国家机关政府部门公文标准格式（2021最新版）.docx

国家机关政府部门公文标准格式（2021最新版）.docx

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国家机关政府部门公文标准格式

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最新国家标准公文格式

1、公文格式

标题

公文标题由发文机关、发文事由、公文种类三部分组成,称为公文标题“三要素”。

主送机关

上级机关对下级机关发出的指示、通知、通报等公文，叫普发公文，凡下属机关都是受文机关，也就是发文的主送机关；下级机关向上级机关报告或请示的公文，一般只写一个主送机关，如需同时报送另一机关，可采用抄报形式。

主送机关一般写在正文之前、标题之下、顶行写。

在标题下空1行，左侧顶格用3号仿宋体排印，回行时顶格，最后一个主送机关名称之后用全角冒号。

正文

这是公文的主体，是叙述公文具体内容的，为公文最重要的部分。

正文内容要求准确地传达发文机关的有关方针、政策精神，写法力求简明扼要，条理清楚，实事求是，合乎文法，切忌冗长杂乱。

请示问题应当一文一事，不要一文数事。

文中的结构层次序数应准确掌握和使用。

发文机关

写在正文的下面偏右处，又称落款。

发文机关一般要写全称。

也可盖印，不写发文机关。

机关印章盖在公文末尾年月日的中间，作为发文机关对公文生效的凭证。

发文日期

公文必须注明发文日期，以表明公文从何时开始生效。

发文日期位于公文的末尾、发文机关的下面并稍向右错开。

发文日期必须写明发文日期的全称，以免日后考察时间发生困难。

发文日期一般以领导人签发的日期为准。

一般以领导人最后签发的日期为准，经会议讨论通过的决议、决定等以会议通过的日期为准。

应用阿拉伯数字编写成文日期，如2013年7月9日，成文日期在正文之下一般空2行、右边空4个字，用3号仿宋体排印，发文单位署名在成文日期上一行和日期居中对齐。

抄送单位

是指需要了解此公文内容的有关单位。

一般均用上下两条线隔开，抄送指除主送机关以外的其他需要告知公文内容（需要执行或知晓内容）的上级、下级和无隶属关系的机关，应当用全称或规范化简称、统称。

抄送机关名称标注在印制版记上方，主题词下方，用横线把主题词和印制版记隔开,抄送机关名称前加“抄送”2字用3号仿宋体字左边空1字排字，后标全角冒号。

抄送机关名称之间用顿号或逗号隔开,末尾用句号。

一行不够用二行，二行与冒号后对齐。

文件版头

正式公文一般都有版头，标明是哪个机关的公文。

版头以大红套字印上“XXXXXX（机关）文件”，下面加一条红线（党的机关在红线中加一五角星）衬托。

公文编号

一般包括机关代字、年号、顺序号。

如：

“国发〔1997〕5号”，代表的是国务院一九九七年第五号发文。

“国发”是国务院的代字，”〔1997〕”是年号，（年号要使用方括号”“5号”是发文顺序号。

几个机关联合发文的,只注明主办机关的发文编号。

编号的位置：

凡有文件版头的,放在标题的上方红线与文头下面的正中位置;无文件版头的，放在标题下的右侧方。

编号的作用：

在于统计发文数量,便于公文的管理和查找;在引用公文时，可以作为公文的代号使用。

签发人

许多文件尤其是请示或报告，需要印有签发人名，以示对所发文件负责。

签发人应排在文头部分，即在版头红线右上方，编号的右下方，字体较编号稍小。

一般格式为“签发人：

XXX”。

机密等级

机密公文应根据机密程度划分机密等级，分别注明“绝密”、“机密”、“秘密”等字样。

机密等级由发文机关根据公文内容所涉及的机密程度来划定，并据此确定其送递方式，以保证机密的安全。

密级的位置：

通常定格标在版心右上角第一行。

机密公文还要按份数编上号码，印在文件版头的左上方，以便查对、清退。

紧急程度

这是对公文送达和输时限的要求，分为“急件”、“紧急”、“特急”几种。

标明紧急程度是为了引起特别注意，以保证公文的时效，确保紧急工作问题的及时处理。

紧急程度的标明，通常也是放在标题左上方的明显处。

阅读范围

根据工作需要和机密程度，有些公文还要明确其发送和阅读范围，通常写在发文日期之下，抄报抄送单位之上偏左的地方，并加上括号。

如：

“（此件发至县团级）"o行政性、事务性的非机密性公文，下级机关对上级机关的行文，都不需特别规定阅读范围。

