1、个人成效与时间管理时间管理 学员手册学员： 讲师：邱明俊 致 学 员欢迎各位参加时间管理课程！为了充分体会本课程的精髓，得到自我的提高，请大家遵守以下培训公约：1. 全身心投入学习，不处理与学习无关的事情2. 遵守学习纪律3. 不迟到、早退，不中途离场4. 不接听电话，手机静音5. 讨论时积极参与，尊重他人意见学员签名： 培训日期： 课程收益 本课程通过对有效时间管理重要性的讲解，通过对人们日常工作中在时间管理上存在的误区的分析及时间管理基本方法、技巧的讲解，帮助学员进行有效的时间管理、提高工作绩效。 通过本课程的学习，你将：1. 学会设立目标掌握生活2. 分清效率与成效，培育成效观念3. 摆
2、脱危机管理与工作压力4. 理解重要与紧迫的区别，学会专注5. 学会自我管理的实用工具6. 学习基本时间管理原则和技巧7. 了解自己的时间管理风格第一章 时间管理的概念 5第二章 时间管理的误区 14第三章 时间管理的原则 20第四章 时间管理的工具 27第五章 时间管理的建议 30第六章 个人时间管理风格 32第一章 时间管理的概念本章目的：1、明确时间管理的重要性2、了解时间的特性2、了解时间管理的发展阶段第一节 个人成效与时间管理每个人都有管理时间的方法，都知道时间的重要性，但无人敢说“我最能管好时间”。那么今天我们重新来探讨这个问题，分享有关的理念，你或许或多或少能产生收获；引用“旧约圣
3、经之传道书”一句话：“天底下每种事物都有其季节性，而每个时刻也都有其存在的目的，生命诞生的时刻；生命枯萎的时刻；播种的时刻；收成的时刻以及保持缄默的时刻，挺身讲话的时刻。”说明一个人的生命是由许多非常重要的时刻组成的，而每个时刻都有存在的目的和价值，你是否在每个时刻都作了你该作的事呢？人们与时间是什么样的关系呢？我们“或做时间的主人，或奴隶由你决定”。时间哪里去了？是谁让生活那么混乱；实际一点，如何得到自己想要的东西；如何认清事情的优先顺序，如何逃出时间陷阱等等；都是我们要探讨的问题。记得当你接到别人的名片，上面写了多种职业时的感觉吗？记得当你跟同届同学的成就做比较时的感受吗？既嫉妒有羡慕，你
4、一定禁不住问：“为什么他们有这么多的时间去做这么多的事情？”答案只有一个：因为他们善于“管理时间”，令自己更有效率，可以处理更多的事情，肩负更大的责任。“不能管理时间，便什么也不能管理”。美国管理大师杜拉克如是说。那么“时间管理”是哪一门的管理学问？其实，它并不是一套很深的管理理论，它的道理浅显易懂，关键在于你能否下决心去实行。首先，“管理”时间是不对的，因为你不能、也没有办法让时间停下来给你去“管”和“理”，要“管”和“理”的是你自己。“时间管理”就是“自我”管理你必须要抛弃陋习，引进新的工作方式和生活习惯，包括要订立目标、妥善计划及分配时间、权衡轻重、权力下放，加上自我约束，持之以恒才可提
5、高效率，事半功倍，但我们经常习惯于抱怨，总认为时间不够用，其实时间对每个人都是公平的，一天就是24小时，不多也不少。每一天只有24小时，有些人能事事兼顾，有些人却落得什么都想做，但什么都没做好，能有效运用时间的不是超人，只不过他了解自己想要做的事是哪些，并能优先把重要的事作完。EDWARDWCARTER是BRORDWAY HALE 连锁店的创始人及现任的董事长，他从1946年成立4间店，到1968年为止共拥有46家连锁店，他曾经在“FORTUNE”上谈到有关时间管理的问题：“对我们大部分人而言，我们必须下达的最重要决策，就是如何去使用自己的时间。对我来说。我就不会将自己的时间花在需要很多生产劳
6、力，而成果却平凡无奇的事情上面。而且，只要我能找人去做的事情，我绝不会自己去做”。这说明对经理人而言，工作的重点往往摆在计划、组织、控制及领导上面，要妥善运用时间把这些工作做好，需要确定自己的目标，看看时间运用是否得宜，不妨问问自己三个问题： 根据研究显示，许多经理人因此找出节省时间的方法，平均每周节省8小时。但具有讽刺意味的是，虽然我们经常感叹没时间，但我们却是从早忙到晚，甚至废寝忘食，没有家庭生活和休闲活动，每天就只是埋头苦干。等到回头看看时，却感到沮丧、无奈、焦虑和懊恼。沮丧者因为一事无成；无奈者因为不知还可做些什么；焦虑者因为感到时间不多；懊恼者因为做得不好，错失了许多机会。假如有人问
