印的版数。
最后单击“确定”即可将这4页集中到一页打印出来。
17利用文本框把多页Word文档打印到一张纸上
用调整打印机设置的方法来把多页Word文档打印到一页纸上,虽然方便、简单、快速,但也有明显的缺点:
这4页文档在一页纸中的边距、位置等布局调整很难进行。
有没有办法让这4页既集中到一页又可以调整其页面布局?
答案是用文本框来解决。
下面我们还是以4页的文档为例来讲解:
单击:
“文件”—“新建”—“空白文档”。
首先要确定纸张的大小和方向,系统默认的是“A4”纸,方向纵向。
如果要改变,可单击:
“文件”—“页面设置”,进行相应的更改。
单击:
“插入”—“文本框”—“横排”,然后在刚才新建的文档中画出一个文本框,大小大约为这页纸的四分之一。
见下图:
然后将鼠标放到该文本框的边缘,单击鼠标右键—“复制”,在空白处点鼠标右键—“粘贴”,得到第2个文本框。
见下图:
将鼠标放到该文本框边缘,使鼠标由工字型变为十字箭头型,然后按住鼠标左键不放,将该文本框移到右边合适的位置。
见下图:
采取同样的办法,做成1页有4个文本框的效果。
见下图:
回到原来的文档,单击:
“编辑”—“全选”,然后点鼠标右键---“复制”。
再转到有4个文本框的文档,单击第一个文本框,点右键—“粘贴”:
效果如下图:
将鼠标移到第一个文本框的边缘,点右键—“创建文本框链接”:
然后将鼠标移到右边的文本框,单击鼠标左键。
效果如下图:
采用相同的方法,使第2个文本框链接到第3个文本框,第3个文本框链接到第4个文本框。
见下图:
这样,整篇文档就集中到一页纸上了,现在需要做的就是调整字号和行距了。
18Word文档双面打印技巧两则
我们平时用电脑的时候可能都少不了打印材料,Word是我们平常用的最多的Office软件之一。
有时我们要用Word打印许多页的文档,出于格式要求或为了节省纸张,会进行双面打印。
我们一般常用的操作方法是:
选择“打印”对话框底部的“打印”下拉列表框中的“打印奇数页”或“打印偶数页”,来实现双面打印。
我们设定为先打印奇数页。
等奇数页打印结束后,将
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