会议管理制度.docx
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会议管理制度.docx
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会议管理制度
会议管理制度
一、目的:
为明确鲜一方集团主要会议类型和内容、规范会议程序、提高会议的质量和效率,确保会议精神和各项决议能得到有效的贯彻和执行,特制定本制度。
二、会议类型和名称:
1、公司年会(总结表彰大会);
2、公司半年总结会;
3、公司季度经营分析会;
4、公司月度总结会(董事长沟通会);
5、公司周例会;
6、部门工作例会;
7、晨会;
8、其他临时行会议。
会议名称
时间/频次
主持人
会议目的
参会
人员
主要内容
公司年会
每年年末至阴历春节前
(具体时间由集团行政人事管理中心通知)
董事长总裁
总结年度工作、表彰优秀团队和个人、集团战略分享、新年度奋斗目标确定、公司全员零距离交流、快乐聚餐。
集团公司全体员工
1、集团各中心、部室、下属公司及各部门按集团下发的时间节点提交年度工作总结和下一年度工作计划;
2、集团公司运营管理中心汇总编制集团年度经营计划书;
3、集团下属公司总经理按照集团行政人事管理中心下发的时间节点向集团公司总裁、董事长提交总经理年度总结报告综管部起草总经理总结报告;
4、集团及下属公司按照集团行政人事管理中心的部署,安排评选优秀部门及个人,并按规定时间节点向集团行政人事管理中心汇总,进行年度表彰;
5、集团及下属公司组织文艺汇演等年会联谊活动及聚餐。
公司半年总结会
每年7月中旬
(具体时间由集团行政人事管理中心通知)
董事长
总裁
依据集团及下属公司年度计划执行情况,在总结上半年工作基础上对需要调整的指标加以调整和修正。
集团各中心总经理、
下属公司总经理、副总经理
1、集团各中心半年工作总结;
2、集团下属公司半年工作总结;
3、集团及下属公司经营目标调整、纠偏、改善。
公司季度经营分析会
每季度结束下个月上旬
(具体时间由集团行政人事管理中心通知)
董事长
总裁
在月度经营总结基础上收集相关信息、汇总集团及下属公司各部门任务完成情况、经营中存在问题、分析原因、提出对策。
集团及下属公司中高层
1、对照业绩目标及达成时间节点要求,梳理问题所在;
2、制订应对策略、拿出具体措施。
公司月度总结会
每月结束后下月上旬,如在季度末的月份与季度会合并。
(具体时间由集团行政人事管理中心通知)
董事长
总裁
1、集团及下属公司月度工作总结;
2、集团及下属公司经营业绩及完成时间节点存在的问题及时纠偏;
3、重点是财务经营分析和管理工作。
集团及下属公司中高层
1、集团及下属公司各部门提交月度总结;
2、财务提交当月经营分析报告;
3、集团下属公司经营节点检查;
4、纠偏;
5、集团及所属公司各部门横向沟通;
6、集团董事长与公司中高层员工见面沟通。
公司周例会
每周五
14:
30--16:
00
总裁
总经理
1、公司各部门经理提交部门周工作计划和总结;
2、协调部门工作、解决重要问题、落实工作责任、确认任务时限;
3、集团所属公司总经理落实经营计划完成节点。
公司高管、部门经理、其他需要参会的人员
1根据各部门的周计划内容检查工作落实情况;
2、提前确定周例会议题(提案);
3、各部门间横向沟通;
4、决定运营及管理中出现问题的解决方案、落实执行人、检查人等。
部门工作例会
集团及下属公司各部室原则上每周一次部门例会。
具体会议时间由各部门自行安排。
部门总监
部门经理
1、分解部门月度工作计划;
2、检查经营及管理节点;
3、内部工作研讨及总结。
本部门全体员工、
其他需要参会的人员