7、你：“要是你今天就去世，你最后悔的是什么？”你会怎样回答？美国著名时间管理学家尤今葛里斯曼曾向数百人提出类似的问题，结果大多数的回答是：“后悔没有多读点书”，其次是“没有花太多的时间与家人共处”。这结果显示了一点受访者都后悔没有在有限的时间里做应该做的事。你也有相同的感受吗？你有没有想过，你的问题不是没有时间，而是在分配、使用时间上出了问题所谓“不患寡而患不均”。在此，让我们看一个老王的例子。案例：老王的故事老王是某公司的行销部经理，为人勤奋，经常加班，在别人眼里，他是好上司，好雇员，他在同一岗位上忙了15年，却觉得一事无成，经常感慨；“没有时间啊！”这是他的错吗？一天，总经理 叫他作一份准备
8、在董事局会议上报告的来年计划，老王兴奋，结果呢？ 认为还有时间，须在绝对安静的环境下才能构思和准备，拖到了最后一天；打算作报告的当天上午下属生病，代出席会议；下午上司紧急命令，速查员工投诉问题；下午6点有一些打扰的电话；7点回家交通堵塞；8点看电视转播的球赛；11点放弃工作睡觉；第二天早上4点赖床，等到5点起床，发现没有带一些文件回家，所以匆忙只作了一部分；8点赶到办公室忙了一个多小时，老王终于完成了报告，这一份前后只花了3个小时本想“一鸣惊人”的报告，结果是仓促完工。结果怎样，可想而知。 是的，他确实很忙，认为自己没有时间是理所当然的。但假如我们仔细分析老王的工作方式，不难发现他不是没有时间
9、，而是在使用时间上出了问题：延误原因1、没有以第一时间把报告做好2、打算做报告的当天 下属生病，代出席会议 上司紧急命令 一些电话3、下班回家4 、看电视5、放弃工作6、赖床7、没有带一些文件回家8、上班以上的情况，你是否有似曾相识之感？上述的分析是否经常发生在你身上？你可知道你的问题不是没有时间，而是你不经意、不自觉地把时间浪费掉？有或者是一些你不能控制的因素霸占了你的宝贵光阴。那么究竟应该怎样管理时间呢？第二节 时间与时间管理杜拉克言“时间是世间最短缺的资源，除非善加管理，否则一事无成”。资本这个我们生活中每时每刻都被迫去获得的东西，正在不断减少，而且没有任何办法去补充它，一旦失去了，它将
10、永远失去。上帝给我们每天都是24小时，一周7天时间，生命的每一分钟都是资本，举例：一个主任年收入30万，每月工作时间200小时，则主任每分钟价值为2.16元/分钟。任何一个制定出来帮助我们高效率地安排时间的计划，都必须从我们对时间的宝贵性认识入手。“忙要忙得有意义”，你认为很忙碌，关键是“你在忙碌什么”，必须象金币一样谨慎地使用这一有限资本,切勿三分钟的热情投入工作，然后弃之。管理好你的时间就能管理好你的生活，时间是构成生命的原材料，人的每一时刻，每一瞬间都存在于生命之中，时间不会游离于生命之外，人生好比与时间一场游戏。释加牟尼问他的三个子弟“生命存在于哪里？”一个弟子说“生命存在于吃饭中”，
11、一个说“生命存在于睡觉中”，释都不满意，最后一个说“生命存在于一呼一吸中。”最终是“我们利用时间，否则时间利用我们”。我们要认识到时间有四个特性。 :时间的供给量是固定不变的，在任何情况下不会增加、也不会减少，每天都是24小时，所以我们无法开源。 :时间不象人力、财力、物力和技术那样被积蓄储藏。不论愿不愿意，我们都必须消费时间，所以我们无法节流。 :任何一项活动都有赖于时间的堆砌，这就是说，时间是任何活动所不可缺少的基本资源。因此，时间是无法取代的。 :时间无法象失物一样失而复得。它一旦丧失，则会永远丧失。花费了金钱，尚可赚回，但倘若挥霍了时间，任何人都无力挽回。 有关时间管理的研究已有相当长
12、的历史。一般说来时间管理理论可分为四代。不过多数人所认可的还是所谓第三代时间管理学。每一代都是以前一代为基础，逐步地发展、完善，优、缺点如下。第一代时间管理： 第二代时间管理： 第三代时间管理： 第四代时间管理： 第三节 影响时间管理效率的因素造成时间管理不善的原因究竟是什么呢？有以下四个方面的原因：1、人们并不尊重时间，他们不了解其重要性。2、人们视时间为不可竭尽的资源，并未了解其自然规律。3、人们不善于检查自己提高时间管理办法。4、有时间观念的人不善于控制时间。请完成下面的时间管理练习。假设现在是星期一的晚上，你要计划未来五天的日程，下面是这五天要做的事情： 1、你从昨天早晨开始牙疼，想去
