油脂加工企业企业采购验收管理及付款流程.docx
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油脂加工企业企业采购验收管理及付款流程.docx
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油脂加工企业企业采购验收管理及付款流程
乐山纯一公司
存货管理及付款流程
一、月度采购计划的拟定
1、供销部拟定下月的《月度销售计划》,报总经理批准后,传生产部;由生产部根据生产情况,拟定下月公司的《月度原料采购计划》,传供销部
2、供销部根据《月度原料采购计划》,拟定《月度资金使用计划》,传财务部
3、供销部根据《月度原料采购计划》以及公司的供应商、原料库存情况,确定各供应商预计供应量。
4、供销部应有计划的开发新供应商。
二、日常采购
㈠、原料毛油
1、供销部应随时关注原料库存量,以确定每天的采购量;供销部每天应对相关供应商进行询价,尤其是重点采购区域(如成都区域)。
2、进行采购时,与相关供应商联系价格、数量、供货完成时间等,由供销部内勤填写《采购申请单》,经主管审核、分管领导批准后,确定采购方式,在必要时应与供应商签订合同(合同分为口头合同、书面合同两种)。
3、供销部在确定供应商时,应将送货到厂的供应商列为优先级别(订货、付款、价格应适当倾斜)。
4、对于自提的,供销部内勤开出《原料运输派车单》一式两联(一份留供应商,一份留公司),指定外包货车到指定地点提货;供销部主管负责拟定并由供销部内勤实施《外包车辆的管理规定》,并对外包车辆负责调度安排。
5、外包货车司机应负责对毛油原料质量进行初检,检测方法和质量标准按公司规定执行,当初检合格后,装货并过磅,外包货车司机应对在毛油供应商的过磅重量负责。
6、《原料毛油初检方法和初检质量标准》由品管部负责拟定,经分管领导批准后实施,品管部负责对外包货车司机进行检测培训与考核。
7、对于送货到厂的,供销部直接联系供应商送货到公司。
8、供销部负责对毛油供应商的资质审核,由供销部内勤负责建立并更新毛油供应商的档案。
㈡、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料采购
1、生产部主管应随时关注白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料的库存情况。
2、当白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等生产辅料的库存偏低时,由生产部主管拟定《采购申请单》,申请单上应注明到货时间,但生产部应适当考虑采购部的实际工作情况;申请单经分管领导批准后,传供销部采购。
㈢、生产配件采购
1、生产配件原则上一周只能采购一次,紧急采购例外。
2、生产部机修科在每周一,应根据上周配件消耗情况,以及配件库存情况,拟定本周的配件需求计划,由生产部主管拟定《配件采购申请单》,经分管领导批准后,传供销部实施采购。
3、紧急采购在4-7月暂不要求采购次数,紧急采购是指生产设备出现故障时,经机修科检修发现后,需要更换部件或整机更换,而备件库没有,需要紧急购买,以保证生产所需时,称为紧急采购;所有的紧急采购应得到分管副总经理的批准。
4、紧急采购的申购也由生产部主管提出,分管领导批准,传供销部采购。
㈣、办公用品(含劳保用品)购买
1、办公用品申购原则上只能一周购买一次,在一周内不能超过1次紧急采购。
2、办公用品由使用部门向办公室提出要求,由办公室统一提出《采购申请单》,经分管领导批准后,然后传供销部购买。
㈤、化验用品购买
1、化验用品原则上一周只能购买一次,在一周内不能超过1次紧急采购。
2、化验用品的申购由品管部提出《采购申请单》,经分管领导批准后,然后传供销部购买。
三、验收
㈠、原料毛油验收
1、原料到厂后,由办公室内勤兼任司磅员对货车进行过磅,打印《过磅单》,录入《原料过磅台帐》,并通知品管部抽样。
