存货管理子系统日常业务流程.docx
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存货管理子系统日常业务流程.docx
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存货管理子系统日常业务流程
存货管理子系统日常业务流程
1、库存交易流程
1、【目的】
除采购进货、退货、营业销售、消退、厂内生产的领退料、生产入库、委外加工的领退料、委外进退货之外,其他与库存相关的库存交易进出(如盘盈亏单、其他入库单、其它出库单、报废单等),都可在本作业进行录入。
2、【业务场景】
德基工具设备维修部需要零用一些扳手,作为车间生产备用,于是通过“录入库存交易单”的费用领料单来领取,数量10件。
【操作步骤】
步骤1、从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入库存交易单”作业,进入“录入库存交易单”开始新增单据内容。
作业重点:
①单别:
每个单据都要设定单别,这里开窗选择库存交易单。
②部门编号:
输入交易部门代号。
③工厂:
品号库存量是分厂分库管理
④品号:
开窗选择品号,系统自动带出品名及规格。
⑤输入领料的数量、单位、领出仓库。
若想查看目前该品号的库存数量,可F2键入查询。
⑥如果在“录入品号信息”中启用了“批号管理”功能,则在单身的“批号”字段还可以录入该品号的批号。
⑦工具栏上“资料查询”的选项可以方便查询与该品号相关的库存量、批号库存数量、单价资料等信息。
步骤2、单据保存后,确认无误即可送交审核。
审核后,就会扣除相应的库存数量。
【作业流程】库存交易作业流程如图1-1所示
图1-1库存交易作业流程图
2、
库存调拨流程
1、【目的】
因供应链仓库配货需求,可于本作业录入某品号在两个仓库之间的转移挪动,如由原材料仓库至现场仓,或者由原材料仓调拨至委外供应商的委外仓等状况。
2、【业务场景】
目前北京工厂的成品仓中数码相机-SL系列已经断货,上海工厂的成品仓中尚有书台存货,2月9日从上海成品仓调拨3台至北京成品仓。
【操作步骤】
步骤1:
从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入调拨单”作业,进入“录入调拨单”开始新增单据内容。
作业重点:
①部门编号:
输入调拨的部门编号。
②转出工厂编号:
需输入料件是由哪个工厂所转出。
本业务场景由上海二厂转出。
③单身输入调拨的品号、数量及单位。
④调拨动作可以调拨不同工厂各仓库间的货品,但是“转出库”一定要是单头处所输入的“转出工厂”的仓库。
步骤2、输入完毕后,确认无误即可送交审核。
【作业流程】库存调拨作业流程如图2-1所示
图2-1库存调拨作业流程图
3、
借出/借出归还流程
a)借出归还
1、【目的】
借商品、材料给供应商或者他人使用时,可将借出及后续归还时的信息记录到“借出单”及“借出归还单”中。
2、【业务场景】
客户1001第一公司2015年1月9日向公司借出产品数码相机-SL系列2台,与2015年2月9日归还。
【操作步骤】
步骤1:
借出时,从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入单”作业,进入“录入借出/入单”开始新增单据内容。
作业重点:
①交易单别:
选择借出单。
②交易对象:
可供选择借出品号对象有客户、供应商、人员及其他。
当对象是客户时,可开窗查询及带入客户的信息。
③员工编号、部门编号:
借入借出的员工与部门。
④工厂编号:
需要输入是由哪一个工厂借出。
⑤单身输入借出品号。
⑥转出库:
从此仓库转出货品给客户,转出库为正常使用的仓库。
转入库:
为虚设的仓库,将借出品转放至此仓库。
数量:
输入借出的数量。
⑦预计归还日:
可以注明客户“预计归还的日期”。
步骤2、单据保存后,确认无误即可送交审核。
步骤3、借出归还时,从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入归还单”作业,进入“录入借出/入归还单”开始新增单据内容。
作业重点:
①交易对象:
可供选择借入品号对象有客户、供应商、人员及其他。
②可利用工具栏的“复制前置单据”按钮协助输入,系统将会将当初借出的信息自动带出,包含“来源单别”“单号”。
选择后,借出单中的信息被带到当前作业中。
查看带出的资料:
品号、转出、转入仓库等。
③当“借出/入归还单”保存审核后,可以到“录入借出/入单”作业中查看,该借出信息会显示“归还量”,当借出数量已全数归还,“结束”会显示为:
“Y:
已结束”。
b)借出转销货
1、【目的】
