1、高效时间管理培训 公司内部编号：（GOOD-TMMT-MMUT-UUPTY-UUYY-DTTI-9018）高效时间管理培训高效时间管理培训讲 义主讲人：方言上海本原企业咨询研究所上海本原企业管理咨询有限公司2004年3月1.把握时间的总体水平仔细阅读每一个陈述并思考你同意或不同意的程度。在最接近你实际情况的那个椭圆里打勾。A类强烈同意基本同意基本反对强烈反对1. 我相信我能控制或影响我一生中的绝大多数事情。2. 在工作中我常常做一些我喜欢的事情，尽管我知道它们并非必须的。总分A类3. 我很自律并很有毅力。4. 我没有足够的时间来完成每一件事。5. 我对我的生活感到很满意。B类6. 我写下我工作
2、中的年度业绩目标。7. 我有一张主清单，上面写有接下来几周中我需要处理的小事情和工作任务，并为它们设立了优先排序。总分B类8. 我至少每天回顾一次我的中长期目标。9. 我常常问我自己我现在所做的事情是如何有助于实现我的目标。10. 我有一张长期个人目标的书面清单。C类11. 我常常感到每天总有紧急事件要去处理。12. 我为我的各种工作和活动设立优先排序。13. 我倾向于先完成耗时不多，容易的或者有兴趣的工作。总分C类14. 不断切换优先排序是我工作中的一大难题。15. 我能很容易指出在我工作中对结果产生决定性因素的活动D类16. 至少每年一次，我记录我是怎样花费时间的。17. 我经常性的分析我
3、正在做的每一件事，并寻找办法提高我的成绩。18. 我常常认为承诺的太多，并试图马上处理大量事情。总分D类19. 经常性发生的危机占用了我太多的时间。20. 研究工作模式如何天天不同一天内的不同。E类21.我将每天要做的事情写一张清单。22.我写下我每周的计划，包括具体的目标，活动和优先排序。总分E类23. 至少每周一次我与别人会面协调计划、优先排序和活动。24. 我常常想到我应该更加有序安排。25. 在我日常计划中，我给控制不了的意外事件留出时间。F类26. 我每天都为最重要的任务安排特别的时间。27. 我常常对我的时间表感到分心，倾向于从一个任务跳到另一个任务。28. 我将类似的任务分组，并
4、按照逻辑次序安排活动。总分F类29. 我估计我的活动所要占用的时间。30. 只要需要，我总能安排一个人独自的时间，没有打扰。G类31.我分析我所受到的打扰并系统性地减少或消除它们。32.我将几个项目捏在一起并同时处理几件事，这样避免了在一天中多次打扰别人。总分G类33.过多的社交活动使我不能集中精力工作。34.我提前安排和他人的联系，而不是凭其自然去打扰别人。35打扰和分心是我工作中的大问题。H类36.我们的会议组织得不是很好，有些会议甚至是不必要的。37.我们的会议准时开始。总分H类38.我们的会议有准备得很好的议程。39.会议浪费了我不少的时间。40.我们常常分析我们的会议并试图改进会议。
5、I类41.我常常分析我的文档工作并寻找删除、简化或改善的方法。42.我使用备忘文档或类似的系统来帮助我跟踪细节，并保持适当跟踪。43.我有良好的系统化程序来对我的文档进行分类和处理。总分I类44.我不能保持阅读完所有要读的文档。45.我的办公桌和工作区域较乱，应该更整洁些。J类46.我经常有事自己干，因为这比委派更快更方便。47.书面确认所委派工作的细节。48.我往往参与太多的细节。总分J类49.我常常忘记跟踪或检查我委派的工作。50.当我被委派工作时，我会马上提出任何对澄清细节有必要的问题。K类51.我经常推迟令人不快的事。52.期限来临之时我需要在压力下开始工作，我往往等到最后一分钟。53
6、.我必须等到好心情、好时间来处理创造性的工作。总分K类54.常常担心犯错误和做出错误的决定。55我往往推迟需花大段时间的工作。L类56.我老是想方设法为和我共事的人节省时间。57.我常常问别人我是如何浪费他们时间的，以便我能有所改进。总分L类58.我开会总是准时并有备前往。59.我定期和其他人讨论所关心的小组时间安排和其它问题。60.我从不延误期限或迟交我的那部分工。2、优先排序学员将会学习如何排定他们的目标次序。同时将明确“优先排序”的定义，确定他们职业目标的优先排序并能区分“重要的事、急迫的事、可以委派的事”1.优先排序的定义。2.为什么要设定优先排序3.设定优先排序的过程。4.委派/授权
