行政制度公文管理规定.docx
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行政制度公文管理规定
公司公文管理规定
第一章总则
第一条、为规范公文格式,提高公文运行效率,保障公司经营秩序,制定本规定。
第二条、本规定适用于昊宇投资大连公司管理框架下的所有公司。
第二章收文
第三条、收文办理程序包括签收、登记、分发、批办、承办、传递、催办、查办、立卷、归档、销毁。
第四条、公司各种来文,均由行政部档案员统一登记、编号,经总经理签署拟办意见后,送交相关领导、部门批阅。
第五条、行政部根据阅批范围,负责文件的送阅及催办,公司领导及各相关部门对文件应及时阅看并签收。
(详见附件一《发文审批表》)
第六条、来文处理必须做到及时、准确、安全,必须严格执行保密原则和有关保密规定,确保公司商业秘密的安全。
第七条、各有关部门对公司领导已批示的公文要及时处理,并在1-3个工作日内,将处理意见及结果以《签报稿纸》(附件5)的形式,返回至行政部档案员备案。
第八条、传阅文件,阅后签名并注明阅文日期,不得以圈阅、盖章代替签名。
第九条、经有关人员带回的发给公司的公文及有关会议文件,原件应统一交行政部登记、收存。
第一十条、政府致公司领导的信件,由收件人开封并视信件情况决定处理意见后,原件一律交由行政部保存。
第三章发文
第一十一条、发文程序包括拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、分发、立卷、归档、销毁。
第一十二条、公司发文由总经理签发后,行政部统一下发,并做好发文登记。
(详见附件一《发文审批表》)
第一十三条、公司常用的公文种类:
(一)决定:
适用于对重要事项或重大行动做出安排。
(二)通告:
适用于在一定范围内公布应遵守或周知的事项。
(三)通知:
适用于批转下级单位的公文,转发不相隶属单位的公文;发布规章;传达要求下级单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项;员工的职务任免和聘用;召开各种会议。
(四)通报:
适用于表彰先进,批评错误,传达重要精神或情况。
(五)报告:
适用于想上级机构汇报工作,反应情况,提出意见或建议,答复上级机构的询问,不得夹带请示事项。
(六)请示:
适用于向上级机构请求指示、批准,要求一文一事。
(七)批复:
适用于答复下级单位请示事项。
(八)函:
适用于无隶属关系单位间商洽业务、询问和答复问题。
(九)会议纪要:
适用于记载和传达会议情况的议定事项。
第一十四条、公文格式、字体规则及要求:
(一)公文一般由发文机关、发文字号、秘密等级、紧急程度、标题、主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄报抄送单位、签发人等部分组成。
(二)发文字号为四号,仿宋GB2312,左齐。
文号包括单位代字、年份、序号。
签发人为四号,仿宋GB2312,签发人姓名为四号,楷体。
发文文号统一由行政公关部编排。
(三)公文秘密等级分为:
绝密、机密、秘密。
其中“绝密”、“机密”等级需标明份数序号。
(四)紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”、“一般”。
(五)公文标题为小二号,黑体,居中。
应当简明扼要地概括文件的主要内容,准确标明公文种类。
标题中除法规、规章名称及引用文章加书名号外,一般不用标点符号。
(六)正文为小三号,仿宋GB2312,默认行间距为单倍行距。
视正文内容多少,通过调整间距和字间距,尽量避免“此页无正文”和段落最后一个字另起一行,以保证页面充实、完整、美观。
(七)正文中的结构层次序数第一层为“一”,第二层为“
(一)”,第三层为“1、”,第四层为“
(1)”。
(八)成文时间、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语与、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,其余应道使用阿拉伯数字。
(九)附件:
正文之后,成文时间之前,注明顺序和名称。
(一十)成文时间:
四号,仿宋GB2312,右空4字,以领导签发日期为准。
(一十一)印章:
公司对外发文一律加盖公章(需“骑年压月”)。
(一十二)主题词:
