行政办公室文员工作内容和基本技能.docx
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行政办公室文员工作内容和基本技能.docx
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行政办公室文员工作内容和基本技能
行政文员的工作内
容和基本技能
工作内容:
(1)负责办公室日常电话、访客、信
访的接待工作。
(2) 负责收发处理各种函电、邮件和
文件等。
(3) 完成会务安排、接洽工作,必要
时做好会议记录和纪要,以及拟写通用文
案和一般工作报告。
(4) 文书档案收集、整理、归档和管
理工作。
(5)管理和合理使用好电脑、打印机、
传真机、复印机等办公设备。
(6)完成领导突发交代的任务。
基本技能:
(一)能独立操作计算机,熟练操作
Word、Excel、PowerPoint 等办公自动化软
件及 Internet 邮件收和处理技巧。
熟练
运用各类办公自动化设备。
(二)把握好具体工作进度及衔接工作。
(三)沟通与理解能力强。
(四)思考能力。
行政工作繁琐,要经
常思考如何能使工作做到事半功倍的效果。
求新成立的公司的行政文员工作内容
行政文员
1.协助主管对人员的招聘。
(按招聘流程)
2.新进人员的入厂和离职人员的出厂手续之
办理。
3.协助主管对新进人员的教育训练之准备与
后序工作之进行。
4.全厂人员档案的建立与管制。
(电脑化)
5.对试用人员之试工与考核调查。
6.负责全厂人事异动工作。
(转正/升职/调
动/降职等手续之办理)
7.全厂奖惩手续之办理。
8.对各类资料进行签收,整理并分类归档。
(厂内程序文件/内部联络/外部联络/会议资
料/各类培训资料/考勤资料/奖惩资料/人事
异动资料等分类整理)
9.每日/月对全厂职员工的考勤工作。
(每
日/月之考勤日报表/每月人力流动统计表/请
假、放假手续办理/平时查卡、监卡/加班申
请手续等)
10.月底对相关报表的整理并交于财务。
11.月底新工卡及饭卡的发放,月初对全厂
职员工上月的工卡查核并及时交于财务室。
12.对全厂钥匙之管理。
13.配合舍监对宿舍名单的修改和月底水电
之统计。
14.职员工劳动合同/暂住证及各类保险之
办理。
15.完成主管临时交付的任务
行政文员的主要工作是:
1、协助公司的各项规章制度和维护工作秩
序;
2、负责公司员工的考勤管理;
3、负责公司全体员工的后勤保障工作,包
括发放办公用品、印制名片、办理餐卡、
定水、定票、复印、邮寄等事务;
4、负责接待来宾,接听或转接外部电话
5、负责与工作内容相关的各类文件的归档
管理;
6、负责例会的会议记录等
7.完成上级安排的其他工作任务。
行任公司行政文员工作职责
一、接听前台电话
1、前台任意一台电话机在铃声响起三声之
内接起电话,即使是你正在接听一个电话。
2、做好前台电话的转接工作,有人需要转
接到总经理办公室、财务室时需要与总经
理、财务相关人员沟通好后方可接入。
3、出现电话没有办法转接或是需要听电话
的员工不在办公室时及时留下顾客的电话
与姓名,方便公司员工与他取得联系。
二、 接待好来公司拜访的客户
1、来公司上门维修的顾客先将顾客的维修
机做一个初步检查方可将机器交到维修员
手中并告知此机器的详细故障后维修员再
进行详细检测,在维修员给顾客检测时可
以请顾客做下喝水或是介绍公司的相关新
产品。
2、在接待上门下载客户时做好客户下载登
记,多询问顾客的使用情况及周围朋友有
无在使用同类产品,留下客户的重要信息
资料。
3、来公司洽谈业务的客户先让客户做下喝
杯水再来通知此项目的相关负责人洽谈相
关业务。
4、一次性接待顾客三个以上时可以叫维修
员帮忙接待上门维修客户。
5、认真接待每一位顾客,做好公司的形象
窗口。
三、及时处理与打印公司相关文档资料
1、商场在办理相关事项需要公司出示相关
证明时及时打印。
2、公司有相关新品订价与货品调价时出示
相关货品价格通知。
3、公司有员工调动是及时出示调动通并及
时更改公司的通讯录。
4、每月 9 日、17 日、25 日、1 日将公司
商场部的电子报表与批条按照合理的格式
通过打印机打印出来交给财务。
5、及时整理电脑中的文档资料,合理归档。
四、 考勤的制作
1、文员在每日早晨做好考勤的严格把关。
2、每月月初将上个月的考勤用电子表格制
作出来,在制作过程中注意请假、转正人
员及已满周年人员的详细标注。
五、人事处理
1、新员工在入职时一定要将入职书、个人
担保书及担保人的身份证复印件一起存档
放入档案库中。
2、新员工在入职后要将新员工的员工档案
输入电脑中的电子档案之中。