附件

这是指附属于正文的文字材料，它也是某些公文的重要组成部分。

附件不是每份公文都有，它是根据需要一般作为正文的补充说明或参考材料的。

公文如有附件，应当在正文之后、发文机关之前，注明附件的名称和件数，不可只写

“附件如文”或者只写“附件X件”。

置于主件之后，另起一页开始排印，与主件装订在一起。

公文如有附件，要在正文最后一行后空1行的左侧空2个字,用3号仿宋体字排印“附件”2字后标全角冒号和附件名称。

如有2个以上附件，用阿拉伯数字依次标注序号。

附件名称长需要回行时，应当与附件名称的文字对齐序号后面用小圆点。

例如“附件：

1.XXXXXXXXXX"附件的首页左上角顶格用3号黑体字排印“附件”2字及附件的顺序号。

党委仅用"附"，十五、其他。

公文文字一般从左至可横写、横排。

拟写、誉写公文，一律用钢笔或毛笔，严禁使用圆珠笔和铅笔，也不要复写。

公文纸一般用16开，在左侧装订。

印章

除“会议纪要”和以电报形式发出的公文外，均应加盖发文机关的印章。

印章距正文2mm-4mni居中压成文日期。

当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧线压在成文日期上；当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章的中心线压在成文日期上。

印制版记

由发文机关名称、印发日期及两条横线组成。

印发机关左空1字，印发时间右空1字，用3号仿宋体字排印。

印发时间用阿拉伯数字、年份不能简写。

上行文的，印发日期后接着排印“印”字；下行文平行文的，排印“印发”2字。

公文格式的三要素：

标题、正文、版记。

2、特定格式

信函式格式

发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm,推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定；发文机关全称下4mm处为一条武文线（上粗下细），距下页边20mm处为一条文武线（±细下粗），两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

发文机关名称及双线均印红色。

两线之间各要素的标识方法从本标准相应要素说明。

命令格式

命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm,下边缘空2行居中标识标识令号;令号下空2行标识正文;正文下一行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务;联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。

在签发人签名章下一行右空2字标识成文时间。

分送机关标识方法同抄送机关。

其他要素从本标准相关要素说明。

会议纪要格式

会议纪要标识由“XXXXX会议纪要”组成。

其标识位置同8.1.4,用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

其他要素从本标准相关要素说明。

3、公文用纸

采用国际标准A4型纸，其成品幅面尺寸为：

公文用纸上白边（天头）宽为20mm±0.5mm,下白（地脚）宽7mm±0.5mm,左白边（订口）宽20mm±0.5mm,右白边（翻口）宽15mm土0.5mm。

首页不要页码.为了防止出现“此页无正文”字样，在调整行距、字距时，每页既可减少1行，每行可减少1—2个字，也可每页增加1一2行，每行增加1—2个字。

公文要双面印刷。

公文页码用4号半角白体阿拉伯数字标注，置于版心下边缘之下一行，数字左右各放一条4号一字线，一字线距版心下边缘7mm,单页码居右空1字，双页码居左空1字。

公文装订与公文排印一致，左侧装订，不掉页。

上行文种的写法

1、请示

请示是向上级机关请求指示、批准时使用的一种上行文种。

请示要坚持一文一事。

即一份请示只能向上级请示批准一个问题，以便上级及时、专一地进行处理；请示的主送机关也只能是一个，不能多头请示。

请示的内容由三部分构成：

（1）开头部分写请示的缘由或背景，要求写得充分而又简明；

（2）主体部分写请求的事项，要求写得实际、合理、明确、简要;

