物资验收保管保养.docx
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物资验收保管保养.docx
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物资验收保管保养
物资验收保管保养
第一章 物资验收
按照国家标准GB/T6583—1994《质量管理和质量保证·术语》和国际标准ISO8402—1986中对货物检验定义为:
对产品或服务的一种或多种特性进行测量、检查、试验、度量,并将这些特性与规定的要求进行全面比较以确定其符合性的活动。
所谓货物检验是指货物的供货方、购货方或者第三方在一定条件下,借助某种手段和方法,按照合同、标准或国际、国家有关法律法规、惯例,对货物的质量、规格、数量以及包装等方面进行检查,并作出合格与否或通过验收与否的判定。
对于维护供应商、经销商、用户三者的经济利益,保证和提高商品质量,打击假冒伪劣商品都具有很好的作用。
对购进的原材料、部件或产品做品质确认和查核,即在供应商送原材料或部件时,通过抽样等方式对品质进行检验。
品质检验不仅影响到企业最终产品的品质,而且还可以反映出管理层面的严谨性、效率与水准。
货物质量是指货物满足规定功能用途需要和要求能力与效果的特征和特性的总和。
货物的质量特性,是货物各种属性的综合表现,是评价货物质量的本质特性。
可以概括为货物的适用性、可靠性、经济性和商品寿命。
简单地说,物资验收就是确定物资在入库时的数量和质量状态,划清物资入库前流转的各个环节之间的责任,防止数量不足或质量不合规定,为入库保管做好准备工作。
物资验收的目的:
由于物资采购渠道既有生产厂又有中间商,供应商的信誉度参差不齐,不同的运输方式对货物的质量状态有不同程度的影响以及货物自身的理化性和时效性等因素,都可能对货物的数量和质量带来负面影响。
为确保入库物资数量准确、质量完好,维护企业的合法权益,保证安全生产,严格验收制度、把好入库验收关有着十分重要的意义。
物资验收的基本要求是准确性、及时性、严肃性。
准确性是指参与验收人员严格按合同条款以及相关标准、制度进行验收,合理使用验收工具,保证验收结果准确无误。
及时性是指参与验收人员对到货物资按规定的时限验收,及时办理相关验收手续,详细填写验收记录和到货记录。
严肃性是指参与验收人员严格按规定的物资验收程序完成验收任务,做到实事求是,按章办事,不徇私舞弊。
第一节验收组织
为加强物资入库验收管理,提高物资验收工作的透明度,各级仓库成立专门的物资验收组织——验收组。
验收组配备专职验收员,全程参与物资验收,未验收物资、验收不合格物资不得入库。
物资验收工作由验收员负责,仓库保管员配合进行,实行物资验收与保管保养的岗位职责分离。
一、验收员的基本素质
验收员要做到:
掌握物资验收标准、规定;熟练掌握物资验收程序、方法;懂物资名称、规格型号,懂物资基本性能、用途,懂物资流转程序,懂仓储管理基本业务和相关技术操作规程;会识货,会识别产品包装标志,会换算,会使用衡器量具,会使用计算机,会使用消防器材等。
二、验收主体
l、一般物资的验收主体是采购部门的验收员和仓库保管员。
2、技术性能较强的物资、进口物资,验收主体可由技术部门、质量监督部门、使用单位和采购部门选派相关人员组成,会同验收,必要时可委托有资格的专业质量鉴定部门进行验收。
3、直接送货到生产单位的物资必须由采购部门的验收员和仓库保管员参与验收。
三、验收主体的职责划分
1、验收员负责对产品资证的核查,对到货物资数量和质量的检验,对验收中存在的问题进行处理,及时、详实填写物资验收记录(详见附表1),并建册、存档。
2、仓库保管员负责产品资证的核对、整理、归档备查;参与对入库物资数量的清点和外观质量的检验;及时、详实填写物资到货记录(详见附表2),并建册、存档。
两级验收的物资,产品资证应由第一验收部门的仓库保管员建册、存档。
3、会同验收的物资验收完毕后要出具物资验收备忘录,参与验收人员要在验收备忘录中签
字认可,对验收结果负责;委托验收的受委托单位对其出具的检验报
告负责。
第二节物资接运
