1、财务管理系统管理与财务处理系统初始化新第六章系统管理与财务处理系统初始化学习目的及要求熟悉系统管理模块的功能，掌握建立账套、操作员及权限设置的有关知识和方法；掌握账套管理和年度账套管理的方法。理解基础档案的内容及作用，掌握各种基础档案的设置方法。理解总账系统的业务控制参数的作用，掌握其设置方法；掌握设置会计科目体系的原则、方法；掌握设置各种辅助账的作用和方法；掌握设置外币及汇率、凭证类别和结算方式的作用与方法。掌握设置期初余额的要求和方法，会试算平衡。第一节系统管理用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，完整实现财务、业务一体化的管理。为了实现一体化的管理模式
2、，要求各个子系统具备公用的基础信息，拥有相同的账套和年度账，操作员和操作权限集中管理并且进行角色的集中权限管理，业务数据共用一个数据库。因此，需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块的功能就是提供这样一个操作平台。其优点就是对于企业的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，随时可以掌握企业的信息系统状态。系统管理的使用对象为企业的信息管理人员（即系统管理软件中的操作员Admin)或账套主管。系统管理模块主要能够实现如下功能：对账套的统一管理，包括建立、修改、引入和输出(恢复备份和备份)账套。对操作员及其功能权限实行统一管理，设立统一的安全机制，包括用户、角色和权限设置。对年度账的管理，包
3、括建立、引入、输出年度账和结转上年数据，清空年度数据。一、系统注册系统允许以两种身份注册进入系统管理：一是以系统管理员的身份；二是以账套主管的身份。系统管理员负责整个系统的总体控制和维护工作，可以管理该系统中所有的账套。以系统管理员身份注册进入，可以进行账套的建立、引入和输出，设置操作员和账套主管，设置和修改操作员的密码及其权限等。账套主管负责所选账套的维护工作。主要包括对所选账套进行修改，对年度账的管理（包括创建、清空、引入、输出以及子系统的年末结转，所选账套的数据备份等），以及该账套操作员权限的设置。系统允许用户以系统管理员admin的身份，也可以以账套主管的身份注册进入系统管理。由于在第
4、一次运用该软件时还没有建立核算单位的账套，因此，在建立账套前应由系统管理员admin进行登录，此时并没有为管理员admin设置口令，即其密码为空，为了保证系统的安全性，可以更改系统操作员的密码。用户运行用友U8管理软件系统管理模块，登录注册的主要操作步骤如下：选择进入系统管理模块，如图：2选择注册，如图3登录此时确定即可登录,从系统管理界面可以看出，系统管理的功能列表分为上下两部分，上一部分列示的是正登录到系统管理的子系统，下一部分列示的是子系统中正在执行的功能。查看时，用户可在上一部分用鼠标选中一个子系统，下一部分将自动列示出该子系统中正在执行的功能。这两部分的内容都是动态的，它们都将根据系
5、统的执行情况而自动变化。选择服务器：在客户端登录，则选择服务端的服务器名称(标识)；在服务端或单机用户则选择本地服务器名称(标识)。输入操作员注册名称和密码。如要修改密码，则单击改密码选择钮。选择要进行操作的账套和进行业务处理的会计年度。在操作日期组合框内键入操作时间，一般默认是当前系统时间。输入格式为yyyy-mm-dd。也可点日历参照选择一个自然时间。注意：对于系统管理员(Admin)和账套主管看到的登录界面是有差异的，系统管理员登录界面只包括：服务器、操作员、密码三项，而账套主管则包括：服务器、操作员、密码、账套、会计年度、操作日期六项。在实际工作中，为了保证系统的安全，必须为系统管理员
6、设置密码。而在教学过程中，由于一台计算机共多个学员使用，为了方便则建议不为系统管理员设置密码。如果以账套主管的身份进入系统管理则应在启动系统管理后，在操作员框中输入账套主管的编号或姓名，如果有口令还应输入相应的口令。二、建立账套在使用系统之前，首先要新建本单位的账套。用户在系统管理界面单击【账套】菜单选择【建立】，则进入建立单位新账套的功能。【操作步骤】1.输入账套信息用于记录新建账套的基本信息，界面中的各栏目说明如下：已存账套：系统将现有的账套以下拉框的形式在此栏目中表示出来，用户只能参照，而不能输入或修改。其作用是在建立新账套时可以明晰已经存在的账套，避免在新建账套时重复建立。账套号：用来
