纪检监察机关公文写作材料文档格式.doc
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这些特定格式,是公文规范化的重要标志。
公文写作采用规范的格式,旨在维护公文的严肃性,保证公文的准确、完整、统一,从而行之有序、行之有效。
《条例》和《办法》中没有明确规定的文种,属非法定公文,它们中大至有总结、计划、调查报告、简报、信息、述职报告、会议记录、会议讲话稿等,小到专用书信、便函等,这些文书也称常用事务文书。
非法定公文中我们还会用到规章文书(如章程、办法、规则、制度)和专用文书(如意向书、合同、策划书等)。
非法定公文在整个公文体系中处于次要、从属地位,既没有法定的格式,也不具备独立的行文资格。
尽管如此,作为辅助性公文,非法定公文在国家机关、企事业单位、社会团体等机关中使用范围广泛,使用频率较高,起着不可替代的作用。
二、公文规范
(一)公文文种规范
1.按组织系统的职能范围选用文种。
党的机关与行政机关各有其职能、分工范围,如通告,就只能由行政机关制发,党的组织系统不能选用。
(通告与通知的区别:
通告的行文无特定对象,通知则有特定对象)。
2.按组织的级别权限选用文种。
如命令、公告,制发者只能是县级以上的行政机关,条例只能是党的中央组织才能制发的法规规章性公文。
3.按组织之间的工作关系选用文种。
隶属关系(上下级之间)选用上行文和下行文,不相隶属关系选用平行文。
4.按公文的适用范围选用文种。
向上级汇报工作、反映情况选用报告行文,提出建议则用意见行文。
在公文实践中,文种选用的混乱现象不同程度存在,主要表现在:
一是混用文种,如公告与通告、决议与决定、请示与报告、条例与规定、请示与函等几组相近文种混用。
二是误用文种,将事务文书误作为正式公文文种使用。
主要表现在本应使用规定、决定、意见、报告、通知、通报等公文,却使用计划类、总结类、简报类事务文书,以要点、打算、安排、小结等形式行文(误用文种的情况在我县不同程度存在,在县纪委监察局机关也有这种情况)。
(二)公文行文规范
行文规范,有利于公文传递方向正确、线路短捷有效,避免公文旅行,阻止部分公文进入不必要的流程。
行文规范包括8个方面内容:
1.行文精简的规则。
行文应当确有需要,注重实效,坚持少而精,可发可不发的公文不发,可长可短的公文要短。
2.按隶属关系和职权范围行文的规则。
各级党政机关的行文,都应根据本机关的隶属关系和职权范围确定,一般不得越级行文。
党的领导机关根据工作需要,可向同级政府及部门或下级政府机关行文;
而政府机关不得向党的组织行文作指示、交任务。
3.职能部门行文的规则。
党政各职能部门,在自己的权限内,可以相互行文,可以向下级机关相关业务部门行文;
也可以根据本级党委或政府的授权和有关规定,对下级党委或政府直接行文。
如果一个部门的业务需要下级政府和有关部门的支持与配合,按隶属关系和职责范围又不具备布置工作提出要求的行文权限时,这就可以通过授权行文来解决。
具体说,这个部门可向本级政府请示,经本级政府同意并授权后,向下级政府行文。
在操作中,应将文稿拟好,由本部门领导签署,请本级政府分管领导审批。
经政府领导审批后的文稿,在行文时,才能在文首或文中注明“经**政府同意”的字样。
各级政府和有关领导机关办公厅(室)的行文都具有授权行文的性质,与本级政府和本部门的公文具有同等效力,可不在文首或文中标注“经**同意”的字样。
部门内设机构除办公厅(室)外,不得向外正式行文。
4.联合行文的规则。
同级党政机关、同级党政各部门、上级党政部门与下一级党政机关可以联合行文;
党政机关与同级人民团体和行使党政职能的事业单位也可以联合行文。
联合行文应当明确主办部门。
5.文件抄送的规则。
向下级机关或者本系统的重要行文,应同时抄送直接上级机关;
因特殊情况必须越级行文时,应当同时抄送被越过的上级机关;
受双重领导的机关向上级机关行文,应当写明主送机关和抄送机关;
上级机关向受双重领导的下级机关行文时,必要时应当抄送其另一上级机关,如临沧市纪委下发到我县的一些重要文件,有的主送机关直接就是县委(县政府)、县纪委,有的则注明了抄送县委。
还有就是领导与指导的关系,《党章》第八章第四十三条明确规定,党的中央纪律检查委员会在党的中央委员会领导下进行工作。