13、看医生 2、星期六是一个好朋友的生日你还没有买礼物和生日卡 3、你有好几个月没有回家，也没有写信或打电话 4、有一份夜间兼职不错，但你必须在星期二或星期三晚上去面试（19点以前），估计要花1小时。 5、明晚8 点有个1 小时长的电视节目，与你的工作有密切关系 6、明晚有一场演唱会 7、你在图书馆借的书明天到期 8、外地一个朋友邀请你周末去玩，你需要整理行李 9、你要在星期五交计划书之前把它复印一份 10、明天下午2 点到4 点有一个会议 11、你欠某人200 元钱他明天也将参加那个会议 12、你明天早上从9 点到11 点要听一场讲座 13、你的上级留下一张便条，要你尽快与他见面 14、你没有干
14、净的内衣，一大堆脏衣服没有洗 15、你想好好洗个澡 16、你负责的项目小组将在明天下午6点钟开会，预计1小时 17、你身上只有5 块钱，需要取钱 18、大家明天晚上聚餐 19、你错过了星期一的例会，要在下星期一之前复印一份会议记录 20、这个星期有些材料没有整理完，要在下星期一之前整理好，约需2 小时 21、你收到一个朋友的信1 个月了，没有回信，也没有打电话给他 22、星期天早上要作一次简报，预计准备简报要花费15个小时，而且只能用业余时间 23、你邀请恋人后天晚上来你家烛光晚餐，但家里什么吃的也没有 24、下个星期二，你要参加一次业务考试 请将这份事件清单中的各种事件划分不同的优先级，按优
15、先级把它们重新排序，然后根据这些事件，制订一个周末的时间安排表。 时间表可以参照下页的格式：每天上班时间为8点-18点（含往来交通时间，中午有1小时休息） 时间星期二星期三星期四星期五星期六8:008:309:009:3010:0010:3011:0011:3012:0012:3013:0013:3014:0014:3015:0015:3016:0016:3017:0017:3018:0018:3019:0019:3020:0020:3021:0021:3022:0022:3023:00编好时间表以后，请考虑： 哪些事情被放弃不做？为什么？ 哪件事情有最高的优先级？为什么？ 你会高兴地执行这个
16、计划吗？ 本章笔记/心得体会/行动指南： 第二章 时间管理的误区本章目的：1、明确时间管理的五大误区2、对照自己，找出自己的误区请完成时间管理能力自测题。时间管理能力自测题下面是一套时间管理能力的自测题，请为每一项选择最适合你的修饰语：是“总是”，还是“经常”，或是“很少”？ 总是 经常 很少 1、我觉得我可以工作得更努力 2、我可以告诉你上个星期我工作了多少个小时 3、我常常把事情留到最后一分钟才做 4、对我来说，开始一项工作很难 5、我对下一步要做什么不很确定 6、我要开始做某件事之前，要拖延很长时间 7、我不知道我做的是否足够多 8、我在不同的任务之间频繁地换来换去 9、我在某些地方的工
17、作效率比在其他地方的高 10、我在某些时间的工作效率比在其他时间的高 11、我工作起来没有规律，往往在某件事上花费很多时间后又置之不理 12、我不可能完成我想做的全部事情 13、我不肯定自己是否在优先处理最重要的事情 14、到这门课程结束之前，我不敢肯定自己是否会坚持到底 15、我工作时没有任何计划 第一节 时光大盗我们经常不自觉的陷入时间陷阱中，艾里克斯是全世界非常著名的时间管理专家，他曾总结了人类四十多种影响时间的办法，前十种典型为； 打扰 重要性次序无所调整 没有目标、次序和计划 叫人同一时间完成多项工作却懂得拒绝 个人缺乏组织能力 缺乏自律 会议 资料不完整或有所延误 文书工作及繁文缛
18、节 分不清责任和权力您认为时间的杀手主要是：时间杀手首选其次再者加权后干扰没有计划缺乏自律工作跟催难以授权电子邮件别人失误身体状态低效会议安排不当资料不全文书太多第二节 时间管理的五大误区误区一：工作缺乏计划尽管计划的拟定能给我们带来诸多的好处，但我们有的同事从来不做或是不重视做计划，原因不外乎如下几条： 1、因过分强调“知难行易”而认为没有必要在行动之前多做思考； 2、不做计划也能获得实效； 3、不了解做计划的好处； 4、计划与事实之间极难趋于一致，故对计划丧失信心； 5、不知如何做计划。 由于我们的工作缺乏计划，将导致如下恶果： 1、目标不明确 2、没有进行工作归类的习惯 3、缺乏做事轻重