7、输入新建账套的编号，用户必须输入，可输入3个字符(只能是001-999之间的数字，而且不能是已存账套中的账套号)。账套名称：用来输入新建账套的名称，作用是标识新账套的信息，用户必须输入。可以输入40个字符。账套路径：用来输入新建账套所要被保存的路径，用户必须输入，可以参照输入,但不能是网络路径中的磁盘。启用会计期：用来输入新建账套将被启用的时间，具体到月，用户必须输入。会计期间设置：因为企业的实际核算期间可能和正常的自然日期不一致，所以系统提供此功能进行设置。用户在输入启用会计期后，用鼠标点击会计期间设置按钮，弹出会计期间设置界面。系统根据前面启用会计期的设置，自动将启用月份以前的日期标识为不
8、可修改的部分；而将启用月份以后的日期（仅限于各月的截止日期，至于各月的初始日期则随上月截止日期的变动而变动）标识为可以修改的部分。用户可以任意设置。例如本企业由于需要，每月25日结账，那么可以在会计日历-建账界面双击可修改日期部分（灰色部分），在显示的会计日历上输入每月结账日期，下月的开始日期为上月截止日期+1(26日)，年末12月份以12月31日为截止日期。设置完成后，企业每月25日为结账日，25日以后的业务记入下个月。每月的结账日期可以不同，但其开始日期为上一个截至日期的下一天。输入完成后，点击下一步按钮，进行第二步设置；点击取消按钮，取消此次建账操作。2.输入单位信息用于记录本单位的基本
9、信息，单位名称为必输项。输入完成后，点击下一步按钮，进行第三步设置。3.核算类型设置用于记录本单位的基本核算信息，界面各栏目说明如下：本币代码用来输入新建账套所用的本位币的代码，系统默认的是人民币的代码RMB。本币名称用来输入新建账套所用的本位币的名称。系统默认的是人民币，此项为必有项。账套主管用来确认新建账套的账套主管，用户只能从下拉框中选择输入。对于账套主管的设置和定义请参考操作员和划分权限。企业类型用户必须从下拉框中选择输入与自己企业类型相同或最相近的类型。系统提供工业和商业两种选择。行业性质用户必须从下拉框中选择输入本单位所处的行业性质。选择适用于企业的行业性质。这为下一步是否按行业预
10、置科目确定科目范围，并且系统会根据企业所选行业(工业和商业)预制一些行业的特定方法和报表。是否按行业预置科目如果用户希望采用系统预置所属行业的标准一级科目，则在该选项前打勾，那么进入产品后，会计科目由系统自动已经设置；如果不选，则由用户自己设置会计科目。输入完成后，点击下一步按钮，进行第四步设置。4.基础信息设置界面各栏目说明如下：存货是否分类：如果您单位的存货较多，且类别繁多，您可以在存货是否分类选项前打勾，表明您要对存货进行分类管理；如果您单位的存货较少且类别单一，您也可以选择不进行存货分类。注意，如果您选择了存货要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置存货分类，然后才能设置存货档案。
11、客户是否分类：如果您单位的客户较多，且您希望进行分类管理，您可以在客户是否分类选项前打勾，表明您要对客户进行分类管理；如果您单位的客户较少，您也可以选择不进行客户分类。注意，如果选择了客户要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置客户分类，然后才能设置客户档案。供应商是否分类：如果您单位的供应商较多，且希望进行分类管理，您可以在供应商是否分类选项前打勾，表明您要对供应商进行分类管理；如果您单位的供应商较少，您也可以选择不进行供应商分类。注意，如果您选择了供应商要分类，那么在进行基础信息设置时，必须先设置供应商分类，然后才能设置供应商档案。是否有外币核算：如果您单位有外币业务，例如用外币进行交
12、易业务或用外币发放工资等，可以在此选项前打勾。输入完成后，点击完成按钮，系统提示可以创建账套了么，点击是完成上述信息设置，进行下面设置；点击否返回确认步骤界面。点击上一步按钮，返回第三步设置；点击取消按钮，取消此次建账操作。5.建账完成后，可以继续进行相关设置，也可以以后从企业门户中进行设置。继续操作：系统进入分类码设置,然后进入数据精度定义。完成后系统提示XXX套建立成功,您可以现在进行系统启用设置,或以后从企业门户_基础信息进入系统启用功能,是否进行系统启用设置提示。选择是进入系统启用设置界面,选择否以后进入业门户_基础信息_基本信息进行设置如果此时完成当前设置，则企业建账成功。对于其它相
