Excel基本操作.docx
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Excel基本操作.docx
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Excel基本操作
培训时间:
2013年3月7日
培训地点:
2号机房
培训教师:
胡春梅
参加人员:
全体教师
Excel2003的窗口组成
Exce启动后,打开一张名为“Book1”的电子表格,其窗口同Word2003窗口的结构基本是一样的,它也有控制按钮、标题栏、菜单栏、工具栏、状态栏、滚动条等,只是它的工作区是一个表格区(称为工作表区),在它的上面还有一个编辑栏,下方有工作表标签。
但它的工作薄窗口(文档窗口)不能脱离Excel程序窗口而存在。
各部分说明及操作同Word2003,下面只介绍与Word不同的构成部分。
1.工具栏
同Word2000工具栏一样,其操作方法也一样。
不同点是:
常用工具栏有自动求和、排序、运算(插入函数)、图表向导等;
格式工具栏有合并居中、数值格式化、增减小数点、显示样式等。
2.编辑栏
位于Excel窗口中工作表上方,工具栏下方。
用于输入、显示或编辑单元格中的数据或公式。
它由名称框、编辑框(公式栏)、编辑工具按钮(输入内容后出现)组成:
①名称区(名称框):
显示活动单元格的地址以及单元格的区域名称。
在非编辑状态下,单击其中的下箭头可显示当前已定义的单元格名字列表(开始时该列表为空)。
单元格名字可用在公式中。
②内容区(编辑框):
显示活动单元格的内容和公式。
如单元格的内容为常量,内容区将显示常量本身;如单元格的内容为公式,内容区将显示公式本身而非公式的计算结果。
在非编辑状态下,在内容区单击可以进入编辑状态,进而编辑单元格中的内容。
③“取消”按钮():
单击该按钮则将对活动单元格的编辑作废,恢复其编辑前的状态。
④“输入”按钮():
单击该按钮则将使活动单元格的编辑生效。
⑤“插入函数”按钮(fx):
单击该按钮可在活动单元格中插入等号。
编辑栏的隐藏同状态栏,“视图”菜单中或“工具”、“选项”、“视图”中设置。
3.工作薄
在Excel的内部,包含一个文档窗口,同样有标题栏,最大化、最小化、关闭按钮。
“文件”、“新建”,可建多个文档窗口,称为“Book1”、“Book2”……等,Excel把这些文档窗口称为工作薄,Excel的工作薄是计算和储存数据的文件。
每一个工作薄(缺省扩展名为“.XLS”)都可以包含多张工作表,但最多可设置255个工作表,工作表的类型可以相同,也可以不同。
默认为3个工作表。
4.工作表区域
就是显示在屏幕上的,由表格组成的一个区域,称为“工作表区域”,它是Excel完成一项工作的基本单位,用于存储和处理数据。
每张工作表由工作表标签标识,即工作表的名字,位于工作薄文档窗口左下部。
默认3个工作表标签,名字即Sheet1、Sheet2、Sheet3(“工具”、“选项”、“常规”选项卡的“新工作薄内的工作表数”设置默认数目最大255),单击可切换工作表。
5.单元格
工作表是Excel窗口的主体,由若干单元格组成,每个单元格由行号(工作表左端按钮)和列号(工作表上端按钮)来确定。
行号为1,2,3,4,…65536,列号为A→Z,AA→AZ,BA→BZ,…,IA→IV,共256列。
大、小写等效。
每个单元格可容纳32000个字符。
单元格用单个地址标识(名称框中显示),地址由列标和行号确定。
例如:
第A列第1行交叉处的单元格地址为A1。
多个单元格用地址范围标识,起止地址间加冒号标识。
例如:
第A1:
E1表示单元格A1、B1、C1、D1、E1。
B2:
C3表示单元格B2、B3、C2、C3。
若要跨工作表标识,地址与工作表间加!
标识,如:
Sheet3!
D5。
若要跨工作簿标识,工作簿加[]标识,如:
[Book2]Sheet3!