党的地方各级纪律检查委员会和基层纪律检查委员会在同级党的委员会和上级纪律检查委员会双重领导下进行工作。
我们有的同志在公文表述和口头汇报工作中,用“在同级党委的领导下,在上级纪委的指导下开展好工作”,这种表述是不正确的。
我们是双重领导,这是《党章》的规定,不是我们自创。
6.协商一致的规则。
凡部门之间未对有关问题协商一致时,一律不得各自向下行文。
请示事项涉及其他部门业务范围时,应当经过协商并取得一致意见后上报。
7.向上请示的规则。
下级向上级报请示公文要注意以下五个问题:
一是按级请示。
二是请示一般应一文一事。
三是请示除领导直接交办的外,一般不要直接送领导者个人,应归秘书部门统一处理。
四是上报的请示不要同时抄发给下级机关。
五是不要多头请示。
8.文件退回的规则。
对不符合行文规则的公文,秘书部门可径直退回。
(三)公文语言规范
公文语言使用正确与否,语言表达完整与否,都直接关系到工作开展的质量和公务活动的成效。
文件应与内容相呼应,文章的语言和口气应适合文章的论旨。
不同体裁的文章,由于其反映现实、表达思想的方式不同,语言风格也不同。
即使是文学类作品,散文、小说、诗歌、戏剧,之间的语言也有很大差异性。
千百年来,在公文的形成和发展中,在人们办理实际公务的过程中,逐步形成了公文语言运用的特殊语体,这种公文语体与非应用文类各体文章的语体相比,风格迥异,个性特点十分鲜明,其特点和要求概括起来主要有八个字:
准确、简明、朴实、庄重。
1.准确。
即要观点明确,表述准确。
句与句之间逻辑联系紧密,能恰如其分地说明情况、阐述做法、表达思想。
2.简明。
要简洁、明快,可读性强、浅显易懂。
缩略语强调规范化,一是约定俗成,如“三个代表”是约定俗成的缩略语,可在公文中直接使用。
二是先全后简,文字较多且需要在公文中反复出现的未经约定俗成的名称,应当在公文中第一次出现时采用全称,然后用括号注明以下简称“**”,便可将缩略语在本篇公文中重复使用。
三是句式的选择,公文中使用最多的是陈述句
和祈使句,而很少使用描写句、疑问句和感叹句。
如公文的开头,常用“党的十七大以来……”、“近段时期以来……,由于……”等陈述句式。
而在下行文中常出现“要、要求……”的祈使句,上行文中常出现“请、恳请……”的祈使句。
3.朴实。
语言要平易、朴素、实在。
要慎用形容词,公文通常是开门见山,直叙事实,直陈意见,直提要求,力戒说假话、说大话、说空话。
4.庄重。
语言要端庄、郑重、严肃、认真。
要求不用戏谑语,不追求诙谐与幽默。
不能带有个人的情绪和感情色彩。
要使用书面语,使用规范化、模式化词语。
(四)公文处理规范
公文处理工作,是机关办理公务的一种重要形式,贯穿于机关各项工作之中,为机关公务活动正常运转提供保证。
党政机关公文处理的基本要求是及时、准确、安全和规范化、制度化、科学化。
1.收文程序。
收到公文后,首先要由办公室进行登记、审阅、提出办理意见,送有关领导阅批,再进入办理程序。
领导及各室参加上级会议所发的文件材料,应及时交办公室进行登记。
对有密级的文件注意保密。
文件在传阅和承办过程中,不得将其擅自留存,若确因为工作需要须留存使用的,要与收发员做好衔接,处理结束后立即归还。
应该说收文程序我们执行得比较好,今年我们还建立了承办公文登记制度,涉及办理的重要公文,办公室制作了表格进行专门登记、跟踪落实、及时反馈办理情况。
2.发文程序。
步骤:
明确拟发公文内容→确定拟稿人拟稿(起草文件须依据相关的政策法规和工作要求,遵循行文的有关结构、格式规范。
)→办公室审核把关→送请领导审核、签发→办公室登记、编制发文字号→校对印制文件→按发文范围发文(重要公文要有签收痕迹材料)→涉及到具体办理的工作还要跟踪落实等。
需要强调的是,办公室审核把关文稿一定要在送领导审核签发之前,这既是发文的必要程序,也是对领导的尊重。
3.立卷归档。
公文的立卷归档是公文办结后的善后处理工作,这既是处理公务的痕迹,更具有档案利用的现实意义和有历史意义。
其主要程序有:
分类、整理、立卷、销毁、保存或移交等五个环节。
已归档的文件借阅必须做好借阅登记手续。
(五)公文其它规范
1.公文文字排列规范。
公文文字从左至右横写、横排。
2.公文用纸规范。
党的机关公文用纸采用16K型(长270mm、宽195mm),行政(政府)机关采用国际标准A4型(长297mm、宽210mm),左侧装订。