2、品管部根据公司规定对原料进行抽样(只能由品管部指定人员进行抽样,不能由司机代为抽样,无抽样人员时,不得卸货),及时对原料进行化验,填写《化验单》;如果是送货到厂的,根据《乐山纯一原料标准》对原料合格与否做为判定;如果是自提到厂的,应在《化验单》上填写外包司机的化验结果;《化验单》一式叁份,一份存档、一份传供销部、一份传生产部。
3、抽样时,由化验员将抽样设施调整清理完毕,并由化验员根据化验结果、毛油罐的库存量等因素,由现场化验员本人(其它人无权)决定将毛油抽到哪个毛油罐中。
在整个卸油过程中,化验员不得以任何理由离开卸油现场,同时应检查储油罐的罐体,是否出现表面漏油现象,如发现异常现象,应在第一时间通知生产部主管和总经理。
4、对于桶装油,过完磅后,由化验员在取得生产部主管同意后,由化验员决定卸油桶的地方;,必须对每桶桶装油都进行抽样,确保每桶毛油都符合公司质量要求,抽样时生产部人员应配合化验员的工作要求,如因化验员抽样不到位,在以后的使用过程中,发现不合格桶装油,由当班化验员承担相应责任;抽样时发现的不合格油桶,应由品管部挂不合格标识,并联系供销部降价处理或退货。
5、地磅由生产部负责维护,当出现故障时,生产部应组织进行修理,必要时应联系外部的维修单位进行修理;地磅应由品管部每6个月联系相关单位进行校准。
6、对于自提原料的,如果原料磅重出现差异,且差异的结果超过公司规定的磅差范围200kg/车以上的,由供销部内勤通知供销部主管,并由主管分析原因,提出《异常情况处理措施》,报分管领导批准。
7、对于自提原料的,如果品管部的化验结果与外包司机的化验结果之间的差异,超过公司规定范围的(水杂1%以上),由化验员在《化验单》上标注,由供销部提出《异常情况处理措施》,报分管领导批准。
8、对于原料送货到厂的,化验结果按《乐山纯一原料标准》执行,如果酸价判定为不合格的,由供销部根据《化验单》,按照公司规定的酸价扣款规定,拟定《异常情况处理措施》,由主管审核后实施。
9、生产部内勤兼库管根据《化验单》,填写《原料入库单》,一式两份,一份存档、一份传供销部。
㈡、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱验收
1、白土、煤碳、片碱的堆放地、堆码方式由生产部主管决定,白土的堆码必须采用“二五堆码法”。
2、煤碳的采样由化验员实施,采样时应注意采用合理的采样方法;面煤的验收标准为5000大卡以上,在4800-5000大卡之间时,按比例扣款使用,低于4800大卡时,退货;块煤的验收标准为6000大卡,在5800-6000大卡之间时,按比例扣款使用,低于5800大卡时,退货;总经理另有规定的除外。
3、甲醇的采样由化验员实施,采样方法由品管部与生产部共同决定。
4、煤碳、白土、甲醇、硫酸、片碱到公司后,由办公室内勤兼司磅员负责过磅,然后由办公室内勤通知品管部化验室采样、生产部库管安排卸货。
5、白土到公司后,由生产部主管联系外面的搬运工,到公司卸白土。
6、品管部将煤碳、白土、甲醇化验完毕后,填写相应的《化验单》,一式叁份,一份存档、一份传供销部、一份传生产部。
7、生产部主管根据煤碳、白土、甲醇、硫酸、片碱化验结果,填写相应的《入库单》,一式两份,一份存档、一份传供销部。
㈢、生产配件验收
1、生产配件的验收由生产部主管(分混合油车间、生物柴油车间)验收。
2、验收合格后,由生产部保管填写相应的《入库单》,一式两份,一份存档、一份传供销部。
3、配件的《入库单》上应由验收人签名。
㈣、办公用品(含劳保用品)验收
1、办公用品的验收由办公室内勤验收。
2、验收合格后,由办公室内勤填写办公用品的《入库单》,一式两份,一份存档、一份传供销部。
㈤、化验用品验收
1、化验用品的验收由品管部实施,主要验收内容为:
生产日期、保质期、品名、规格等。
2、如果验收不合格的,退回给供销部,由供销部退货并重新购买。
3、如果验收合格,由品管部出具化验用品《入库单》,一式两份、一份留档、一份送供销部。
四、库存管理
㈠、大宗原料及生产辅料(含毛油、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等)的管理