7、他人。优先排序设定坐标紧迫性Urgent1.危机重要性Important2. 要做的事3.琐事4.浪费时间的事优先排序设定必须将你的任务定义为：A必须做；B应该做；C可能做；D委派他人做/省略不做优先排序设定练习下面是一张本周的工作列表。用坐标图将下列工作分类。A1，A2，A3，B1，B2，B3，C1，C2，C3等等。A必须做，B应该做，C可能做，D委派他人做/省略不做。你必须从中选出5项优先排序最高的工作。你是一家小型销售办事处的经理。你要向上司汇报工作，你也有一个秘书来帮助你处理事务，你精于委派。周五，你要向董事会作一个关于经营状况的重要报告。“要作的事情”（找出5个A,3个D）1.向上司
8、索取经营状况报告的数据2.为纪念加盟公司10周年纪和秘书共进午餐。3.为向董事会报告准备文稿和图片。4.回电你的心脏科专家，讨论上周医疗试验的结果。5.为向本地商会演说准备演说词。6.审阅计算机打印的本期盈亏表，搜集数据以供报告之用。7.购买办公用品8.分析新的电话设备，并做出决定9.给主供应商回电，因他来电说有急事。10.口述、复审并完成设备涨价通知单所附的封面函。涨价通知单立即生效并寄给每个客户11须参加半天办公室管理培训研讨会12头发定型13销售代表碰会为经营状况报告会收集数据。14最佳销售代理商回紧急电话。委派问自己的两个问题：1.我正在做的什么事情不必非要由我来做，而可由别人代做2.
9、我正在做的什么事情别人能做或是可以教会他来做两条基本规则：1.决策尽可能放在最底层。2.教会你的下属给出答案，而不是带来问题。如何授权委派的窍门1.确信他人能胜任所委派的任务，告诉他们为什么你不能亲自做。2.确信受委派的人有足够的资源时间、信息、资金、人员、协助和权力去完成指派的工作。准备好商定一个完成的期限。3.确信受委派的人清楚了解你的标准要求。标准要明确条条细化任务要求。4.确信你已给受委派的人足够的“指导”来顺利完成任务,如可能,演示并解释每一步理由。如果你就是那位受委派的人，一定得提些问题。5.奖励受委派人的出色工作。就说：“谢谢你”。关于优先排序的关键概念1.仔细想想优先排序对你意
10、味着什么.想一想你如何确定什么是真正最重要的。记住，你永远不会有时间来做每件事，但你会有时间来做最重要的事。2.8020规则：80%的价值来自于20%的项目；而其他20%的价值来自于80%的项目。学会将你的注意力集中在高价值的20%上，并掌握它们。3.绝大多数人首先从耗时少、简单、有兴趣的事做起。相反,首先要从最重要的事情开始做起。4.不要因为事情紧急，就把它当成要事。重要的活动是那些对实现你的目标最有帮助的活动。5.学会区分重要和紧急。6.不要让琐事挤走要事。7.不要总是以你最重要的任务为代价来满足其他人的一些要求。学会何时说不。要做得合乎逻辑、坚决、巧妙。8.经常不断地转移优先排序常常导致
11、无法恰当确立优先排序。设定优先排序的最好方法是以重要性为依据。9.不要仅仅是因为别人提出强烈要求就经常不断地转移优先排序。要十分小心，那些吱吱发响的轮轴得上油。你是完美主义者吗阅读下面每一项的关于你的描述，同意的在句首打“”，每一项得10分。计算你的总分。1.我对待尝试新的东西很犹豫。2.我希望我做的每一件事都很完美。3.在工作中,我有一个很难被取悦的名声。4.我极少将工作委派给员工中其他能胜任的人。5.我将工作委派给员工后，我总是觉得不踏实、不放心。6.如果我的同事或孩子不能迅速理解，我会变得很不耐烦。7.我通常拒绝开始某一新项目,除非我有最佳的设备或工具。8.当我在高尔夫球或玩牌中没有发挥
12、出最好的水平时，我会很痛苦。9.对日常事物，我极少走捷径，如：家庭保养、家庭杂物、食品准备工作、信函和种种小差事。10.不管做什么事情，如果我不能做好,我会很难过，甚至在一些对我是全新的事情上，如一种新的扑克游戏或是使用一种新的软件。3、工作流程 一天是如何渡过的事由具体情况描述优先排序时间分析调查一旦你将花在这些活动上的时间全部算出来，你得自问下列问题：1.你在什么活动上花费时间最多2.你在什么活动上花费时间最少3.比较花在 “会议”和“计划”上的时间与其所取得的结果，哪些活动产生的结果最大4.哪些活动产生的结果最小5.你是否对你花费在打电话上的时间感到惊讶6.你能否将琐碎的打电话时间安排到