3.公文数字使用规范。
行政公文中的数字,除成文日期、部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外,应当使用阿拉伯数字。
党的公文中的数字使用与此要求基本相同,但其成文时间用阿拉伯数字。
4.公文引用规范。
公文中人名、地名、数字、引文应准确。
引用公文应当先引标题,后引发文字号。
引用外文应当注明中文含义。
日期应当写具体的年、月、日。
5.公文层次序数规范。
公文中的结构层次序数,第一层为“一、”,第二层为“
(一)”,第三层为“1.”,第四层为“
(1)”。
当公文结构层次不足四层时,不必逐层选用,可越过层级,如只用“一、”和“1.”,但注意不可只用“
(一)”和“
(1)”。
还应注意正确标注序数,不能在第二、三、四层级时使用顿号或逗号,如“
(一)、”,“1、”,“
(1)、”都是错误的用法。
三、公文格式
(一)公文格式的类别
从不同角度可以将公文格式分成不同的类别。
1.按《条例》、《办法》和《格式》分类
《条例》规定党的系统正式公文标印格式包括版式和文件体式的有关部分。
即:
版头、发文字号、份号、密级、紧急程度、签发人、标题、主送机关、正文、附件、发文机关署名、成文日期、印章、印发传达范围、主题词、抄送机关、印制版记等17项。
《办法》规定行政公文格式由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、附件、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等16项组成。
《格式》规定行政公文格式各要素分为眉首、主体、版记三部分共18项。
其中,需要说明的是:
《条例》中规定的“份号、发文机关署名、印发传达范围”这三项格式《办法》中没有,而《办法》中规定的“附注、附件”这两项格式《条例》中却没规定;
《格式》在《办法》规定的16项格式之外,还增加了“份号、页码”这两项格式。
2.按格式使用的严格程度分
公文格式可分为指定性格式项目(如发文机关标识或版头、发文字号、标题、正文、成文日期等)和选择性格式项目(如秘密等级和保密期限、紧急程度、签发人、附注、附件等)两个部分。
(二)公文格式的制作
《格式》规定:
“公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分”。
眉首部分是公文首页红色反线以上的部分;
主体部分是公文首页红色反线以下至主题词以上之间的部分;
版记部分是主题词及其以下的部分。
1.公文份数序号。
“绝密”、“机密”级公文应标明份数序号。
《格式》规定份号用七位阿拉伯数字标识,其位置标注在文件首页顶格左上角第1行。
如:
0000132标识为本份文件的第132份。
2.秘密等级和保密期限。
这是公文涉密程度的标志,标注在文件首页右上角第1行,密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级(根据定密权限,县乡党政机关一般不涉及)。
3.紧急程度。
是对公文送达和办理的时间标志,标注在文件首页右上角,密级下方位置。
紧急文件应当分别标明“特急”、“急件”。
其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。
4.发文机关标识,即版头。
这是公文眉首部分的中心标识,是公文最重要的生效标志之一。
由发文机关全称或规范化简称加“文件”二字或者加括弧标明文种名称组成,用套红大字居中印在公文首页上部。
联合行文,版头可用主办机关名称,也可并用联署机关名称。
5.发文字号。
由机关代字、年份和发文序号组成。
如“凤纪发〔2011〕3号”。
联合行文,只标明主办机关发文字号。
发文序号不编虚位(即1号不编为001号)。
6.签发人。
这是代表机关核准并签发公文的领导人。
行政机关上行文应当标注签发人、会签人姓名。
以上6项格式属眉首部分,其中“公文份数序号、密级、紧急程度、签发人”4项属选择性格式。
7.公文标题。
标题由发文机关名称、公文主题和文种组成,位于发文字号下方。
标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。
如果标题字数过多,可以省略发文机关名称,以获得语言简练、主题突出的效果。