D5。
选中单元格,用粗边框标识称为活动单元格。
工作表中数据的键入和编辑都对活动单元格进行。
活动单元格的右下角有一个实心小方块,称为填充柄。
6.拆分框
有水平、垂直拆分框,拖曳、双击可实现(取消)拆分(可同时查看同一工作表不同部分)。
7.状态栏
只显示3个状态:
“就绪”(鼠标空心十字);“输入”(编辑状态);“编辑”(修改状态)。
8.鼠标指针
不同的鼠标形状表示可以进行不同的操作。
5.1.4单元格及行、列的选择
在对单元格进行数据输入、编辑、计算等操作之前,必须选择一个单元格或一个单元格区域。
被选定的单元格其外框为一黑色的粗线框,被选单元格或单元格区域的左上角为活动单元格,可向其输入数据。
1.用鼠标选择单元格
要选一个,直接单击;要选多个,用鼠标拖曳(配合Ctrl或Shift)或单击(或拖动)行、列号。
按空白按钮或Ctrl+A或Ctrl+Shift+Space选整个工作表。
2.用键盘选择单元格
如果选择多个单元格,按住Shift移动光标。
3.利用编辑栏选择单元格
在名称框中输入单元格的名字(地址)或区域名称。
4.利用“定位”命令选择单元格
“编辑”、“定位”,在“引用位置”输入单元格或单元格区域的引用(地址)。
Excel文件的新建、打开、保存和关闭
1.新建
同Word一样,有三种方法:
①当启动Excel时,将自动建立一个新的名为Book1的工作薄,在其内输入、编辑,即可创建一个Excel文档。
②在Excel已启动情况下,单击“常用”工具栏上的“新建”按钮(或Ctrl+N),即创建一个空白工作薄,其默认名字依次为Book1、Book2……。
③执行“文件”菜单中的“新建”命令,出现“新建工作簿”栏,同Word一样,Excel在新建工作薄前也有许多模板可选。
此时建立的工作薄只存在于内存中,如果直接关闭计算机,则新建的工作薄将无法保存下来。
一个工作薄就是一个Excel文件。
新建的文件其扩展名为.XLS。
2.打开
同Word一样,可双击任何Excel文档或在Excel已启动情况下,“文件”、“打开”或常用工具栏的“打开”按纽(或Ctrl+O),也可“文件”底部选打开最近使用过的文件。
3.保存
“文件”、“保存”或“常用”工具栏的“保存”按钮(或Ctrl+S)。
当在新工作簿中输入数据或在已有工作簿中做了修改,在关闭时会弹出“保存”对话框。
默认保存的位置为“我的文档”(MyDocument)文件夹中,默认的保存类型为XLS。
也有自动保存功能(“工具”、“选项”、“保存”)、后台保存及密码保存。
4.关闭
在不退出Excel的情况下,只关闭某一Excel工作簿,“文件”、“关闭”(或按右上角的关闭按钮。
要关闭所有工作薄,一样可按住“Shift”执行“关闭”命令。
5.2.1数据的输入
当Excel处于编辑状态时,可向单元格输入数据。
回车键或“确认”按钮确认输入,Esc键或“取消”按钮可取消输入。
键入的内容同时出现在活动单元格和编辑栏中。
1.进入编辑状态
①双击选中单元格。
②单击“编辑栏”的公式框,在公式框中输入。
③按F2键。
2.手动输入
Excel中的数据类型分为3种:
数值型(包括货币、日期、时间)、字符型、逻辑型。
默认对齐格式:
数值型右对齐,字符型左对齐,逻辑型居中对齐。
(1)文本数据的输入(字符型)
Excel中,除数字0到9以及特殊字符+、-、.、E、e、,、’、$、/、%以外的其他字符的输入项称为文本。
有些数字也可作为字符输入,先输一撇号“’”(必须是西文标点)或用公式输入(以“=”或“+”开始)。
在公式中若含有文本数据,则文本数据用双引号““””括起来(例如:
数字123可’123或=“123”)。
当文本字符超过单元格显示宽度(默认8个字符),若右单元格中无数据,则扩展到右边列继续显示,否则截断显示,文本不受影响。