小三黑体,词目:
小三号宋体。
(一十三)抄报、抄送:
三号,仿宋GB2312。
(一十四)公文用纸统一采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm)左侧装订。
(一十五)严肃行文制度,注重效用,不得滥发,做到少而精。
第十五条、发文单位、发文字号具体使用规则:
(一)公司对外发文,一律使用《附件二》形式,由业务部门自行拟稿,行政部核稿并统一编号后,总经理签发。
内容涉及项目业务分类的发文单位按照隶属公司进行发文,加盖发文单位的相应印章。
(二)内部发文
(1)公司内部发文,由行政部统一执行、编号,总经理签发。
使用《附件二》;内容不涉及到业务分类的,以昊宇投资大连公司为发文单位进行发文;
(2)部门间业务往来,一律使用附件6《工作联系单》;
(3)公司内部向上级领导请示,使用附件5《签报稿纸》;
第四章附则
第十六条、本办法由综合管理部起草。
第十七条、行政部2020年3月做第一次修订。
第十八条、本办法由行政部负责解释。
第十九条、本办法自发布之日起实施。
附件:
附件1:
发文审批表
附件2:
发文范例(以昊宇投资大连公司发文为例)
附件3:
各公司、各部门发文字号明细
附件4:
各项目所隶属公司明细
附件5:
《签报稿纸》
附件6:
《工作联系单》
附件1:
发文审批表(2020)
发文字号:
发文日期:
紧急程度:
特急()急()一般()
密级:
绝密()机密()秘密()公开()
标题
附件
拟稿人签字:
拟稿部门经理签字:
拟稿部门主管高管签字:
主送部门及相关人员:
抄送部门及相关人员:
抄报部门及相关人员:
行政部经理签字:
档案室存档:
签发人意见及签发日期:
经办人:
校对:
印数:
份
编号:
附:
签收记录
序号
签收部门
签收人及日期
1
2
3
4
附件2(例)
适用文种:
命令、决定、公告、通告、通报、意见、通知
[如涉密和紧急程度,按以下格式标注:
秘密等级、保管期限、★、紧急程度:
3号黑体右上角第1行,两字之间空1字]
机密★×年
特急
[发文机关标识字号:
不大于14×21㎜(42号)]
XXXX公司文件
[发文字号:
4号仿宋,发文机关标识下空2行处][“签发人”:
4号仿宋,签发人姓名:
4号楷体]
某某综〔202×〕××号签发人:
×××
[标题:
小2号黑体居中]
关于××××××××的通知
××××××××:
[正文:
小3号仿宋GB2312]
××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。
附件:
1、
2、
二○○×年××月××日[右空4字]
[主题词:
小3号黑体,词目:
小3号宋体]
主题词:
××××××××通知
抄报:
×××、×××、×××、×××[抄送及单位:
3号仿宋],
抄送:
×××、×××、×××、×××、×××、×××。
附件3各公司、各部门发文字号明细
序号
单位名称及发文字号
部门名称
发文字号
1
2
3
4
5
6
7
附件4各项目所隶属公司明细(2014)
序号
项目名称
公司名称
1
2
3
4
5
6
7
附件5:
签报稿纸(原请示审批单)
编号:
标题
上报时间
申请部门
拟单人
紧急程度
□正常□紧急□特急
密级
□秘密□机密□绝密□公开
一、签报内容:
拟对**项目进行**工作,费用总计:
**元
二、背景介绍:
1.项目基本情况:
2.工作思路:
1)分工:
2)原则:
3)方式:
三、关于时间及成果:
1.时间:
2.成果:
四、关于费用:
1.公司过往类似项目费用描述:
2.该单位与我司过往合作项目费用描述:
3.目前市场类似项目费用描述:
3.本项目费用描述:
五、其它需说明的事项:
妥否,请批示。
附件:
1、***表格或文件
2、其他
主管领导审批意见及时间:
副总经理审批意见及时间:
总经理审批意见及时间:
董事长审批意见及时间:
附件6:
工作联系单(部门间)
发文字号:
FROM:
发文部门发文时间经办人部门负责人签字
TO:
收文部门收文时间收件人部门负责人签字
事由:
(主题)
正文:
附件:
1、
2、
抄送:
×××、×××、×××、×××(平行部门)
抄报:
×××、×××、×××、×××(公司高管、总经理)
- 配套讲稿:
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