8.主送机关。
这是指收受、办理文件的单位,俗称台头。
一般应当用全称或规范化简称或者同类型机关的统称(普发文一般用统称,如各乡镇纪委)。
9.正文。
是文件的主体部分。
用来表达文件的内容。
10.附件。
这是对附属于正件的其他文件或材料的说明。
应当在正文之后,成文日期之前注明附件顺序和名称。
附件当置于主件之后,与主件装订在一起,并在附件左上角第一行顶格标识“附件”,有序号时标注序号。
11.发文机关署名。
俗称落款,应使用机关全称或规范化简称。
需要注意的是,单一行政机关制发的公文,落款处不署发文机关名称,只标明成文日期(大写),并加盖印章。
党的机关公文落款处使用发文机关全称或规范化简称,成文日期用小写,不加盖印章。
12.成文日期。
这是公文形成或生效的时间标志,以领导人签发或会议通过的日期为准;
联合行文,以最后签发机关领导人的签发日期为准。
电报,以发出日期为准。
成文日期应当写明年、月、日,标注于正文之下,右空4字距离。
决议、决定、条例、规定等不标明主送机关的公文,成文日期加括号标注于标题下方居中位置。
13.机关印章。
这是公文作者合法性及公文效力的标志。
《条例》规定,党的公文除会议纪要和印刷的有特定版头的普发性公文外,应当加盖发文机关印章。
《办法》规定:
行政公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外,应当加盖印章。
联合下发的公文,发文机关都应当加盖印章。
此外,《格式》对印章使用还作出如下规定:
当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时,应采取调整行距、字距的措施加以解决,务使印章与正文同处一面,不得采取标识“此页无正文”的方法解决。
14.附注,即需要说明的其他事项,比如中央和省级的有关文件标有印发传达范围,有的公文中生僻词语、专业术语、引语出处的解释等。
附注标注在成文日期的左下方。
如“(此件发至县团级)”。
“请示”则应当在此处注明联系人的姓名和电话。
15.主题词。
是用以揭示文件基本内容并经过规范化处理的词语。
其位置标注在文件末页下部,抄送范围上方。
主题词标注的原则和方法:
一是上报的文件,应当按照上级机关的要求标注主题词。
二是一份文件的主题词最多不超过五个。
三是先标类别词,再标类属词;
在标类属词时,先标反映文件内容的词,最后标反映文件形式的词,如《国务院关于加强水土保持工作的通知》。
先标类别词“农业”,再标类属词“水土保持”,最后标上“通知”。
四是一份文件如有两个以上主题内容,先集中对一个主题内容进行标引,再对第二个主题内容进行标引。
五是根据需要,可将不同类的主题词进行主配标引。
六是当词表中找不出准确反映文件主题内容的类属词时,可只在类别词中选择适当的词标引。
16.抄送(抄报)机关。
指除主送机关以外的其他需要告知公文内容的上级、下级和不相隶属机关。
抄送机关名称标注于印刷版记上方。
17.印发机关、印发时间和印制份数。
18.印制版记。
版记各要素之下均加一条反线,版记应置于公文最后一页(封底)。
(三)传真电报的格式
2009年,中共凤庆县委办公室以凤办发电〔2009〕38号对规范电报格式的有关事项进行了通知,发文机关标识发往县内一律改为“凤庆县发电”,版头由发电单位、签批盖章、等级(紧级程度)、密级或明电、发文字号等构成。
用纸统一采用A4型纸张,发文机关不加盖印章。
四、公文写作
(一)公文结构的构成要素
公文结构一般包括标题、开头、主体、结尾以及主体部分的层次与段落、过渡与照应等。
1.标题。
公文标题大致可概括为四大类:
⑴公文式标题即由制发机关+内容+文种组成。
在制发者与主要内容之间以“关于”这一介词连接。
公文、一部分事务文书如调查报告等常用此类标题。
例如:
“关于转发……、关于印发……、关于×
×
的调查报告”等。
⑵论文式标题此类标题一般包括以论题为标题和以论点为标题两种情况,学术论文和部分调查报告等常用此类标题。
如《宏观调控是现代市场经济体制的内在要求》。
⑶新闻式标题新闻式标题的核心标志是标题的一部分必然涉及事实。
一般分两种情况,一种是消息类标题,标题的主要部分直接陈述主要事实。
例如《我县优化软环境增强软实力制度创新阶段工作全面启动》。