3、所有员工离职均要办理好公司的离职书
并及时发放离职员工通知告之公司所有部
门同事。
4、员工离职后均有一份离职书保存在公司
档案资料。
六、 后勤处理
1、为公司所有员工名片制定的确定与核实。
2、及时收取公司电子邮箱的电子信件。
3、收理好送上公司的包裹。
4、公司日用品的采购。
5、报销公司相关开支费用及公司的邮寄费
用。
6、及时处理好客户的投诉问题。
七、与维修部的紧密合作,及时收取维修
费用并将维修费用上交到公司财务。
八、业务部客户资料的入档
1、每天早上到公司提醒业务员及时整理昨
天的工作日记,在业务员整理完毕之后输
入到电脑电子档案之中,分企业与客户电
子档案两份资料进行输入。
2、业务员没有及时填写的要向他的上级反
应要求及时补加功课。
九、协助仓库整理一些新货的入仓盖章。
十、熟悉公司每一个品牌、每一个型号的
下载工作。
人事文员的工作职责
协助主任做好日常管理工作。
树立为领导
服务、其它部门服务的思想。
办公室文员(会议、文书、印信、档案、
接待、宣传栏、文件报纸收发)工作职责:
1. 接听、转接电话;接待来访人员。
2. 负责办公室的文秘、信息、机要和保密
工作,做好办公室档案收集、整理工作。
3. 负责总经理办公室的清洁卫生。
4. 做好会议纪要。
5. 负责公司公文、信件、邮件、报刊杂志
的分送。
6. 负责传真件的收发工作。
7. 负责办公室仓库的保管工作,做好物品
出入库的登记。
8. 做好公司宣传专栏的组稿。
9. 按照公司印信管理规定,保管使用公章,
并对其负责。
10. 做好公司食堂费用支出、流水帐登记,
并对餐费做统计及餐费的收纳、保管。
11. 每月环保报表的邮寄及社保的打表。
12. 接受其他临时性工作。
13. 管理好员工人事档案材料, 建立、完善
员工人事档案的管理,严格借档手续。
14. 社会保险的投保、申领。
15. 统计每月考勤并交财务做帐,留底。
16. 管理办公各种财产,合理使用并提高财
产的使用效率,提倡节俭。
1、人事管理工作:
招聘、辞退手续,人员
培训等。
2、人事事务处理,员工档案编档与管理有
序化。
3、办公室工作:
文档打印、收发传真,日
常考勤。
行政人事文员岗位职责
行政人事部文员在行政人事部经理领导下
工作,对行政人事部经理负责。
履行以下
职责:
一、负责公司文字印刷、文件收发、资料
整理、印章的使用和保管。
二、负责办理员工的进厂、请假、调动、
辞工离厂手续;员工档案资料建立。
三、全面负责员工考勤工作。
四、负责员工的就医和简单医疗应急处理。
五、办公、劳保、文化娱乐等用品的采购
申请、质量验收、发放、登记、管理。
六、外来客人的接待和服务。
七、外来电话、传真的接听(受)、记录、
传达(送)。
八、复印机、传真机的管理和使用。
九、公司内部其它事务性工作。
十、领导交办的其它工作
总经理助理的工作职责:
1、起草公司工作计划总结,并作好公司重
要会议记录;
2、起草、存档整理总经理签发文件;
3、公司管理制度、规章制度,网页设计方
案书、合同书,公司总体运行配合;
4、接听电话、妥当应答,并做好电话记录;
5、掌握总经理的日程安排做好预约工作,
安排商务旅行;
6、完成总经理或综合管理部经理交办的其
他工作;
7、根据公司发展的要求制定人力资源战略;
8、设计并完善公司人力资源结构;
9、完成公司人力资源的日常招聘工作;
10、完善公司绩效考核制度。
行政文员的主要工作职责有:
1、新进员工入厂手续办理及个人档案的
建立。
2、劳动合同、暂住证、工伤保险资料的
登录、整理。
3、核对并输入加班单,并统计汇总,每
月分发至各单位核对。
4、联络单及各类文件的打印。
5、考勤卡的更换。
6、空白表单的管理。
7、复印机复印登记、复印纸领用及机器
加油,日常保养等。
8、传真登记、传真及传真机日常保养。
9、承办上级临时交付的事项。
办公室文员岗位职责
文员岗位职责(综合部)
1、负责综合部日常事务性工作;负责中心
各种文稿的打印、发送,负责中心文件材
料的领取;
2、认真贯彻执行党和国家各项法规、政策
及中心各项规章制度;
3、负责办理各类文件的收发、登记、阅签、
清退、整理、归档、保密工作;
4、负责办公室的日常治理工作,负责受理
投诉和来访接待、收发传真、考勤登记、
接听电话等工作;
5、负责中心会议的筹备、会议通知的拟写、
下发工作,负责会议记录和文字材料的整
理。
6、负责收集和撰写有关信息,及时向领导
提供信息参考和建设意见。
提请领导应尽
快办理的有关工作;
7、负责人事、劳资、仓库治理等工作。
8、完成领导交办的其它工作。
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