物资接运涉及供应商、承运方、保险公司和采购部门等当事人的权利和义务,是物资入库前的重要环节。
物资接运主要责任人是提运人员。
一、接运方式及要求
物资接运的主要方式包括车站、机场、港口码头接运,到供方、承运方提货,供应商、承运方送货等,与提运人员责任关系密切的为铁路专用线接货、到供方提货和到承运方提货。
物资接运时要对交接物资进行初检。
不同的接运方式,检查的内容和要求不尽相同,概括起来,初检的主要内容和要求如下:
(一)铁路专用线接货
1、核查铁路运单;
2、检查车皮封闭情况是否良好,检查车卡、车窗、铅封、苫盖等有无异常;
3、卸车时检查货物包装状况,清点货物数量(件数);
4、检查需要返回的苫盖物、捆绑器、集装箱等物品,要清点数量(件数),查看质量,集中存放,及时送回。
(二)到供方提货
1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要求和注意事项;
2、供方点交货物时,提运人员要查检货物的包装状况,清点数量(件数);
3、核对发货清单,无误后与供方办理相关手续。
(三)到承运方提货
1、提运人员在提货前要了解和掌握所提货物的特性、单件重量、总重量、外形尺寸以及装卸、搬运、运输的有关要求和注意事项;
2、提运人员应根据提运单在物资交接现场详细核对所提货物的品名、规格型号、数量(件数)等;
3、认真查检货物的包装、封印和标志等。
二、接运过程中的问题处理
在物资接运过程中出现问题要当面分清责任,及时处理完毕,具体处理办法如下:
l、铁路专用线接货、卸货过程中检查发现问题时,应会同铁路值班人员当场复查确认,并填写有关记录作为最终做出处理决定的依据。
2、到供方提货检查过程中,若发现外观质量存在问题应要求供方予以调换;若发现数量短少应要求供方在提运人员离开前补齐货物或按实提数量重新填写发货清单。
3、到承运方提货过程中发现数量短少、外观质量异常、货单不符等问题,要当场与承运人查验确认,并办理好能分清责任的有效证件;必要时,进口物资还要进行现场拍照。
三、交接
接运货物到库后,提运人要及时与验收人员办理交接手续。
第三节物资验收程序
物资验收的基本程序包括:
验收准备、检验证件、实物检验、问题处理、填写物资验收记录、物资到货记录等。
一、验收准备
验收准备是物资入库验收的第一道程序,由验收组牵头,具体准备工作主要包括:
收集、查看物资验收凭证及相关验收资料;准备装卸、转运、验收工器具,做好人员配备工作;落实货位、场地,确定堆垛、摆放方式等。
二、检验证件
检验证件是实物检验前必须严格执行的程序,它包括核查验收依据、核查产品资证、核对验收依据和产品资证与到货实物是否相符三个方面工作。
1、核查验收依据:
验收人员在物资管理信息系统中核查主管业务部门开具的送货通知单或配送单以及物资购销合同等内容,非急用物资无单不予验收。
2、核查产品资证:
验收人员按相关标准、制度规定,根据需要详细核查供货单位的生产许可证、强制性产品认证、煤矿安全标志证、产品合格证(产品质量保证书、出厂检验报告)、装箱单、码单、说明书、保修卡、图纸等,无证产品不予验收。
3、核对验收依据和产品资证与到货实物是否相符的主要内容包括核查产品名称、规格型号、品牌、等级、数量、包装要求等是否与验收依据、产品资证的内容一致。
设备检验时还需仔细核查技术协议规定的备品配件和工具的数量以及主机配套设备的规格型号、品牌、等级等是否与到货实物相符。
三、实物检验
实物检验主要包括外观质量检验、内在质量检验或核对、质量判定、数量检验等。
(一)检验方式
实物检验方式主要包括全检和抽检,另外根据相关规定部分物资需进行强检,设备检验方式也可根据具体情况具体对待,各种检验方式的具体要求如下:
1、全检是根据标准、制度规定对到货实物进行100%的验收。
到库物资应尽可能实行全检;进口物资必须全检。
2、抽检是根据标准、制度规定对到货实物按一定比例进行抽样检验,初次抽检不合格的可按标准增大抽检比例,直至全检。
3、强检是规定强制检验的物资到货后,在限定的时间内由业务主管部门通知专门的质量检验部门取样、进行内在质量检验、鉴定,鉴定合格后方可验收入库。