1、每天上午,生产部主管应根据前一天的生产数据,拟出前一天的相应的《出库单》(含毛油、白土、甲醇、硫酸、片碱等),出库单一式两份,一份交生产部内勤存档,一份由传财务部,煤碳的出库由生产部主管与财务部主管商量出库方式。
2、生产部内勤根据每天的出库情况,填写《原料库存台帐》(包含毛油、白土、煤碳、甲醇、硫酸、片碱等)。
3、因我公司的毛油、甲醇、硫酸采用的是罐装,另外煤碳不易盘点,在盘点时容易出现误差,故当生产过程中,出现单个原料罐用空或煤碳即将用完时,生产部内勤兼库管应及时调整库存数据,修正以前的判断误差,同时将该修正数据传递给财务部。
另对于混合油、生物柴油、甘油、回收甲醇、植物沥青等需要罐装的物品,生产部内勤兼库管也应采用同样的方式处理。
4、每月底,生产部主管及内勤应配合财务部对原料进行实盘,确保《原料库存台帐》帐实相符。
㈡、办公用品(含劳保用品)的管理
1、办公室人员将验收后的办公用品、劳保用品入库后,通知相关部门到办公室领取
2、领取时,办公室人员应填写相应的《出库单》、,领用部门签字后,办公室予以一次性发放;《出库单》应一式两份,一份存档,一份传财务部
㈢、化验用品的管理
1、化验室人员将化验用品办理入库后,应填入《化验用品台帐》。
2、化验室领用一瓶试剂时,应填写化验用品的《出库单》,一式两份,一份存档,一份传财务部。
3、化验室所用玻璃器皿、仪器设备办理入库后,应一次性填写化验仪器的《出库单》,一式两份,一份存档,一份传财务部。
4、每月底,化验人员应配合财务部将化验用品进行盘点,确保《化验用品台帐》帐实相符。
㈣、备品备件的管理
1、生产部内勤兼库管在备品备件入库后,应填写《备品备件库存台帐》(生物柴油车间与混合油车间应分开)。
2、当生产部人员前来领用备品备件时,应由生产部内勤兼库管填写备品备件的《出库单》,领用人签字后,库管方能发出备品备件;备品备件《出库单》应标明使用车间,一式两份,一份存档,一份传财务部。
3、库管发出备品备件后,应即时将相关品种的备品备件的出库数量填入《备品备件库存台帐》。
4、每月底时,生产部内勤兼库管应配合财务部对备品备件库进行盘点,以确保《备品备件库存台帐》帐实相符。
㈤、成品油库存管理
1、混合油、生物柴油、甘油、植物沥青、轻组分等入库管理
1、每天上午,生产部内勤兼库管应收集前一天各车间、各岗位的各种生产报表,并整理分类。
2、生产部主管根据所收集的生产数据,填写混合油、甘油、生物柴油、植物沥青、轻组分等的相应《入库单》,一式两份,一份交生产部内勤存档、一份传财务部。
3、生产部内勤应根据相关成品、副产品入库数据,填写混合油、甘油、生物柴油、植物沥青、轻组分等《库存台帐》。
4、每月底,生产部主管及生产部内勤兼库管应配合财务部对相关成品、副产品进行盘点,确保相关《库存台帐》帐实相符。
2、混合油、生物柴油、甘油、植物沥青、轻组分等销售出库管理
1、当销售客户、物流公司到公司装货的车辆到达公司后,供销部主管应通知生产部库管发货。
2、生产部库管接到通知后,首先通知外包的装油工到公司装油,同时通知办公室内勤过磅。
3、当装好油过完磅后,根据过磅数量,由生产部内勤开具《销售出库单》,一式四份,一份存档、一份给提货司机、一份传供销部、一份传财务部。
4、生产部内勤应根据销售出库数据,填写《成品油库存台帐》、《甘油库存台帐》、《甲酯库存台帐》。
3、
五、原料运费支付
1、运费的确认:
依据采购合同(或《采购申请单》,确定货物运费是否由公司承担;如合同(或《采购申请单》)中规定以到厂价结算,则我方不付运费;如合同(或《采购申请单》)规定以自提价结算,则运费由我方支付。
2、供销部内勤应将运费发生情况及时逐一登记,已结算的运费应勾销,以避免出现重结运费的情况。
每月1日,将上月发生的《应付未付运费清单》报总经理、财务部及其它相关人员。
3、供销部内勤准备支付运费时,首先与运输司机核对《运费清单》(应包括每笔货物的供应商名称、运输地点、运输时间、净重、运输单价等),确认无误后,拟定《运费支付申请单》,并附上该货车的已经核对无误的《运费清单》,报供销部主管签字后,传财务部审核,总经理批准后,由财务部支付。