1、检查本部门工作分解及完成情况;
2、找到任务难点,商讨解决方案;
3、内部培训;
4、集团重要指示传达与学习。
晨会
1每日早班上班前半小时,各部门可自行决定具体时间;
2部门在上班后10分钟内完成。
部门
负责人
上传下达、沟通联络、工作要点、鼓舞士气、锻炼口才
部门和部门全体员工
1、公司指示传达;
2、问候礼仪练习;
3、工作布置;
4、轮流主持;
5、一分钟演讲;
6、以会代训。
其他临时性会议
根据发起人通知
除突发事件需要紧急会商,一般发起应提前1至3天。
根据发起人通知
根据发起人通知,提前了解会议议题,做好会前准备。
根据发起人通知
根据发起人通知的议题专项讨论。
三、对会议的一般要求:
1、开会是有成本的,因此任何会议的发起人、主持人、参会人都应该有成本观念、时间观念,提前准备上会资料,杜绝会议上讲空话、套话和偏离会议议题的话;
2、所有的会议都要做到:
目的明确、议而有决、决而有行、行之有果;
3、重要会议会后必须下发会议纪要,集团行政人事管理中心(各公司行政人事部)跟踪落实决议事项。
四、会议相关人员的职责:
(一)会议召集人
1.确定会议主题和目的;确定会议主持人(除例会或大型会议总裁可安排会议主持人外,一般会议召集人即是会议主持人)、参会人员;
2.对各项议案所需时间做充分评估,会议时间控制在一个小时内为佳,原则上无特殊情况不得超过一个半小时。
如议案过多可考虑删减或分成若干会议。
3.会议时间尽量选择对与会人员工作影响较小时段开始。
4.谨慎确定参加会议人员,非必要人员不予邀请,尽量减少会议对正常工作造成的影响。
(二)会议主持人
1.确定会议通知人、记录人;
2.确定会议议程:
按顺序详细列举会议需要讨论的议案(按议案的重要性、紧急性等排列;如某些议案仅需部分与会人员参与的可放置最后讨论可减少其余与会人员的会议时间);
3.准时召开会议,控制会议节奏与时间,把握会议重点不偏离主题;
4.确保会议不受干扰,主动解决干扰会议行为;
5.平衡发言,确保与会人员充分发表意见;
6.善用群体专长,增加每位与会人员对会议结论的支持;
7.会议召开时间及议程变更的事前协调;
8.会议纪律的监督、违规行为的处理;
9.确保会议结束时所有提出之未完成事项,责任明晰、完成期限明确具体;
10.会议记录的签核;
11.会议决议或对策实施效果跟踪验证。
(三)会议通知人
1.发出会议通知(注:
公司固定召开的例会,除临时变更外,不另行通知);
2.会议通知人原则上须在会议开始前一至三天通过微信、电子邮件、短信等方式通知,并对参会人回馈做出记录,临时性、紧急性会议原则上须在会议开始前1至3个小时通过电话方式向参会人员发起通知;
3.会议开始前准备会议资料并分发到相关与会人员;
4.异常状况发生后5分钟内知会会议主持人;
5.会议因故取消或延迟,须提前30分钟通知相关人员。
(四)会议管理部门(记录人)
1.提前十分钟做好会场准备,落实好会场所需道具,如投影仪、白板、水性笔、视频、音频等是否准备好。
会议结束后及时整理会场;
2.组织签到(如需要),发放并收回《会议签到表》,在会议正式开始前向会议主持人报告会议缺席情况;
3.现场记录会议内容,当场打印出会议决议,明确工作事项及完成标准、责任部门、责任人、完成时间、监督人。
经会议召集人核准后由执行责任人当场签字确认。
4.重要会议,会议召集人可要求会议记录人在会议结束后1个工作日内整理完成会议纪要、报主持人审核签字并发至各相关部门/人;
5.会议结束时公布违规情况,并做好违规乐捐记录;
6.检查、协调和跟进会议决议执行状况并向会议召集人汇报。
(五)参会人员
1.事前准备相关会议资料和发言准备;