（3）结尾部分写希望、要求，可以使用以下惯用语，如：

“妥否，请批示”或“当否，请批示”或“以上请示，望予审批”或‘以上意见，如无不妥，请批转XXX执行”等。

2、报告

报告是向上级机关汇报工作、反映情况、提出建议、回复上级机关的询问或要求时使用的一种文种。

报告与请示虽同属于上行文，但两者有着严格的区别：

（1）对上级要求不同。

“报告”不要求上级批复；“请示”则要求上级批复。

（2）行文时间不同。

“报告”是事中或事后行文；“请示”是事前行文。

（3）文种性质不同。

“报告”是陈述性的上行公文；“请示”是请求性的上行公文。

（4）结尾用语不同。

“报告”的结尾一般用“专此报告”、“特此报告”等词语，有的干脆不用，报告事项完了，全文就结束；“请示”则一般用“可否（或妥否），请批示”，对上级要求十分肯定。

报告的内涵决定了它在写作上的通用规则，就是人们通常所讲的“三段式”。

“三段式”不是一成不变的模式，它必然由于不同的内容表现为多变状态：

（1）情况一一做法一一问题（意见）；

（2）情况（做法）一一问题——今后意见；

（3）情况一一原因（责任）——下步做法；

（4）情况一一原因一一责任及处理意见；

（5）情况——问题——建议等。

下行文种的写法

1、通知

通知是党政公文下行文中适应性最广、使用频率最高的一个文种。

通知适用于转批下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。

通知的结构由标题、正文、落款和附件四部分构成。

通知的标题有三种形式：

（1）发文机关名称+事由+文种，如苏州大学关于召开XXX会议的通知。

（2）事由+文种，如，关于放暑假的通知。

（3）特殊情况下形成的通知，标题要注明性质，在文种前加上“紧急"、"补充”、“联合”、“转发"、“批转"、"印发’等字样。

通知的正文由开头、主体和结尾三部分构成：

（1）开头用一自然段简明交待通知形成的缘由和根据。

（2）主体简要叙述通知的事项。

（3）结尾另起段写明通知执行要求，常用“以上通知，望认真执行”、“特此通知。

”“本通知自发布之日起实行’等习惯用语表示。

制发各类通知是为了解决实际问题，这就要求在通知的写作上要主题明白显露、文字简明扼要、结构先总后分，使人一目了然。

2、通报

通报是“表彰先进、批评错误、传达重要精神或情况”时使用的文种。

通报的类型有四种：

（1）用于表扬好人好事的，称“表彰性通报”；

（2）用于批评错误的，称“批评性通报”；

（3）用于传达情况的，称“情况性通报”；

（4）用于传达上级指示精神的，称“指导性通报”。

通报是用典型事实教育干部群众的，因此通报的事情应当是具有先进的代表性或具有反面代表性的人和事以及能给人以启迪和警省作用的典型事件。

只有选这样的材料进行通报，才能起到教育大家、鼓舞一片、警戒八方的作用。

通报中的议说，必须是通报中典型事实的延伸，褒贬的尺度、结论的分寸、今后的工作意见都是典型事实的引发，不能牵强附会。

3、会议纪要

会议纪要是用于记载、传达会议情况和议定事项。

会议纪要按内容可分为三类：

第一类是日常办公会议纪要；第二类是指示性会议纪要，即对某一重要方面的工作综合整理的会议纪要；第三类是讨论型会议纪要，主要是对某一重大理论、实践课题进行研讨的会议所使用的一种纪要，它具有参考性，不具有指挥性。

一次工作会议，涉及问题很多，在写会议纪要时，必须抓住会议所集中讨论的几个主要问题，形成纪要的中心，切不可面面俱到。

一次工作会议在具体讨论中必然会产生几种不同意见，不能把这些意见都纳入会议纪要，而应该根据会议的宗旨，分析综合各种意见，集中反映符合会议中心要求的多数人一致意见，同时，也要注意吸收少数人正确的意见。