13、关参数，您可以在企业门户中进行设置。以上五步完成新账套的建立，您此时就可以进行操作人员的设置了。提示：只有系统管理员用户才有权限创建新账套。三、操作员及权限设置系统管理员和账套主管的权限明细表对于系统管理员(Admin)和账套主管其可操作的权限如下表：主要功能详细功能1详细功能2系统管理员(Admin)账套主管账套操作账套建立新账套建立YN年度账建立NY账套修改NY数据删除账套数据删除YN年度账数据删除NY账套备份账套数据输出YN年度账数据输出NY设置备份计划设置账套数据输出计划YN设置年度账数据输出计划YY账套数据恢复账套数据恢复YN年度账数据恢复NY清空年度数据NY结转上年数据NY人员、权
14、限角色角色操作YN用户用户操作YN权限权限操作YY上机日志YN注：Y表示具有权限，N表示不具备权限1.角色角色是指在企业管理中拥有某一类职能的组织，这个角色组织可以是实际的部门，可以是由拥有同一类职能的人构成的虚拟组织。例如：实际工作中最常见的会计和出纳两个角色(他们可以是一个部门的人员，也可以不是一个部门但工作职能是一样的角色统称)。在设置角色后，可以定义角色的权限，如果用户归属此角色其相应具有角色的权限。此功能的好处是方便控制操作员权限，可以依据职能统一进行权限的划分。本功能可以进行账套中角色的增加、删除、修改等维护工作。【操作步骤】在系统管理主界面，选择【权限】菜单中的【角色】，点击进入
15、角色管理功能界面。在角色管理界面，点击增加按钮，显示增加角色界面，输入角色编码，可以录入12位字符；输入角色名称，可以是40位字符(角色编码和名称都不允许重复录入，而且此两项是必输项)；在备注中可以加入对此角色的注释，可以录入119位字符。在所属用户名称中可以选中归属该角色的用户。点击增加按钮，保存新增设置。选中要修改的角色，点击修改按钮，进入角色编辑界面，对当前所选角色记录进行编辑，除角色编号不能进行修改之外，其它的信息均可以修改。删除当前的角色，点击删除按钮，则将选中的角色删除，在删除前系统会让您进行确认。如果该角色有所属用户，是不允许删除的。必须先进行修改，将所属用户置于非选中状态，然后
16、才能进行角色的删除。点击刷新按钮，重新从数据库中提取当前用户记录及相应的信息。对于界面的选项是否打印所属用户是指在打印角色的同时将所属的该角色的客户同时打印出来。用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则其自动具有该角色的权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。若角色已经在用户设置中被选择过，系统则会将这些用户名称自动显示在角色设置中的所属用户名称的列表中。只有系统管理员有权限进行本功能的设置。2.用户(操作员)本功能主要完
17、成本账套用户的增加、删除、修改等维护工作。设置用户后系统对于登录操作，要进行相关的合法性检查。其作用类似于WINDOWS的用户账号，只有设置了具体的用户之后，才能进行相关的操作。【操作方法】在系统管理主界面，选择【权限】菜单中的【用户】，点击进入用户管理功能界面。在用户管理界面，点击增加按钮，显示增加用户界面。此时录入编号、姓名、口令、所属部门，E-mail，手机号内容，并在所属角色中选中归属的内容。然后点击增加按钮，保存新增用户信息。选中要修改的用户信息，点击修改按钮，可进入修改状态，但已启用用户只能修口令、所属部门，E-mail，手机号和所属角色地信息。此时系统会在姓名后出现注销当前用户的
18、按钮，如果需要暂时停止使用该用户，则点击此按钮。此按钮会变为启用当前用户，可以点击继续启用该用户。选中要删除的用户，点击删除按钮，可删除该用户。但已启用的用户不能删除。对于刷新功能的应用，是在增加了用户之后，在用户列表中看不到该用户。此时点击刷新，可以进行页面的更新。点击退出按钮，退出当前的功能应用。用户和角色设置不分先后顺序，用户可以根据自己的需要先后设置。但对于自动传递权限来说，应该首先设定角色，然后分配权限，最后进行用户的设置。这样在设置用户的时候，如果选择其归属那一个角色，则用户将自动具有该角色的权限。一个角色可以拥有多个用户，一个用户也可以分属于多个不同的角色。若角色已经设置过，系统
19、则会将所有的角色名称自动显示在角色设置中的所属角色名称的列表中。用户自动拥有所属角色所拥有的所有权限，同时可以额外增加角色中没有包含的权限。若修改了用户的所属角色，则该用户对应的权限也跟着角色的改变而相应的改变。只有系统管理员有权限进行本功能的设置。3、划分权限随着经济的发展，用户对管理要求不断变化、提高，越来越多的信息都表明权限管理必须向更细、更深的方向发展。用友ERP-U8提供集中权限管理，除了提供用户对各模块操作的权限之外，还相应的提供了金额的权限管理和对于数据的字段级和记录级的控制，不同的组合方式将为企业的控制提供有效的方法。用友ERP-U8可以实现三个层次的权限管理。功能级权限管理，