借出后的正常程序应为借出归还,借出归还单若有输入来源借出单号,则归还数量的信息会回写至借出单的“归还量”。
但当交易对象为“客户”时,基础可能未归还,而是转为销货,因此借出转销货的数量回写“转进销量”。
2、【业务场景】
客户1002第一公司2015年1月9日向公司借出产品数码相机-SL系列3台,与2015年2月9日转销货。
【操作步骤】
步骤1:
借出转销货,从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入单”作业,进入“录入借出/入单”找到单据130-201501100001查看借出单详情。
步骤2:
从系统主界面执行“销售管理子系统”|“录入销货单”作业,进入“录入销货单”开始新增转销货的信息。
步骤3:
保存后的信息检查无误后既可以审核。
步骤4:
从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入单”作业,进入“录入借出/入单”查询到单据130-201501100001查看借出单详情。
【作业流程】
借出流程如图3-1所示
图3-1借出作业流程
借出归还流程如图3-2所示
图3-2借出归还作业流程
借出转销货流程如图3-3所示
图3-3借出转销货作业流程
4、
借入/借入归还流程
a)借入归还
1、【目的】
因测试、生产、或个人使用的需求发生商品的借入,可讲借入及后续归还时的信息记录到“借入单”及“借入归还单”里。
2、【业务场景】
德基工具2015年1月11日向供应商1001公司借防尘相机套-黑丝10PCS,借入到原材料仓村用;与2015年2月10归还给供应商。
【操作步骤】
步骤1:
借入时,从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入单”作业,进入“录入借出/入单”开始新增单据内容。
作业重点:
①交易单别:
选择借入单。
②交易对象:
可供选择借入品号对象有客户、供应商、人员及其他。
当对象是客户时,可开窗查询及带入客户的信息。
③员工编号、部门编号:
输入责任归属的员工与部门。
④工厂编号:
需输入转入库的工厂。
⑤单身输入借入品号、数量、单位。
⑥转出库:
通常会设定一个虚拟仓库,将借入品由此仓库借出,因为该货品只是向供应商借用,所有权仍为供应商所有。
转入库:
借入的料件转入此仓库。
⑦预计归还日:
可以注明“预计要归还的日期”。
步骤2、单据保存后,确认无误即可送交审核。
步骤3、从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入归还单”作业,进入“录入借出/入归还单”开始新增单据内容。
作业重点:
①交易对象:
可供选择借入品号对象有客户、供应商、人员及其他。
②单击“复制前置单据”按钮协助输入,系统会将当初借入的信息自动带出。
③选择后,借入单中的信息被带到当前作业中。
查看带出的资料:
品号、转出、转入仓库等。
④当借入归还单保存审核后,可以到“录入进出/入单”作业中查看,该借入信息会显示“归还量”,若借入数量全数归还,“结束”会显示为“Y:
已结束”。
b)借入转进货
1、【目的】
因测试、生产、或个人使用的需求发生商品的借入,借入的商品已确定不归还,改为采购时,必须录入“进货单”来冲销借入的商品。
2、【业务场景】
德基工具2015年2月20日向供应商1002公司借入20台液晶显示器使用,感觉好用决定进货15台,其他的5台归还。
【操作步骤】
步骤1:
从系统主界面执行“存货管理子系统”|“录入借出/入单”作业,进入“录入借出/入单”开始新增单据内容。
作业重点:
①单击“复制前置单据”按钮协助录入。
②复制来源选择“借入单”,在单击前置单别单号,选择是哪一笔借入单要转为进货。
系统会将当初借入的系想你自动带出,包括“前置单别”、“单号”。
③选择后,借入单中的信息被带到当前作业中。
检查转进的品号、数量、仓库以及借入单号等信息。
步骤2、进货单确认无误后保存审核。
作业重点:
当“进货单”保存审核后,“转进销量”字段会更新为已进货数量。
如果借入数量已全数进货,“结束”会显示为“Y:
已结束”。
【作业流程】借入流程如图4-1所示
图4-1借入作业流程
借入归还流程,如图4-2所示
图4-2借入归还作业流程
借入转进货流程,如图4-3所示
图4-3借入转进货作业流程
5、
库存盘点流程
1、【目的】
企业每天都进行大量的出入库业务,期间发生的丢失、破损、报废等损耗,可能导致库存数量与账面数量不符。
为了能够确切掌握某时期内的库存数量以及损耗等信息,据此分析库存盈亏、改善管理,这就需要定期进行库存盘点,查明原因后调整账面数,使帐物相符。
2、【盘点流程】
【业务场景】
德基工具2015年3月20日要盘点德基外仓库的存货。