如果要在一个单元格内输入多行字符,可按“Alt”+“Enter”键换行。
(2)数值数据的输入
Excel中只包含数字0到9以及特殊字符+、-、.、E、e、,、’、$、/、%输入项称为数值。
①正数的输入:
直接输入或加“+”号。
②负数的输入:
先输减号“-”或将数置于“()”内(要输括号括数字,先输西文单撇号,再输括号和数字)。
③科学记数法的输入:
以幂的形式加“E”。
④分数的输入:
整数(带分数)、空格、分数。
⑤百分数的输入:
直接在数值后加“%”号或“单元格格式”中进行设置。
⑥日期时间的输入:
日期和时间也是一种数值型数据,可参加运算。
将日期存储为一系列连续的序列数,把时间存储为小数。
注意日期和时间的格式。
输入日期采用中国格式输入日期,“/”、“-”(显示为“-”)。
若想显示为更多的格式,在“单元格格式”中进行设置。
(快捷操作:
“Ctrl+;”输入当前日期)
输入时间用冒号“:
”分隔小时、分、秒。
常规格式有24小时和12小时制表示。
若按12小时制,在时间数字后,输空格和字母“a”(表示上午,显am),输“p”(表示下午,显pm)。
若在一个单元格中同时输入日期和时间,则必须留空格分隔开。
显示不完整时,显“#”号,调单元格宽度即可。
(快捷操作:
“Ctrl+:
”输入当前时间)。
⑦货币的输入:
美元加“$”,人民币加“¥”。
直接输入数值时,常规格式11位;超过11位自动转换为科学记数法,但只保留15位精度;科学记数法仍不能显示时,“#”号显示,但不影响数值,调单元格宽度即可。
对于分数、科学记数法在编辑栏上显示小数。
(3)逻辑数据的输入
输入“true”和“false”(大小写均可),显示为大写,分别表示“真”和“假”。
3.自动填充输入数据
Excel可根据选定的数据序列,按照选定的或系统内部规定的规律,完成在选定的单元格内对这些特殊数据序列的自动填充。
也就是说,用一个序列填充选定区域内单元格。
利用当前单元格(或区域)右下角的填充柄,通过鼠标拖曳实现数据自动填充输入。
填充分多种方法:
(1)起始单元格内值为纯文本或纯数值(不包括日期时间型),填充相当于复制。
纯数值按下“Ctrl”向右或向下拖产生增1的序列数,向左或向上拖产生减1的序列数。
(2)起始单元格内值为文本和数值的混合体,填充时文本不变,最后一个数值部分递增。
按“Ctrl”拖相当于复制。
(3)起始单元格内值为Excel预设的自动填充列中一员,按预设序列填充。
“工具”、“选项”、“自定义序列”中可添加所需的有一定规律的序列。
(4)起始单元格内值为日期时按“日”递增,为时间时按“小时”递增。
按“Ctrl”拖相当于复制。
(5)选中两个输有数值的单元格再拖动填充柄时,后面的单元格按等差数列递增。
(6)“编辑”、“填充”、“序列”中选“等差数列”或“等比数列”、“步长”、“终止值”。
(7)“编辑”、“填充”、“向下填充”(或“向右填充”等)填充相同的数据。
若填充数据的单元格原来有数据,都将被填充的数据所代替。
若多填充单元格,可将填充柄反向拖删除多余部分。
5.2.2数据的编辑
1.数据的修改
(1)当单元格内容较少时,直接在单元格中修改(进入编辑状态)。
按Alt+Enter在本单元格内换行输入。
(须“工具”、“选项”、“编辑”、“单元格内部直接编辑”)
(2)当单元格内容较多或修改公式时,在编辑栏中修改,Enter确认,Esc放弃。
2.数据的清除、删除
(1)数据的清除
清除针对的是单元格或区域的内容,“编辑”、“清除”、“全部”(或“格式”、“内容”、“批注”)。
按del或剪切按钮相当清除内容。
(2)数据的删除
删除是针对单元格本身,“编辑”、“删除”弹出对话框有四种选择。
当区域为若干行或若干列时,则不出现对话框,将直接删除。
当删除的单元格被其他公式直接应用,公式单元格将出现错误信息“REF!