19、缓急的顺序 4、没有时间分配的原则 误区二：组织工作不当组织工作不当的主要体现在以下几个方面： 职责权限不清，工作内容重复 “事必躬亲，亲力而为” 沟通不良 工作时断时续 误区三：时间控制不够练习：拖延商数测验在前面的“老王的故事”中，老王在时间管理上最大的恶习就是拖延时间，以致到头来一事无成。我们提供了一个拖延商数的测验，请完成。拖延商数测验请据实选择以下每一个陈述最切合你的答案： （1）为了避免对棘手的难题采取行动，我于是寻找理由和借口。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （2）为使困难的工作能被执行，对执行者下压力是必要的。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同
20、意 （3）我经常采取折衷办法以避免或延缓不愉快的事是困难的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （4）我遭遇了太多足以妨碍完成重大任务的干扰与危机。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （5）当被迫从事一项不愉快的决策时，我避免直截了当的答复。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （6）我对重要的行动计划的追踪工作一般不予理会。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （7）试图令他人为管理者执行不愉快的工作。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （8）我经常将重要工作安排在下午处理，或者携回家里，以便在夜晚或周末处理它。
21、 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （9）我在过分疲劳（或过分紧张、或过分泄气、或太受抑制）时，以致无法处理所面对的困难任务。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 （10）在着手处理一件艰难的任务之前，我喜欢清除桌上的每一个物件。 A非常同意 B略表同意 C略表不同意 D极不同意 我们通常在时间控制容易陷入下面的陷阱： 1、习惯拖延时间。 2、不擅处理不速之客的打扰。 3、不擅处理无端电话的打扰。 4、泛滥的“会议病”困扰。 误区四：整理整顿不够办公桌的杂乱无章与办公桌的大小无关，因为杂乱是人为的。“杂乱的办公桌显示杂乱的心思”是有道理的。让一个不富条理的人使用一
22、个小型的办公桌，这个办公桌会变得杂乱无章，即使给他换一个大型的办公桌，不出几日，这个办公桌又会遭遇同样的命运。误区五：进取意识不强我们经常说到：“人最大的敌人就是自己”。有些人之所以能够让时间白白流逝而毫无悔痛之意，就象前面我们提到的“老王”，最根本的原因就是他个人缺乏进取意识，缺乏对工作和生活的责任感和认真态度。主要表现在以下几个方面： 个人的消极态度 做事拖拉，找借口不干工作 唏嘘不已，做白日梦 工作中闲聊 好了，前面我们谈到了五个时间管理的误区，不管以前我们做得怎样，要记住：世界上所有的成就都是“现在”所塑造的。因此，我们要记取“过去”，把握“现在”，放眼“未来”。送给大家一句话： 昨天
23、是一张已被注销的支票， 明天是一张尚未到期的本票， 今天则是随时可运用的现金。请善用它！现在，让我们来分析一下中航集团时间杀手的主要原因：第三节 走出误区1、积极。积级意味着采取主动，而不是坐等别人先行动，然而消极地回应。2、通盘考虑。从你想达到的目标反推出要做的事情，然后详细计划。3、按顺序做事。对任务进行分类，舍弃不需要的任务，然后把剩下的任务排序，以便优先处理紧急和重要的任务。4、提前准备。保持主动的要诀是事先计划。本章笔记/心得体会/行动指南： 第三章 时间管理的原则本章目的：1、明确自己的角色目标2、了解工作的一般制定过程3、分清工作的轻重缓急4、合理地分配时间第一节 明确目标一、目