【操作步骤】
步骤1:
自动生成抽盘料件,在实际盘点前,产品要盘点的库存信息。
作业重点:
①选择底稿排序:
为了方便实际盘点,可以设定盘点底稿的排序方式,让盘点者可以根据实际存储地点或者状况,选择以“品号”或“仓库”打印盘点底稿。
②盘点底稿编号、日期:
盘点底稿编号为此次盘点的盘点底稿编号,底稿编号由公司自行编订。
③盘点工厂、盘点仓库:
盘点筛选条件,表示此次要进行盘点的工厂及仓库。
④如果不是全面盘点,可以选择某一类别的品号。
⑤直接处理:
单击后即可以生成盘点底稿。
步骤2、在“录入盘点料件”中查看生成的盘点底稿的内容。
作业重点:
①盘点数量:
在“录入盘点料件”中查看生成的盘点底稿的内容。
“盘点数量”为品号在系统中的当前数量。
步骤3、打印仓库盘点卡或品号盘点清单,以作为盘点人员实际盘点的依据。
a)打印盘点卡
b)打印盘点清单
步骤4、实地盘点
步骤5、重新赋予盘点数量,计算盘点日当天的账面库存量,重新赋予录入盘点料件单身的盘点数量字段。
该程序可重复运行。
步骤6、实盘数量输入,将盘点到的实际数量,记录到此作业,以作为盘盈亏及更新库存数量的依据。
a)方式一:
补入实盘数量
作业重点:
①单击“补入实盘数量”|“查询”,找出要输入实际盘点数量的“盘点底稿编号、品号、仓库”信息。
②再单击“修改”,将实际盘点到的数量录入到“盘点数量”的字段。
通过“补入实盘数量”输入现场实际盘点数量,优点是可以多人分工同时进行输入动作。
b)方式二:
录入盘点料件
③另外还有一种方式是直接到“录入盘点料件”查询出该份盘点底稿,点击“修改”,在“盘点数量”字段输入现场实际盘点的数量,之后保存。
这种方式的优点是当输入实际盘点数量的人员只有一个人时,这种方式的输入速度比较快,缺点是一份底稿一次仅能一人输入,不能多人分工同时输入。
步骤7、盘点汇总。
录入盘点料件,将盘点数量补入系统后,可于此作业执行“汇总”动作,来确认盘点数据已正确,汇总后的数据才可以进行“盘盈亏比较”。
作业重点:
①当所有盘点信息输入完毕后(不论是用“补入实盘数量”还是“录入盘点料件”输入),接下来都需要到“录入盘点料件”作业,查询出该编号的盘点底稿,单身会显示该底稿的所有盘点资料,也会在单身“盘点数量”看到“实际盘点数”。
②确认资料无误后,就单击工具栏上的“盘点结算”按钮,单头会显示一个“核”字,单身会显示“账面数量”,即系统记录的库存数量。
步骤8、打印盘点盈亏明细表,查看“盘盈亏状况”。
执行产生报表画面。
步骤9、自动生成盘点调整单,盘点后,账面数据与实盘数量有差异时,必须产生盘点调整单据(盘盈亏单)来调整库存账面量。
调整单可利用本作业由系统产生,也可手动输入。
作业重点:
①单击“自动生成盘点调整单”,选择“底稿编号”,系统会默认“单据日期”为“盘点日期”。
勾选“已更改者重复更新”,则可重新生成调整单,并把之前的调整单替换掉。
②选择“调整单别”为盘盈亏单。
系统会将盘盈或盘亏的数量,产生至此单别的单据中。
③选好后,单击“直接处理”按钮即可。
当此“盘盈亏单”审核后,该品号的库存数量就会被调整。
至此,整个盘点作业完成。
6、
存货月结流程
1、【目的】
当本月的库存交易单据已经输入完成且已经全部审核,确定库存交易数量及金额的,结算当月的存货价值,以方便会计部门结算资产价值。
单据包括:
销售管理子系统的销货单、销退单;采购管理子系统的进货单、退货单;工单委外子系统的生产入库单、领退料单、委外进货单、委外退货单;库存系统的交易单据等。
2、【业务场景】
2015年10月份结束,青岛德基工具财务人员进行10月份存货成本计算及月结处理。
3、【操作步骤】
步骤1、修改“设置进销存参数”中的账务冻结日期,以防止他们再修改当月交易的信息。
步骤2、确认月结当月是否还有未审核的单据。
步骤3、执行“月底成本计价”作业,计算物流的成本。
步骤4、执行“自动调整库存”作业,调整因小数点引起的金额尾差。
作业重点:
①调整期末数量为0,但有结存金额的品号:
采用“月加权平均成本制”时,由于取位等原因,有时会导致库存数量为零,成本不为零,勾选此项之后,可将尾差的金额调整掉。
②按当月成本金额,调整各库成本:
月加权单位成本要求每个仓库的单位成本都是一样的,所以勾选此选项,可以将当月的单位成本乘以每个仓库的库存数量,算出各库存货成本,并产生分库差异调整单。
步骤5、执行“月底存货结转”作业。
执行该操作后产生月结当月的“品号每月统计信息”,也称为“月档”。
结算该月期末库存成本及数量,产生更新到下一个月档的“月初成本”与“月初数量”字段,并将“设置共用参数”中的“库存现行年月”自动加“1”。
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