20、该权限将提供划分更为细致的功能级权限管理功能。包括各功能模块相关业务的查看和分配权限。数据级权限管理，该权限可以通过两个方面进行权控制，一个是字段级权限控制，另一个是记录级的权限控制。金额级权限管理，该权限主要用于完善内部金额控制，实现对具体金额数量划分级别，对不同岗位和职位的操作员进行金额级别控制，限制他们制单时可以使用的金额数量，不涉及内部系统控制的不在管理范围内。功能权限的分配在系统管理中的权限分配设置，数据权限和金额权限在企业门户-基础信息-数据权限中进行分配。对于数据级权限和金额级的设置，必须是在系统管理的功能权限分配之后才能进行。【操作步骤】以系统管理员身份注册登录，然后在权限菜单
21、下的权限中进行功能权限分配。从操作员列表中选择操作员，点击修改按钮后，系统弹出增加和调制权限-xx信息菜单(xx分为两部分：第一不分为用户类型，角色或用户；第二部分为操作员的ID)，如下图：系统提供22个子系统的功能权限的分配，此时可以点击展开各个子系统的详细功能，在内点击鼠标使其状态成为后，系统将权限分配给当前的用户。此时如果选中根目录的上一级则系统的相应下级则全部为选中状态。例：如下图：四、账套管理1、修改账套当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确的反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具
22、有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。【操作步骤】用户以账套主管的身份注册，选择相应的账套，进入系统管理界面。选择【账套】菜单中的【修改】，则进入修改账套的功能。系统注册进入后，可以修改的信息主要有：账套信息：账套名称单位信息：所有信息核算信息：不允许修改基础设置信息：不允许修改。对于账套分类信息和数据精度信息：可以修改全部信息点击完成按钮，表示确认修改内容；如放弃修改，则点击放弃。在账套的使用中，可以对本年未启用的会计期间修改其开始日期和终止日期。只有没有业务数据的会计期间可以修改其开始日期和终止日期。使用该会计期间的模块均需要根据修改后的会计期间来确认业务所在的正确期间。只有账套管
23、理员用户才有权限修改相应的账套。例如：若第4会计期间为3.26-4.25，现业务数据已经做到第4个会计期间，则不允许修改第4个会计期间的起始日期，只允许将第4个会计期间的终止日期修改成大于4.25日（如4.28日），且不允许将第5会计期间的起始日期修改成小于4.26日（如4.23日）。2、引入账套引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。该功能的增加将有利于集团公司的操作，子公司的账套数据可以定期被引入母公司系统中，以便进行有关账套数据的分析和合并工作。【操作步骤】系统管理员用户在系统管理界面单击【账套】的下级菜单【引入】，则进入引入账套的功能。系统管理员在界面上选择所要引入的账套数据备
24、份文件和引入路径，点击打开按钮表示确认；如想放弃，则点击放弃按钮3、输出账套输出账套功能是指将所选的账套数据进行备份输出。对于企业系统管理员来讲，定时的将企业数据备份出来存储到不同的介质上(如常见的软盘、光盘、网络磁盘等等)，对数据的安全性是非常重要的。如果企业由于不可预知的原因(如地震、火灾、计算机病毒、人为的误操作等等)，需要对数据进行进行恢复，此时备份数据就可以将企业的损失降到最小。当然，对于异地管理的公司，此种方法还可以解决审计和数据汇总的问题。具体应用各个企业应根据各企业实际情况加以应用。【操作步骤】以系统管理员身份注册，进入系统管理模块。然后点击账套菜单下级的输出功能进入。此时系统
25、弹出账套输出界面，在账套号处选择需要输出的账套，点击确认进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径(此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：c:backup下等等)。选择输出路径，点击确认完成输出。系统提示输出是否成功的标识。只有系统管理员(Admin)有权限进行账套输出。如果将删除当前输出账套同时选中，在输出完成后系统会确认是否将数据源从当前系统中删除的工作；正在使用的账套此时系统的删除当前输出账套是置灰不允许选中的。五、年度账套管理在用友ERP-U8软件，其账套和年度账是有一定的区别的，具体体现在以下方面：账套是年度账的上一级