4、设备验收方式根据实际需要可分为到厂检验、到库检验和现场检验三种,具体要求按以下规定执行。
(1)到厂检验是根据需要组织相关技术部门、质量监督部门、使用单位和采购部门到生产厂进行实地检验。
主要内容包括:
根据技术协议的规定,对即将交货设备的性能指标进行全面测试,对设备部件的外观质量进行全面检查,以确保交货的设备质量可靠。
(2)到库检验由验收员和仓库保管员负责,主要对到货设备及部件的数量(件数)进行清点,对包装状况、裸装部件的外观质量进行检验,对供方相关证件进行核查。
到库检验时,包装物无异常的情况下,原则上不开箱检验。
(3)现场检验是指设备送达使用单位现场后的检验工作,分两种方式进行。
一种是已到厂检验的设备,应按到库检验的方式和内容进行检验;另一种是未到厂检验的设备,应按到厂检验的方式和内容进行检验。
另外,现场检验还需拆除包装物对照装箱单对设备部件进行逐个清点和外观质量检验,并根据需要进行安装调试。
检验完毕前,设备使用单位应对到货设备进行妥善保管;检验合格后,验收人员应及时与设备使用单位办理交接手续。
5、进口物资检验采用会同验收的方式,国外厂商应参与或委托采购部门参与验收全过程。
(二)外观质量检验
外观质量检验主要是通过感觉器官或借助于一定的检验工具对包装(物)和实物的外观进行检验,具体要求如下:
1、包装检验主要检验包装方式或包装物是否符合相关标准的规定,包装是否牢固,包装物有无明显变形、损坏、受潮、霉变等异常现象,并检查包装标志是否清晰、标志内容是否完整等。
2、实物的外观质量检验根据产品的外观质量要求,对照相关验收标准进行验收。
(三)内在质量检验或核查
l、内在质量检验主要包括对产品理化性能和技术指标的检验。
根据相关标准、制度规定,对需要进行强检的物资、与煤炭安全生产关系密切的物资及在外观质量检验过程中对质量存在疑问的物资应进行内在质量检验。
内在质量检验可委托给专门的质量鉴定检测部门;验收人员对能通过现有的检验工具检测内在质量的物资进行检验。
2、内在质量核查主要包括对产品理化性能和技术指标的核查。
根据相关标准、制度规定,对出厂检验报告、内在质量检验结果中的产品理化性能和技术指标进行核对,并对产品的合格与否进行判定。
(四)质量判定规则
质量检验的合格判定规则是在到货物资的质量检验后,对物资合格与否作出合理判定的规则,被检物资存在超出标准规定的缺陷数量(比例)时即判定为不合格。
(五)数量检验
不同物资的计量方式不尽相同,数量检验方式也不相同,归纳如下:
1、计重物资的数量检验:
(1)计重物资一律按净重计量;计重物资的计量方法包括过磅和理论换算两种。
(2)以理论换算交货的,按标准规定的理论换算参数进行计算;不能以理论换算计重的和不能抽检的物资一律全部过磅计重,过磅计重要逐磅填写磅码单。
(3)定尺和按件标明重量的物资,可以抽检5~20%。
(4)对按净重计量的有包装、捆扎的物资,应抽取全批总件数的10%过皮重,求出平均皮重进而计算出净重。
对于拆除包装后难以恢复包装的物资,也可以只以毛重验斤求净重。
2、计件物资的数量检验:
(1)计件物资原则上全部清点件数。
(2)固定包装的小件物资,如包装完整,可抽检5~15%进行数量清点,若无差缺或其他问题时,可不再拆验内装件数。
3、以长度、面积、体积计量的物资应通过检尺或者检尺换算进行验收;对尺寸统一且定量包装的物资可以采用抽检方式进行验收。
4、数量验收的允许误差:
(1)以个数为计量单位的物资不允许有误差;贵金属的计量不允许有误差;
(2)以重量为计量单位的物资,若过磅计量允许误差±3‰,若以理论换算计量允许误差±l‰:
(3)以长度为计量单位的允许误差±1‰:
(4)以m。
为计量单位的允许误差±1%。
(5)国家标准或行业标准有专门规定的允许误差,应按国家标准或行业标准的规定执行。
四、问题处理及责任划分
到货物资在验收过程中出现数量、质量问题,验收员应当面分清责任,及时提出处理意见:
若验收人员对存在的问题不能及时处理,应及时与主管业务部门或供方联系共同提出处理意见。
1、厂方送货上门的物资出现数量、质量问题,由厂方负责。