13、一个专门的时间打电话7.哪些活动值得付出更多努力8.哪些活动要减少花费的时间9.哪些活动可以删减10.哪些活动可以委派他人工作流程分析学员将学习如何审计时间，他们将区分成就和活动的差异并且检阅活动和目标之间的关系。 时间审计 划分你的日常工作单 打断工作/电话时间你的时间值多少钱年薪：$20,000除以52周薪加上40%（职员津贴）周薪总额除以40每小时总价除以60每分钟总价你的时间是怎样浪费的对付浪费时间的策略A.浪费时间的事情解决方案：B.浪费时间的事情解决方案：十大浪费时间的事情1.打断工作（电话、随访）2.转移优先排序3.缺乏目标、优先排序及计划4.不量力而为/不会说“不”5.缺乏有序
14、安排6.缺乏自律7.会议8.不完整或过信息9.文档工作/繁文缛节10.职责不清如果电话“吃掉”你太多的时间有效使用电话电话记录单致：先生/女士日期时间上午下午当您不在时开会外出先生/女士/小姐来自公司电话 给您来电再来电话希望见您前来拜访过请回电话紧急并且留言如下因此应作如下准备记录人签字备注会议浪费时间11种共同原因如果会议“吃掉”你太多的时间缩短会议时间、提高效率的九种方法，如果你是会议主持人缩短会议时间和提高效率的七种方法“你在开会时坚持自己的权利并无不妥”缩短来访者逗留时间的九种方法关于分析时间的关键概念1.你做的每件事要么帮助你、要么阻碍你。时间一旦花掉，它就不复返。2.关键是要确定
15、你的行动与目标相一致。3.至少每年一次就你如何花费时间作记录。每个月作一次更好。找出你做了些什么，什么时候做的，为什么要做。4.请别人告诉你，你是如何浪费时间的，或者怎样才能更好的利用你的时间。他们也许能发现你看不到的问题。5.练习Kaizen，力争不断改进。6.定期检查目前你正在使用的工作程序。包括哪些步骤由谁做什么时候做是否可以删除、缩短或简化任何步骤7.请你的同僚、员工或小组集思广益，帮你想出一些新主意。想办法删除步骤，合并工作，缩短流程，使文档工作流水化，消除瓶颈。8.不要对某些其实并不是危机的事情反应过度。不要将你的时间和精力过多用在超过其价值的事情上。使用重要性/紧迫性表格作为指南
16、。9.将发生在你身上的危机记录下来。分析这些危机，寻找它们发生的模式。这些危机是偶然的还是重复发生的你的危机可以预测吗10.如果你面对的是经常重复发生的危机，找出事情老出错的原因，并改正它们。很多重复发生的危机是由于计划不佳，协调不佳和跟踪不佳引起的。4、制订计划学员将学会如何充分利用时间，通过了解该作什么、何时去做来提高效率及效果，他们将学会使用跟踪系统。1.如何制订计划2.制订计划的意义3.何时制订计划4.跟踪系统2003年06月27日周五 打电话给Marry 完成市场营销报告 打电话给心脏科医生 03:29的决策会议 06:30的晚宴你做工作计划时,可以先向主管报告,让他先了解你的计划内
17、容,并能藉着说明计划向主管确认及讨论一些问题;征求主管的意见,接受主管的指示,修正你的计划,得到主管的认可,获得主管的支持。 记住计划是你未来行动的蓝图,计划在得到主管认可前往往需经过多次地向主管报告及修正的过程,千万不要中途气馁或失去信心。什么叫制订计划1.制订计划就是处理的不是问题,而是机会。2.砍掉无效工作及改掉拖拉的习惯3.预先确定事件的过程(进程)。4.如何计划。我需要哪些东西到位 优先安排以达到目标。长期： 问题/任务 高峰时间精力充沛警觉的烦躁不安疲劳筋疲力尽犯困早晨上午午餐下午晚餐晚上你一天中的精力高峰和低谷在何时在网格线图上做出精力高潮和低潮的时间段现在你已经知道你的高峰和低
18、谷。我们来计划一下如何最佳利用这个信息你在各个时间段都做些什么呢高峰期活动精力高潮(3件):低谷期活动精力低潮(3件):跟踪系统八种控制信息的符号/ 部分完成 全部完成* 紧急事件，立即行动(mm/yy) 参见前面的某一天的工作日志(mm/yy) 延期至以后的某一天 or x 取消(M) 委派某人（M代表被委派人的姓名的第一个字母） 正在执行如何制订计划1.每天临睡前，计划明天要做的事情。记住紧急和重要之间的关系。2.安排会议时间表明确规定会议开始和结束时间。3.注意那些分步实施的任务，这些任务必须一步接一步地完成。4.留一点时间去处理那些耗时少的任务以及突发的紧急事情。5.把一个大项目化整为
