无纸化会议系统方案.docx

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无纸化会议系统方案

无纸化会议系统建设方案

广州XXX软件科技有限公司技术方案

2015年5月23日

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广州道天勤软件科技有限公司

1.项目背景.................................................................................................................................................................4

2.需求分析.................................................................................................................................................................4

2.1耗材不再浪费...............................................................................................................................................4

2.2保密问题不再困扰.......................................................................................................................................4

2.3效率低下不再头疼.......................................................................................................................................5

2.4人员不再浪费...............................................................................................................................................5

3.解决方案.................................................................................................................................................................6

3.1无纸化会议交互系统功能描述...................................................................................................................6

3.2系统部署.......................................................................................................................................................7

3.3设计原则.......................................................................................................................................................8

3.4无纸化会议交互系统的后台管理...............................................................................................................9

4.无纸化会议交互系统产品介绍...........................................................................................................................10

4.1无纸化会议交互系统硬件可选方案.........................................................................................................10

4.1.1平板电脑无纸化会议交互系统（自选）.......................................................................................10

4.1.2超薄升降器无纸化会议终端..........................................................................................................11

4.1.3电容触摸翻转无纸化会议终端......................................................................................................13

4.1.4经济型一体机升降无纸化会议终端..............................................................................................14

4.1.5桌牌无纸化会议终端......................................................................................................................15

4.1.6双面电子桌牌..................................................................................................................................16

4.1.7无纸化会议交互控制处理器..........................................................................................................17

4.1.8企业级无线路由（支持有线网络交换机）...................................................................................18

4.1.9无纸化会议系统拓扑图..................................................................................................................19

4.2无纸化会议交互系统客户端软件功能.........................................................................................................

4.3会前准备....................................................................................................................................................21

4.3.1角色设置..............................................................................................................................................

4.3.2考勤设置..........................................................................................................................................22

4.3.3资料管理..........................................................................................................................................22

4.3.4会议设置..........................................................................................................................................22

4.4会中过程....................................................................................................................................................22

4.4.1会议签到............................................................................................................................................

4.4.2会议秘书........................................................................................................................................23

4.4.3会议信息........................................................................................................................................23

4.4.4会议文件........................................................................................................................................23

4.4.5呼叫服务.......................................................................................................................................24

4.5会后处理....................................................................................................................................................24

4.5.1强制签出............................................................................................................................................

4.5.2文档处理........................................................................................................................................25

4.5.3结果统计........................................................................................................................................25

5.方案优势................................................................................................................................................................25

5.1保障全面护航.................................................................................................................................................

5.2高保密性管理.............................................................................................................................................25

5.3绿色环保低碳.............................................................................................................................................26

5.4易学易用性.................................................................................................................................................26

2

5.5提高会议效率.............................................................................................................................................26

5.6领先技术优势.............................................................................................................................................26

6.服务承诺................................................................................................................................错误！

未定义书签。

6.1定制开发.....................................................................................................................错误！

未定义书签。

6.2项目实施.....................................................................................................................错误！

未定义书签。

6.3技术培训.....................................................................................................................错误！

未定义书签。

6.4售后服务.....................................................................................................................错误！

未定义书签。

7.项目案例..............................................................................................................................错误！

未定义书签。

7.1政府案例：

.................................................................................................................错误！

未定义书签。

7.2企业集团：

.................................................................................................................错误！

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8、公司资质...........................................................................................................................错误！