24、标的作用请记住：成功完全是一种个人现象，只有你所完成的事情和你的价值观相符，你才会觉得成功。1、为人的行为设定明确的方向，使人充分了解自己每一个行为的所产生的效果；2、使自己知道什么是最重要的事情，有助于合理安排时间；3、能清晰地评估每一个行为的进展，正面检讨每一个行为的效率4、能预先看到结果，稳定心情，从而产生持续的信心、热情与动力小故事：费罗伦丝的故事1952年7月4日清晨，加利福尼亚海岸下起了浓雾。在海岸以西21英里的卡塔林纳岛上，一个43岁的女人准备从太平洋游向加州海岸。这名妇女叫费罗伦丝查德威克。 这一次如果成功了，她就是第一个游过卡塔林纳海峡的妇女，在此之前，她是从英法两边海岸游过
25、英吉利海峡的第一个妇女。 那天早晨，雾很大，海水冻得她身体发麻，她几乎看不到护送她的船。时间一个小时一个小时的过去，千千万万人在电视上看着。有几次，鲨鱼靠近她了，被人开枪吓跑了。而她继续在游。在以往这类渡海游泳中她的最大问题不是疲劳，而是刺骨的水温。 15小时之后，她又累，又冻得发麻。她知道自己不能再游了，就叫人拉她上船。她的母亲和教练在另一条船上。他们都告诉她海岸很近了，叫她不要放弃。但她朝加州海岸望去，除了浓雾什么也看不到。几十分钟之后-从她出发算起15个小时零55分钟之后，人们把她拉上船。又过了几个钟头，她渐渐觉得暖和多了，这时却开始感到失败的打击，她不假思索地对记者说：“说实在的，我不
26、是为自己找借口，如果当时我看见陆地，也许我能坚持下来。” 人们拉她上船的地点，离加州海岸只有半英里！后来她说，令她半途而废的不是疲劳，也不是寒冷，而是因为她在浓雾中看不到目标。查德威克小姐一生中就只有这一次没有坚持到底。两个月之后，她成功地游过同一个海峡。她不但是第一位游过卡塔林纳海峡的女性，而且比男子的记录还快了大约两个钟头。查德威克虽然是个游泳好手，但也需要看见目标，才能鼓足干劲完成她有能力完成的任务。 二、SMART原则明确具体(Specific)可衡量(Measurable)：数量、时间、 质量、成本可行性(attainable)/挑战性(aggressive)相关性(Relevant
27、)时间性(time-bound)三、角色与目标请写下五、六项你觉得重要的事情，并请排序。实际上，我们承担了很多角色：在公司里，你是上司、下属、同事、专家，在家中，你是妻子/丈夫、儿/女、父/母、兄弟姐妹，在社会上你是朋友每个角色我们都不能遗忘，所以我们总觉得时间不够用，有点顾此失彼的感觉。 角色 贡献宣言 现在，请思考一下，对于这些角色，你将做些什么，以有助于实现角色的终极目标。角色目标事情第二节 有计划有组织地进行工作所谓有计划、有组织地进行工作，就是把目标正确地分解成工作计划，通过采取适当的步骤和方法，最终达成有效的结果。通常会体现在以下五个方面： 1、将有联系的工作进行分类整理。 2、将
28、整理好有各类事务按流程或轻重缓急加以排列。 3、按排列顺序进行处理。 4、为制定上述方案需要安排一个考虑的时间。 5、由于工作能够有计划地进行，自然也就能够看到这些工作应该按什么次序进行，各哪些是可以同时进行的工作。 那么有人会问：究竟该怎样做计划呢？大致的步骤如下： 1、围绕最终目标，明确当前目标范围 2、根据SMART原则，制定初步目标 3、根据历史数据，现实情况，修订目标 4、分为关键目标和日常目标并明确达成标准 5、制定相应行动方案6、落实责任人、奖惩7、制订进度表8、分配资源9、审定计划第三节 分清工作的轻重缓急重要性： 紧急性： 第一象限是重要又急迫的事。诸如应付难缠的客户、准时完成工作、住院开刀等等。 第二象限是重要但不紧急的事。主要是与生活品质有关，包括长期的规划、问题的发掘与预防、参加培训、向上级提出问题处理的建议等等。 第三象限是紧急但不重要的事。电话、会议、突来访客都属于这一类。 第四象限属