”。
3.移动和复制数据
(1)移动、复制数据
借助剪贴板用“复制”(Ctrl+C)、“剪切”(Ctrl+X)(有闪耀的虚线,可粘贴多次,按“Esc”取消或在目标区域按“Enter”粘贴后取消)和“粘贴”(Ctrl+V)或选择区域,拖曳边框(按“Ctrl”复制)实现。
(2)选择性粘贴
先复制,后“编辑”|“选择性粘贴”,出现的对话框中选复制部分特性。
4.单元格、行、列的插入
(1)插入行、列
先选行、列,再“插入”(或快捷菜单)、“行”(或“列”),若要插入一个区域或多行多列,先选区域,再插入。
(2)插入单元格
先定位光标,再“插入”、“单元格”(或快捷菜单),出现的对话框有四种选择。
5.3编辑工作表
5.3.1工作表的删除、插入和更名
1.选取工作表及工作表组
(1)选取工作表
单击工作表标签中的工作表名称。
(2)选取工作表组
按Shift或Ctrl键选连续或不连续的多个工作表,形成一个工作组。
在一个工作表中编辑数据和格式时,同组中其他工作表的同一单元格也将编辑同样的数据和格式。
2.插入工作表
要插入几张工作表就选几张工作表。
“插入”、“工作表”(或右击工作表标签,执行“插入”)或shift+F11,增加的工作表名按“Sheet4”、“Sheet5”、“Sheet6”递增。
注:
此操作无法“撤消”,只能用删除工作表的方法将增加的工作表删掉。
3.删除工作表
选定工作表,“编辑”、“删除工作表”(或右击工作表标签打开快捷菜单,执行“删除”)。
注意:
工作表删除后不可“撤消”使之恢复。
4.更名工作表
①双击工作表标签;②选择“格式”、“工作表”、“重命名”;③右击工作表标签打开快捷菜单,执行“重命名”。
5.复制和移动工作表
⑴同一工作簿中工作表的移动或复制
“编辑”、“移动和复制工作表”(或快捷菜单),出现的对话框中选另一表名,选中“建立副本”为复制。
用鼠标拖工作表标签移动,按“Ctrl”键拖为复制。
注:
复制相当于增加了一张同样的工作表,其默认名字是在原工作表名称后加“
(2)”,此操作同样不能“撤消”。
⑵不同工作簿之间的工作表移动和复制
其方法是将两个工作簿重排,同上面一样用鼠标拖动或菜单命令。
移动或复制到的工作簿中工作表数增加一张。
5.3.2工作表窗口的拆分与冻结
1.工作表窗口的拆分
当工作表中的数据太多,计算机屏幕无法完全显示全部工作表数据时,可以将工作表拆分成几个窗格。
①“窗口”、“拆分”(“取消拆分”)将工作表拆分成两个或四个。
选行或列为两个,选单元格为四个。
②拉动或双击拆分条实现(撤消)拆分。
2.工作表窗口的冻结
冻结工作表是为了看清楚行标题和列标题。
“窗口”、“冻结窗口”。
活动单元格左、上方的区域被冻结。
“窗口”、“撤消窗口冻结”取消冻结,双击分隔线不能撤消冻结。
5.3.3工作表的格式化
同Word一样,工作表的格式化包括数据的格式化、单元格的格式化以及整张工作表的格式化。
可利用Excel的“格式”工具栏或“格式”菜单或快捷菜单对数据进行格式化。
1.自动套用格式
“格式”、“自动套用格式”,可以直接设置16种的现成格式。
当没有选定单元格时,它是针对整个表格的,当选定了一定数量的单元格时,则只针对选定的单元格进行设置。
2.人工设置格式
以单元格为单位进行格式化,包括:
数字格式、对齐格式、字体、边框线、图案和保护6个方面。
首先选定单元格区域,然后“格式”(或快捷菜单)、“单元格”对话框中设置。
(1)设置数字格式
格式化单元格并不改变其中的数据和公式,只是改变它们的显示形式。
数字的格式用“格式”工具栏(百分比应先选按钮,后输数据)或“单元格格式”对话框中的“数字”标签中进行设置。
有12类格式,“常规”是默认格式,“日期”设置后,输入其他格式会自动转换。
(2)设置字体