对反映会议中心议题的正确意见，可采用“会议听取了”、“会议讨论了”、“会议研究了”“会议认为”、“会议决定”等提法，加以集中概括，简明扼要地反映出来。

公布性文种的写法

1、公告和通告

公告是党和国家机关向国内外先部重要事项或者法定事项时使用的文种。

通告是在一定范围内、公布应当遵守或周知事项时使用的文种。

两者的不同点主要有三条：

一是从所宣布告知的事项看，公告重于通告；

二是从宣布告知事项的范围看，公告大于通告。

公告是面向国内外的，通告是面向国内或国内局部范围的；

三是从发布两告的机关看，公告发布的机关级别高，是党和国家的高级机关；通告，上至中央，下至基层机关及国有企事业单位均可使用；

四是从所发布的方式看，公告是采用新闻手段，通过电台、电视台以及报纸等形式予以发布；通告既可采用公告的手段公开发布，也可在内部行文。

两告都是短篇公文，撰写时必须文字简要、层次清晰。

一是要直陈其事，不绕弯、不兜圈；二是可说可不说的不说，可少说的不多说。

文字简要，才便于人们牢记、遵守。

信函性文种的写法

1、函

函是不相隶属的机关之间相互商洽工作、询问和答复问题或向有关主管部门请求批准事项时使用的平行公文。

函的结构由标题、受文机关、正文和落款四部分构成：

（1）标题

函的标题有两种形式：

发文机关名称+事由+文种，如，苏州大学关于XXX的复函；事由十文种，如“关于恳求XXX的函”或“关于申请XXX的函”；“关于请求批准XXX的函，

（2）受文机关：

顶格加冒号写受文机关全称或规范性简称。

（3）正文：

开头概括交代发函的原因和目的，常用“现将有关问题说明如下：

”、“现将有关问题复函如下：

”等习惯用语过渡转入主体。

主体部分要简洁得体，问题、意见要写得明确。

结语。

根据不同类型的函件事项，选择“特此函告”、“特此复函”等习惯用语结束正文。

便函也可使用“此致.敬礼”等敬语。

落款。

在右下方署明发文单位名称，加盖公章并在下面写明年、月、日期。

其他常用应用文的写法

1、介绍信介绍信是用以介绍被介绍人员的姓名、身份、人数、接洽事项等情况的专用书信。

介绍信具有介绍和证明的作用。

介绍信通常有两种形式：

普通介绍信。

用公文纸书写：

（1）在公文纸正中的地方写“介绍信”三个字，字要比正文大些。

（2）联系单位或个人的称呼。

（3）被介绍人的姓名、身份、人数（派出人数较多，可写成“xxx等x人”）。

（4）接洽事项和向接洽单位或个人提出的希望。

最后可写上“请接洽”、“请予协助”、“此致敬礼”等语。

（5）本单位名称和写信日期，加盖公章。

带存根的印刷介绍信有规定格式，使用只须填上有关内容。

（1）存根部分简填，以便日后查考。

（2）本文部分要填写详细些。

（3）派人联系办理重要或保密事情，要注明被派人员的政治面貌、职务。

（4）重要的介绍信要经领导过目或在存根上签字，有的还要限制有效期。

（5）除本文部分需加盖公章外，存根与本文的虚线正中亦要加盖公章。

2、申请书

申请书是个人或集体向组织表达愿望，向机关、团体、单位领导提出请求时的一种书信。

申请书应把该写的问题写清楚，但也要注意精炼。

申请书一般是一事一书。

（1）在申请书的第一行正中写申请书的名称。

如：

“入党（团）申请书”、“开业申请书”等，字体较正文稍大。

（2）写接受申请书的单位或有关负责同志的名称。

（3）写申请书的具体内容：

申请的事情或理由最好分段写，以便接受申请的一方把握要领。

申请的理由比较多，可以从几个方面、几个阶段谈认识。

（4）结尾写表示敬意的话，如“此致敬礼”、“请领导批准”等语，也可以不写。

（5）最后写申请人姓名或申请单位名称（加盖公章）和写申请书的日期。

3、工作计划

工作计划是一个单位或团体在一定时期内的工作打算。

写工作计划要求简明扼要、具体明确，用词造句必须准确，不能含糊。