一种是通讯类标题,一般使用正副题,正题点明主旨、揭示意义、烘托气氛,副题标明内容范围和文种。
《扎根第二故乡创业致富——小湾库区×
移民新村调查》。
事务文书中,简报、部分调查报告常用新闻式标题。
⑷文种式标题以文种名称为标题,诉状类文书、合同、启事、部分礼仪文书等常用此种标题。
例如《民事起诉状》、《廉政合同》等。
2.开头。
常见的有以下几种:
⑴原因式开篇交代事项起因、写作原因等,用“由于……”,“因为……”,“鉴于……”等句式。
⑵目的式说明事项或要求的目的、意义等,使用“为了……”,“……,为此”等句式领起。
⑶依据式交代事项或要求的根据,使用“依据……”,“根据……”,“经……决定”,“经……通过”,“遵照……”等句式。
以上三种开头方式虽可单独使用,但将原因、目的、依据三种形式结合使用的情况更为常见。
⑷引据式引述来文来函关键内容(一般是引述标题、来文时间、发文字号等),进而表明写作意图和看法。
如批复的开头:
“你×
(部门、公司等单位类别)报来的《关于×
的请示》(×
〔2001〕×
号)收悉”。
上述几种开头方式常为公文采用。
⑸情况概述式简要叙述对象的基本情况,使读者有总的印象,有利于自然引出具体介绍或进行分析评价,表达主旨。
部分调查报告,大多数通报均用这种开头方式。
⑹评论结论式针对文章涉及的问题与事实发表意见,作出评价,提出总体看法。
⑺问候祝贺式社交礼仪文书常用此开头。
⑻背景交代式总结常用此种开头方式,连用“在……下”交代工作背景情况,以引出总体评价和具体情况。
3.主体。
主体是正文的主要部分,主要材料和观点均在此部分展开。
公文主体部分的结构:
⑴小标题式。
篇幅较长、内容涉及方面多的公文,一般运用小标题醒目地标出若干观点或内容范围。
调查报告、计划、总结等文体多数情况下在前言之后的主体部分以小标题的形式安排结构。
采用小标题的形式要注意:
各小标题应属同一逻辑层次,语言要简洁,力求字数相近、句式接近,整齐、均衡。
⑵标序式。
即用数字标出主体内容的层次。
使用条件与小标题式接近,一般在条理分明,但难以提炼恰当小标题的情况下运用。
⑶条目式(亦称条款式)。
合同、协议的条款部分常采用这种结构形式。
它的好处是条理清晰,醒目庄重,便于识别与执行。
⑷独段与分段式。
内容简单的文章,往往无需小标题、标序和条目,一气贯通或分段表述。
4.结尾。
力求明快简洁,对主体起强调和补充作用。
常见形式有:
⑴责令式公文中的下行文往往采用这种结尾形式,作者在结尾处向下级提出贯彻执行要求,如“请认真贯彻执行”。
决定、指示、通知等常用这种结尾方式。
⑵模式套语式语义明确、用法固定,能使读者准确把握其意图,如通知、通告、批复常用“特此×
”模式语强调其内容。
⑶祈请式一般用于公文的上行文、平行文中,表示请求批准、指示,给予支持、帮助的意愿。
如发函的“盼复”、“希给予大力支持”,请示的“当否,请指示”等结语。
⑷结论建议式调查报告、述职报告等文种一般采用此种结尾形式。
如“综上所述……”、“鉴此……”。
⑸期望号召式通报、会议纪要、贺信等较多采用此种形式。
5.过渡与照应。
过渡和照应是使文章前后连贯、气脉畅通的重要手段。
⑴过渡过渡指上下文之间的衔接和承转,它在文章的关键层次之间起着桥梁的作用,使文气不致阻隔。
公文中缘由和事项间常用“现……如下”、“特……如下”作过渡;
主体与结尾间常用“综上所述”,“总而言之”等过渡。
⑵照应即文章前后内容上的关照和呼应。
常见的照应方式有题文照应、前后照应、首尾照应。
运用照应时应注意根据内容表达的实际需要合理使用,而不能为照应而照应,画蛇添足,影响简洁。
(二)公文写作思维走向
所谓思维走向,就是人们常说的“思路”。
文学写作在内容和形式上都强调创新求变,因而在思维走向上特别重视并时常采用求异思维、逆反思维、发散思维等,以求突破窠臼、独创一格。
应用写作则不然,公文的实用性内容和规范化形式,要求写作者的思维必须听命于指令或实际需求、受制于文体格式规范。
因此,公文写作主要采用定向型的模式思维,不能“天马行空”,只宜“循规蹈矩”。
1.根据实务需要去作定向思考
公文是处理和服务于实际事务的工具,实际事务的办理一般都按照“为什么”、“做什么”、“怎么做”
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