4、运费结算时间:
当月发生的运费,次月25日后结算。
六、销售管理
1、混合油销售
1、《混合油销售合同》由供销部主管指定供销部内勤拟定,经主管审核后,报总经理批准后实施。
2、《混合油销售合同》的档案管理由供销部内勤负责,保存期为三年。
3、混合油的销售必须是合法销售,只有经过资质审核符合合法用油条件后方能销售,供销部主管负责对混合油客户的资质审核,由供销部内勤应建立并更新混合油销售客户的档案。
4、供销部内勤应根据销售情况建立《混合油销售台帐》,该销售台帐应保存三年。
5、供销部内勤应根据销售情况,建立《销售应收帐款台帐》,在每周一报给公司总经理、财务部及其它相关人员。
6、供销部主管应负责销售应收帐款的催收,应在每周通过《销售应收帐款台帐》,向公司总经理、财务部及其它相关人员汇报应收帐款的回收情况。
2、废白土销售
1、废白土销售采用现款销售方式。
2、当废白土购货商的提货车辆到达公司后,由供销部主管通知生产部内勤发货。
3、生产部内勤接到通知后,一方面联系办公室内勤过磅,另一方面联系机修科开铲车装货。
4、装货过磅完毕后,销售内勤根据过磅数量,带客户带财务部交纳货款。
3、生产部不同车间内部调拔
1、我公司存在两个车间:
混和油车间、生物柴油车间,两个车间因生产上的联系,存在一些产品的调拔。
2、当生物柴油车间需要从混合油车间调拔物品时,由生产部内勤兼库管填写《调拔单》,一式两份,一份存档、另一份传财务部。
3、生产部内勤应根据调拔的数量情况,填写相关物品的《库存台帐》,以确保帐实相符。
七、货款支付
㈠、大宗原料(含毛油、白土、煤碳)货款支付
1、供销部内勤应在每周一上午提交《当前应付帐款明细》、《当前应收帐款明细》给总经理、财务部及其它相关人员。
2、供销部付款原则:
付款原则是周一至周五付款,周六、周日不付款;今天到的毛油明天上午支付(公司领导另有安排的,按公司领导意见执行)
3、供销部内勤应每天早晨主动到办公室和生产部拿取前一天的《过榜单》和《入库单》。
4、当供销部准备对原料供应商进行付款时,首先由供销部内勤准备该批原料的《过磅单》、《化验单》、《入库单》、《采购申请单》、《异常情况处理措施》(如果是自提还应准备《对方磅单》、《派车单》)等相关票据,并拟定《付款申请单》,经供销部主管初审后,报财务部会计审核,并经总经理签字后,由财务部予以付款。
5、付款原则是一单合同执行完毕后,付完全部货款,如果中途需要付款的,应只付到公司货物的80%货款,尾款在合同完毕后,付完全款。
㈡、备件、办公用品、化验用品货款支付
1、因备件、办公用品、化验用品(以下统一简称为小宗物品)是供销部人员先在公司借支后,实行的报销模式,故与大宗毛原料支付方式有所差别。
2、小宗物品经供销部购回公司后,经相关部门人员验收后,应出具相应的《入库单》。
3、供销部人员准备相应的《入库单》、《采购申请单》、购物发票等,填写《费用报销单》,经部门主管初审后,财务部会计审核,总经理批准后,予以报销。
4、如果报销时,没有购物发票的,不能报销,但经公司同意后,允许找其它发票,经部门主管审核后,允许按流程报销。
乐山纯一公司采购申请单
时间:
原料品种
供应商
单价
数量
备注
运输方式
库存
实施时间
制单:
主管:
批准:
乐山纯一运费支付申请单
时间:
车号
时间范围
金额合计
备注
制单:
主管:
审核:
批准:
乐山纯一付款申请单
时间:
单位名称:
货物名称
到厂时间
数量
备注
单价
合计金额
付款金额
磅差
制单:
主管:
审核:
批准:
乐山纯一化验单
时间:
名称
供应商
到厂时间
车号
水杂
酸价
品管部
外包司机
判定
感官判定
制单:
审核:
乐山纯一公司异常情况处理措施
时间:
原料名称
供应商
供应时间
数量
承运方式
异常情况描述
生产部意见
供销部意见
总经理意见
备注
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- 油脂 加工 企业 采购 验收 管理 付款 流程