工作计划的格式：

（1）计划的名称。

包括订立计划单位或团体的名称和计划期限两个要素，如“XX团委2006年工作计划”。

（2）计划的具体要求。

一般包括工作的目的和要求，工作的项目和指标，实施的步骤和措施等，也就是为什么做、做什么、怎么做、做到什么程度。

（3）最后写订立计划的日期。

工作计划的内容。

一般地讲，包括：

（1）情况分析（制定计划的根据）。

制定计划前，要分析研究工作现状，充分了解下一步工作是在什么基础上进行的，是依据什么来制定这个计划的。

（2）工作任务和要求（做什么）。

根据需要与可能，规定出一定时期内所应完成的任务和应达到的工作指标。

（3）工作的方法、步骤和措施（怎样做）。

在明确了工作任务以后，还需要根据主客观条件，确定工作的方法和步骤，采取必要的措施,以保证工作任务的完成。

4、工作总结总结，就是把某一时期已经做过的工作，进行一次全面系统的总检查、总评价，进行一次具体的总分析、总研究；也就是看看取得了哪些成绩，存在哪些缺点和不足，有什么经验等。

基本情况。

（1）总结必须有情况的概述和叙述，有的比较简单，有的比较详细。

这部分内容主要是对工作的主客观条件、有利和不利条件以及工作的环境和基础等进行分析。

（2）成绩和缺点。

这是总结的中心。

总结的目的就是要肯定成绩,找出缺点。

成绩有哪些，有多大，表现在哪些方面，是怎样取得的；缺点有多少，表现在哪些方面，是什么性质的，怎样产生的，都应讲清楚。

（3）经验和教训。

做过一件事，总会有经验和教训。

为便于今后的工作，须对以往工作的经验和教训进行分析、研究、概括、集中，并上升到理论的高度来认识。

（4）今后的打算。

根据今后的工作任务和要求，吸取前一时期工作的经验和教训，明确努力方向，提出改进措施等。

写好总结需要注意的问题

（1）总结前要充分占有材料。

最好通过不同的形式，听取各方面的意见，了解有关情况，或者把总结的想法、意图提出来，同各方面的干部、群众商量。

一定要避免领导出观点，到群众中找事实的写法。

（2）一定要实事求是，成绩不夸大，缺点不缩小，更不能弄虚作假。

这是分析、得出教训的基础。

（3）条理要清楚。

总结是写给人看的，条理不清，人们就看不下去，即使看了也不知其所以然，这样就达不到总结的目的。

（4）要剪裁得体，详略适宜。

材料有本质的，有现象的；有重要的，有次要的，写作时要去芜存精。

总结中的问题要有主次、详略之分,该详的要详，该略的要略。

（5）总结的具体写作，可先议论，然后由专人写出初稿，再行讨论、修改。

最好由主要负责人执笔，或亲自主持讨论、起草、修改。

一'公文写作排版

（一）标题：

正文标题用小标宋体字2号，遇标题过长需换行可按“长、短、长”或“正（倒）宝塔形”排版；一级标题“一、”用黑体字3号；二级标题“

（一）”用楷体字3号加粗；三级标题“1.”、四级标题“

（1）”均需加粗。

（二）正文：

仿宋体字3号，一般每页排22行，每行排28个字（行距为多倍行距1.4倍）。

二'公文写作格式

（一）眉首：

一般由公文份数序号、秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、会签人等要素组成。

1.主体：

一般由标题、主送机关、正文、附件说明、成文时间、印章、附注等要素组成。

（1）公文标题：

应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号或特定词用引号外，一般不用标点符号，停顿用空格符或换行。

（2）主送机关：

是指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称、统称；应按其性质、级别和有关规定或惯例依次排列，同性质或级别的机关之间用顿号，不同性质或级别的机关之间用逗号，最后一个主送机关名称后标全角冒号。