文字的格式化包括字体、字号、样式和颜色等的设置。
格式化的方法仍有两种:
一是利用“格式”工具栏;二是“格式”、“单元格”或快捷菜单中的“设置单元格格式”命令打开“单元格格式”对话框,用“字体”标签设置。
系统默认为“12号、宋体、黑色、常规”。
注:
如果选定的是一个单元格区域,则设置是针对单元格中所有文字,如处于文本输入状态,则设置是针对将要输入的文字或选定的文字。
无中文字号。
(3)设置对齐方式
“格式”工具栏或“单元格格式”对话框中的“对齐”标签中设置。
“文本对齐”分为水平对齐和垂直对齐,水平对齐有:
常规、居中、靠左(缩进)、靠右(缩进)、两端对齐、分散对齐、跨列居中、填充八种;垂直对齐有:
靠上,居中、靠下、两端对齐、分散对齐五种。
可调“缩进”值。
“填充”是指单元格的宽度就当前的数据连续重复直至填满整个单元格。
“跨列居中”单元格并没有合并。
“文本控制”:
“自动换行”(文本超过单元格宽度时换行显示)、“缩小字体填充”(文本超过单元格宽度时缩小字符大小)、“合并单元格”(相邻无数据的单元格合并后显示)。
“方向”:
指文本和数据在单元格中可按一定的角度倾斜,可直接输角度或拖“方向”的文本指针,“直立”用“ALT+ENTER”强行换行,或击“方向”的文本框。
(4)设置边框线
工作表中的网格线是为输入、编辑时方便而预设的,在打印或显示时,需重新设置。
在“单元格格式”对话框的“边框”选项卡中,先通过“样式”选框线的形状、粗细,“颜色”选框线颜色,再“预置”、“边框”选内、外边框线。
“工具”、“选项”、“视图”、“网格线”可隐藏网格线。
(5)设置图案
“图案”标签卡中可对选定的单元格区域设置底纹填充色和前景图案、颜色。
(6)设置列宽和行高
Excel2003工作表单元格默认宽度为8个字符宽,标准行高为14.25,标准列宽为8.38。
注:
不会根据输入数据的长度自动调整列宽,但可根据字体的大小自动改变行高。
调整的方法有两种:
①拖行列标上的分隔线;②利用“格式”菜单中的“行”和“列”命令。
“行高”、“列宽”可设置选定行、列;“最适合的行高”、“最适合的列宽”以选定行或列中实际数据自动调整;可“隐藏”行、列,选中相邻两行或两列,可“取消隐藏”,也可拖行列标上的分隔线(行向上、列向左)隐藏,拖或双击隐藏线(双竖线箭头时)可取消隐藏(若选中相邻两行或两列,拖或双击单竖线箭头也可)。
“标准列宽”可将工作表中所有未调整过的列宽设置成用户指定的宽度值。
无标准行高。
(7)条件格式
指单元格中符合某一限定条件的数据按某种特殊格式进行格式化,以突出对个性数据的显示。
“格式”、“条件格式”;左列表框中选“单元格数值”(或“公式”),中间列表框中选“大于”(或“小于”等),右列表框中输数值;击“格式”按钮可对符合条件的单元格设“字体”、“边框”、“图案”等格式。
可“删除”格式,“添加”格式。
注意:
一次性设置条件格式时最多有3个条件表达式。
3.格式的复制和删除
(1)复制格式
用格式刷或填充柄或“选择性粘贴”。
(2)删除格式
“编辑”、“清除”、“格式”。
培训时间:
2013年3月14日
培训地点:
2号机房
培训教师:
艾力
参加人员:
全体教师
可以利用内容提示向导、设计模板和空演示文稿三种方法创建演示文稿。
方法一:
内容提示向导创建演示文稿
操作步骤:
(1)选择“内容提示向导”选项,出现“内容提示向导”对话框。
(2)单击“下一步”按钮。
(3)单击对话框中需要的演示文档类型按钮,然后在右边的列表框中选择想要使用的演示文档类型。
单击“下一步”按钮。
(4)选择输出类型,单击“下一步”按钮。
在“演示文稿标题”中输入演示文稿的标题,在“页脚”中输入演示文稿的页脚。
单击“下一步”按钮。