2、承运方在运输过程中出现的短少、损坏等,由承运方负责。
3、自提或内部配送过程中出现的短少、损坏等,由提运人员或配送人员负责。
4、铁路运输到货的物资,若存在数量、质量等问题,应索取铁路记录,其中属于原发货单位装车时造成的,索取普通记录,属于铁路运输途中造成的,索取商务记录。
依据记录,分别追究原发货单位和铁路运输部门的责任。
5、在装卸、搬运过程中造成的货物损伤、损坏等,由装卸、搬运人员负责。
6、到货物资存在必要证件不齐、交货凭证不全以及数量和质量问题未处理的,一律作为待验收物资处理。
五、物资验收记录
物资验收记录是验收员对物资验收情况的详细记录,为物资到货验收、问题处理等提供原始
资料,是分清供、需、运各当事方责任,加强供应商管理的重要依据,其格式、内容见附表1。
物资验收记录填写的具体要求如下:
1、物资验收记录应在验收过程中或验收后及时填写。
2、物资验收记录要用碳素或蓝黑钢笔填写,字迹整洁、清晰,不得涂改、挖补或有空缺,如有笔误,用划线更正法修改。
3、除“送(提)货人”、“保管员(签字)”栏由当事人签字外,其它内容一律由验收员根据验收情况规范填写。
4、“证件”栏要详细填写相关证件及证件编号。
5、“质量”栏要详细、真实地填写验收过程发现的包装状况、实物外观、内在质量等问题,如缺陷和缺陷数量、指标值、指标值与标准值的差异等,有质量检验报告的应在“内在质量”栏中简明填写报告内容。
6、“质量判定”栏填写到货物资合格与否的判定结果。
7、“问题处理结果”栏中要详细填写存在数量、质量问题处理的最终结果,参与处理的非验收人员要在此栏中签字认可。
8、“实收数”栏应在问题处理完毕后填写,无问题应在验收后及时填写。
六、物资到货记录
物资到货记录是仓库保管员在物资验收过程中对物资验收情况的简要记录,其格式、内容见附表2。
物资到货记录填写的具体要求如下:
1、物资到货记录不得隔天填写。
2、物资到货记录要用碳素或蓝黑钢笔填写,字迹整洁、清晰,不得涂改、挖补或有空行、隔页,如有笔误,用划线更正法修改。
3、除“交货人”、“验收人”栏由当事人签字外,其它内容一律由仓库保管员根据验收情况规范填写。
4、物资到货后,根据需要及时填写除“实收”、“入库单号”、“验收人”、“备注”以外的栏目;验收后,完成物资到货记录的填写。
5、急用物资在没有配送单或送货通知单送达的情况下,填写除“应收数量”、“配送单号”、“送货单号”和“入库单号”以外的其他栏,并在“备注”栏注明“急用料”。
6、供方提供的证件、验收过程中发现的问题及处理结果等可在“备注”栏中简明填写。
七、物资验收时限
物资验收要在规定的时限内完毕,具体要求如下:
1、一般物资必须在48小时内验收完毕;
2、内部配送物资当日验收完毕;
3、大宗材料及大型设备的验收时间不得超过七天;
4、进口物资验收时间为物资到货后一个月内,最迟不得超过合同规定的索赔期。
附表1:
物资验收记录
编号木木:
******
到货日期
车船(运单)号
验收日期
提(送)货人
提货点
供应商名称
物资名称
规格型号
计量单位
应收数量
检验数量
实收数量
证
件
验收依据
产品资证
质
量
包装状况
实物外观
内在质量
质量判定
问 题、
处 理
结 果
验收人员(签字):
保管员(签字):
月
日
供应商名称
物资编号
物品名称
规格型号
(图号)
单位
数量
入库凭证
验收人
交货人
备 注
应收
实收
配货
单号
送货
单号
入库
单号
附表2 物资到货记录
注:
“备注”栏中主要填写验收过程中存在的问题、处理意见以及存档的证件等。
第二章物资保管保养
保管保养是指在物资入库后,采用各种科学的方法,以保持物资数量和质量状态的稳定性。
保管保养的目的是通过采用科学的保管保养方法,以保持库存物资的性能不发生变化,数量不发生短少,使库存物资的价值及使用价值不变。
保管保养的基本要求是科学、适时和细致。
科学是指根据库存物资自身不同的理化性质,选择合理的存储条件,对不同的物资采取不同的保管保养方法。
适时是指根据季节、气候等变化需要,及时、适当地采用不同的保管保养方法。