未定义书签。

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1.项目背景

随着公司业务的不断发展，公司内外召开的会议越来越频繁，会

议材料的印制装订阻碍了效率的提高，会议材料的回收由于保密需要

往往不能重复利用，造成了较大的资源浪费，同时也给保密工作造成

了很大压力。

近年来，社会科技水平的快速提高，新型无纸化会议系

统现已成为企业绿色发展的迫切需要。

2.需求分析

通过强大的信息化和组网能力，无纸化会议行业技术里领先企业-广州XXX，

打造无纸化会议系统，实现“四不”保障，提升效率，杜绝浪费。

2.1耗材不再浪费

每次会议用纸量不在少数，加上油墨使用、打印机等机器折旧，且会议用纸

因保密等因素，会后基本无法再利用，耗材使用、浪费严重。

无纸化会议系统从

源头控制纸张、耗材的使用，真正实现绿色、节能、环保。

2.2保密问题不再困扰

文件清退、销毁等环节难免，会议上下发的保密文件资料，在会议结束后没

有及时回收，使得纸质文件成为泄密的最大通道。

无纸化会议系统让文件的发放、

回收简单化，安全性、保密性大大提升。

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2.3效率低下不再头疼

每次会议，特别是大型会议，往往需要大量人力用于材料的准备、打印、装

订、分发、回收、销毁，时间都浪费在繁琐而又“不可或缺”的杂事上。

每有投

票，更是要花费大把的时间用于选票的制作、发放、回收、统计，效率极其低下。

无纸化会议系统解放了大量的人力，解决了人员效率低下的问题，能够快速的完

成会议材料的分发和回收，快速完成投票并统计出投票结果，将时间节省出来更

多用于会议的保障，也确保了会议的品质。

2.4人员不再浪费

无纸化会议系统不单解决了效率低下问题，同时也能避免会议会前、会中、

会后等各环节大量人力的投入，让会议更简单。

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3.解决方案

3.1无纸化会议交互系统功能描述

功能名称功能描述

会议签到选择参会人员，支持密码签到

会议信息显示参会人员签到状态、会议详情、会议议题

会议文档

文件即时更新，显示有权限阅读会议议题和文件，支持ppt、doc、xls、

docx、pptx、pdf、png、jpg、txt格式。

支持文件阅读权限设置。

其它文件支持视频，音频，CAD等文件分发，并支持第三方软件打开使用

会议通知即时广播多条会议通知

会

中

呼叫服务叫服务内容即时发送给专门的手机端或者PC端的服务人员

支持同步授权“允许/拒绝”和“辅助与会者推送同步”；强制同步、投

会议秘书票流程管理（开始、暂停、结束，发布结果），强制与会者签出，处理呼

叫服务，控制其它文件同步

文件批注支持圈批文件、多人批注、选择画笔颜色、大小，批注文件自动保存

阅读或批注过程中，可支持向秘书申请同屏，采用DTQ技术触屏跟踪轨迹

同屏方式技术和触屏轨迹仿真技术实现同屏，同屏时每台客户端上下行总流量低于

1K/秒。

投票表决单选、多选、实名投票、不记名投票；赞成、发对、弃权

首页编辑编辑后台欢迎界面LOGO，系统名称，版权信息

座位设置设置设备、座位号、手动拖拉排序

角色设置创建会议管理员、会议秘书、与会者，创建自定义用户组，人事管理

考勤设置实时查看、下载全体参会者签到表

会议设置创建会议入会议相关信息

会

前

会

后

文件管理文件上传自动转换，批量上传会议文件、设置阅读权限

投票管理新建投票项目，设置实名、不记名投票，单选或多选，计分统计

会议类型设置是否保密会议，正常会议自动归档，保密会议自动清空。

管理页面管理员设置管理页面功能权限

会议签出会议秘书控制所有参会人员强制签出

资料下载下载会议材料、批注材料

会议归档会议结束后自动归档，可按会议时间日期、会议名称搜索历史会议

管理后台预设多会议，即时开始、暂停、结束会议

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3.2系统部署

无纸化会议室的搭建一般采用如下的软硬件部署：

1、安卓平板电脑数台：

根据实际参会人数，部署对应数量的平板电脑，供

参会人员使用。

2、会议控制PC机一台：

会议管理员使用，实现对会议的集中控制与管理。

3、无纸化会议交互系统软件一套。

4、无纸会议交互控制处理器：

承载数据的转发，同步信号的处理，利用XXX

触屏轨迹跟踪和触屏轨迹仿真技术。

5、企业无线路由器：

用于会议室无线网络的覆盖。

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3.3设计原则

系统