(5)单击“完成”按钮,利用“内容提示向导”创建的演示文稿制作完成。
方法二:
设计模板创建演示文稿
操作步骤:
(1)选中“设计模板”单选按钮,单击“确定”按钮。
(2)在设计模板标签中选择所要的设计模板,单击“确定”按钮后,显示“新幻灯片”对话框。
(3)选择演示文稿的一种版式后,单击“确定”按钮,此时可以在幻灯片上进行编辑。
方法三:
创建空演示文稿
操作步骤:
(1)启动PowerPoint2000后,在对话框中选择“空演示文稿”选项。
(2)在“新幻灯片”对话框中选择第一张幻灯片需要使用的版式。
(3)在标题幻灯片上进行相应的编辑。
操作实例二:
大纲工具的使用
操作步骤:
(1)在幻灯片中键入标题,按“Enter”键开始一个新段落,创建一张新的幻灯片。
(2)选择“视图”菜单的工具栏命令,弹出菜单中选择“大纲”。
然后单击“大纲”工具栏中的“降级”按钮,可以建立第一张幻灯片的副标题,输入幻灯片的副标题。
(3)此时按“Enter”键,能够建立第二个副标题。
如果要创建下一张幻灯片,则按下“Ctrl+Enter”键。
操作实例三:
设置文本的字体、字形、字号、颜色以及特殊效果。
操作步骤:
(1)启动PowerPoint2000,打开需要更改文本的演示文稿。
(2)选择需要编辑的文字,单击“格式”菜单,选择“字体”命令。
(3)在“字体”对话框中选择文本的字体、字形、字号。
单击“颜色”下拉列表框,可以选择文本的颜色。
二、演示文稿的高级编辑
[实验目标]
1.学习PowerPoint2000演示文稿中图表的编辑方法。
2.掌握PowerPoint2000演示文稿中图片的编辑方法。
3.熟悉PowerPoint2000演示文稿中链接的使用与编辑方法。
4.掌握PowerPoint2000演示文稿中对象的编辑方法。
操作实例一:
演示文稿中图表的插入与编辑方法。
1、插入图表
操作步骤:
(1)启动PowerPoint2000,打开一个演示文稿,并切换到需要插入图表的幻灯片中。
(2)选择“插入”菜单的“图表”命令,即可启动MicrosoftGraph。
MicrosoRGraph将加载和显示一个图表示例和数据表。
(3)在图表上右击鼠标,在弹出的菜单中选择相应命令,对图表进行编辑。
2、Excel工作表数据的导入
操作步骤:
(1)如果图表的数据表没有打开,则单击图表的“视图”菜单中的“数据工作表”命令。
(2)单击数据表,选择“编辑”菜单中的“导入文件”命令。
(3)选择所需数据的Excel文件,双击此文件名,在出现的“输入数据选项”对话框中选择工作表。
如果只导入工作表中选定的数据范围,则单击“选定区域”单选按钮。
(4)单击“确定”按钮,数据将从Excel工作表中导入到图表数据表。
操作实例二:
从文件中插入图片
操作步骤:
(1)启动PowerPoint2000,打开一个演示文稿,切换到要插入图片的幻灯片。
(2)单击“插入”菜单中的“图片”命令,从级联菜单中选择“来自文件”命令,将出现“插入图片”对话村框。
(3)选择所需的图片,单击“插入”按钮右边的向下箭头。
从出现的菜单中选择插入图片的方式。
“插入”命令表示插入的是图片文件的副本,对原图片的修改不影响幻灯片内容。
“链接文件”命令表示图片以链接的方式插入幻灯片。
(4)使用“图片工具栏”对插入的图片进行修饰。
操作实例三:
文稿中链接的创建与编辑
操作步骤:
(1)启动PowerPoint2000,选择需要插入动作按钮的幻灯片。
(2)单击“幻灯片放映”菜单中的“动作按钮”命令,从出现的级联菜单中单击需要的动作按钮。
(3)动作按钮添加完毕,将出现“动作设置”对话框。
在
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