细致是指保管员要严格按规定方法和要求对库存物资进行保管保养,不得因工作失误造成经济损失。
第一节仓库布局规划
一、仓库宏观布局规划
为适应企业生产经营不断发展的需要,在保证企业所建仓库各种设备能得到有效利用的前提下,根据企业进货周期和进货批量、储存物资的性质、物资运输条件、运输距离、水电供应、地理环境、气候条件以及人性化管理的需要等,科学地进行仓库选址和仓库宏观布局规划。
仓库布局的基本原则是:
l、适应储运作业流程,有利于储运作业的顺利进行。
尽可能保证单一的物流方向、最短的运输距离、最少的装卸环节、最大限度利用空间。
2、有利于提高仓库经济效益。
要因地制宜,充分考虑地形、地质条件,满足物资运输和存放要求充分考虑设备配套使用,提高设备的利用率;充分利用仓库的垂直空间利用率。
3、有利于保证安全文明作业。
仓库建设应适应于“建筑设计防火规范”,并设有防火、防盗等安全保护设施;要符合卫生和环保要求;要有利于文明生产,保证职工的身体健康。
二、仓库微观布局规划
(一)储存区域规划
l、分区分类储存
分区分类储存是根据物资理化性质、保管保养要求、消防方法和设备条件等,将仓库划分为不同的保管区域,进行分类储存、保管保养的方法。
即在一定的区域内储存性质相似的物资,以便于集中保管保养。
分区分类储存的基本原则是“三个一致”,即:
物资的自然属性、性能一致;物资的保管保养措施一致;物资的消防方法一致。
分区分类储存的具体形式有:
(1)一般物资、设备应入库,存入通用封闭库房。
(2)凡是经雨淋、日晒而受影响及损坏的,但对空气温湿度的作用不受显著影响的物资可存放于货棚内。
(3)凡是对雨淋、日晒和温湿度变化不发生或少发生影响的物资可以在料场露天存放。
露天存放的物资应根据其不同性质采取上盖下垫及其他安全措施。
2、专仓专储
专仓专储是对某些性质特殊、不宜与其它物资共储的物资,在仓库中划出专门的区域,进行专门储存、保管保养的方法。
如贵重物资、危险品等,不仅要专仓专储,而且还要指定专人保管保养。
3、严禁有下列情况之一的物资安排在一起储存:
(1)性能不同,互有影响、相互抵触、相互发生化学反应的物资;
(2)对温度、湿度条件要求不同且差异较大的物资;
(3)灭火方法不同的物资。
4、仓库库区设立平面(立体)示意图
对仓库进行分区分类、设置专仓专储后,要设置仓库库区平面或立体示意图,标明库房、料棚、料场、消防设施及消防通道等设施的位置。
(二)物资摆放、堆码
1、物资摆放、堆码的基本要求
物资验收入库后应及时上架摆放、堆码。
物资摆放、堆码要按物资目录顺序依次排列,实行“四号定位”、“五五摆放”,实现“三条线一头齐”(即货架摆放一条线,物资堆码一条线,料签悬挂一条线,钢材堆放一头齐),做到摆放有序、堆码合理,确保库存物资规格不串、材质不混、数量准确。
2、堆码的技术要求
(1)库房内堆码应在墙基线和柱基线以外,垛底适当垫高;货棚内堆码一般应垫20cm~40cm,并要求在货棚周围设置良好的排水系统;露天堆码场地要求做到“五无”(即无尘土、无杂草杂物、无虫害、无蜘蛛网、无积水污垢),且地势高于四周场地,货垛须垫高40cm。
(2)堆码的物资要求包装完好、清洁、标识清楚,必要时还要进行集装单元化处理。
(3)堆码要根据物资的性能、规格、尺寸合理堆垛,力求成整数,便于清点、收发作业;力求排列整齐、规范、不偏不斜、不歪不倒、牢固坚实。
(三)待验收区管理
各仓库应建立待验收区,对无单到货、超计划送货、存在问题不能及时处理等物资,一律存放在待验收区管理。
待验收物资不验收完毕一律不得发放出库。
仓库保管员对待验收物资要进行详细记录,并注明待验收原因。
(四)库房图牌板
1、库房内必须挂有资金动态图表和各项仓储管理制度。
图表做到字迹清晰、数据准确、一目了然。
2、库房应设有物资储位图,各库房和物资堆放区域要有明显标识。
每一物资应建立卡片,标明名称、规格型号、库存数量和存储位置等。
第二节物资保管保养常识
物资在储存过程中,由于物资本身自然属性及外界因素的影响,会发生各种物理化
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