2.准时参加会议,临时突发事件导致不能准时参加或缺席,提前30分钟通知会议主持人并经主持人同意后,委任职务代理人参加;
3.紧急会议在会后1个工作日内向下属及时传达会议精神,非紧急会议通过部门例会或其它形式向下属传达会议精神;
4.按会议决议规定,进行工作安排、付诸行动、落实会议决议。
五、会议纪律:
1.与会人员参加会议时应带记录本、笔及会议相关资料,并提前做好发言准备;
2.与会人员应提前5分钟到达会场完成签到,做好会议准备;
3.会议期间将手机关机或调为振动;
4.会议期间禁止吸烟;
5.会议期间禁止接听电话,如遇客户、总经理等紧急来电必须接听时,应先知会主持人同意后离场接听;
6.与会人员遇突发事件急需离场处理时,应知会主持人同意;
7.会议期间,未经主持人许可,不许交头接耳、随意走动或处理与会议无关事宜;
8.需要提问时,首先征得主持人同意方可发言或在主持人的安排下发言。
六、会议控制技巧:
1.会议主持人应该充分调动会场气氛,确保相关会议人员讨论互动良好,利用集体智慧解决问题。
2.会议主持人应该充分把握好会议进程,避免会议时间失控。
如遇会议跑题时及时打断,注意紧扣主题。
3.对无法会上解决及争议较大无法形成决议的事项可暂时搁置,并确定下次讨论时间。
4.对会议准备不充分的与会者提出警告,必要时可剥夺其发言权。
对发言不精炼,思绪不清严重影响会议进度者及时终止其发言;
5.各与会者需对发言内容进行组织,原则上每次发言时间不得超过5分钟。
七、会议乐捐
1.会议迟到者,以每分钟每人1元进行乐捐,以30元为最高限额。
超过30分钟按旷会处理,旷会一次乐捐50元;
2.未经会议主持人同意私自早退会议的,乐捐30元/次;
3.未按期完成会议决议且未提前向主持人申请或申请未得到主持人同意的,总经理每次乐捐200元、高层每次乐捐100元、中层乐捐50元、基层乐捐30元;
4.会议记录人未在会后1个工作日内完成整理会议记录、决议并呈报主持人确认后分发至相关部门的,乐捐10元/次;
5.会议期间手机铃声响、未经主持人同意在会场接听电话的,乐捐10元/次;
6.会议期间在会场吸烟的,每吸一支烟,乐捐10元;
7.参会人员在会后未在规定时间内向下属传达会议精神的,乐捐10元/次;
8.会议主持人不得擅自调整例会时间,否则主持人乐捐10元/次,更不得擅自取消例会,否则主持人乐捐30元/次,客观特殊情况不能召开例会的,须经总经理同意方可调整或取消,经总经理同意取消的不再乐捐;
9.在会议上有骂人、拍桌子、扔物品、中途恶意离场及其它严重扰乱会议秩序行为者,视情节轻重处以500元至2000元乐捐/次;
10.违反其它会议规定(纪律)或未履行相关职责的,乐捐10元/次;
11.总经理根据当月工作负荷投入一定金额的执行力基金,所有乐捐全部统一纳入公司执行力基金,对执行力积分排名前三名的责任人和检查人按照3:
2:
1的比例进行奖励。
八、附则:
1.本制度由行政人事管理中心负责制订、修改、解释;
2.本制度自颁布之日起实施生效。
九、相关表单(模板)
1.会议通知单(重要会议应以书面形式通知与会人)
2.会议记录表
3.决议事项追踪表
会议通知书
主题:
时间:
地点:
主持人:
参加人员:
议题一、
议题二、
要求:
请各相关人员准备针对议项提前做好相关准备,在会上提出有益的建议。
会议记录
时间:
地点:
主持人:
参加人员:
会议主旨:
会议内容:
核准:
审核:
记录:
决议事项追踪表
决议事项追踪表
序号
决议事项及完成标准
责任人
跟踪人
跟踪结果
责任人
签名
完成时间
乐捐记录
主持人确认
日 期
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