主送机关一般在标题下空1行、左侧顶格用3号仿宋体字，回行时仍顶格。

（3）正文：

是公文的主体部分。

正文内容要求准确地传达、贯彻党和国家的有关方针政策精神，完整地表达公文制发单位的意图、意见和要求。

正文一般置主送机关下一行，每自然段空2字，回行顶格；数字、年份不能回行。

（4）附件：

是正文的附属部分，是补充公文正文内容的材料（包括图表）。

公文如有附件应作附件说明，即在正文下空1行左空2字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称；附件如有序号使用阿拉伯数码（如“附件：

1.xxxx"）；附件名称后不加标点符号。

附件应在公文成文日期之后另起一页与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时标识序号（如“附件1”）。

附件的序号和名称应与正文之下的附件说明一致。

（5）成文时间：

以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准。

行政机关公文成文日期用汉字年、月、日标全，“零”写为单一机关制发的公文在落款处不置发文机关名称,只标识成文时间；成文时间置正文右下方，右空4字。

（6）印章：

指正文末尾加盖的发文机关印章或领导同志签名章，是发文机关对公文表示负责并标志公文生效的凭证。

（7）附注：

一般是对公文的发放范围、使用时需注意的事项等情况的说明，公文如有附注用3号仿宋体字，居左空2字加圆括号标识在成文日期下一行。

2.版记：

一般由主题词、抄送机关，印发机关、时间、份数和版记反线等要素组成。

版记应置于公文最后一页（封四，亦称封底），版记的最后一个要素置于最后一行。

（1）主题词：

是反映公文主要内容的规范化名词或名词性词组。

上行文应当按照上级机关的要求标注主题词。

“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目用3号小标宋体字；词目之间空1字。

主题词按类别词、类属词、文种的顺序排列，除类别词外，最多不超过5个。

（2）抄送机关：

是指除主送机关之外需要执行或知晓公文内容的其他机关，应当使用全称或者规范化简称、统称。

（3）印发机关和印发时间：

印发机关多数不以行文机关名称出现,而只用机关办公室名称，位于抄送机关之下（无抄送机关在主题词之下）占1行位置，用3号仿宋体字。

印发机关左空1字，印发时间右空1字。

印发时间以公文付印的日期为准，用3号阿拉伯数码标识。

（4）印发份数：

置印发时间之下，右空3字，用3号仿宋体字和阿拉伯数码标识。

（5）版记中主题词、抄送机关，印发机关、时间等要素之下分别加一条反线，宽度同版心。

篇三

1.进行页面设置

纸张：

A4,纵向。

页边距设置：

上3.7厘米，下3.5厘米，对称页边距，内2.8厘米,外2.6厘米。

页脚设置：

距边界2.5厘米。

选择“版式”，将“页眉和页脚”设置成‘奇偶页不同”。

文档网格设置:

选择文档网格中的“字体设置”，“中文字体”设置为“仿宋"；“字号”设置成“三号”，将“每行”设置成“28”个字符，选定“使用默认跨度”；“每页”设置成“22”行。

然后单击“确定”按钮，这样就将版心设置成了以三号字为标准、每页22行、每行28个汉字的国家标准。

2.插入页号

选择“插入”——“页码”，“位置”设置为“页面底端（页脚）”，“对齐方式”设置为“外侧”。

然后单击“格式”按钮，“数字格式”设置为带一字线的阿拉伯数字格式，单击“确定”按钮，再设置页面字体为仿宋4号字，设置奇数页的页码设置成右缩进1字符，偶数页的页码左缩进一字符。

3.份号'秘级'紧急程度标注

插入2行2列的表格，设置表格属性：

表格行高固定值1厘米，列宽7.8厘米，表格居中；选项中默认单元格边距均为0；无边框底纹

表格内字体设为三号黑体，第一列设置为左对齐，第二列设置为右对齐。

4.发文机关标识制作

插入横排文本框，在该文本框内输入发文机关标识，输入完成后,选中该文本框，单击鼠标右键——“设置文本框格式”，进行如下设置：

选择“颜色和线条”，“颜色”设置成“无填充颜色”。

选择“大小”，高度设置成222cm；宽度设置成15.6cm。

注：

可根据实际情况适当调节尺寸。

选择“版式”，版式设为浮于文字上方，单击“高级”按钮