26、，账套是由年度账组成。首先有账套然后采用年度账，一个账套可以拥有多个年度的年度账。例如：某单位建立账套001正式账套后在2001年使用,然后在2002年的期初建2002年度账后使用，则001正式账套具有两个子年度账即001正式账套2001年001正式账套2002年。对于拥有多个核算单位的客户，可以拥有多个账套(最多可以拥有999个账套)。对于账套和年度账的两层结构的方式好处是：便于企业的管理，如进行账套的上报，跨年的数据管理结构调整等等；方便数据备份输出和引入；减少数据的负担，提高应用效率。1、引入和输出年度账在系统中，用户不仅可以建多个账套，且每一个账套中可以存放不同年度的会计数据。这样一来
27、，系统的结构清晰、含义明确、可操作性强，对不同核算单位、不同时期数据的操作只需通过设置相应的系统路径即可进行，而且由于系统自动保存了不同会计年度的历史数据，对利用历史数据的查询和比较分析也显得特别方便。年度账的建立是在已有上年度账套的基础上，通过年度账建立，自动将上个年度账的基本档案信息结转到新的年度账中。对于上年余额等信息需要在年度账结转操作完成后，由上年自动转入下年的新年度账中。【操作步骤】用户首先要以账套主管的身份注册，选定需要进行建立新年度账套和上年的时间，进入系统管理界面。例如：需要建立“999演示账套”的2003新年度账，此时就要注册999账套的2002年度账中。然后，用户在系统管
28、理界面单击【年度账】项，系统自动弹出下级菜单，再将鼠标移动到【建立】上，单击鼠标则进入建立年度账的功能。系统弹出建立年度账的界面，它中有两个栏目账套和会计年度，都是系统默认，此时不能进行修改操作。如果需要调整，请点击放弃按钮操作重新注册登录选择。您如果确认可以建立新年度账，此时点击确定按钮；如果放弃年度账的建立可点击放弃按钮。年度账的输出作用和账套输出的作用相同。年度账的输出方式对于有多个异地单位的客户的及时集中管理是有好处的。例如：某单位总部在北京，其上海分公司每月需要将最新的数据传输到北京。此时第一次只需上海将账套输出(备份)，然后传输到北京进行引入(恢复备份)，以后再需要传输数据时只需要
29、将年度账进行输出(备份)然后引入(恢复备份)即可。这样方式使得以后传输只传输年度账即可，其好处是传输的数据量小，便于传输提高效率和降低费用。【操作步骤】以账套主管身份注册，进入系统管理模块。然后点击年度账菜单下级的输出功能进入。此时系统弹出输出年度数据界面，在选择年度处列示出需要输出的当前注册账套年度账的年份(为不可修改项)，点击确认进行输出。此时系统会进行输出的工作，在系统进行输出过程中系统有一个进度条，任务完成后，系统会提示输出的路径(此处系统只允许选择本地的磁盘路径，例如：c:backup下等等)。只有具有账套主管权限的用户才能进行有关年度账的操作。2、结转上年数据对于企业来讲是持续经营
30、的,因此企业的日常工作是一个连续性的工作，只是为了统计分析人为的将企业持续的经营时间划分为一定的时间段。一般以年为最大单位来统计。所以每到年末，需要启用新年度账，将上年度中的相关模块的余额及其他信息结转到新年度账中。【操作步骤】用户首先要以账套主管的身份选定账套注册登录，进入系统管理界面。(此时注册的年度应该是需要进行结转的年度，如需要将2002年的数据结转的2003年，则需要以2003年注册进入)在系统管理界面单击【年度账】的下级菜单【结转上年数据】，点击相应模块结转功能进行上年数据的结转。各相关模块确认后，有各相关模块的系统检查和提示，由于各模块的内容不同，所以检查和提示的内容也不尽相同。
31、具体请见：各模块结转详细功能对于各模块的结转顺序可以参考下图所示的流程图：【流程说明】结转上年数据之前，首先要建立新年度账，具体步骤参见如何建立年度账。建立新年度账后，您可以执行供销链产品、资金管理、固定资产、工资系统、总账、网上银行的结转上年数据的工作。对于结转顺序请参见流程图，对于水平方向的模块是不分先后顺序的，但对于垂直方向的顺序是自上而下的。无论您使用的模块是否齐全，只有您应用了其中的任意几个，就有依照此顺序执行。3、清空年度数据有时，用户会发现某年度账中错误太多，或不希望将上年度的余额或其他信息全部转到下一年度，这时候，便可使用清空年度数据的功能。“清空”并不是指将年度账的数据全部清空，而还是要保留一些信息的，主要有：基础信息、系统预置的科目报