19、零。6.利用打电话时间，（会前）等待时间和待机时间（如当计算机出故障时）进行分类、丢弃、整理文档等工作。这些事情无须集中注意力。工作计划6WWhat When Where Who Why Which 3HHow How many How much 关于制订计划的关键概念为改进你的计划，回答六个问题：（1）我要达到什么结果（2）要达到这些结果我必须做什么（3）优先次序是什么（4）每个活动需要占多少时间（5）我应当何时去做各个活动（6）对我未曾预料的事情，会留有多少余地1.制订成功的计划关键在于其灵活性。给那些你无法控制意外的事情，如打断，问题和危机留些时间。2.当意外的事情发生时，不要急于改变计
20、划。一个深思熟虑的答复常好过仅仅对事件做出反应。3.每个星期作一个计划。做此计划最好的时间是星期五下午你下班之前。要求别人也做同样的事。与一些主要人员碰头，回顾下周的计划、协调优先次序和活动。4.确实你每天要做的事情清单上有优先次序和时间估计。超出时间就不做了。5.确定时间期限和时间估计是可行的，这一点不能忽视。6.学习控制你计划外行动的冲击。7.为明天早晨准备一个有效率的开端。晚上在你离开前，将事情安排好，这样当你到那儿的时候，一切都准备好了。5、管理变化学员将学会处理变化的含义和起源。学员将区分适应和接受之间的区别。学员将找到对付变化的应变策略。 变化的定义 变化的模式 应变策略变化是变化
21、来自何方1.公司合并Company mergers2.公司收购Company acquisitions3.新主管New supervisor4.新同事New co-worker5.新政策New policy6.新岗位New job description7.裁员Employee cutbacks变化过程 意 识 兴 趣 评 估 尝 试 采 纳 融 合 接 受浮想联翩浮想联翩选择多多 一项成功的应变策略在椭圆里写上影响最大的变化，尽可能联想出各种方法以减轻变化带来的压力。关于管理变化的关键概念1.学会如何适应，灵活机动是关键。2.做好计划、排定优先排序并设定目标，这样你才总能评估你所处的位置。3
22、.永远牢记你的目标。你正在试图完成什么工作加入团队并争取胜利。4.将工作集中起来做，并将任务进行优先排序排列。这会使你达到预期目标并看到大局。5.我们都经历过变化。如果我们尝试的话，我们可以应用已经学会的知识来处理新变化。6.对变化采取积极态度,避免消极态度。积极态度是绝大多数专家认同的一种很强的生存技巧。7.另一个关键战略是认清自我价值。那些使你成为你自己核心能力，认识到这些东西永远与你相似随，并给你必要的自信去适应变化8.记住变化已经是，并永远将是我们生活的一部分。那些喜欢变化并视之为挑战的人会做出更好的判断，采取更有效的对策。6.团队工作时间管理 团队练习活动计时规定如下使用你放在桌上的
23、左右部件做样东西，它必须满足下列条件：1.必须可以自己独立站立2.每个部件必须派上用场3.你必须完成一页制作过程报告4.你必须在15分钟内完成制作过程报告提纲1.你的目标是什么2.你采取哪些步骤以实现目标3.你们小组如何处理这件事4.用了多少时间计划项目5.有没有指定的计时员有关管理团队工作时间的关键概念1.不管你如何优秀，你不可能做所有事情。由你决定培养一个强有力的团队去帮助大家取得更大的成绩。没有一个人能做得和我们大家做一样多的事。2.不要等他人采取第一步；假设事事都靠你。“如果是这样的话，得由我定”。3.给大家树立一个良好掌握时间的学习榜样。4.让大家看到你尊重他们和他们的时间。寻找节约他们时间的方法。5.问一下他人你是如何浪费他们的时间的，改变你的方法。6.培育工作关系。要好好理解他人，同他们交流，与他们一起欢笑，并分担他们的忧虑。7.养成守时的习惯，准时完成你所许诺的事情。8.同上级下属，团队成员和支持人员讨论目标、优先次序及计划。要经常这么做。9.在打电话或开会之前，制定个议程。10.在指导他人时不要太着急，花点时间做得得体。11.花时间成为一个好听众。12.早点儿开始，早点儿去找事情。给别人足够的时间，事先通知。13.问问大家有什么主意改进各项工作。得到的意见越多，改进的机会也就越多。
